Gegenseitige Verrechnungslogik für Lohn, Infrastruktur und andere Aufwendungen 15. Januar 2014

2 Lohn: Arbeiten Mitarbeitende eines U-GA permanent oder vorübergehend für ZURICH, werden diese dem U-GA entschädigt. Infrastruktur: Nehmen Mitarbeitende von ZURICH auf einer U-GA einen Arbeitsplatz in Anspruch, wird dieser dem U-GA entschädigt. Zusätzlich werden auch weitere Aufwendungen wie z.B. Porti entschädigt. Obige Sachverhalte gelten beidseitig. Die Verrechnungslogik ist dabei dieselbe. Ausgangslage

3 Lohnkosten

4 Die Verrechnung der Lohnkosten Verrechnung von Lohnkosten Die Verrechnung der Lohnkosten erfolgt direkt an Fachbereich oder betroffene U-GA unter Anwendung des Everest Faktura Tools (siehe U-GA-Handbuch) Lohnkosten U-GA Lohnkosten ADM Lohnkosten IDM CHF 400* / Tag PAE x 1.20 (20% Sozialkosten) Bruttolohn x 1.2 (20% Sozialkosten) *Summe aller durch den U-GA erwirtschafteten Eigen- und erweiterten Abschlussprovisionen (Tagessatz)

5 Effektiver Lohn MA Lohnkosten bei geteiltem Aufgabenbereich einfaches Rechenbeispiel IDM Grundsätze -Der MA wird grundsätzlich von der Partei angestellt, bei welcher der höhere Beschäftigungsgrad ist. -Der U-GA fixiert mit dem Geschäftsbereich (oder dem anderen U-GA) den Beschäftigungsgrad (BG), für welchen der MA auf der U-GA eingesetzt werden soll. -Verrechnung erfolgt monatlich durch den Leistungserbringer mittels Everest Faktura Tool und wird dem Kreditor gutgeschrieben / belastet. Formel Lohnkosten Beispiel IDM x = Entschädigung an U-GA (od. an Zurich) BG bei Zurich (od. U-GA) x 1.2 (Sozialko.) x = CHF 31‘200 65‘000 40% x 1.2 = CHF 2‘600 / Monat

6 Infrastruktur Agents-Workplace (AWP)

7 Die Verrechnung der Infrastruktur erfolgt über den Agents-Workplace Verrechnung von Agents-Workplace (AWP) Der AWP wird in AWP Infrastruktur und AWP Basis unterteilt Die Verrechnung vom AWP geschieht zwischen der Logistik und dem U-GA Die Rechnungsstellung bzw. Gutschrift erfolgt durch die Logistik unter Anwendung des Everest Faktura Tools (siehe U-GA Handbuch) Bei Dienstleistungsverträgen zwischen Zurich und U-GA kann der AWP Infrastruktur nicht verrechnet werden, da dies im Dienstleistungsvertrag bereits berücksichtigt wurde. AWP Infrastruktur AWP Basis Der AWP Infrastruktur entschädigt die Kosten für den Arbeitsplatz selbst (z.B. Miete, Nebenkosten und Abschreibungen) Der AWP Basis fasst weitere Kosten zusammen, welche mit dem Arbeitsplatz verbunden sind (z.B. Druck/Kopie, Porti)

8 Agents-Workplace einfaches Rechenbeispiel Grundsätze -Für die Nettomiete werden die effektiven Quadratmeterpreise herangezogen, was die Entschädigung der Arbeitsplatzkosten variabel macht. -Für die Nebenkosten, Abschreibungen, Reinigung/Entsorgung, Porti, Druck/Kopie, Büromaterial, Administration und Sachversicherung wird eine Pauschale eingerechnet (Grundlage für die Verrechnung bilden die Logistikkosten 2009). -Parkplätze werden 1:1 verrechnet/entschädigt. -Die Verrechnung erfolgt durch die Logistik über den Kreditor (Gutschrift/Belastung). -Im Einzelfall wird der AWP Basis variieren, da die Umstände an den verschiedenen Lokation nicht immer vergleichbar sind. Formel AWP Arbeitsplatz-Kosten 15 m 2 pro AP 2) Nettomiete: m 2 -Preis der Lokation Nebenkosten: CHF 1‘900 1) Abschreibung.: CHF 750 2) Reinig./Entsorg.: CHF 600 1) Weitere Kosten Porti: CHF 500 1) Druck/Kopie: CHF 600 1) Büromaterial: CHF 300 1) Telefon: CHF 20 x 12 = CHF 240 Admin. Pauschale: CHF 500 1) Sachvers.: CHF 170 1) 4) += 1 AWP AWP Basis 3) (CHF 2‘310) AWP Infra. (15 x m 2 -Preis + CHF 3‘250) Beispiel Lokation REEU Arbeitsplatz-Kosten m 2 -Preis: CHF = AWP Basis (CHF 2‘310) AWP Infra CHF 3‘165 + CHF 3‘250 = CHF 6‘415 Weitere Kosten Gemäss oben CHF 8‘485 1) Durchschnittskosten gemäss Logistikkosten auf Agenturen im ) Agents Move Standard: 15 m 2 pro Arbeitsplatz und CHF 6‘000.- / ⊘ 8 Jahre Amortisation 3) AWP Basis wird individuell zwischen U-GA und Logistik besprochen und die Positionen Porti, Druck/Kopie sowie Büromaterial verifiziert 4) gilt nur bei übertragenem Mietvertrag (Transfer Sachanlagen)

