Implementierungstools: Implementierungsmethodik SAP Business One Version 9.0 In dieser Lektion werden die von der SAP empfohlene Methodik und die Tools für die Verwaltung von Implementierungsprojekten erläutert.

Lernziele Lernziele: Den Verwendungszweck und die Meilensteine jeder Phase in der AIP-Methodik (Accelerated Implementation Project) erläutern Erklären, wie die AIP-Methodik und die zugehörigen Tools dazu beitragen können, Projekte ohne Risiko zu verwalten Die in SAP Business One integrierten Projektpläne als Basis für eigene Projekte verwenden und neue Projektpläne in Übereinstimmung mit der Methodik anlegen. Am Ende dieser Lektion können Sie die AIP-Methodik (Accelerated Implementation Project) einschließlich des Verwendungszwecks und der Meilensteine in jeder Phase erläutern. erläutern, wie die AIP-Methodik und die zugehörigen Tools dazu beitragen können, Projekte ohne Risiko zu verwalten. die in SAP Business One integrierten Projektpläne als Basis für eigene Projekte verwenden und neue Projektpläne in Übereinstimmung mit der Methodik anlegen.

Unternehmensszenario Als neuer Partner soll Ihr erstes Implementierungsprojekt Erfolg haben. Sie müssen einen Projektplan anlegen. Wo fangen Sie an? Wie können Sie sicherstellen, dass der Plan alle erforderlichen Aufgaben enthält? Lösung: Erfolgreiche Projekte folgen einem strukturierten, in Phasen aufgeteilten Ansatz. Das Accelerated Implementation Program (AIP) der SAP bietet eine bewährte Methodik für eine SAP-Business-One-Implementierung. Es basiert auf den praktischen Erfahrungen der SAP und zahlreicher Partner. Im Rahmen dieser Methodik finden Sie Projektpläne sowie Tools und Dokumente, die Sie bei der erfolgreichen Durchführung unterstützen. Als neuer Partner soll Ihr erstes Implementierungsprojekt Erfolg haben. Sie müssen einen Projektplan anlegen. Wo fangen Sie an? Wie können Sie sicherstellen, dass der Plan alle erforderlichen Aufgaben enthält? Lösung: Erfolgreiche Projekte folgen einem strukturierten, in Phasen aufgeteilten Ansatz. Das Accelerated Implementation Program (AIP) der SAP bietet eine bewährte Methodik für eine SAP-Business-One-Implementierung. Es basiert auf den praktischen Erfahrungen der SAP und zahlreicher Implementierungspartner. Im Rahmen dieser Methodik finden Sie Projektpläne sowie Tools und Dokumente, die Sie bei der erfolgreichen Durchführung unterstützen.

Agenda Methodik Tools, Vorlagen und Dokumente Im ersten Teil dieser Lektion wird die AIP-Methodik untersucht.

Aufgaben eines Implementierungsberaters Vertrag und Lizenzen Partner- organisation Implementierung und Support End- kunde Als Implementierungsberater werden Sie in der Regel am Ende des Verkaufszyklus einbezogen, nachdem das Vertriebsteam des Partners einen Vertrag mit der SAP unterzeichnet hat. Das Vertriebsteam des Partners erwirbt die erforderlichen SAP-Business-One-Benutzerlizenzen im Auftrag des Kunden. Somit besteht im Hinblick auf den Vertrag kein direktes Verhältnis zwischen der SAP und dem Endkunden. Der Partner ist für die Implementierung und den Kundensupport verantwortlich. Die SAP ist verantwortlich für Fehler in der SAP-Business-One-Software.

Testfragen Welche Strategien können Sie für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt einsetzen? Die Erfahrung der SAP nutzen Das Fachwissen anderer Partner nutzen Einen detaillierten Projektplan aufstellen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben durchgeführt werden Die Erwartungen des Kunden festhalten und einbeziehen Die Anforderungen und den Umfang des Projekts gründlich erfassen Einen Änderungsmanagementprozess einführen Den Kunden bei wichtigen Projektentscheidungen einbeziehen Die Risiken während des Projekts kontinuierlich abschätzen und mindern Welche Strategien können Sie für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt einsetzen? Nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit, um die Liste durchzugehen und eine oder mehrere Strategien zu ermitteln, die Sie zur Steigerung Ihrer Erfolgschancen einsetzen würden. Würden Sie: die Erfahrung der SAP nutzen? das Fachwissen anderer Partner nutzen? einen detaillierten Projektplan aufstellen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben durchgeführt werden? die Erwartungen des Kunden festhalten und einbeziehen? die Anforderungen und den Umfang des Projekts gründlich erfassen? einen Änderungsmanagementprozess einführen? den Kunden bei wichtigen Projektentscheidungen einbeziehen? die Risiken während des Projekts kontinuierlich abschätzen und mindern?

