Umstellung des Rechnungswesens -Doppik- DWP Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Einführungsdiskussion Nutzendiskussion des neuen kommunalen Rechnungswesen muss nicht mehr geführt Es geht nicht um das „ob“ sondern um das „wie“

Projektorganisation Durch eine gute Projektorganisation kann sich der Einführungsaufwand minimieren und die Einführung so wirtschaftlich wie möglich gestalten Bestandteile der Projektorganisation sind: Planung Steuerung Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind das Projektziel zu erreichen

Was ist ein Projekt Ein einmaliger Prozess Start- und Endtermin Erreichung eines definierten Zieles Merkmale eines Projektes Fachliche und organisatorische Komplexität Eindeutige Zielvorgaben Einmaligkeit, keine Routinetätigkeit Begrenzte Ressourcen Anfang und Ende (zeitlich befristet) Interdisziplinär Hierachieübergreifend Risiko Innovation, hoher Neuigkeitsgrad Einführung des NKR erfüllt somit die Definition eines Projektes

Fehler in der Umsetzung NKR Bearbeitung von einzelnen Elementen mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand Fehlen eines Projektmanagements zur Koordination und Fristenkontrolle

Einrichtung einer Steuerungsgruppe bzw. eines Lenkungsausschusses Aufgabe: Kontroll- und Entscheidungsgremium für die Projektdurchführung Mitglieder: Vertreter der Leitungsebene Personalvertretung Interner Projektleiter Externer Projektleiter Berater (Wirtschaftsprüfer, Hochschule) Zeitliche Zusammenkunft Zusammenkunft periodisch Zusammenkunft bei Erreichung von Meilensteinen

Projektkoordinator Aufgabe: Persönliche Voraussetzung: Verantwortung für die operationelle Umsetzung des Projektes Koordination Organisation Kommunkation Persönliche Voraussetzung: Soziale Kompetenz Fachliche Kompetenz Keine persönliche Voraussetzung Beherrschung aller Instrumente im Orchester. Der Projektleiter ist der Dirigent Voraussetzung zur Durchführung Übertragung von Kompetenz um schnelle Entscheidungen und verbindliche Vereinbarungen treffen zu können

Projektteam Idealfall Bildung auf freiwilliger Basis Nicht derjenige der gerade frei ist, ist der geeignete Projektmitarbeiter Stark eingebundene Projektmitarbeiter sollten zumindest teilweise vom Tagesgeschäft befreit werden

Durchführung des Projektes in Teilprojektgruppen

Darstellung des Projektaufbaues

Der Projektplan Projektstrukturplan Ablauf- und Zeitplan Meilensteine Was ist alles zu tun? Ablauf- und Zeitplan In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden? Meilensteine Welche wesentlichen Ergebnisse müssen bis wann vorliegen? Ressourcenplanung Sind die Ressourcen ohne Überbelastung vorhanden? Kostenplanung Wie viel Kosten verursachen die einzelnen Arbeitspakete? Risikoanalyse Was könnte das Projekt gefährden und welche Maßnahmen kann ich dagegen treffen

Der Projektplan Projektplan lebt Aktualisierung Verfeinerung Planung muss nicht mehrere hundert Zeilen umfassen sondern kann übersichtlich gestaltet sein

Schulungen Bezüge zur Betroffenheit Zeitraum Inhalt Allgemeine Information und Hintergründe der Reform Buchführung, Betriebswirtschaft Personenkreis Mitarbeiter der Kommune Stadtrat

Schulungen

Schulungen Schulungen DV Schulungen Buchungssystematik durch Softwarepartner Schulungen Buchungssystematik Externe Schulungseinrichtungen Eigenes Personal Schulung durch eigenes Personal „Train the Trainer“ Vorteile Kostenreduzierung Idenfikation mit den Trainern größer Höhere Aktzeptanz der Lerninhalte

Schulungen Gestaltung nach inhaltlichen Gesichtpunkten

Projektzeitraum Umstellungszeitraum Kommune mit 20.000 EW 18 – 24 Monate Finanzbuchführung und Jahresabschlussteil 6– 9 Monate Kosten- und Leistungsrechnung 4 - 4Monate Anlagenwirtschaft mit Inventur 5 - 7Monate Haushaltsplanung 3 - 4 Monate

