Österreichisches Biographisches Lexikon (ÖBL) Workflow  Schnittstellen (Dauer: ca. 16 Minuten) Roland Feigl Christine Gruber Institut Österreichisches Biographisches Lexikon und biographische Dokumentation Berlin, 27.9.2010

Das ÖBL – ein kurzer Überblick 1946 Gründung als „Kommission für die Ausarbeitung eines Österreichischen Biographischen Lexikons“ an der ÖAW Enthält Personen, die in der österreichisch-ungarischen Monarchie bzw. in der Republik Österreich geboren wurden, gelebt oder gewirkt haben Berichtszeitraum 1815-1950 (Sterbejahre) Erste Drucklieferung erschien 1954 Bisher liegen 62 Drucklieferungen mit über 17.000 Biographien von „A-Stul“ vor Seit 2004 auch online verfügbar (seit 2009 open access) 2008 Produktivstart des biographischen Informationssystems „e-OeBL“ Seit 2009 sind die Artikel auch im „Biographie-Portal“ enthalten

Verwaltung und Dokumentation Für die Planung, Verteilung, Bearbeitung und Abrechnung von Druck- bzw. Onlinelieferungen ist eine Dokumentation der wichtigsten Arbeitsprozesse von grundlegender Bedeutung In einem 7-stufigen Prozess werden alle Arbeitsschritte – von der „Verteilung“ bis zur endgültigen Publikation von Biographien – im Datenbanksystem schrittweise dokumentiert Dieser Workflow wird größtenteils automatisch gesteuert und bedarf im Normalfall nur weniger manueller Interaktionen Die Steuerung basiert auf entsprechenden Eingaben und der Vernetzung mehrerer Datenbank-Module Der Workflow bietet sowohl den Fachredakteuren (individuell) als auch dem Chefredakteur (in einer Gesamtdarstellung) einen exakten Überblick über den laufenden Stand der Arbeiten

Workflow für Print- und Onlineversion Der Workflow (WF) gliedert sich in folgende Schritte: (0) Angelegt: der biographischer Datensatz existiert = Voraussetzung! (1) Verteilt: Zuteilung an einen Fachredakteur (Bearbeitung beginnt) (2) Ausgeschrieben: potentieller Autor wird um Biographie gebeten (3) Zusage Autor: verbindliche Zusage inkl. Abgabetermin  der Autorenvertrag wird abgeschlossen (4) Biographie eingelangt: redaktionelle Bearbeitung beginnt  Honorar kann ausbezahlt werden (5) Durchsicht Autor: Freigabe bzw. nochmalige Überarbeitung (6) Durchsicht Chefredakteur: letzte Korrekturen, interne Freigabe (7) Endredaktion: Vorbereitung für den Druck und/oder die Online-Edition (Bearbeitung endet)

Workflow-Steuerung - eine Übersicht Modul „Publikationen“ Modul „Publikationen“ Modul „Publikationen“ Modul „Publikationen“ Modul „Publikationen“ Modul „Publikationen“ Modul „Publikationen“ Modul „Publikationen“ Modul „Publikationen“ Modul „Tasks“ Modul „Genesis“ steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Planung und Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Protokollierung alle wichtigen Kommunikationsabläufe/Fristen bei der Abfassung einer Biographie Steuert automatisch die WF-Schritte 2-5 Überblick zu allen aktuellen Biographien Steuert manuell die WF-Schritte 6-7 (interne Vorgänge) Verteilung WF = 1 Verteilung WF = 1 Verteilung WF = 1 Verteilung WF = 1 Verteilung WF = 1 Verteilung WF = 1 Aus-schreibung WF = 2 Zusage WF = 3 Bio Eingang WF = 4 Durchsicht Autor WF = 5 Durchsicht Chefred. WF = 6 Endredaktion WF = 7 Vorgang kann alternierend ablaufen Bearbeitung beginnt Bearbeitung beginnt Bearbeitung beginnt Fristen werden vereinbart Autorenvertrag wird abgeschlossen Honorar wird angewiesen Freigabe bzw. Überarbeitung der Biographie Kontrolle und Freigabe bzw. Korrektur ABSCHLUSS Bearbeitung endet Hinweis: Workflow-Schritte können automatisiert oder auch manuell ausgelöst werden; ebenso sind wiederholte Schritte oder eine „Rückstufung“ möglich (z.B. Neuvergabe einer Biographie)