AIP-Implementierungsmethodik Projektphasen Übergabe vom Vertrieb Übergabe an Support Meilensteine Meilensteine Meilensteine Meilensteine Meilensteine Erfolgreiche Implementierungspartner folgen einem strukturierten Implementierungsprozess, der häufig auch verschiedene Phasen aufweist. Das SAP-Programm AIP (Accelerated Implementation Program) wurde speziell für SAP-Business-One-Implementierungen entwickelt. Bei der AIP-Methodik wird die Implementierung in fünf Phasen aufgeteilt. Diese Phasen decken den Zeitraum ab der Übergabe vom Vertrieb bis unmittelbar vor der Übergabe an die Support-Organisation ab. Die Methodik stellt für jede Phase Meilensteine bereit. Jeder Meilenstein markiert den Abschluss einer bestimmten Aktivität im Projekt: Softwareinstallation, Systemkonfiguration, Testen usw. Die Meilensteine wurden von der SAP und den Partnern als entscheidende Kontrollpunkte im Projektplan ausgewählt. Da das gesamte Material für die Methodik als Vorlage veröffentlicht wurde, haben die Partner die Möglichkeit, die Methodik an ihre eigenen Verfahren anzupassen.

Demo: Materialien zur AIP-Methodik In dieser Demo wird gezeigt, wie Sie die Materialien zur AIP-Methodik vom PartnerEdge-Portal herunterladen können. Über folgenden Link können Sie auf die AIP-Startseite zugreifen: https://service.sap.com/~sapidb/011000358700000628662012E

Projektvorbereitung Übergang des Kundenprojekts vom Vertrieb an das Implementierungsteam Wichtigste Aktivitäten: Übergabe vom Vertrieb Projektplan Kick-off-Meeting Lieferung und Installation der SAP- Business-One-Software Die AIP-Methodik bietet Beispielvorlagen für eine Unternehmensanalyse in der Presales-Phase, für ein Meeting zur Übergabe vom Vertrieb, für einen Projektplan und für ein Kick-off-Meeting. Die Projektvorbereitung ist die erste Phase in der Implementierung, in der auf Kundenseite der Übergang vom Vertrieb zum Implementierungsteam erfolgt. Die wichtigsten Aktivitäten des Implementierungspartners sind die folgenden: Eine Projektübergabe mit dem Vertriebsteam durchführen Einen Projektplan für die Implementierung anlegen Ein offizielles Kick-off-Meeting mit dem Kundenteam durchführen Die SAP-Business-One-Software und die Demodatenbank am Standort des Kunden ausliefern und installieren. Beachten Sie, dass bereits während des Verkaufszyklus der Projektmanager auf Kundenseite sowie weitere wichtige Teammitglieder ernannt werden sollten. Sie können die in der AIP-Methodik bereitgestellten Beispielvorlagen für eine Unternehmensanalyse in der Presales-Phase, für ein Meeting zur Übergabe vom Vertrieb, für einen Projektplan und für ein Kick-off-Meeting nutzen.

Projektvorbereitung – Meilensteine 1.1 Klare Beschreibung des Verkaufsprozesses und des Kunden 1.2 Kick-off-Meeting mit Kunde durchgeführt 1.3 SAP-Business-One-Software geliefert und installiert 1.4 Abnahme der Phase durch den Kunden Damit das Projekt konzentriert und zielgerichtet durchgeführt werden kann, sollten Sie in dieser ersten Phase vier Meilensteine abschließen: Als Erstes müssen Sie klar und deutlich alle Aspekte des Verkaufsprozesses beschreiben. Dazu gehören der Hintergrund des Kunden, die Geschäftsprozesse, sämtliche Risiken und Einschränkungen sowie alle besonderen oder unüblichen Anforderungen. Diese Informationen benötigen Sie, bevor Sie den Kunden treffen. Das Übergabemeeting mit dem Vertriebsteam ist entscheidend, um einen problemlosen Übergang vom Verkauf zur Implementierung für den Kunden zu erreichen. Der nächste Meilenstein ist das Kick-off-Meeting. Dieses Meeting markiert den offiziellen Start des Projekts. Idealerweise erfolgt dieses Meeting persönlich, da Sie dabei die Gelegenheit haben, eine Beziehung zum Kundenteam aufzubauen und die richtigen Erwartungen an die Implementierung festzulegen. Stellen Sie sicher, dass Sie die in der Vorlage für das Kick-off-Meeting aufgeführten Tagesordnungspunkte abdecken. Nach dem Kick-off-Meeting ist die Lieferung und Installation der Software vom vertraglichen Gesichtspunkt entscheidend. Die Software muss einschließlich aller Add-ons vollständig installiert werden. Der Implementierungsberater sollte auch die Demodatenbank (OEC-Computer) für die spätere Verwendung im Projekt installieren. Der letzte Meilenstein ist ein Kontrollpunkt. Ein großer Vorteil der AIP-Methodik besteht in ihrem Steuerungsmechanimus zur zielgerichteten Durchführung des Projekts. Hierzu wird der Projektmanager des Kunden gebeten, die Fertigstellung der Phase mit Unterschrift zu bestätigen. Dieser letzte Kontrollpunkt gibt Ihnen die Möglichkeit sicherzustellen, dass der Kunde mit dem bisherigen Projektverlauf zufrieden ist und keine unrealistischen Erwartungen hat.

