Nach: A. Beiderwieden: Projektmanagement Einführung in das Projektmanagement Die vier Phasen: Phase 1: Definition Nach: A. Beiderwieden: Projektmanagement Rolf-Jürgen Krome, BBS Verden

Phase 1: Definition des Projekts 1. Problembeschreibung und Analyse 2. Klärung der Projektziele 3. Projektauftrag 4. Projektorganisation 5. Kick-Off-Meeting R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.1. Problembeschreibung Welches Problem tritt konkret auf? Auf welche Weise kann die derzeitige Situation dargestellt werden? Seit wann tritt das Problem auf? Welche Personen sind beteiligt? R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.1. Analyse Wie konnte es zu der Abweichung zwischen „Ist“ und „Soll“ kommen? Hängen die Ursachen mit den beteiligten Personen zusammen? Liegt die Ursache in der Organisation des Unternehmens? Liegen Ursachen in den verwendeten Sachmitteln, Verfahren oder technischen Hilfsmitteln? R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.2. Projektziele I „Wer nicht weiß, wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er nicht ankommt.“ (Volksweisheit) R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.2. Projektziele II Auftraggeber und Auftragnehmer müssen gleiche Vorstellungen von den Projektzielen haben, um am Ende böse Überraschungen zu vermeiden. Die Übereinstimmung der Ziele wird konkret über die Formulierung und Vereinbarung von Projektzielen erreicht. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.2. Projektziele III Bei den Zielen unterscheidet man in drei Gruppen: Sachziel (was soll erreicht werden?) Kostenziel (was darf das Projekt kosten?) Terminziel (wann sind die Ergebnisse vorzulegen?) R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele: Das Ziel muss verständlich und klar formuliert werden (keine undeutlichen Formulierungen, hinter denen sich weitere Ziele verstecken können) Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele: Das Ziel soll positiv formuliert werden („Was wollen wir erreichen“ statt „Was wollen wir vermeiden?“) Das Ziel muss objektiv messbar sein. Das Ziel darf keine Lösungswege vorwegnehmen (nicht das „wie“ sondern das „was“ muss geklärt werden. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Übung: Internet-Auftritt Darstellung einer Schulform im Internet - unter Einbezug der betroffenen SchülerInnen Formulieren Sie die möglichen Projektziele. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Lösung: Projektziele Internetauftritt Sachziel - Informationssammlung - Vorbereitung, Durchführung und Auswertung einer Befragung der entsprechenden Klassen - Veröffentlichung in Form einer Website auf der Schulhomepage. (Details im Lastenheft).  Kostenziel (mit der Schulleitung abzustimmen)  Terminziel Die website soll am 22. November hochgeladen werden.   R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Lastenheft In einem Lastenheft werden die Projektziele genauer definiert. Übung: Formulieren Sie die Sachziele differenzierter aus. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Lösung: Sachziele im Lastenheft Mindestens 8 Seiten Durchgehende Verlinkung der Seiten Einheitliches Lay-Out Eigene Buttons Mindestens ein thumb-nail Mindestens ein selbst animiertes gif Sprachausgabe SchülerInnen-Befragung Die Seiten haben Informationscharakter und sollen dynamisch gestaltet werden Die Seiten sollen an Hand von Fotos die Lebendigkeit der Schulform widerspiegeln Abgabe auf CD R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.3. Projektauftrag Er wird von beiden Beteiligten unterschrieben und ist für alle verbindlich! Größtmögliche Genauigkeit! Beim Abschluss des Projektes wird später überprüft, ob dieser Auftrag erfüllt worden ist. Bsp. eines Formulars: R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Formular: Projektauftrag R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.4. Projektorganisation Wie ist das Projekt in das Unternehmen integriert? Wer leitet das Projekt? Wer hält den Kontakt zum Auftraggeber? Wer arbeitet am Projekt mit? Wer informiert wen? Welche Arbeitsbedingungen sind erforderlich? R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Wer informiert wen wann wie worüber? Klärung der Informationswege (e-mail, Protokolle, ...) Wo werden die bisherigen Informationen gesichert? (Einrichtung eines Projektordners) Festlegung von festen Besprechungsterminen Terminfestlegung für das Darstellen von Zwischenergebnissen R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Kick-Off-Meeting = Erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams Kennenlernen der Teilnehmer Rolle und Erwartungen untereinander Vereinbaren von Spielregeln Verteilung von Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Übung: Internet-Auftritt Treffen Sie sich als Projektgruppe „Internetauftritt“ zum Kick-Off-Meeting: Erarbeiten Sie in 3er-Gruppen Antworten auf die Fragen zur Projektorganisation. Vereinbaren Sie dann die notwendigen Spielregeln. Verteilen Sie die Aufgaben und legen Sie die notwendigen Qualifizierungen fest. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement