Vizepräsident für Personal und Finanzen Erfahrungen und Ergebnisse der Universität Osnabrück bei der Neugestaltung des Hochschul- Rechnungswesens. Dr. Wilfried Hötker Vizepräsident für Personal und Finanzen Von der Kameralistik zur Doppik Der schwierige Weg zur ersten Jahresabschlussbilanz Erfolgsfaktoren auf dem Weg zur ersten Jahresabschlussbilanz So ist das Finanz- und Rechnungswesen heute organisiert Das CCC ein Erfolgsmodell Was bringt uns die doppelte Buchführung?

I. Von der Kameralistik zur Doppik Am 01.01.2000 wurde die Universität Osnabrück Landesbetrieb Zum gleichen Zeitpunkt erfolgte der Wechsel von der kameralen Haushaltsführung zum kaufmännischen Rechnungswesen Ab 01.01.2000 Nutzung von BaaN ERP+ als einzige Universität Wechsel von BaaN ERP+ auf die Software SAP R/3 im Finanzwesen zum 1.1.2005 (mit Unterstützung des Niedersächsischen Hochschulkompetenzzentrums für SAP (CCC)) Wechsel von HIS SVA nach SAP HR in der Personalverwaltung zum 1.1.2006 (mit Unterstützung des CCC) zum 1.1.2005 lag der Universität Osnabrück noch kein vom MWK genehmigter Jahresabschluss vor Heute ist der Jahresabschluss 2006 fast fertig

II. Der schwierige Weg zur ersten Jahres- abschlußbilanz Allgemeine Schwierigkeiten bei der Umstellung auf die kaufmännische Buchführung; zu kurze Umstellungsphase (1/2 Jahr) zunächst nicht ausreichendes Personal mit Praxiserfahrung (Bilanzbuchhalter) weitere Umstellungen (Neuorganisation NLBV, Auflösung Regierungsbezirkskassen) Wechsel des Kontenrahmens zum 01.01.2001 auf Wunsch des MWK; notwendiger Wechsel von BaaN 5.0b auf 5.0c Fehlende Anlagenbuchhaltung unter Baan bis Mitte 2003 Schlechter oder kein Support durch Baan bei techn. Probleme durch unklare Vertragssituation auf Landesseite zusätzlicher Aufwand wegen der Umstellung auf SAP R/3 unzureichende Unterstützung durch die Wirtschaftsprüfer Die Organisationsstruktur im Finanzwesen wurde unzureichend auf die neuen Anforderungen angepasst

III. Erfolgsfaktoren auf dem Weg zur ersten Jahres- abschlußbilanz Schaffung breiteren Fachwissens (Bilanzbuchhalter), Bündelung von Know-how ggf. mit externen Beratern zur Unterstützung der Jahresabschlussarbeiten Einbindung der Fachbereiche u.a. hinsichtlich der Informationsbedürfnisse (Kontoauszüge etc.) – Projekt eSAPInfo mit dezentralem Online-Zugang Austausch mit anderen Hochschulen Betreuung durch das Niedersächsische Hochschulkompetenzzentrum für SAP (CCC) Vollständige Reorganisation des Finanzdezernates nach den Bedürfnissen des kfm. ReWe ( nicht nur eine FiBu als separate Einheit)

IV. So ist das Finanz- und Rechnungswesen heute organisiert

V. Das CCC ein Erfolgsmodell Zentrale Unterstützung und Weiterentwicklung der SAP Systeme für 14 niedersächsische Hochschulen im niedersächsischen Hochschulreferenzmodell Schnelle und gemeinsame Einführung neuer Module und Prozesse Gutes Projekt- und Qualitäts- und Kostenmanagement bei Anpassungen und Neuimplementierungen Schaffung einer Infrastruktur zum Informationsaustausch zwischen den beteiligten Hochschulen Kostengünstige Bereitstellung hochschulspezifischen SAP Know-Hows Keine externe Beratungskosten im laufenden Betrieb Sehr gut funktionierendes Key-user-Konzept

VI. Was bringt uns die doppelte Buchführung ? Transparentes, auch außerhalb der öffentlichen Verwaltung verständliches System durch Bilanz, GuV, Lagebericht zur Beurteilung der wirtschaftlichen Lage (Rechenschaftslegung) Aussagen zum Anlage- und Umlaufvermögen, auch zur Abschätzung des Werteverzehrs Überblick über den Stand der Projekte für Dritte (Erhaltene Anzahlungen/Unfertige Leistungen bzw. Sonstige Forderungen/Verbindlichkeiten) Vereinfachte Einführung und Pflege qualifizierter Kostenrechnungssysteme (KLR ohne Nebenrechnung als integrierte Lösung) Transparenz des Rechnungswesens durch Kennzahlenbildung