Business Blueprint Schwerpunkt ist die ausführliche Analyse der Geschäftsprozesse des Kunden Wichtigste Aktivitäten: Workshops zur Geschäftsprozessanalyse Business Blueprint Die AIP-Methodik bietet Vorlagen zur Auswertung von Geschäftsprozessen Der Business Blueprint stellt die zweite Phase im Projekt dar. Dabei konzentriert sich das Projektteam auf eine ausführliche Analyse der Geschäftsprozesse und Anforderungen des Kunden. Die Anforderungen werden jetzt einer Lösung in SAP Business One zugeordnet. Die Dokumentation der Lösung wird als Business Blueprint bezeichnet. Bei der AIP-Methodik wird empfohlen, Workshops mit Vertretern der Kundenseite aus jedem Geschäftsbereich oder aus jeder Abteilung durchzuführen. In diesen Workshops sollten Sie die Schritte in allen Kundenprozessen im Detail untersuchen. Zusätzlich zu den Hauptprozessen wie Vertrieb, Einkauf und Service sollten Sie das Reporting und die Finanzprozesse behandeln. Gleichzeitig müssen Sie die Quellen und den Umfang der Altdaten ermitteln, die migriert werden müssen. Überprüfen Sie die im AIP zur Auswertung von Geschäftsprozessen bereitgestellten Vorlagen.

Business Blueprint – Meilensteine 2.1 Workshops zur Anforderungsermittlung mit dem Kunden durchgeführt 2.2 Business Blueprint definiert und vom Kunden akzeptiert 2.3 Änderungen am Projektumfang und Zeitplan mit dem Kunden vereinbart 2.4 Abnahme der Phase durch den Kunden Das AIP empfiehlt für diese Phase vier Meilensteine: Als Erstes müssen Sie die Workshops zur Anforderungsermittlung für jeden der Prozesse des Kunden durchführen. Anschließend führen Sie eine „Fit/Gap-Analyse“ durch, um die Prozesse einer SAP-Business-One-Lösung zuzuordnen. Die dokumentierte Lösung muss vom Kunden überprüft und akzeptiert werden. Daraufhin wird der Blueprint das wichtigste Dokument für die nächste Projektphase. Dieser dritte Meilenstein dient als Kontrollpunkt, um sicherzustellen, dass Sie die Auswirkungen sämtlicher Lücken oder Änderungsanforderungen, die bei der Fit/Gap-Analyse festgestellt wurden, richtig beurteilen. Möglicherweise wirken sich diese Änderungen auf den Umfang (Arbeitsaufwand, Zeitplan und/oder Kosten) des Projekts aus. Beispielsweise können Faktoren wie große Mengen benutzerdefinierter Berichte oder umfangreiche Altdaten den Umfang erhöhen. Es ist wichtig, dass der Projektplan anhand des Business Blueprint aktualisiert wird und dass der Kunde der neuen Planung zustimmt. Manche Partner ziehen es vor, die Anforderungsermittlung als separates Projekt durchzuführen, damit der Umfang schon vor dem Start der Implementierung vollständig festgelegt und vereinbart werden kann. Das ist bei der AIP-Methodik kein Problem: Die Phasen 1 und 2 können in der Abfolge vertauscht werden. Wie bei allen Phasen gibt es als letzten Meilenstein einen Kontrollpunkt. Damit das Projekt zielgerichtet durchgeführt werden kann, sollte der Kunde bestätigen, dass alle Phasenergebnisse und Meilensteine erfüllt wurden.

Projektrealisierung Implementierung der geschäftlichen und technischen Anforderungen des Kunden Wichtigste Aktivitäten: Konfiguration der Firmendatenbank Import der Stammdaten Validieren und Testen Pläne für Schulungen und Systemwechsel Die Projektrealisierung ist das Herzstück des Projekts. In dieser Phase implementiert der Berater alle geschäftsprozessbezogenen und technischen Anforderungen, die in der vorherigen Phase definiert wurden. Darüber hinaus werden die Altstammdaten migriert. Die neu angelegten System- und Stammdaten werden vom Kunden mithilfe einer Testkopie der Kundendatenbank validiert und getestet. Alle Probleme, die in der Testphase auftreten, müssen vor dem Übergang in die nächste Phase protokolliert und behoben werden. Gleichzeitig stellt der Projektmanager Pläne für die Schulung der Endbenutzer und für den Systemwechsel auf. Der Systemwechsel geschieht unmittelbar vor dem Produktivstart. Dann müssen viele Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge und in einem sehr knappen Zeitrahmen stattfinden, damit das neue System die Arbeitslast im Produktivbetrieb komplett übernehmen kann.

Projektrealisierung – Meilensteine 3.1 Produktivsystem auf Basis des Business Blueprint installiert und konfiguriert 3.2 Systemeinrichtung vom Kunden validiert 3.3 System- und Integrationstests abgeschlossen 3.4 Pläne für Schulungen und Systemwechsel festgelegt 3.5 Abnahme der Phase durch den Kunden Das AIP weist für diese Phase fünf Meilensteine auf: Als erster Meilenstein gilt die abgeschlossene Installation und Konfiguration des Produktivsystems auf Grundlage des dokumentierten Business Blueprint. Dazu gehört auch der Import der Altstammdaten. Der zweite Meilenstein ist die Validierung des konfigurierten Systems durch den Kunden. Die Validierung umfasst einen sich wiederholenden Prozess, in dem der Kunde jede vom Berater vorgenommene Konfigurationsänderung testet. Diese Aktivität wird manchmal auch als „Funktionstest“ bezeichnet. Der dritte Meilenstein dient umfangreicheren Tests, die nach der Validierung der einzelnen Prozesse erforderlich sind. System- und Integrationstests beinhalten durchgängige Tests der gesamten Geschäftsprozesse einschließlich der Integration mit anderen Prozessen und externen Systemen. Diese Tests werden ausschließlich vom Kundenteam mit Unterstützung durch das Implementierungsteam durchgeführt. Der nächste Meilenstein betrifft die Projektplanung. Während das Produktivsystem erstellt und getestet wird, konzentriert sich der Projektmanager bereits auf die Planung für den Produktivstart. Er muss einen Plan für die Schulung der Endbenutzer und für den Systemwechsel aufstellen. Diese Pläne sind entscheidend für den Erfolg des Projekts. Der letzte Meilenstein ist wieder der Kontrollpunkt für den Abschluss der Phase. Die Abnahme dieser Phase bedeutet, dass der Kunde die neuen Systemfunktionen akzeptiert hat.

