Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 8 – Teil 2 (13.07.2009): Vertrags- und Claimmanagement SS 2009 bei externen Auftragsprojekten

Projektvertrag Vertragspartner Regelungen im Vertrag Auftraggeber (Projektträger) AG Auftragnehmer (Projektdurchführender) AN Regelungen im Vertrag Rechte und Pflichten beider Parteien im Projekt Wer hat was an wen wann zu leisten? Vertragstypen nach BGB Kaufrecht: Der Verkäufer ist verpflichtet, die Sache zu übergeben und dem Käufer das Eigentum an dieser zu verschaffen. Der Käufer ist verpflichtet, dem Verkäufer den Kaufpreis zu zahlen und die gekaufte Sache abzunehmen. Dienstvertragsrecht: Der Dienstverpflichtete ist zur Leistung der versprochenen Dienste, der Dienstberechtigte zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Abgerechnet wird nach Zeit. Eine Erfolgsverpflichtung übernimmt der AN nicht. Werkvertragsrecht: Der Werkvertrag verpflichtet den AN zur Herstellung des versprochenen Werkes, den AG zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung. Der AN schuldet dem AG einen genau festgelegten Erfolg. Er muss die Anlage mangelfrei nach den vertraglichen Bestimmungen erstellen. Erst dann ist der AG zur Abnahme verpflichtet. Modul behandelt Auftragsprojekte

Besonderheiten bei Projektverträgen Abnahme: Die Abnahme ist ein entscheidender Meilenstein im Projektablauf. Hat der AN das Werk vertragsgerecht erstellt, hat der AG die Pflicht auf Abnahme und der AN das Recht auf Abnahme. Garantie: Mit Garantie ist die Zusicherung einer Eigenschaft der Sache (Beschaffenheits- und/oder Haltbarkeitsgarantie) gemeint. Haftungsausschluss: Der AN ist bestrebt, die Haftung zu begrenzen oder zu vermeiden. Bei vereinbarten Vertragsstrafen sollte er eine zusätzliche Haftung auf Schadensersatz ausschließen. Verjährung: Im Werkvertragsrecht gelten folgende Verjährungszeiten 5 Jahre bei einem Bauwerk 2 Jahre bei der Herstellung oder Veränderung einer Sache Die Verjährungsfrist beginnt mit der Abnahme. Bei einem innerhalb der Mangelhaftungsfrist behobenem Mangel verlängert sich die Frist um zwei Jahre nach Behebung des Mangels.

Leistungsstörungen und Rechtsfolgen Der AN hat im Rahmen des Projektvertrages seine Leistungen vollständig, rechtzeitig und in der vereinbarten Qualität zu erbringen. Erfüllt er dies nicht, so liegt eine Leistungsstörung vor Rechte des AG bei Leistungsstörungen Vertragsstrafe Leistungsverweigerung (= Zurückbehaltungsrecht) Nacherfüllung (geht den übrigen Mängelansprüchen vor) Selbstvornahme Minderung und Rücktritt Schadensersatz (bei Verschulden des AN) Kündigung aus wichtigem Grund Rechte des AN bei Leistungsstörungen Leistungsverweigerung (= Zurückbehaltungsrecht) Geltendmachung von Verzugszinsen Rücktritt Schadensersatz (bei Verschulden des AG) Kündigung aus wichtigem Grund

Vertragsmanagement Phasen des Vertragsmanagements: Ziel des Vertragsmanagements (Contract Management): Projektvertrag so gestalten, abschließen und abwickeln, dass Projektziele (Kosten, Termine, Qualität) erreicht oder übertroffen wird Phasen des Vertragsmanagements: Angebotsphase Vertragsabschluss Vertragserfüllung/ Projektabwicklung Basis: Ausschreibung oder direkte Angebotsanfrage mit Lastenheft

