Krisenmanagement

Hauptaufgaben A Krisenvermeidung B Krisenvorsorge C Krisenbewältigung

A. Krisenvermeidung (Prevention) Krisen werden in der Vorphase ihrer Entstehung mittels einer systematischen Umweltbeobachtung durch Krisenindikatoren(-hilfsmittel) oder einem entsprechendem Projektrisikomanagement abgefangen, entschärft oder in vor geplanter Weise bewältigt.

Krisenvermeidung (Prevention) Frühwarnsystem Durch Beobachtung der Krisenindikatoren d.h. das Beobachten von typischen Anzeichen aus dem Projektumfeld. z.B. Anzeichen aus sozialer Ebene: Desinteresse des Auftraggebers zum Projekt Projektberichte werden nicht gelesen Entscheidungen verschleppt Gleichgültigkeit macht sich breit Verbindlichkeit nimmt stark ab Informelle Kommunikation bleibt aus

Derartige Indikatoren treten meist in Kombination auf. Neben den Indikatoren auf sozialer Ebene gibt es solche auch auf sachlich-inhaltlicher Ebene, z.B. politische Veränderungen. Durch Beobachtung solcher Indikatoren bzw. Frühwarnzeichen können viele Krisen vermieden werden, dies nennt man auch „feed forward“. Voraussetzung zum erkennen von Krisenindikatoren ist die Schaffung einer Projektkultur.

B. Krisenvorsorge (Preparedness) Für potenzielle Krisenfälle (Projektumfeldanalyse), sollten Eventualpläne (contingency plans) durchgedacht und angelegt werden. Hierzu gehören: Organisationelle Regelungen Training der potenziell Betroffenen Überprüfung des Informationssystems

C. Krisenbewältigung (Response) Dies ist erforderlich, wenn eine Projektkrise eingetreten ist. Prioritätenliste der folgenden Maßnahmen: Personensicherung Stabilisierung der Lage Verhinderung weiterer Schäden Rückführung in den Normalzustand

Projektkrisen bei dem der permanent ablaufende Standardprozess des Projektmanagement-Regelkreises überfordert ist, kommt es zu folgenden prinzipiellen Maßnahmen: Projektabbruch Projektstop und nachfolgender Neustart Radikale Steuerungsmaßnahmen, d.h. sie übersteigen den Einfluss- bzw. Verantwortungsbereich der Projektleitung

a) Projektabbruch Stellt das Gegenteil zu dem auf sachlichen Entscheidung beruhenden Projektausstieg dar Eine Schadensminimierung wir eingeleitet: Projektergebnisse werden gesammelt, bewertet und auf Weiterverwendung analysiert Aufwendungen werden gestoppt und die Verpflichtungen aufgelistet und bewertet Was haben wir daraus gelernt? Wie geht es weiter?

b) Projektstop und Neustart Ein Projektstop kostet sehr viel und muss daher genau überlegt werden Der Neustart des abgebrochenen Projekts beinhaltet folgende „Zeitbomben“ Projektteam und Projektleiter möglicherweise als unfähig abgestempelt Die alte Projektkultur wird beibehalten Verträge müssen neu ausgearbeitet werden Motivation ist durch den Projektstop zuvor draußen schwer die Begeisterung neu zu wecken

c) Steuerungsmaßnahmen außerhalb der Projektleitungskompetenz Diese Strategie wird empfohlen da die Krise meist im Projektumfeld liegt. Projektbeirat sollte möglichst zeitgerecht informiert werden (Risikoplanung), sonst tritt die Krise unvorbereitet ein. In einer folgenden Krisensitzung bzw. Eskalationssitzung sind Strategien zur Krisenbewältigung auszuarbeiten.

Dabei ist Folgendes zu beachten: Kein Schuldzuweisungen, sonder das Flottmachen des Projekts ist das Ziel Projekt sollte mit möglichst geringen Reparaturkosten wieder anlaufen Krisen sind auch als Chance für Verbesserungen zu sehen Bei der Krisenbewältigung sind alle dazu aufgerufen beim Umsetzen von Steuerungsmaßnahmen mitzuwirken.