Produktivstartvorbereitung Schulung System-wechsel Produk-tivstart Wechsel des SAP-Business-One-Systems und des Kunden zum Produktivsystem Wichtigste Aktivitäten: Schulung der Endbenutzer Festlegung und Datum für Produktivstart mit Kunde vereinbart Kontensalden und letzte Transaktionen ins Produktivsystem übertragen (Systemwechsel) Die Phase Produktivstartvorbereitung umfasst den Zeitraum vor dem Produktivstart. In dieser Phase werden das SAP-Business-One-System und die Kundenorganisation auf den Produktionsmodus umgestellt. Dazu gehört auch die Schulung der Endbenutzer für die Nutzung des neuen Systems. Eine Festlegung und ein Datum für den Produktivstart werden mit dem Kunden vereinbart. Die Kontensalden und letzten Transaktionen aus dem Altsystem werden in das Produktivsystem übertragen. Die Übertragung der Salden findet vor dem Produktivstart in der so genannten Systemwechselperiode statt. Der tatsächliche Wechsel für den Produktivstart geschieht am Ende dieser Phase.

Produktivstartvorbereitung – Meilensteine 4.1 Schulung der Endbenutzer bereitgestellt 4.2 Bestätigung seitens des Kunden, dass das System für den Produktivstart bereit ist 4.3 Systemwechsel abgeschlossen 4.4 Abnahme der Phase durch den Kunden Die AIP-Methodik bietet ein Tool für die Phasen- und Risikoanalyse, mit dem Sie die Aktivitäten für die Systembereitschaft und den Systemwechsel verwalten können. Das AIP umfasst für diese Phase vier Meilensteine: Die Endbenutzer müssen sorgfältig auf die Nutzung des neuen Systems vorbereitet werden. Wenn die Endbenutzer nicht im neuen System geschult wurden, können Eskalationen auftreten. Je nach den Vertragsbedingungen liegt die Endbenutzerschulung unter Umständen im Verantwortungsbereich des Kunden. Selbst dann muss der Partner weiterhin dafür sorgen, dass die Benutzer ihre Tätigkeiten effektiv ausführen können. Die Systembereitschaft ist eine wichtige Entscheidung, die Sie mit dem Kunden gemeinsam treffen. Ist das System bereit für Produktivabläufe? Alles muss erledigt sein: Benutzer geschult, IT-Verfahren geschrieben, Sicherung und Wiederherstellung getestet, externe Schnittstellen funktionieren usw. Die AIP-Methodik bietet ein Tool für die Phasen- und Risikoanalyse, mit dem Sie die Aktivitäten für die Systembereitschaft und den Systemwechsel verwalten können. Der dritte Meilenstein sieht vor, dass alle Systemwechselaufgaben abgeschlossen sind. Dabei gibt es zahlreiche wichtige Aktivitäten, die in einem kurzen Zeitrahmen abgeschlossen werden müssen, um den Betrieb vom Altsystem auf das neue SAP-Business-One-System umzustellen. Dazu gehören: Import offener Transaktionen aus dem Altsystem Erfassung der Eröffnungssalden aus der im Altsystem erstellten Bilanz Abstimmung der Buchhaltung zwischen dem Altsystem und dem neuen System Abschließen des Altsystems und Produktivstart unter SAP Business One Der letzte Meilenstein ist der Kontrollpunkt für die Phase. Durch die Abnahme gibt der Kunde seine Zustimmung, dass alle Bedingungen für den Produktivstart erfüllt sind. Das SAP-Business-One-System kann jetzt den Produktivbetrieb zu einem vereinbarten Datum und einer vereinbarten Uhrzeit aufnehmen.

Produktivstart und Support Wichtigste Aktivitäten: Überwachung des neuen Produktivsystems Behebung bestehender Probleme Übergabe an Kunde, Support-Organisation des Partners und SAP-Support Projektüberprüfung Produktivstart und Support stellt die letzte Phase im Projekt dar. Wie der Name schon sagt, wird das neu eingerichtete System jetzt im Produktivbetrieb ausgeführt. Das Implementierungsteam muss alle kritischen Probleme überwachen und beheben und übergibt anschließend das System an das Kundenteam, die Support-Organisation des Partners und den SAP-Support.

