1 Organisatorische Aspekte Management und Organisationsformen von Retrodigitalisierungsprojekten – Von der Idee zur Umsetzung Andrea Rapp - SUB Göttingen

2 1.Materialauswahl 2.Anforderungen und Nutzerbedürfnisse 3.Verfahren und Technik festlegen 4.Materialvorbereitung 5.Materialerfassung 6.Materialerschließung 7.Qualitätssicherung 8.Speicherung, Archivierung 9.Präsentation

3 Warum und für wen mache ich ein Digitalisierungsprojekt? Erhaltung, Sicherung, Schonung von Beständen Verbesserung der Verfügbarkeit: Massen- material, Rara (Literaturversorgung) Verbesserung der Erschließung (z.B. auch Katalogisierung) Finanzielle Gründe 1. Materialauswahl

4 1.Formal-technische Auswahl: Bestimmte Bestandssegmente, z.B. geschädigte Bände, die im Rahmen einer Restaurierungskampagne bearbeitet werden, etc. 2.Inhaltliche Auswahl: Hohes Nutzerinteresse, Forschungs- relevanz etc. 1. Materialauswahl

5 Wer ist mit einbezogen? 1.In-house-Projekt 2.Externe Spezialisten, Berater 3.Firmen, Dienstleister 4.Weitere Bibliotheken, Archive, Behörden 5.Akademische Institutionen, Fakultäten, Forschungseinrichtungen etc.

6 Welche Erschließungstiefe für welches Material? 1.Serielle Quellen, Massenware, Sekundärliteratur: Image + Meta-daten, Hidden-OCR 2.Rara, Inkunabeln, Handschriften, Porträts etc.: Image + Metadaten 3.Primärquellen, Wörterbücher: Volltext mit Tiefenerschließung Standards ermöglichen gestufte, dezentrale und kooperative Erschließung

7 Möglichkeiten der Umsetzung: Imagedigitalisierung 1.Bitonal-Images 2.Graustufen-Images 3.Farb-Images 4.Datei-Format: TIFF, XML 5.Archivierungs- und Präsentationsauflösung

8 Möglichkeiten der Umsetzung: Textdigitalisierung 1.OCR – schmutzig (unkorrigiert) 2.OCR – korrigiert (über 99,5%) 3.Manuell – einfach mit Korrekturlesen 4.Manuell – Doublekeying mit automatischem Fehlerabgleich

9 Möglichkeiten der Umsetzung: Metadaten 1.Bibliographische Metadaten (Mindeststandard) 2.Inhaltlich-strukturelle Metadaten (z.B. Inhaltsverzeichnisse, Wörter- buchpositionen, gattungsspezifisches Markup etc.) 3.Datenbanken (z.B. Wörterbücher) 4.Klassifizierungen (z.B. Dewey) 5.Semantisches Markup (maschinell, intellektuell)

10 Gestufte Erschließung 1.Hochwertiges Image 2.Metadaten 3.OCR 4.DoubleKeying 5.XML-Auszeichnung 6.Tiefenerschließung nach beliebigen Kriterien

11 In-house Digitalisierung oder externe Dienstleister? 1.Geräte kaufen 2.Geräte mieten 3.Dienstleister im Haus 4.Dienstleister extern Zu beachten: Qualitätssicherung und Bestandssicherung (konser- vatorischer Zustand)

12 In-house-Digitalisierung - Kosten werden verursacht durch 1.Gerätekauf 2.Räumlichkeiten 3.PC-Umgebung 4.Software 5.Backup der Produktionsumgebung 6.Wartung, Upgrades etc. 7.Personal Vorteil: Weniger Reibungsverluste, Qualitätssicherung

13 Produktionsorganisation im GDZ 1.Vorbereitung des Materials: Bibliothekar/in (Fachreferat) 2.Vorbereitung für Produktions- dokumentation: GDZ-Personal 3.Scan: Werkvertrag auf Seitenbasis oder ggf. fotografisch geschultes Personal 4.Qualitätskontrolle: GDZ-Personal 5.Imagenachbearbeitung: GDZ-Personal 6.Metadaten: Bibliothekar/in (Fachreferat) 7.Import/Präsentation: GDZ-Personal

14 Produktionsorganisation im GDZ Aufgabenbereiche stark aufgegliedert wegen der großen Mengen, die produziert werden Nachteil: exakte Dokumentation und ständige Koordination der Arbeits- schritte notwendig Verstärkt sich bei Externen Bei kleineren Projekten – stärkere Konzentration der Arbeitsschritte, daher weniger Koordinierungsaufwand

15 Erfassung / Scannen Preiskalkulation pro Seite Bitonal: 1/3 für den Werkverträgler, 2/3 für alle weiteren Arbeitsschritte Grau/Farbe: Nachbearbeitungsaufwand wesentlich höher, daher Erfassung z.T. nur 10% des Preises, Rest für Nachbearbeitung, QK, Handling, Speicherung etc.

16 Erschließung Bibliothekar/in Katalogisierung -> erster Arbeits- schritt des Produktionsprozesses, da PPN als Identifier dient Erfassung der strukturellen Metadaten, evtl. mit maschineller Unterstützung (OCR, docWorks)

17 Speicherung, Präsentation Erzeugung der RDF/XML-Dateien Import in Dokument- managementsystem Funktionalitätsprüfung Brennen auf CD-ROM Verwaltung des CD-ROM-Archivs

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Andrea Rapp Göttinger Digitalisierungszentrum