Modul „Publikationen“ (Verteilung/Entscheidung über Aufnahme) Mit der Schaltfläche „Change Data“ können markierte Datensätze generell verteilt oder verändert werden z.B.: Zuweisung aller „Bildenden Künstler“ an die zuständige Fachredakteurin z.B.: Verschiebung des „Übersatzes“ in die nachfolgende Drucklieferung Aktuell: erst die Aktivierung der Checkbox löst den WF = 1 aus  redaktionelle Verteilung Dadurch lassen sich Lieferungen im voraus planen und zum gewünschten Stichtag verteilen Im Modul Publikationen wird/werden: - eine Druck- bzw. Online-Lieferung des ÖBL vorab geplant - Umfang und Reichweite einer Lieferung kalkuliert Fachredakteure zugeordnet (Zuständigkeiten) über Aufnahmen oder Nicht-Aufnahmen entschieden über eigenständige Artikel oder Miterwähnungen entschieden genaue Publikationsangaben nach der Fertigstellung erfasst Publikationsstatus: Wenn „keine Aufnahme“ angegeben wird: WF wird wieder auf „0“ gesetzt, Bearbeitungsphase endet (vorzeitig) Wenn „publiziert“: WF wird ebenfalls auf „0“ gesetzt, Bearbeitung endet (planmäßig nach Erfassung der Publikationsangaben) Publikationsart: eigener Artikel („Hauptbiographie“) – oder Miterwähnung

Modul „Tasks“ (Workflow-Steuerung 2-5) Attachment: zu jedem Datensatz können beliebige externe Dokumente hinzugefügt und kategorisiert werden Im Modul Tasks werden alle Kommunikationsabläufe mit externen Autoren protokolliert, wobei die Angaben mit den entsprechenden biographischen Datensätzen verknüpft werden. Zusätzliche Möglichkeiten zur Datenerfassung/Protokollierung: - Anfragen, Auskünfte, biographische Mitteilungen Terminsetzungen, Mahnungen persönliche Aufgaben, Erinnerungen administrative Vorgänge (Subventionsansuchen, Berichte, Bestellungen) usw. Zieldatum: nach Überschreitung des angegebenen Datums erfolgt eine Erinnerung an den zuständigen Redakteur (Liste mit unerledigten Punkten). Betreffart: bestimmte Angaben lösen automatisch den WF 2, 3, 4 oder 5 aus

Modul „Genesis“ (Gesamtübersicht zum Workflow) WF-Schritt: kann auch manuell ausgelöst werden (meistens passiert dies jedoch automatisch …) verschiedene Registerkarten zeigen jeweils die Biographien in den entsprechenden WF-Stufen 1-7 (bzw. nicht aufgenommene Personen einer Lieferung) Auflistung der einzelnen Schritte (inkl. Bearbeiter, Datum, Uhrzeit) Historie der Modifikationen am Datensatz (inkl. Bearbeiter, Datum, Uhrzeit)

Datenbank–Vernetzung der Module Publikationen Geographie Institutionen Planung von Biographien bis zur fertigen Publikation Nachschlagefunktion - historische Ortsnamen Startet den „Workflow“ der Biographien Verlinkt Institutionen Versand Biographien Workflow („Genesis“) Belegexemplare & Honorare Zeigt den aktuellen Stand Steuert den Workflow (größtenteils) automatisch Protokolliert Kommunikationsabläufe, Termine usw. Abrechnung, Versand Dokumenten- management Tasks (externe) Mitarbeiter Verlinkt Mitarbeiter (Attachments)  Verlinkt externe Dokumente mit ALLEN Modulen

Zugriffe/Schnittstellen

Beispiel: Online-Biographie (Verlag der ÖAW: www.biographien.ac.at) Die Online-Edition enthält: Alle gedruckten Biographien (PDF, kostenfrei!) Ab Frühjahr 2011 (kostenpflichtig, „Premium-Version“): Überarbeitete und ergänzte Fassungen bereits publizierter Biographien Nachträge und „Fortsetzungen“ (Personen, die zwischen 1950 und 2005 verstorben sind)

e-OeBL-Intranet Welche Daten? Abgrenzung zur Online-Edition: Freigabe: automatisch nur innerhalb des ÖAW-Netzes Extern: für Kooperationspartner (mit Registrierung) vorgesehen Welche Daten? nur gesichtete, plausible Inhalte Keine automatische Freigabe von Datensätzen Abgrenzung zur Online-Edition: Keine ausformulierten Biographien von externen Autoren Meist nur kurze, stichwortartige Angaben

Intranet - Beispieldatensatz

Wir danken für Ihr Interesse!