Produktivstart und Support – Meilensteine 5.1 SAP Business One als Produktivsystem vollständig implementiert 5.2 Abnahme der Phase und endgültiger Projektabschluss 5.3 Workshop für Review und Optimierung durchgeführt Das neue System läuft jetzt im Produktivbetrieb. Das AIP umfasst für diese letzte Phase drei Meilensteine: Sobald das neue System eine bestimmte Zeit lang ohne kritische Probleme genutzt wurde, führen Sie die Übergabe des Systems an Ihre Support-Gruppe und den SAP-Support durch. Dabei empfiehlt es sich, den Support-Mitarbeitern den dokumentierten Business Blueprint zu übergeben. Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass der Kunde die alltäglichen administrativen Aufgaben wie die Datensicherung bewältigen kann. Der zweite Meilenstein markiert den Abschluss des Projekts. Bei dieser Abnahme bestätigt und akzeptiert der Kunde das Produktivsystem. Der letzte Meilenstein ist erfüllt, wenn ein Workshop zum Thema Review und Optimierung stattgefunden hat, um zu überprüfen, wie gut das Projekt ausgeführt wurde. Dabei sollten der Account Manager und der Auftraggeber von Kundenseite anwesend sein. Dieses Meeting bietet auch die Möglichkeit, eine weitere Phase oder zusätzliche Verbesserungen zu planen.

AIP-Projektplan in Microsoft Excel Projektplan mit der AIP-Methodik bereitgestellt In Microsoft Excel Hauptdokument für die AIP-Phasen, Aufgaben, Meilensteine und Best Practices Im Rahmen der AIP-Implementierungsmethodik wird ein vollständiger Projektplan bereitgestellt. Der Projektplan liegt im Format Microsoft Excel vor und kann problemlos an Ihre Anforderungen angepasst werden. Dieser Plan dient als Hauptdokument für die AIP-Phasen und enthält alle erforderlichen Aufgaben, Meilensteine und Best Practices. Mithilfe des Plans können Sie Aufgaben zuweisen und den Aufgabenstatus verwalten.

AIP-Projektplan – Eingebunden Administration > Systeminitialisierung > Implementierungscenter > Implementierungsprojekt Vorlagenpläne in allen unterstützten Sprachen verfügbar: Detailliert (alle AIP-Phasen) Eingeschränkt (nur Konfigurationsphasen) Vorkonfiguriert (Einstiegspaket) Es können auch eigene neue Pläne erstellt werden Derselbe Projektplan ist auch in die Anwendung SAP Business One ab Release 9.0 eingebunden. Sie können über das Menü Implementierungscenter auf diesen Plan zugreifen. In allen von SAP Business One unterstützten Sprachen stehen drei Vorlagenprojektpläne zur Verfügung: Detaillierter Projektplan. Mit diesem Plan können Sie eine Implementierung auf Grundlage der fünf Phasen durchführen, die in der AIP-Methodik (Accelerated Implementation Project) der SAP festgelegt sind. Eingeschränkter Projektplan. Dieser Plan umfasst nur Aufgaben für die Konfigurationsphasen der AIP-Methodik. Vorkonfigurierter Projektplan. Dieser Plan enthält die Aufgaben, die zur Umsetzung einer Implementierung auf der Grundlage des SAP-Business-One-Einstiegspakets erforderlich sind. Sie können die Planvorlagen nach Bedarf bearbeiten oder eigene Pläne anhand einer Vorlage anlegen. Alternativ können Sie auch einen neuen leeren Projektplan anlegen und eigene Aufgaben hinzufügen.

AIP-Projektplan – Eingebunden (Forts.) Administration > Systeminitialisierung > Implementierungscenter > Implementierungsprojekt Der eingebundene Plan kann von mehreren Beratern und Mitgliedern des Kundenprojektteams verwendet werden An jede Aufgabe können Projektdokumente, Informationen und Notizen angehängt werden Die Verwendung eines eingebundenen Projektplans bietet einige Vorteile. Sie können den Plan am Kundenstandort verwalten und so vielen Beratern den Zugriff auf den Plan ermöglichen. Dazu gehören auch die Mitglieder des Kundenprojektteams. Jedes Teammitglied kann die erforderlichen Aufgaben mit dem jeweiligen Fertigstellungsdatum anzeigen. Auf der Registerkarte Plan können Sie zudem Projektdokumente und Notizen an jede beliebige Aufgabe anhängen. So können Sie problemlos Projektdateien speichern und für die anderen Mitglieder des Projektteams freigeben.

Link zur Systemkonfiguration Projektschritte, die als Aufgabe die Einrichtung einer Funktion enthalten, können über direkte Links angesteuert werden Der integrierte Projektplan enthält direkte Links zu den jeweiligen Systembereichen in SAP Business One, in denen die Konfiguration durchgeführt wird. Wenn Sie im dargestellten Beispiel für die Aufgabe „Allgemeine Einstellungen“ auf den linken Pfeil klicken, wird das Fenster Allgemeine Einstellungen automatisch geöffnet. Sie können sich vorstellen, dass ein Berater so die Konfiguration deutlich schneller vornehmen kann. Sobald die Einstellung vorgenommen wurde, kann der Berater über das Feld „Abgeschlossen“ die Fertigstellung der Aufgabe dokumentieren, dass hier die Konfiguration erfolgt ist.  

