ECM – Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente 2009 / 1. Auflage Kapitel 3 / Manage - Workflow © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Gliederung Definition – Vorteile Merkmale – Bestandteile Modellierung Arten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 2

Was ist eigentlich Workflow ? „Dem richtigen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen.“ Quelle: COI © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 3

Workflow - Definition Ein Workflow bezeichnet mehrere dynamische, abteilungs- übergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeits- teilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängig- keit zueinander stehen. Ein Workflow ist die informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 4

Geschäftsprozess und Workflowmodellierung Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 5

Geschäftsprozess und Workflow © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 6

Workflow-Management - Definition Workflow-Management ist die IT-basierte Unterstützung von Geschäftsprozessen. Dazu zählt: das Spezifizieren (Geschäftsprozessmodellierung) das Optimieren (Business Process Reengineering) durch Simulation, Analyse und Reorganisation das Implementieren (Workflow-Modellierung) das Ausführen (Workflow-Management-System) © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 7

Workflow-Management - Definition © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 8

Workflow-Management - Aufgaben © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 9

Workflow - Voraussetzungen die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar, so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist. Der Workflow muss also einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 10

Workflow - Nutzen Automatisierung von Geschäftsprozessen = Optimierung von Bearbeitungsprozessen Schnellerer und einfacherer Zugang zu Informationen = Reduzierung von Durchlauf- und Liegezeiten Wegfall des Transport- und Verteilaufwandes Aktueller Überblick über relevante Unternehmensdaten = höhere Transparenz Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation flexibel änderbar Handhabung von Ausnahmen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 11

Nutzen cont. Standortunabhängige und parallele Bearbeitung von Geschäftsfällen Rationalisierungspotentiale können identifiziert und ausgeschöpft werden Die Auskunftsbereitschaft über den Bearbeitungsstatus ist jederzeit gegeben Änderungen der Arbeitsabläufe sind bei modernen Workflowsystemen schnell implementierbar Relevante Informationen gehen nicht verloren und sind im System verfügbar (Beispiel: Eingangsrechnungsworkflow) Liegezeitüberwachung verhindert die Überschreitung der maximal zulässigen Bearbeitungszeit Simulationsmöglichkeit: bei komplexen Abbildungen von Arbeitsprozessen besteht die Möglichkeit der Simulation © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 12

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Workflow - Merkmale Ein Workflow hat einem Auslöser (Trigger) besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten) kann weiter zerlegt werden, kann an Bedingungen geknüpft sein, kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten, hat einen Abschluss. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 14

Workflow – Merkmale cont. klare Abgrenzung der einzelnen Vorgangsschritte Definition des Ablaufs nach eindeutigen Regeln Zuweisung von Rollen und Kompetenzen an die an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeiter Automatisierung der Informationsbearbeitung- und -bereitstellung Planbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 15

Bestandteile eines Workflows Aktivitäten Was soll gemacht werden? Organisatorische Einheiten Wer soll etwas machen? Informationsobjekte / Dokumente (1) Welche Informationen sind zur Ausführung der Aktivität notwendig? (2) Welche Informationen werden bei der Durchführung der Aktivität erzeugt? Werkzeuge / Anwendungssysteme Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz? Quelle: COI © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 16

Workflow - die vier „W‘s“ Aufgabe Was wird Prozesslogik Wie von Aufgabenträger Wem und Werkzeuge & Daten Womit bearbeitet? Quelle: COI © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 17

Workflow - Funktionen Bedingungen auswerten Aufgabe erzeugen Historie Engine Bedingungen auswerten Historie aufzeichnen Ereignisse verarbeiten Datenfluss organisieren Aufgabe erzeugen Bearbeiter zuordnen Zeitvorgaben überwachen Quelle : Seidel SAP © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 18

Workflow-Management-System Ein Workflow-Management-System ist ein Anwendungssystem, mit dessen Hilfe Workflows definiert, verwaltet und ausgeführt werden können. Die Ausführungsreihenfolge ist durch eine formale Repräsentation der Prozesslogik im Anwendungssystem determiniert. Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 19

