Rahmenbedingungen und Möglichkeiten zur Projektumsetzung in der Schule Vortrag in der BBS Nienburg im Rahmen des QiS-Projektes am 07.06.2006

Zeitmanagement und Moderation (Zweiter Teil des QiS-Moduls “Gruppenarbeit und Zeitmanagement”) von Dr. A. Reinartz and H. Boitin

Zeitmanagement  „Zu Anfang möchte ich eine ganz wichtige Bemerkung machen – nämlich, dass man Zeit nicht managen kann. Zeit ist Zeit, und die lässt sich nicht verändern. Was wir hingegen managen können, sind Verpflichtungen, Commitments, die wir uns aufgeladen haben. Ein Kalender erlaubt uns vielleicht, drei oder vier Prozent all dessen zu erledigen, was wir zu tun haben. Was wir stattdessen brauchen, ist eine Methode, unsere Aufgaben nachzuverfolgen. Dann bekommen wir einen Überblick darüber, welche riesigen Mengen an Verpflichtungen wir tatsächlich eingegangen sind, und können sie überprüfen.“ (David Allen, Buchautor von GTD)

Zeitmanagement  Vorbedingung: Eine klar definierte Arbeitsaufgabe. (Konzentration auf ein Themengebiet!) Ein angemessener Zeitrahmen ist festzulegen. (Wie viel Zeit haben wir\können wir der Aufgabe aufbringen/können wir der Projektgruppe einräumen?) Wichtige organisatorische Fragen sollten am Beginn des Projektes geklärt werden, um während des Projektes organisationsbezogene Probleme zu vermeiden : - Wer leitet die Gruppe, wer moderiert? - Welche Kompetenzen hat die Gruppe innerhalb der Organisation? - Wie halten wir unsere Ergebnisse fest? (In einem Protokoll oder auf einem Flipchart) - Flipchartnutzung ist (meist) praktikabel: Das Endergebnis wird durch die Visualisierung besser behalten Die Ergebnisse werden für jeden transparent dargestellt und.... Überprüfung des Ergebnisses wird ermöglicht: Geben unsere Notizen die Ideen und Intentionen unserer Projektgruppe treffend wieder? Abschließende Korrekturen sind möglich.

Zusammenstellung einer Gruppe Zeitmanagement  Zusammenstellung einer Gruppe Aufgabe Wichtige Faktoren: Haben wir ausreichend Ressourcen (Arbeitskräfte, Material, Gelder etc.), um die Aufgabe zu erledigen? Wie viel Zeit haben wir zur Verfügung? (Erste Einschätzung zwecks Planung) Wie viele Personen benötigen wir in der Gruppe? Welche Personen werden benötigt (welche „Wissens Metiers“ (d.h. Experten) werden gebraucht)? Gibt es Freiwillige – müssen Personen verpflichtet werden? Wie ist die Leitung und Kommunikation der Gruppe organisiert (Vorsitzender und Moderator in der gleichen Rolle (eine Person) oder getrennt (zwei Personen))?

Zeitmanagement  Die Ergebnisse werden nach dem Prinzip: kurz und präzise (KISS-Prinzip!) wie z.B.: Wie werden unsere Ziele erreicht? Wer ist für die Umsetzung zuständig? Wann wird es einen Bericht über den Fortschritt des Projektes geben (Zeitrahmen)? Was passiert wenn dringende Probleme auftreten? Wer informiert die Kollegen außerhalb der Gruppe und auf welchem Wege soll das geschehen? Wann ist das nächste Treffen? ENDE! Fazit: Klare Richtlinien in der Organisation, ein vereinfachter, aber nicht lascher gebrauch von Berichten und Formularen, sowie gut definierte Projektziele tragen dazu bei, die zusätzlichen Arbeitsbelastungen für jeden Teilnehmer zu minimieren und sollten dazu führen, den Arbeitsablauf zu verbessern.

