MOVEMOVE MOVEMOVE MOVE - Arbeitskreis Interne Revision an Universitäten und Hochschulen Mai 2006

MOVEMOVE 1 1.Was ist MOVE? 2.Warum gibt es MOVE? 3.Wie arbeitet MOVE? 4.Was geschah bisher? 5.Was geschieht aktuell? Überblick

MOVEMOVE 2 1. Was ist MOVE? MOVE = Moderne Verwaltung Organisationsentwicklungsprozess Im März 2005 vom Rektorat initiiert Koordinierung: Strategisch: Lenkungsgruppe Operativ: MOVE-Team 1. Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 3 2. Warum gibt es MOVE? Herausforderungen für Verwaltung: Einführung des Globalhaushalts Neue Studienstrukturen Integrierte Prüfungs-, Studierenden- und Lehrveranstaltungsverwaltung Raumhandelsmodelle W-Besoldung Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 4 2. Warum gibt es MOVE? erheblicher Aufgabenzuwachs in allen Verwaltungsbereichen maximal gleich bleibende Ressourcen Ziel: Geschäftsprozesse optimieren, um vorhandene Ressourcen effektiver zu nutzen! 1. Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 5 3. Wie arbeitet MOVE? Geschäftsprozesse... ganzheitlich über aufbauorganisatorische Grenzen hinweg ergebnisoffen unter Einbeziehung aller Beteiligten...betrachten und ggfls. optimieren! 1. Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 6 Juni 2005 –Konstituierung der MOVE-Lenkungsgruppe Juni/Juli 2005 –Vorstellung von MOVE in allen Fachbereichen verbunden mit Vorschlagswesen Juli 2005 –Sammlung & Auswertung von über 100 eingegangenen Vorschlägen –Erste Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen 4. Was geschah bisher? 1. Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 7 4. Was geschah bisher? Sept./Okt –Vorstellung von MOVE in den Dezernaten der Universitätsverwaltung verbunden mit Vorschlagswesen –Beginn der Zusammenarbeit mit Projektseminar am Lehrstuhl von Prof. Becker (Wirtschaftsinformatik) 1. Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 8 4. Was geschah bisher? Ende 2005 –Auswahl erster zu optimierender Geschäftsprozesse –Umsetzung schnell zu realisierender Verbesserungsvorschläge Februar 2006 –Planungssitzung Öffentlichkeitsarbeit (Verfahrensabstimmung/Leitfaden) März 2006 –Abschluss des MOVE-Projektseminars Präsentation von MOVE ProVi 1. Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 9 5. Was geschieht aktuell? Einzelprojekt Verwaltung von Veranstaltungsräumen: Ziele: Optimierung des Vergabeverfahrens bedarfsgerechte Auslastung Erhöhung der Zufriedenheit aller Beteiligten Abschluss bis Ende Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 9 5. Was geschieht aktuell? Einzelprojekt Hilfskräfteverwaltung: Ziele: Vermeidung von Doppelarbeiten in den Instituten und der Personalverwaltung Vereinfachung/Beschleunigung des Einstellungsverfahren unter bestmöglicher Nutzung der EDV Vorlage eines konkreten Optimierungsvorschlags Ende Mai Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 9 5. Was geschieht aktuell? Einführung des Softwaretools MOVE ProVi Funktionen Abbildung von Geschäftsprozessen einfache Neumodellierung Übersicht über Ansprechpartner, Zuständigkeiten, Abläufe und Formulare in der Universitätsverwaltung MOVE ProVi derzeit in der Testphase 1. Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 9 5. Was geschieht aktuell? Weiterbildung Öffentlichkeitsarbeit Optimierung Intranet Umsetzung weiterer Sofortmaßnahmen (Vereinheitlichung verkehr, Verbesserung Erreichbarkeit, Tagungsvorbereitung) Was? 2. Warum? 3. Wie? 4. Rückblick 5. Aktuelles

MOVEMOVE 10 MOVE im Intranet