9 Entschädigung bei temporärer Arbeitsleistung

10 Grundsätze Engagements für Fachbereiche/Projekte von ZURICH, welche nicht zum Tätigkeitsfeld des U-GA und seinen Mitarbeitenden gehören, werden entschädigt (Ausnahmen siehe Folie 12). Bis 1/2 Arbeitstag pro Engagement ohne Entgelt. Nur Halbtages- und Tagespauschalen. Reisezeit wird nicht entschädigt. Entschädigungsanspruch besteht nur nach Auftragserteilung durch ZURICH mittels durch Fachbereich/Projekt mit Kopie LVG, oder LVG direkt. Unterschied zu permanenter Arbeitsleistung: Lohnkosten werden von Anfang an entschädigt, AWP erst ab dem 30. Tag Prozess 1.Anfrage bezüglich U-GA Mitarbeitende von Fachbereichen/Projekten an LVG 2.Kontaktherstellung Fachbereich/Projekt mit U-GA unter Einbezug LVG (oder LVG direkt) 3.Entscheid U-GA über Mitarbeit 4.Mitarbeit durch U-GA 5.Monatliche Rechnungsstellung* U-GA an ZURICH mit Everest Faktura-Tool**. (Bei Kube zusätzlich: Meldung PAE an Agents Operations) 6.Verbuchung Kontokorrent (Finance) // Gutschrift PAE (HR Payroll) 1. Lohn- und Infrastruktur bei Dienstleist- ungen von U-GA an ZURICH (1/2) *Bei Streitigkeiten zum Rechnungsinhalt kann Agents Operations beigezogen werden. **Es werden Beispielrechnungen zur Verfügung gestellt.

11 1. Lohn- und Infrastruktur bei Dienstleist- ungen von U-GA an ZURICH (2/2) *N/A: Nicht anwendbar Wichtig: Entschädigungsanspruch besteht nur nach Auftragserteilung durch Zurich. Die Rechnungsstellung liegt immer in der Verantwortung des U-GA Lohnkosten U-GA: CHF 400 / Tag Kube: PAE x 1.20 (20% Sozialkosten) IDM: Bruttolohn x 1.2 (20% Sozialkosten) Spesen Pauschale Fahrtkosten (Zeit wird nicht entschädigt) -< 50km: CHF 50 -> 50km: CHF 100 ZielanpassungN/A* Ab dem 30. Tag proportionale Anpassung der quantifizier-baren Ziele AWPN/A* Ab dem 30. Tag Entschädigung vom Agents Workplace gemäss AWP-Logik < 30 Tage> 30 Tage

12 2. Gegenseitige Unterstützung im Rahmen der Partnerschaft erfolgt ohne Entschädigung Diese Auflistung ist nicht abschliessend Grundsatz Tätigkeiten, welche im Rahmen des normalen Tagesgeschäfts, der Partnerschaft oder aus Eigeninteresse des U-GA geschehen, erfolgen ohne Entschädigung. Tätigkeiten, welche nicht entschädigt werden* Einsitz in Sounding Boards und Steering Committees werden nicht entschädigt ** Anlässe wie z.B. GA-Tagungen, Schulungen, Informationsanlässe und Führungsmeetings erfolgen partnerschaftlich und werden nicht entschädigt Sämtliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit GAVZS Sämtliche Tätigkeiten, bei welchen der U-GA sich aus Eigeninteresse einbringen will Entschädigungsanspruch besteht nur nach Auftragserteilung durch ZURICH mittels durch Fachbereich/Projekt mit Kopie LVG, oder LVG direkt *Bei interner Ausbildung ist die Weisung Entschädigung bei internen Schulungen für den AD Agents zu beachten. **Wenn nicht mehr als 1 Stunde pro Monat

13 Operationalisierung

14 Wer ist in welchem Fall verantwortlich, Rechnung zu stellen? U-GA erbringt Leistung für ZURICH ZURICH Fachbereich erbring Leistung für U- GA U-GA1 erbringt Leistung für U-GA2 U-GA stellt monatlich Rechnung an ZURICH Fachbereich mit dem Everest Faktura Tool. FallLohnInfrastruktur Logistik von ZURICH stellt monatlich Gutschrift / Verrechnung der Infrastruktur sicher. U-GA muss nichts unternehmen. U-GA1 stellt monatlich Rechnung an U- GA2 mit dem Everest Faktura Tool. Zur Berechnung der Kosten kann die Logistik von ZURICH beigezogen werden. ZURICH Fachbereich stellt monatlich Rechnung an U-GA mit dem Everest Faktura Tool. Logistik von ZURICH stellt monatlich Gutschrift / Verrechnung der Infrastruktur sicher. U-GA muss nichts unternehmen. Bei temporärer Arbeitsleistung ist sowohl Lohn als auch Infrastruktur (ab 30. Tag) vom Leistungserbringer in Rechnung zu stellen