Inhalte der Umstellung Projektauftakt und Projektorganistion Einrichten Projektorganisation Abstimmung Projektleitung und Management Operative Projektplanung Coaching Projektgruppe Coaching Steuerungsgruppe Dokumentation Projektorganisation und Auftakt Vorstellung des Projektes / Präsentation vor Mitarbeitern

Inhalte der Umstellung Soft- und Hardware anforderungen Definition der Anforderungen Teststellungsaufgaben Istaufnahme / Schnittstellenproblematik Soll – Ist Vergleich

Inhalte der Umstellung Anlagenbuchführung Einführung Methodik und Tools zur Inventarisierung Workshop Anlagenbuchführung (6 MA) - Team Anlagenwirtschaft bilden (+ Hilfskräfte) Erstellung Organisations-Handbuch zur Anlagenbuchführung und MA-Coaching SW-techn. Realisierung und -Schulung erfolgt durch SW-Lieferant

Inhalte der Umstellung Haushalts- und Wirtschaftplanung Workshop Planung (unterschieden - operative und mittelfristige Planung) - KLR operativ / mfr. strategisch Analyse der Planungsabläufe (Erhebung, Analyse, Feststellen von Optimierungspotenzialen) Dokumentation des Plan-/Ist-Prozesses SW-techn. Realisierung und -Schulung erfolgt durch SW-Lieferant

Inhalte der Umstellung Kosten- und Leistungsrechnung Identifikation steuerungsrelevanter Bereiche (Produktbereiche; Produktgruppen; Produkte; Kostenstellen) Übertragung von Kostenstellen-/Kostenträgerverantwortung Erarbeitung Kostenstellen- und Kostenträgerkonzept Identifikation der Erfolgsgrößen (Datenbasis) Anpassung Auswertungsübersichten und Grafiken Festlegung und Dokumentation Controlling-Konzept SW-techn. Realisierung und -Schulung erfolgt durch SW-Lieferant

Inhalte der Umstellung Soll-Konzept Ablauforganisation Buchführung Konzeption und Gestaltung Datenfluss Beleg- und Informationsfluss, Bearbeitungsprozesse Rechnungswesen Erstellung von Buchungsanweisungen, Bearbeitungszeiten und -rhythmen Festlegung und Einweisung Kompetenzen, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte Einweisung zur Organisation von Datenschutz und -sicherheit Einführung und Anpassung Kontenplan Coaching Buchungstestläufe SW-techn. Realisierung und -Schulung erfolgt durch SW-Lieferant Finanzbuchführung

Inhalte der Umstellung Eröffnungsbilanz Erarbeitung von Bewertungsrichtlinien Durchführung der Inventur, Inventurbeobachtung Prüfung des erfassten Vermögens und Bilanzierung Bewertung des erfassten Vermögens und der Schulden Erstellung der Eröffnungsbilanz Erstellung eines Berichtes zur Eröffnungsbilanz Prüfung der Eröffnungsbilanz

Inhalte der Umstellung Allgemeines Projektmanagement Besprechungen interne/externe Projektleitung und Steuerungsgruppen Besprechungen und Workshops mit beteiligten Projektmitarbeitern Allg. Dokumentationsarbeiten und Protokolle Erstellung Organisationshandbuch Informationen und Präsentationen Mitarbeiter und Politik

Projektdokumentation Inhalte Projektauftrag, Projektziele Wirtschaftlichkeitsberechnungen Projektorganisation (u.a. Telefonverz. Etc..) Dokumentation Qualitätssicherungsprozess Projektpläne (Projektstrukturplan, Ablauf- und Zeitplan, Aufwandsschätzung. Kostenplanung etc. Meilensteinberichte, Statusberichte

Planungsmuster Teilprojekt Erfassung und Bewertung -Einrichtung einer Anlagenrechnung- Phase 1 Definition der Ziele der Vermögenserfassung Phase 2 Festlegung der Aufgaben on der Arbeitsgruppe und Schulung Phase 3 Zeitplanung Vorbereitung Installation der Software und Konfiguration Festlegung des Anlagekontenrahmens Festlegung des Aufbaus der Inventurnummer Auswahl einer einheitlichen Bewertungsrichtlinie Festlegung von Bewertungsvereinfachungsverfahren Bereitstellungen benötigter Rechnungen usw. Bereitstellung standardisierter und auf die jeweiligen Anlagengruppen abgestimmter Erfassungsformulare Erarbeitung der Dienstanweisungen und Schulungen