Links für eine Aufgabe einbinden Wenn hinter einer neuen Aufgabe eine Systemeinstellung durchgeführt werden soll, können Sie einen direkten Link dorthin hinzufügen Wenn Sie einem bereits vorhandenen Plan eine neue Aufgabe hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, Links zu den entsprechenden Systembereichen hinzuzufügen. Das ist sinnvoll, wenn Sie über ein Add-on als Bestandteil der Lösung verfügen: Sie können Aufgaben zur Installation des Add-ons hinzufügen und Links zur Konfiguration des Add-ons angeben. So fügen Sie einen Link zu einer Aufgabe hinzu: Markieren Sie zunächst das Ankreuzfeld für die Aufgabe. Drücken Sie dann die rechte Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü Verknüpfung hinzufügen. Im Menüauswahlformular können Sie den entsprechenden Menüeintrag aus dem SAP-Business-One-Menü wählen. Sie können einen vorhandenen SAP-Business-One-Menüeintrag oder neue, mit dem Software Development Kit angelegte Menüeinträge wählen. Nach der Auswahl wird links neben dem Aufgabennamen ein oranger Linkpfeil angezeigt.

Demo: Projektplanvorlagen In dieser Demo erfahren Sie, wie Sie einen der eingebundenen Projektpläne verwenden können.

Agenda Methodik Tools, Vorlagen und Dokumente Im zweiten Teil dieser Lektion werden die Tools, Vorlagen und Dokumente betrachtet, die zur Unterstützung der AIP-Methodik eingesetzt werden.

AIP-Methodik: Tools, Vorlagen und Dokumente Presales/ Projekt-vorbereitung Blueprint Realisierung Produktiv-startvorbe-reitung Produktiv-start und Support Geschäfts-prozess-analyse Presales-Analyse Übergabe vom Vertrieb Blueprint-Prozess-Fragen BPML-Tool BPML-Anwender-handbuch Leitfaden zur Datenmigration Konfiguration/ Infrastruktur/ Tests Software-lieferbestätigung Blueprint-Konfiguration Analyse der Datenmigration Objektliste für die Datenmigration Teststrategie-leitfaden Testfälle Projekt-management Kickoff-Meeting-Präsentation Leistungsvereinbarung Schulungsleitfaden Änderungsantrag Schulungsplan nach Rolle Problem- und Änderungsprotokoll Projektplan Meeting-Tagesordnung Meeting-Protokoll Tool für die Phasen- und Risikoanalyse Abnahme der Phase Die heruntergeladenen AIP-Materialien umfassen Tools, Vorlagen und Dokumente, die entsprechend jeder Phase und nach Verwendungszweck strukturiert sind: Tools und Vorlagen für die Geschäftsprozessanalyse werden für die Aufwandsabschätzung und Faktenermittlung vor der Implementierung, für die detaillierte Anforderungsermittlung der Geschäftsprozesse und für die Anforderungsermittlung zur Datenmigration bereitgestellt. Eine Vorlage für Geschäftsprozesse (VfGP) bietet ein Tool zur Definition komplexer Prozesse und Rollen. Ein Leitfaden zur Datenmigration enthält eine schrittweise Vorgehensweise für die Datenmigration und kann in mehreren Phasen eingesetzt werden. Tools und Vorlagen für Konfiguration, Infrastruktur und Tests werden bereitgestellt, um die Übergabe der Software an den Kunden aufzuzeichnen und die Einrichtung und Konfiguration zu dokumentieren. Für die Objektmigration steht ein Tabellenkalkulationstool für die Nachverfolgung bereit. Fallbeispiele werden zusammen mit einem Teststrategieleitfaden in einer Tabelle zur Verfügung gestellt. Tools und Vorlagen zum Projektmanagement umfassen eine PowerPoint-Vorlage für das Kick-off-Meeting mit dem Kunden sowie ein Beispiel für eine Leistungsvereinbarung. Für die Planung von Schulungen während der Implementierung können Sie den Schulungsleitfaden als Referenz nutzen. Zudem werden ein Änderungsantrag und ein Änderungs-/Fehlerprotokoll für den Umgang mit Problemen während der Implementierung bereitgestellt. Als letztes wichtiges Tool steht das Formular für die Abnahme der Phase zur Verfügung. Mit diesem Formular können Sie die Abnahme für wichtige Ergebnisse oder Phasen vom Kunden einholen, damit das Projekt zielgerichtet durchgeführt werden kann. Eine Auswahl der Tools, Vorlagen und Dokumente wird im Folgenden erläutert.

Vorlage für das Kick-off-Meeting Empfohlene Tagesordnung und Inhalte für das Kick-off-Meeting mit dem Kunden: Das Kick-off-Meeting mit dem Kunden dient als Grundlage für das Projekt. Mit der AIP-Vorlage können Sie dieses Meeting leichter planen. Die Vorlage umfasst folgende Tagesordnungspunkte: Einführung und Projektziele. Die Ziele sollen Ihr Verständnis der Kundenziele sowie die Erfolgsfaktoren zusammenfassend darstellen. Projektzeitplan. Der Plan soll den Kunden über den zeitlichen Ablauf und die wichtigsten Ereignisse einschließlich Projektmeetings informieren. Der Plan kann zu einem späteren Zeitpunkt überarbeitet werden, sobald die Anforderungen in Phase 2 ermittelt wurden. Organisation des Projektteams. Der Erfolg des Projekts hängt von der Teilnahme der Geschäftsprozessverantwortlichen aus jedem Bereich sowie des IT-Administrators ab. Projektumfang. Beschreiben Sie, wie Sie den Umfang ermittelt haben und wie Sie zu dieser Einschätzung gekommen sind. Rollen und Zuständigkeiten des Projektteams. Die Teammitglieder müssen ihre Rollen und jeweiligen Zuständigkeiten als Mitglieder des Projektteams genau kennen. Projektabläufe. Hier sollten Sie projektbezogene Verwaltungsaufgaben darstellen. Beispiele: Arbeitsplätze für die Implementierungsberater für die Tätigkeiten vor Ort, Remotezugriff. Außerdem sollten Sie angeben, wo die Projektdokumentation gespeichert wird.

