Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 (21.05.2007): Projektplanung 2 mit MS Project 2003 SS 2007

Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2003 Review Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info Projektkalender einrichten Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen

Beispiel: Einführung einer PM-Software Balkendiagramm Review Menüpunkt: Ansicht a Balkendiagramm (Gantt) Die grüne Linie – soweit existent – zeigt den freien Puffer des Vorgangs an. Um diesen Zeitraum darf sich ein Vorgang verzögern, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden. Für die Analyse der Projektterminplanung ist es wichtig, einen Überblick über die Vorgänge mit freien Puffern zu haben. Z.B. können dann Ressourcen aus Vorgängen mit Pufferzeiten abgezogen werden, um Terminverkürzungen zu erreichen.

Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad Menüpunkt: Ansicht a Balkendiagramm: Überwachung Die grüne Linie – soweit existent – zeigt den freien Puffer des Vorgangs an. Um diesen Zeitraum darf sich ein Vorgang verzögern, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden. Für die Analyse der Projektterminplanung ist es wichtig, einen Überblick über die Vorgänge mit freien Puffern zu haben. Z.B. können dann Ressourcen aus Vorgängen mit Pufferzeiten abgezogen werden, um Terminverkürzungen zu erreichen.

Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad mit Puffer Menüpunkt: Ansicht a Weitere Ansichten ... a Balkendiagramm: Einzelheiten Auswahl freier Puffer Die dünne grüne Linie rechts neben einem Vorgang – soweit existent – zeigt den freien Puffer des Vorgangs an. Um diesen Zeitraum darf sich ein Vorgang verzögern, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden. Für die Analyse der Projektterminplanung ist es wichtig, einen Überblick über die Vorgänge mit freien Puffern zu haben. Z.B. können dann Ressourcen aus Vorgängen mit Pufferzeiten abgezogen werden, um Terminverkürzungen zu erreichen. freier Puffer

Beispiel: Einführung einer PM-Software Netzplandiagramm Menüpunkt: Ansicht a Netzplandiagramm Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2003 Ressourcentabelle erstellen: Ansicht a Ressource: Tabelle Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender „Ressourcen a Vorgängen“ zuordnen Ansicht a Balkendiagramm Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Grafik bzw. Ansicht a Ressource: Einsatz Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt a Projektinfo a Statistik Ansicht a Tabelle: Kosten Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung

Ressourcentabelle Arbeit (Personen- und Sachmittel) Fälligkeits- verfahren bezügl. Vorgangs-dauer: Anfang Anteilig Ende Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kosten-betrag pro Einsatz einer Ressource Personenname, Berufs- oder Maschinenbez.,Materialname, .. Kürzel des Ressourcen- namens Project unterscheidet zwei Ressourcenarten: Art = Arbeit: Personal und Sachmittel, die für die Ausführung des Vorgangs erforderlich sind. Aufgewendet wird Zeit Art = Material: Verbrauchsmaterialien, die für den Vorgang erforderlich sind. Aufgewendet wird Material. Materialbeschriftung Bei Arbeit: kann kein Wert eingegeben werden Bei Material: Mengeneinheit angeben Kürzel MS Project vergibt automatisch den 1. Buchstaben des Ressourcennamens als Kürzel Gruppe : Gruppenname für zusammengehörige Ressourcen Max. Einheiten Gesamtzahl in % der zur Verfügung stehenden Einheiten, Anzahl der Personen, Maschinen oder ähnliches. Standardeinstellung ist 100% Standardsatz Personen: Gehalt/Std. Maschinen: Mietpreis/Nutzungspreis pro Zeiteinheit Kosten/Einsatz Fester Kostenbetrag für den Einsatz einer Ressource, z.B. fixer Mietpreis für ein Gerät, Festpreis für Werkvertrag Fällig am: Fälligkeitsverfahren, am Anfang, Ende oder anteilig. Pulldown-Menü Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchs-materialien)

Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht a Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein Gültiges (z.B. 18.05.2007, 28.05.2007 und 7.06.2007 sind Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Festlegung über Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender

Beispiel: Ressourcenzuordnung Standardansicht: Ansicht – Balkendiagramm (Gantt) Extras – Ressourcen zuordnen... Dialogfenster „Ressourcen zuordnen“ erscheint. 3. Ressourcen zuordnen Ansicht a Balkendiagramm (Gantt) Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!

Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet

Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag Vorgangsarten Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel Voreinstellung Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang „Informationen zum Vorgang – Register Spezial“ Bevor wir mit der Ressourcenplanung mit MS Project starten können, sind noch einige Begrifflichkeiten zu erläutern. Grundformel Project 2003 verwendet bei der Berechnung von Ressourcen nur eine Formel Arbeit in h = Dauer in Tagen * Einheiten * Stunden pro Tag Die Methode, mit der in Microsoft Project Arbeit, Dauer und Einheiten zum Berechnen von Vorgängen verwendet werden, wird als leistungsgesteuerte Terminplanung bezeichnet. MS Project berechnet nach der Zuordnung der ersten Ressource zu einem Vorgang den Umfang der Arbeit für diesen Vorgang. Dieser Umfang ändert sich nicht, wenn zum Vorgang neue Ressourcen hinzugefügt oder Ressourcen vom Vorgang entfernt werden. MS Project verlängert oder verkürzt die Dauer des Vorgangs. Grundformel für die Berechnung: Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag Beispiel: 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen a 12 h Arbeit 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen a 6 h Arbeit

Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer Bevor wir mit der Ressourcenplanung mit MS Project starten können, sind noch einige Begrifflichkeiten zu erläutern. Grundformel Project 2003 verwendet bei der Berechnung von Ressourcen nur eine Formel Arbeit in h = Dauer in Tagen * Einheiten * Stunden pro Tag Die Methode, mit der in Microsoft Project Arbeit, Dauer und Einheiten zum Berechnen von Vorgängen verwendet werden, wird als leistungsgesteuerte Terminplanung bezeichnet. MS Project berechnet nach der Zuordnung der ersten Ressource zu einem Vorgang den Umfang der Arbeit für diesen Vorgang. Dieser Umfang ändert sich nicht, wenn zum Vorgang neue Ressourcen hinzugefügt oder Ressourcen vom Vorgang entfernt werden. MS Project verlängert oder verkürzt die Dauer des Vorgangs.

Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Einsatz Ansicht a Ressource: Grafik Überlastungen: rot gekennzeichnet

Beispiel: Ressourcenplanung 5. Kapazitätskonflikte lösen Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal-ressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig Automatische Methode „Kapazitätsabgleich“ überlasteter Ressourcen Extras a Kapazitätsabgleich... Neu abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar Der Kapazitätsabgleich ist ein sehr leistungsfähiges Tool.

Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht _ Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht _ Vorgang: Einsatz Ansicht a Tabelle: Einsatz a Kosten 6.2 ggf. noch Tabelle: Kosten

Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt _ Projekt-Info Statistik...

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 € / h für jedes Teammitglied) Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP2-Team_x .mpp“ Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit Wöchentlichem „jour fixe“-Meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcenplan (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich) Kostenplan Stand der Umsetzung (Status) der Projektarbeiten zum 31.05.2007 (1 Folie) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2003 Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x Spätester Abgabetermin für die Dateien: 31.05.2007 (Mail an Dozenten und Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer)

zu Aufgabe 4: Projektbericht 7. Ablauf- und Terminplanung 7.1 Vorgangsliste Auflisten der Arbeitspakete/Vorgänge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein. 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan Darstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunkt-angaben. Die Meilensteine des Phasenplanes müssen erkennbar sein. 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand). 8. Einsatzmittel-/Kostenplanung 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweisen auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete. 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel Abbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweis auf EM-Konflikte und Optimierung. 8.3 Projektkosten Erläuterung der Kostenberechnung (z.B. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplanes für Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) über der Zeitachse. Inhaltliche Anforderungen kursiv

Vortrag 3: Wikis in der Projektarbeit Wikis haben sich in den letzten Jahren als Tool für die Arbeiten der Projektteams (interne Kommunikation und Dokumentation) bewährt. Die bisherigen Einsatzerfahrungen sollen vertieft werden Aufgaben Installation eines Wikis Nutzung des Wikis für die Projektarbeit Erfahrungsbericht Quellen: Gerhard Müller: Wikis and Requirements Engineering, 17.10.2005 Wikis for project management, www.coe.sdsu.edu/eet/articles/wikisforpm/start.htm, 11.04.2006 www.pmwiki.org Vortrag vom SS06 Termin: 21.05.2007

Vortrag 4: Erfolgsfaktor Projektteam Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein gelungenes Projekt ist die richtige Zusammenstellung des Projektteams Arbeitsmaterial: Thomas Jurisch, Jessica von Zitzewitz: Erfolgsfaktor Projektteam – Strukturierte Besetzung des Projektteams in komplexen IT-Projekten. projektMANAGEMENT-aktuell 2/2006, Seiten 21-26. Termin: 21.05.2007

Ein starker Rede-Schluss ist Gold wert* *) Quelle: Gerhard Reichel: 10 Muntermacher für Ihren Redeschluss, SYSTEMS-world.de, 5.4.2007 Dont´s Das war´s Das war´s eigentlich gewesen das war eigentlich das Wichtigste Ich bin fertig Muntermacher für den Redeschluss Zusammenfassen: „Zum Schluss möchte ich die wichtigsten Überlegungen meines Vortrags noch einmal zusammenfassen: 1,2,3“ (mit Übersichtsfolie) Appell; Konkrete Aufforderung zu bestimmten Handeln Positiver Abschluss; Zuhörer zum Schmunzeln oder zum Lachen bringen Story-Telling: Kleine Geschichten sind besonders wirkungsvoll, wenn sie am Schluss eines Vortrages eingesetzt werden Wünsche an die Zuhörer: „Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei Ihren Projektarbeiten“ Bogen zum Einstieg spannen; „Erinnern Sie sich noch an unsere Problemstellung zum Beginn des Vortrages. Mit diesem Produkt ...“ Blick in die Zukunft werfen; z.B. darauf hinweisen, was passiert, wenn Ihren Vorschlägen nicht gefolgt wird. Zitat; Ein gutes Zitat passt immer.