Planungsmuster Teilprojekt Erfassung und Bewertung -Inventur- Erfassung und Bewertung Aktiva Anlagevermögen Erfassung und Bewertung immaterieller Vermögensgegenstände Erfassung und Bewertung der Grundstücke Erfassung und Bewertung des Infrastrukturvermögens Erfassung und Bewertung Aufwuchs Erfassung und Bewertung der Kunstgegenstände Erfassung und Bewertung der Betriebs- und Geschäftsausstattung Erfassung und Bewertung der Fahrzeuge Erfassung und Bewertung der Anlagen im Bau Bewertung der Beteiligungen und Wertpapiere

Planungsmuster Teilprojekt Erfassung und Bewertung -Inventur- Bewertung und Erfassung Aktiva-Umlaufvermögen Konzept Umlaufvermögen - Festlegung Vereinfachungsverfahren Erfassung und Bewertung der Vorräte Erfassung aller offenen Forderungen zum Stichtag 31.12.200x Erfassung Kasse, Bank Bewertung der aktiven Rechnungsabgrenzungsposten Erfassung aller periodenfremden Aufwendungen und Erträge Bewertung Passiva Erfassung und Bewertung der Zuwendungen - Sonderposten Konzept Rückstellungen - Einbeziehung Gebäudemanagement Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung Pensionsrückstellungen Passive Rechnungsabgrenzung

Planungsmuster Teilprojekt Haushaltsgestaltung und Einrichtung der Kosten- und Leistungsrechnung Haushaltsgliederung (produktorientiert oder organisatorisch) Aufbau Haushaltsplan und Haushaltsrechnung Definition der kommunalen Produkte Ermittlung der Organisationsstruktur der Verwaltung Definition von Produkten durch die Ämter Aggregation zu Projektgruppen und Produktbereichen Anpassung der Organisation - Gebäudemanagement Anpassung der Produkte an die Organisationsstruktur Definition der Kostenstellen Definition der Kostenträger Interne Leistungsverrechnung Info-Abstimmung

Planungsmuster Teilprojekt Haushaltsgestaltung und Einrichtung der Kosten- und Leistungsrechnung Ergebnisrechnung Festlegung des formalen Aufbaus Definition des ordentlichen / außerordentlichen Ergebnissen Vorgehensbeschreibung und Abbildung von internen Leistungsbeziehungen Technische Darstellung der Teilergebnisrechnung Finanzrechnung Grundsätze der Buchungssystematik und des Aufbaus Bedienung des Finanzstatistik

Planungsmuster Teilprojekt Haushaltsgestaltung und Einrichtung der Kosten- und Leistungsrechnung Bilanzdarstellung und Verknüpfung Festelegung der Bilanzgliederung Einbindung der Kreditoren und Debitoren Buchungssystematik Erfassung aller relevanten kameralen Buchungen Darstellung aller doppischen Buchungen Überleitung der Personaldaten   Anpassung Kontenrahmen AG Finanzstatistik Zuordnung HHSt - Sachkonten Anpassungsarbeiten zu Überleitungstabellen Zuordnung Gliederungs-Kostenstellen Technische Umsetzung

Planungsmuster Teilprojekt Haushaltsgestaltung und Einrichtung der Kosten- und Leistungsrechnung Kostenarten Definition der Kostenarten Definition der Bezugsgrößen Info-Abstimmung Verteilung Verteilung der KA auf KSt + KT Workshop Konzept Phase 1 - Zielabgleich Phase 2 - Anpassung Phase 3 - Dokumentation Einführung Testphase / Coaching Präsentation Ergebnisse Schulungen

Planungsmuster Teilprojekt Haushaltsgestaltung und Einrichtung der Kosten- und Leistungsrechnung Erarbeitung des Budgetierungskonzeptes Definition der Budgetierungsebenen (sachlich und organisatorisch) Konzept Kennzahlen Definition Kennzahlen Verknüpfung Haushalt-Produkt-Kennzahlen Konzept Kontraktmanagement / Berichtswesen Kontaktmanagement basierend auf Budgetbereichen Festlegung der Berichtsstruktur und der Adressaten