"Einfachheit ist das Resultat der Reife." - Friedrich von Schiller Zeitmanagement  "Einfachheit ist das Resultat der Reife." - Friedrich von Schiller

Die “Moderations Methode” Wie können typische Probleme der Gruppenarbeit vermieden werden? durch MODERATION als Schlüssel zur Verbesserung des Arbeitsablaufs

Die “Moderations Methode” Die Rolle des Moderators   Das Schlüsselproblem an den meisten Schulen: Moderator = Schulleiter Warum? Ein Moderator sollte nicht seine/ihre Meinung über eine Thematik abgeben oder Meinungen beurteilen! Ein Moderator sollte nicht ein Hauptexperte in dem Themengebiet sein, welches behandelt wird! Ein Moderator sollte alle Gruppenmitglieder aktivieren! Ein Moderator sollte offene und produktive Gruppenarbeit stimulieren!

Die “Moderations Methode” Die Rolle des Moderators  Die Aufgabe des Moderators ist... ... durch die Basisabschnitte von Moderation zu führen ... die Gruppenarbeit mit angemessenen Fragen und Methoden zur Problemlösung begleiten ... passende Wege der Visualisierung des Diskussionsprozesses/Ergebnisse zu nutzen ... Konflikte zu antizipieren und sie zu lösen (Blockaden räumen!) ... die Agenda und den Zeitrahmen im Auge zu behalten ... “Experten” zu integrieren, die durch Einweisungen, kurze Präsentationen, Handouts zur Thematik beitragen ... auf frische Luftzufuhr, Pausen etc. zu achten.

Die “Moderations Methode” Die Rolle des Moderators   Drei Empfehlungen für QiS Gruppen:          Moderations-Paare sind besser als ein Moderator!          Wählt für jedes Treffen einen neuen Moderator aus einem Pool kompetenter Kollegen!          Keine Diskussion über die Moderationsmethode während der Treffen!

Die “Moderations Methode” Die Stufen einer Moderations-Sitzung   Abschnitte nach Klebert et al. 2000:          Begrüßung mit Warm-up/Feedback          Problemfindung/Themen          Bearbeitung der Problemfelder          Implementierung des Ergebnisses          Abschluss/Abschließende Rückmeldung          Dokumentation

Die “Moderations Methode” Die Stufen einer Moderations-Sitzung Moderations Schritte: Gruppenentwicklung:          Begrüßung mit Warm-up/Feedback FORMING/STORMING          Problemfindung/Themen STORMING/NORMING          Bearbeitung der Problemfelder NORMING/PERFORMING          Implementierung des Ergebnisses PERFORMING          Abschluss/Abschließende Rückmeldung ENDING          Dokumentation

Die “Moderations Methode” Moderationsgrenzen Wo bzw. wann kann man Moderationsmethoden sinnvoll einsetzen? Situation: Konferenzentscheidungen Planungsentscheidungen (Hauptanwendungsfeld ist die moderierte Problemlösung) Problemfeld: Einflussfaktoren müssen überschaubar sein, Schwierigkeiten und Widerstände müssen berücksichtigt werden, Anzahl von möglichen Lösungen und der Bedarf an kreativen Ideen. Rahmenbedingungen: Das Arbeits-\Gruppenklima sollte kooperativ eingestellt sein. Unter allen anderen („Krieg“, Verhandlungen, Diskussionen ohne Folgen, konfliktlose Unterwerfung) ist die Moderation nicht angebracht oder hat überhaupt keine Chance!

Praktische Tipps: Techniken zur Strukturierung und Visualisierung (cf. Klebert et al. 2000) 

Praktische Tipps: Techniken zur Strukturierung und Visualisierung (cf. Klebert et al. 2000)  

Praktische Tipps: Techniken zur Strukturierung und Visualisierung (cf. Klebert et al. 2000)  

Praktische Tipps: Techniken zur Strukturierung und Visualisierung (cf. Klebert et al. 2000) 

Praktische Tipps: Techniken zur Strukturierung und Visualisierung (cf. Klebert et al. 2000) 

Praktische Tipps: Techniken zur Strukturierung und Visualisierung (cf. Klebert et al. 2000)