Claimmanagement - Definitionen Ausgangssituation: Vertrag mit externem Auftraggeber Allgemeine Vorkehrungen Spezielle Vorkehrungen Projektdurchführung Projektabnahme Preis- und Kosteninformationen Leistungsverzeichnis/Abgrenzung Aufgaben des Auftraggebers ... Regelfall: Änderungen (meist Mehrleistungen) in der Projektabwicklung _ „Wer trägt die Kosten?“ Claim := Forderung (finanzielle, terminliche oder sachliche) eines Vertragspartners infolge von Abweichungen vom Vertrag Claimmanagement (CM) := Summe aller Maßnahmen, um berechtigte eigene Forderungen durchzusetzen und unberechtigte Fremdforderungen abzuwehren Verträge sind Bindeglieder zwischen den Projektpartnern Natürlich können nicht alle Details bis ins letzte Bit vertragsmäßig fixiert werden. Bei jedem Projekt gibt es Änderungen in der Abwicklung. Hieraus resultieren Mehrkosten. Die Frage lautet: Wer trägt diese Mehrkosten? Claimmanagement = Nachforderungsmanagement

Extreme CM-Strategien* Die Vorgehensweise im Claimmanagement kann sich an unterschiedlichen Claimstrategien orientieren. Um dies aufzuzeigen sind hier die möglichen extremen Verhaltensweisen für ein Defensives, zurückhaltendes CM und Aggressives, offensives CM *) aus Auftragnehmersicht

Claim-Vorsorge Ziel: Günstige Ausgangssituation durch präventives Claimmanagement Vertragsgestaltung Verwendung von erprobten Standard- oder Musterverträgen Genaue Festlegung des Vertragsgegenstandes Klare Leistungsabgrenzungen Einbindung der eigenen Rechtsabteilung Beteiligung der für die Durchführung zuständigen Projektverantwortlichen – vermeidet Informationsverlust Professionelles Projektmanagement Jedes Auftrags-Projekt hat einen Claim-Manager Klare Verantwortlichkeiten und Kompetenzen im Projekt Realistische Projektplanung Systematisches Risikomanagement Zunächst muß bei jedem Auftragsprojekt ein Claim-Manager benannt werden. Auch alle Projektmitarbeiter müssen in den Prozess einbezogen werden. Sie müssen den Vertragsinhalt kennen und den Claim-Manager über sich abzeichnende Änderungen frühzeitig informieren.

Claim-Erkennung und -Verfolgung Alle Teammitglieder helfen, Claim-verdächtige Sachverhalte zu ermitteln Aktives CM in der Durchführungsphase Claim-Meldung der Projektmitarbeiter an den Claim-Manager Claim-Anmeldung durch den Claim-Manager beim Auftraggeber: zunächst Sachverhalt aufzeigen Anspruchsgrundlage aufzeigen Kostennachweis erbringen Claim-Verhandlungen mit Auftraggeber führen Ggf. Zusatzangebot / Zusatzauftrag Alle Teammitglieder müssen den Vertragsinhalt kennen und den Claim-Manager über sich abzeichnende Änderungen frühzeitig informieren. Alle Claim-verdächtige Sachverhalte sind von den Mitarbeitern zu melden. Der Claim-Manager analysiert das ganze. Dem AG wird – zunächst ohne Wertung – der Claimvorgang vorgetragen Beispiel: Kunde fordert Zusatzleistungen; daraus folgen erhöhte Kosten für Personal, Material, etc. Dem AG werden die vertraglichen Grundlagen gezeigt, die für den Anspruch maßgeblich sind (z.B. Vertrag, Gesetz, ...) Beispiel: „Zusatzleistungen sind nicht im vertraglichen Liefer- und Leistungsumfang enthalten – gem § xy können diese gegen Kostennachweis geltend gemacht werden.“) Kostennachweis erbringen: Plausible, nachvollziehbare Darstellung der Mehrkosten, abgeleitet aus: Dokumentation, Schriftwechsel, Protokolle, Monatsberichte, Std.-Zettel u.ä. Beispiel: Zusatzleistungen durch Stunden-Zettel, Lieferscheine etc. belegen Claim-Verhandlungen (Vorgehensstrategie/Verhandlungsalternativen/Verhandlungsspielraum festlegen)