Geschäftsprozessvorlagen Mit Vorlagen können Sie sich schon vor dem Projektstart ein allgemeines Bild vom Geschäft des Kunden machen und während der Phase des Business Blueprint detaillierte Anforderungen ermitteln. Sie finden zudem Vorlagen, mit denen Sie die Geschäftsanforderungsanalyse erstellen können: Die Vorlagen für die Presales-Analyse und die Übergabe vom Vertrieb können schon vor dem Start der Implementierung eingesetzt werden, um sich ein allgemeines Bild des Geschäfts des Kunden zu machen. Den Fragebogen zum Blueprint-Prozess und die Analyse der Datenmigration können Sie in der Business-Blueprint-Phase nutzen, um Details zu den Geschäftsprozessen des Kunden zu ermitteln.

Tool für die Phasen- und Risikoanalyse In diesem Tool werden eine Reihe kritischer Fragen zur Bewertung und Dokumentation der Risiken gestellt Nutzen Sie die Fragen als Checkliste zur Überprüfung einer abgeschlossenen Phase oder zur Risikoprognose in einer anstehenden Phase Das Tool Phasen- und Risikoanalyse kann in allen Phasen eines Projekts verwendet werden. Das Tabellenkalkulationstool enthält für jede der fünf Phasen ein Arbeitsblatt. Im Tool werden eine Reihe kritischer Fragen gestellt, und Sie können anhand Ihrer Antworten auf diese Fragen die Risiken für das Projekt bewerten. So können Sie die Fragen als Checkliste zur Überprüfung einer abgeschlossenen Phase oder als Checkliste für die Risikoprognose in einer anstehenden Phase einsetzen.

Tool „Vorlage für Geschäftsprozesse“ Die Benutzer definieren Die Rollen auswählen Die Prozesse für die Implementierung auswählen Die zu verwendenden Transaktionen auswählen Die Berechtigungen bei Bedarf feinabstimmen Rollen zu Benutzernamen zuweisen Das Tool stellt eine Standardzuweisung für Prozesse, Transaktionen und Berechtigungen bereit. 1 6 2 7 3 7 7 4 5 7 Das Tool Vorlage für Geschäftsprozesse (VfGP) empfiehlt sich für größere Firmen mit vielen Benutzern. Damit können Sie komplexe Rollen und Berechtigungen entsprechend den Prozessen in SAP Business One festlegen. Viele der erforderlichen Daten sind bereits hinterlegt, und Sie müssen nur folgende Schritte durchführen: Die Namen der Benutzer definieren. Die verwendeten Rollen auswählen oder neue Rollen festlegen. Die verwendeten Prozesse auswählen oder neue Prozesse festlegen. Die SAP-Business-One-Transaktionen auswählen, die vom Kunden verwendet werden, oder neue Transaktionen festlegen. Die Liste der Berechtigungen bei Bedarf feinabstimmen. Sobald Sie die grundlegenden Daten festgelegt haben, können Sie den Benutzernamen Rollen zuweisen. Bei dieser Zuweisung werden die Prozesse, Transaktionen und Berechtigungen automatisch den einzelnen Rollen zugewiesen. Sie müssen nur diese Zuweisungen überprüfen und erforderliche Korrekturen vornehmen. Weitere Informationen finden Sie im VfGP-Anwenderhandbuch, das mit den AIP-Materialien bereitgestellt wird.

Tool für die Objektliste zur Datenmigration Anforderungen an die Datenmigration und Datenumfang in der Business-Blueprint-Phase dokumentieren Das Tool zeigt Optionen für die Migration der einzelnen Objekte. Migration von Objekten während der Projektrealisierung verfolgen Die Objektliste für die Datenmigration kann verwendet werden, um die Datenmigrationsanforderungen und den Datenumfang aus dem Altsystem während der Business-Blueprint-Phase zu dokumentieren. Das Tool zeigt die möglichen Eingabemethoden für die Migration eines Objekts. Beispielsweise können manche Objekte problemlos manuell eingegeben werden, während große Mengen an Stammdaten mit der Data Transfer Workbench importiert werden sollten. Schließlich können Sie das Tool einsetzen, um die einzelnen Objekte nach der Migration in der Phase der Projektrealisierung zu verfolgen und abzunehmen.

Demo: Tools und Vorlagen Demo zu den AIP-Tools und Vorlagen.