Workflow-Management-System - Architektur ORGANISATIONS- DATENBANK zentrale Verwaltung übersichtliche Information einfache Pflege MODELLLIERUNG starre oder flexible Prozesse intuitive und flexible Modellierung SIMULATION Überprüfung der Modelle unterschiedliche Rahmenbedingungen Zeit- und Kostenkontrolle WORKFLOW-ENGINE zentraler Überblick durch Monitoring Auslastungskontrolle Erkennung von Problemstellen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 20

Workflow-Management-System - Funktionen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 21

Gliederung Definition – Vorteile Merkmale – Bestandteile Modellierung Arten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 22

WfMC Referenzmodell © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 23

Workflow-Ebenen Buildtime Runtime Modellierung Workflow-Steuerung Ausführung Workflow-Steuerung Überwachung Runtime © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 24

Workflow - Modellierung Da Workflow Management einen automatisierten Ablauf von Prozessen (Vorgängen) anstrebt, indem die einzelnen Aktivitäten (Bearbeitungsschritte), deren Voraussetzungen und deren Reihenfolge im Rahmen des Vorgangs vorgegeben werden, ist eine Formalisierung der Vorgänge notwendig. Diese Formalisierung wird als Modellierung bezeichnet. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 25

Workflow - Modellierung cont. Workflows werden modelliert, um eine Grundlage für die Ausführung durch ein Workflow-Management-System zu erarbeiten, die automatische Zuweisung von Aktivitäten an Mitarbeiter zu ermöglichen und die leichte Änderbarkeit der Anwendung zu gewährleisten. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 26

Workflow - Modellierungsbereiche Abläufe: Modellierung der Aktivitäten und ihrer Reihenfolge im Prozess. Informationen und Informationsfluss: Modellierung der Objekte und Dokumente, die im Rahmen eines Workflow erzeugt werden bzw. für die Aufgabe genutzt und evtl. bearbeitet werden. Organisation: Modellierung der Akteure, Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, Vertretungen. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 27

Workflow – Organisation cont. Einstellungen Gruppe Organisationsmodell = Aufbaustruktur des Unternehmens Urlaub Krankheit Sonder- aufgaben Quelle : Seidel SAP Ausscheiden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 28

Workflow und Rollenkonzept © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 29

Workflow und Rollenauflösung Rolle Einschränkung der möglichen Bearbeiter durch "Organisations-Filter" Aufgabe (Definition) Beleg buchen Verknüpft mit Stelle Sachbearbeiter FI Rolle (Bearbeiter) Buchungssachbearbeiter Parameter der Rolle Kundenname Rechnungshöhe Aktivität zur Laufzeit Beleg 4712 buchen Kunde H. Müller KG Rechnungshöhe 250,000 € Kundenname A - G Sachbearbieter FI Kundenname H - N Kundenname O - Z Rechnungshöhe: < 50.000 € Rechnungshöhe: > 50.000 € Quelle : Seidel SAP © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 30

Ausnahmensituationen Das Zurückgeben/Rückfragen an den vorherigen Sachbearbeiter Das Erklären der Nichtzuständigkeit Das Umleiten eines Vorganges Das Zurücksetzen und der Neustart eines Vorganges Das Überspringen eines Bearbeitungsschrittes © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 31

Workflow - Simulation Der Nutzen: Kosten Zeit Auslastung Ablauf Engpässe kritischer Pfad Simulation der Prozesse mit verschiedenen Rahmen- bedingungen Zeit- und Kostenaufwand Engpassermittlung © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 32

Workflow-Tutorial - Links Videos und Animationen – Lectures – interaktive Examples Interaktive Definition eines Workflows Video – Beispiele und Editor © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 33

Gliederung Definition – Vorteile Merkmale – Bestandteile Modellierung Arten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 34

Workflow - Klassifizierung Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 35

Workflow - Klassifizierung cont. Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 36

Strukturierter Workflow Workflow-Arten Flexibler Workflow Die folgenden Folien beruhen auf einer Präsentation von COI Ad-hoc Workflow Strukturierter Workflow © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 37

