Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“ Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“
DWP Aktiengesellschaft Beratungsfelder 1 EDV – Beratung Organisationsberatung Fachberatung DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Beratungsfelder 2 EDV – Beratung Bestandsaufnahme / Analyse Softwareauswahl Hardwareauswahl Einführung Schulung DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Beratungsfelder 3 Organisationsberatung Bestandsaufnahme und Analyse von Abläufen Empfehlungen zur Neuorganisation Umsetzung DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Beratungsfelder 4 Fachberatung Beratung bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften (GemO und GemHVO) Haushaltsführung Finanzbuchführung Ertragsrechnung Finanzrechnung Kostenrechnung Abschlusserstellung Eröffnungsbilanz Jahresabschluss DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Berater Es stehen folgende Anbieter zur Verfügung Hersteller Software Hersteller Hardware Verbände und Vereinigungen Eigenhilfe (interkommunal) Beratungsgesellschaften Unternehmensberatungsgesellschaften Wirtschaftsprüfungsunternehmen DWP Aktiengesellschaft
Beratung klassifiziert nach Abhängigkeitsinteressen Hersteller Software Hersteller Hardware Beratungs-gesellschaften mit Produktabhängigkeiten Tochtergesellschaften oder Abteilungen von Herstellern Berater mit dem Fokus auf bestimmte Systeme Unabhängig Verbände und Vereinigungen Eigenhilfe Beratungs-gesellschaften ohne Produktabhängigkeiten Keine Bindung an Hersteller oder Produkt Wirtschaftsprüfungs-gesellschaften DWP Aktiengesellschaft
Entscheidungsparameter für die Inanspruchnahme einer externen Beratung Ressourcenknappheit Die Kommune verfügt nicht über ausreichendes Personal Mengengerüst Fachliche Vorbildung Outsourcing von einmal anfallenden Arbeiten Evtl. auch dauerhaftes Qutsourcing von Teilaufgaben Qualitative Vorteile Quantitative Vorteile Fachliche Unterstützung Rechtssicherheit DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Teillösung Dienstleistung im Rahmen der Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen Quantitative Vorteile Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger Randaktivitäten Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als die Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte Leistungen sind Fixkostenreduzierung: Bei schwankenden Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, schwer kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von Personal - zu reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu lassen DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Teillösung Dienstleistung im Rahmen der Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen, auch für einmalige Aufgabenstellungen Qualitative Vorteile Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben, Komplexitätsreduktion Preis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines Werkvertrages Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ höheres Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so schneller und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie durchgeführt wird DWP Aktiengesellschaft
Vorteile einer externen Beratung Analyse- und Empfehlungsberatung Betriebsblindheit wird ausgeschaltet Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung übernommen werden Erfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werden Umsetzungsberatung Zügige Durchläufe durch Mithilfe des Externen Aufstockung von Ressourcen Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs- bzw. Werkvertrag) Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger Diskussionsbedarf) DWP Aktiengesellschaft
Vertragliche Grundlagen Genaue Auftragsdefinition Negative Abgrenzung (Schnittstellenbeschreibung) Positive Beschreibung Vertragsart definieren Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch gemischte Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten) Dienstvertrag Leistung der versprochenen Dienste Leistungsstörung Kündigung Keine Mängelbeseitigung Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Rechtsfragen, Beratung bei Steuerfragen Werkvertrag Schulden von Erfolg Mängelbeseitigung Nacherfüllung Eigenbeseitigung Rücktritt vom Vertrag oder Minderung Schadensersatz Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Herstellung eines effektiven Controllingsystemes DWP Aktiengesellschaft
Vergütungsgrundlagen Gebührenordnungen Bundesrechtsanwaltsgebührenordnung Steuerberatergebührenverordnung Grundsatz Gebühren nach Gegenstandswert Gebühren nach BGB Vereinbarung Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation) Pauschalgebühren Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch häufig bei Nachberechnungen bei Leistungsüberschreitungen DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Best Buy DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Projektorganisation Durch eine gute Projektorganisation kann sich der Einführungsaufwand minimieren und die Einführung so wirtschaftlich wie möglich gestalten Bestandteile der Projektorganisation sind: Planung Steuerung Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind das Projektziel zu erreichen DWP Aktiengesellschaft
Umsetzungsmodule (Beispiel) Konzept neue Steuerung (Verwaltung) Controlling und Auswertungen Kommunaler Abschluss Konzept neue Steuerung (Politik) Kosten- und Leistungsrechnung Ziel Qualifikation Personal Konsolidierung Töcher (Konzern) Testlauf Dokumentation Hard-/ Software Ablauforganisation Einrichtung Anlagenwirtschaft Aufbauorganisation Start Leistungsverrechnung Festlegung Kostenstellen DV-Konzept Konzept Buchführung DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Teilprojekte Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für Kommunen Haushaltsplanung und Jahresabschluss Ergebnisrechnung Finanzrechnung und Kassenwesen Aktiva-Ansatz, Bewertung und Abschreibung des Vermögens Passiva-Ansatz und Bewertung des Kapitals Konzernabschluss Finanzstatistik DWP Aktiengesellschaft
Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch (I) Beschluss Gemeinde-/ Stadtrat Antrag an Innenministerium Einrichtung Projektorganisation Mitarbeiter-Information Grundlagenschulungen Funktionsanalysen / Schnittstellen Installation Test-Arbeitsplätze Erfassung und Bewertung Anlagevermögen Konzeption Kostenstellen Buchungsstoff und Kontenplan DWP Aktiengesellschaft
Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch (II) Anbindung sämtlicher Arbeitsplätze Erstellung Eröffnungsbilanz Probeweises Verbuchen von Geschäftsvorfällen Einrichtung Kostenrechnung Coaching Mitarbeiter Erstellen von Auswertungen Ablauforganisation Buchführung Verfahren zur politischen Steuerung Entwicklung und Verprobung Schnittstellen Controlling-Konzept Verwaltung DWP Aktiengesellschaft
Einrichtung einer Steuerungsgruppe bzw. eines Lenkungsausschusses Aufgabe: Kontroll- und Entscheidungsgremium für die Projektdurchführung Mitglieder: Vertreter der Leitungsebene Personalvertretung Interner Projektleiter Externer Projektleiter Berater (Wirtschaftsprüfer, Hochschule) Zeitliche Zusammenkunft Zusammenkunft periodisch Zusammenkunft bei Erreichung von Meilensteinen DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Projektkoordinator Aufgabe: Verantwortung für die operationelle Umsetzung des Projektes Koordination Organisation Kommunkation Persönliche Voraussetzung: Soziale Kompetenz Fachliche Kompetenz Keine persönliche Voraussetzung Beherrschung aller Instrumente im Orchester. Der Projektleiter ist der Dirigent Voraussetzung zur Durchführung Übertragung von Kompetenz um schnelle Entscheidungen und verbindliche Vereinbarungen treffen zu können DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Projektteam Idealfall Bildung auf freiwilliger Basis Nicht derjenige der gerade frei ist, ist der geeignete Projektmitarbeiter Stark eingebundene Projektmitarbeiter sollten zumindest teilweise vom Tagesgeschäft befreit werden DWP Aktiengesellschaft
Einbindung des Externen in das Projekt DWP Aktiengesellschaft
Mögliche Projektorganisation DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Empfehlung Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam den externen Berater nicht in die Umsetzungsphase einzubeziehen Bei reinem Coaching keine Erfolgsverantwortung für Beratungsempfehlungen „Arbeit am harten Holz“ zeigt die tatsächliche Qualität und nutzt alle Vorteile eines Externen DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Der Projektplan Projektstrukturplan Was ist alles zu tun? Ablauf- und Zeitplan In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden? Meilensteine Welche wesentlichen Ergebnisse müssen bis wann vorliegen? Ressourcenplanung Sind die Ressourcen ohne Überbelastung vorhanden? Kostenplanung Wie viel Kosten verursachen die einzelnen Arbeitspakete? Risikoanalyse Was könnte das Projekt gefährden und welche Maßnahmen kann ich dagegen treffen DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Der Projektplan Projektplan lebt Aktualisierung Verfeinerung Planung muss nicht mehrere hundert Zeilen umfassen sondern kann übersichtlich gestaltet sein Verwendung von Hilfsmitteln zur gesamtheitlichen Projektplanung DWP Aktiengesellschaft
Projektdokumentation Inhalte Projektauftrag, Projektziele Wirtschaftlichkeitsberechnungen Projektorganisation (u.a. Telefonverz. Etc..) Dokumentation Qualitätssicherungsprozess Projektpläne (Projektstrukturplan, Ablauf- und Zeitplan, Aufwandsschätzung. Kostenplanung etc. Meilensteinberichte, Statusberichte DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Beispiel Geschlossenes Projektmanagement Projektplanungstool Durch die Verwendung eines Projektplanungstools werden alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, das Planungstool sollte folgende Anforderungen erfüllten Fähigkeit zum E-Raum Alle Projektteilnehmer haben den gleichen Projektstand Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern inkl. E-Mail-Verkehr und Projektstandsunterrichtungen sind abzuwickeln Zeiterfassung und Wiedervorlagen möglich Dokumentenmanagementsystem Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net) DWP Aktiengesellschaft
Projektfehler aus Beratersicht Systementscheidung vor Analyse der Eigenorganisation Software löst keine organisatorischen Schwächen Systementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und Testläufe Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung des Beweises der Lauffähigkeit Systementscheidung ohne Besuch von Referenzkommunen Hinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen Haus Zu späte Zuziehung von Beratern Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von vielen Anbietern Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers (schlüsselfertig) Keine Festpreisverhandlungen mit Anbietern Keine Einbindung von Externen in die Umsetzung Kein Überblick in die Spätfolgen von Entscheidungen Keine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 Jahren Keine Berücksichtigung von Folgen für Finanzierungsstruktur Bearbeitung von einzelnen Elementen mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand Fehlen eines Projektmanagements zur Koordination und Fristenkontrolle DWP Aktiengesellschaft
Auch Alternativlösungen führen ans Ziel Von anderen Lernen und Muster übernehmen Nicht die eigene Kreativität vergessen und nach Alternativlösungen zu bestmöglichen (wirtschaftlichsten) Umsetzung suchen DWP Aktiengesellschaft
DWP Aktiengesellschaft Beispiel einer Alternativlösung zur Aufnahme des beweglichen Anlagevermögens Stadt Tönisvorst (20.000 Einwohner) Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene (Schüler/Studenten (Kinder von Verwaltungsangehörigen) Nutzen: Kostenreduzierung Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als Praktikanten Durchführung der Gesamtinventur in 2 Monaten Voraussetzungen: Gute Einführung Inventurbeobachtung Nutzung eines Intra-Net Durchführung einer Endkontrolle DWP Aktiengesellschaft