Ressourcen SAP Channel Partner Portal* SAP Community Network Informationen, Schulungen und Tools AIP-Methodik Index A – Z *S-User erforderlich Foren für Fragen zum Support und zur Implementierung Unterstützt von SAP Kein S-User erforderlich Lokale Produktexperten Partner Services Advisor Support und Schulung auf Länderebene Länderspezifische Portalseiten (manche Länder) Zentrale Anlaufstelle für alle SAP-Ressourcen Expertensitzungen Die SAP stellt Ihnen als Implementierungsberater verschiedene Ressourcen bereit. Diese Ressourcen lauten im Uhrzeigersinn von links nach rechts wie folgt: Das SAP Channel Partner Portal unter http://sappartneredge.com/b1. Beachten Sie, dass Sie eine Benutzer-ID (die S-Nummer*) benötigen, die Sie berechtigt, die Services im Portal zu nutzen. Von hier können Sie die Materialien zur AIP-Methodik herunterladen und haben Zugriff auf kostenlose Schulungen. Das SAP Community Network besteht aus verschiedenen, von der SAP unterstützten Foren. Hier können Sie Fragen zur Implementierung stellen und erhalten Antworten von anderen Partnern. Eine PSA-Organisation (Partner Service Advisory) stellt eine zentrale Anlaufstelle für alle SAP-Ressourcen dar und bietet Hilfestellung und Unterstützung für Implementierungspartner. Die Bereitstellung von Partnerservices ermöglicht zudem Enablement-Sitzungen zu vielfältigen Themen für Implementierungsberater. Die meisten Länder haben einen Produktexperten für das Land (lokaler Produktexperte), der das Produkt SAP Business One und die Anforderungen in Ihrem Land sehr genau kennt. Für viele Länder gibt es zudem länderspezifische Portalseiten. *Jeder Mitarbeiter eines SAP-Business-One-Partners muss eine eigene Benutzer-ID erhalten. Wenn Ihre Organisation den Partnervertrag von SAP unterzeichnet hat, ist eine Person Ihrer Organisation berechtigt, eine Benutzer-ID von SAP anzufordern. Sie haben auch die Möglichkeit, sich über einen Single-Sign-On-Passport am Portal anzumelden. Hinweis: Wenn Sie nicht wissen, wer Ihr Super-Administrator ist, wenden Sie sich an den lokalen Support (unter http://service.sap.com/local-support) oder senden Sie eine E-Mail an support@sap.com

Die wichtigsten Punkte Die wichtigsten Punkte dieser Lektion: Das Accelerated Implementation Program (AIP) der SAP stellt eine bewährte Methodik für eine SAP-Business-One-Implementierung dar. Bei der AIP-Methodik wird die Implementierung in Phasen aufgeteilt. Diese Phasen decken den Zeitraum ab der Übergabe vom Vertrieb bis unmittelbar vor der Übergabe an die Support-Organisation ab. Die Phasen lauten wie folgt: Projektvorbereitung, Business Blueprint, Projektrealisierung, Produktivstartvorbereitung sowie Produktivstart und Support. Der Projektplan ist das Hauptdokument für die AIP-Methodik. Der Projektplan steht auch als Vorlage im Microsoft-Excel-Format zur Verfügung. Auch im Implementierungscenter von SAP Business One werden verschiedene Planvorlagen bereitgestellt. Ein eingebundener Plan kann gemeinsam mit dem Kundenteam genutzt werden. Zudem können Sie Projektanhänge speichern. Sie können einen neuen Plan anhand eines der Vorlagenpläne anlegen oder einen neuen Plan mit eigenen Aufgaben hinzufügen. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte aus diesem Abschnitt aufgeführt: Das Accelerated Implementation Program (AIP) der SAP stellt eine bewährte Methodik für eine SAP-Business-One-Implementierung dar. Es basiert auf den praktischen Erfahrungen der SAP und zahlreicher Partner. Bei der AIP-Methodik wird die Implementierung in Phasen aufgeteilt. Diese Phasen decken den Zeitraum ab der Übergabe vom Vertrieb bis unmittelbar vor der Übergabe an die Support-Organisation ab: Projektvorbereitung: Der Projektplan für die Implementierung wird angelegt. Mit dem Kunden findet ein Kick-off-Meeting statt, und die Software wird ausgeliefert. Business Blueprint: Der Schwerpunkt liegt auf der Analyse der Geschäftsprozesse und Anforderungen des Kunden und auf deren Zuordnung zu einer Lösung. Projektrealisierung: Das Herzstück des Projekts, in dem die Firma in Übereinstimmung mit dem Business Blueprint konfiguriert wird. Auch Tests werden hier durchgeführt. Produktivstartvorbereitung: Der Schwerpunkt liegt auf der Vorbereitung für den Produktivstart. Das Datum für den Produktivstart wird festgelegt, die Benutzer werden geschult, und die endgültigen Kontensalden werden übertragen. Produktivstart und Support: Nach dem Produktivstart wechselt der Kunde in den Support-Modus. Der Projektplan ist das Hauptdokument für die AIP-Methodik. Da der Plan auf der Erfahrung der SAP und zahlreicher Partner beruht, können Sie sicher sein, dass keine wichtige Aufgabe fehlen wird. Der AIP-Projektplan steht auch als Vorlage im Microsoft-Excel-Format zur Verfügung. Auch im Implementierungscenter in SAP Business One werden verschiedene Planvorlagen bereitgestellt. Ein eingebundener Plan kann gemeinsam mit dem Kundenteam genutzt werden. Zudem können Sie Projektanhänge im Plan speichern. Sie können einen neuen Plan anhand eines der Vorlagenpläne anlegen oder einen neuen Plan in SAP Business One mit eigenen Aufgaben hinzufügen. Sie können neuen Aufgaben Drill-Down-Links hinzufügen, wenn ein geeigneter Menübildschirm vorliegt.

Vielen Dank! Sie haben die Lektion zur AIP- Implementierungsmethodik abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zur AIP-Implementierungsmethodik abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.