Beschreibung der Workflow-Arten z.B. bei allen Mailsystemen durch einfaches Versenden einer Nachricht, weiterer Ablauf ist nicht direkt beeinflussbar. Ad-hoc-Workflow Vor Prozessbeginn Definition des Ablaufes, aber mit der Möglichkeit, während der Laufzeit noch Prozesse und deren Modelle zu verändern. Flexibler Workflow Definition von festgelegten Prozessen in reaktiv unveränderbaren Umgebungen, Prozessmodelle können nur gesamt und nicht für einzelne laufende Prozesse verändert werden. Strukturierter Workflow © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 38

Flexibler vs. strukturierter Workflow I strkturierter Workflow Teilvorgang 1 Teilvorgang 2 Prozeßorientiert Stark strukturiert strkturierter Workflow Projektorientiert Teilstrukturiert Änderung zur Laufzeit Aktivität 1.1 Aktivität 1.3 Aktivität 2.1 Aktivität 2.3 Aktivität 1.2 Aktivität 2.2 flexibler Workflow Teamorientiert „ Unstrukturiert Checklisten“ Checkliste Checkliste Checkliste Checkliste Checkliste Checkliste © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 39

Flexibler vs. strukturierter Workflow cont. Flexibler Workflow Ein Geschäftsprozessmodell für alle zugehörigen Vorgänge Änderung des Modells wirkt sich auf alle zugehörigen Vorgänge aus Vorgänge können zur Laufzeit nicht geändert werden Sehr komplexe Workflows modellierbar (u.a. automatische Entscheidungen) Zentrale Modellierung Basismodelle im Workflow- Repository Jeder Vorgang besitzt sein eigenes Geschäftsprozessmodell Änderungen des Basismodells wirken sich nicht auf Vorgänge aus Vorgänge können zur Laufzeit geändert werden Dezentrale Modellierung in der Abstimmungsphase © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 40

Ad-hoc Workflow - Realisierung Versenden per Standard-Mail (z.B. Outlook) Reine Versendung von Links entlastet Mailsysteme © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 41

Ad-hoc Workflow - Charakteristika keine Modellierungsphase reine Versendung von Nachrichten an nächste Bearbeiter/innen einfachste Konfiguration schnelle Reaktions- und Umsetzungsfähigkeit auf Änderungen keine direkte Kontrolle des weiteren Ablaufes keine Kapazitätsplanung (Zeiten, Kosten, etc.) möglich keine Statusanzeige/ -meldung keine direkten Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 42

Strukturierter Workflow - Modellierung Alternative Abschnitte Aktivität Alternative Abschnitte Parallele Abschnitte IF Schleife Aktivität mit Terminierung © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 43

Strukturierter Workflow - Prinzip Graphische Modellierung Generierung von Workflow-Code Konfiguration Produktiv- einsatz © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 44

Strukturierter Workflow - Charakteristika Graphische Modellierung Definition von Client-, Server- und Timer-Aktionen Optimierung durch Simulation & Analyse (diverse Kennzahlen, kritischer Pfad, ...) Optionale Versionsverwaltung von Workflows Optionales Kapazitätsmanagement (Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung) Statusanzeige/ -aktualisierung laufender Prozesse Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 45

Flexibler Workflow - Modellierung Graphischer Editor für Vorgangsmodelle und laufende Vorgänge DMS Speichern Öffnen Datenbank Starten Anzeigen/Bearbeiten Checklisten editieren Editor für Checklisten laufender Vorgänge © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 46

Flexibler Workflow - Vorgangsmodell Beispielhafter Anfrage-/ Angebotsprozess eines Kunden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 47

Flexibler Workflow - Charakteristika Grafisch-/tabellarische Modellierung Zeitplanung/-überwachung (Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung, Gantt-Diagramme) Plausibilitätskontrolle von Vorgangsmodellen Speicherung von Vorgangsmodellen im DMS => Workflow-Repository, hierarchische Klassifizierung Statusanzeige/-aktualisierung laufender Prozesse Änderung laufender Vorgänge Hierarchische Strukturierung (Subnetze, Aktivitäten, Checklisten-Aktivitäten) Verbindung zu strukturiertem Workflow (flexibler Exkurs und flexible Fortsetzung) © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 48

Demos Ad-Hoc-Workflow: Demo in Optimal Systems (OS) Guided Tour : http://www.workflowmanagement-systeme.de © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 49