Arbeitszeiterfassung und Auswertung Software basierend auf dem eKey – Fingerscanner – System

Was ist eKey ? netzwerkfähiges Zutrittskontrollsystem mit Client/Server Struktur Anbindung an vorhandenen SQL Server zur Speicherung verschiedener Daten: Welcher Benutzer hat den Fingerscanner benutzt Wo hat der Benutzer den Fingerscanner benutzt Wann hat der Benutzer den Fingerscanner benutzt Durch diese Informationen kann eKey individuellen Zugriff zu bestimmten Bereichen oder Gebäuden gewähren bzw. verweigern eKey Software zur Festlegung welcher Benutzer wofür berechtigt ist Basierend auf diesen Informationen nutzen wir das Fingerscanner-System für eine eigene kundenorientierte und erweiterbare Software zur Arbeitszeiterfassung und Auswertung

Was bieten wir ? Software zur Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten Software zur Analyse, Bearbeitung und Auswertung der erfassten Zeiten

Die Software zur Erfassung

Funktionsweise Installiert auf einem PC mit Touch-Display und einem dazugehörigem Fingerscanner Der Benutzer nutzt den Fingerscanner eKey schreibt den erkannten Finger in die Datenbank Der Eintrag in der Datenbank wird von unserer Software ausgelesen Alle für den Benutzer erforderlichen Daten werden am Bildschirm angezeigt Je nach aktuellem Status des Benutzers werden nur die Funktionstasten angezeigt, die einen logischen Sinn ergeben, als Beispiel kann sich ein angemeldeter Benutzer nicht ein zweites Mal anmelden Meldet sich ein Benutzer an, werden Zeit und Benutzer in die Datenbank geschrieben Geht der Benutzer in Pause wird ein Eintrag in die Datenbank geschrieben Kommt ein Benutzer aus der Pause zurück, wird die Pausenzeit berechnet und die Zeit der Arbeitszeittabelle hinzugefügt, auch mit Verweis auf die Pausenzeiten um diesen Zusammenhang später wieder zu erkennen Meldet er sich wieder ab, wird der vorhandene Eintrag um die Endzeit erweitert, die gesamte Arbeitszeit berechnet, die Pausenzeit abgezogen um damit die reale Arbeitszeit zu berechnen All diese Informationen stehen dann dauerhaft zur weiteren Verarbeitung und Auswertung zur Verfügung

Features Viele zusätzliche Informationen wie: Schichtplanvorschau Persönlicher Schichtplan-Ausdruck Soll- / Ist Stunden – Vergleich Querprüfung mit der im Schichtplan für den Benutzer vorgegebenen Zeit Kommt Jemand zu spät, wird eine zusätzliche Information mit der Verspätung in die Datenbank geschrieben Ist im Schichtplan ein „Schichtende“ angegeben und der Benutzer geht zu früh wird ebenfalls ein Eintrag in der Datenbank erzeugt Autologout (Zeitvorgabe) Festlegung einer Tageszeit, zu der das Programm alle Benutzer überprüft und diese, falls noch angemeldet, abmeldet Reduzierung der abgemeldeten Benutzer auf die in den Stammdaten angegebenen Tages – Sollstunden Bei aktivierter „Autopause“ wird der Arbeitszeit eine Pause hinzugefügt Sollte ein Benutzer vergessen haben sich aus der Pause zurück zu melden, wird das Arbeitszeitende auf den Pausenstart gelegt Alle Vorgänge für Autologouts werden in eine separate Tabelle der Datenbank geschrieben, die in der Auswertungs-Software als Warnungen angezeigt werden

Features Admin-Bereich Automatische Auswahl (optional aktivierbar mit Zeitvorgabe) Um zu verhindern, dass ein Benutzer den Fingerscanner benutzt und dann vergisst einen Button zu betätigen, wurde eine Option integriert, um den Anmeldebildschirm automatisch wieder zu verlassen Frei wählbare Zeit in 5s Schritten 2 wählbare Aktionen bei aktivierter Auto-Auswahl: Nach Ablauf der Zeit die Taste „Abbruch“ betätigen Nach Ablauf der Zeit eine logische Operation durchführen (Bei Abwesend -> „Gekommen“ betätigen usw.) Auto-Pause (optional aktivierbar mit Zeitvorgabe ab wie viel Stunden) Admin-Bereich Passwortgeschützter Admin-Bereich Programm agiert immer im Vordergrund, dem Benutzer ist es nicht möglich Windowsfunktionen zu nutzen Beenden und minimieren des Programms nur im Admin-Bereich möglich

Admin-Bereich Eigenes Design Hintergrundbild frei wählbar Überschrift frei wählbar Schriftfarben frei wählbar Zusätzliche Optionen zur Aktivierung / Deaktivierung für: Pausen-Tasten Teilschicht-Tasten Soll-/Ist-Stunden Anzeige Schichtplan Anzeige Drucken-Taste für Schichtplan Zeit für Autologout Auto-Auswahl Optionen

Die Software zur Auswertung Alle vom Programm zur Zeiterfassung gesammelten Daten können dann mit Hilfe des zweiten Programms bearbeitet werden. Statusübersicht aller Mitarbeiter Meldungsliste mit relevanten Vorfällen Mitarbeiter – Stammdaten – Bearbeitung Festlegen, editieren und drucken eines Schichtplanes Bearbeitung, Änderung und Anzeige der erfassten Arbeits- und Pausenzeiten Drucken von Stundennachweisen

Die Übersicht Beim Programmstart erscheint eine Übersicht aller Mitarbeiter Farbkennzeichnung über den Status Aktualisierung des Status alle 10 Sekunden Urlaub, Krank und Auswärts – Status werden einmal am Tag von der Software zur Zeiterfassung aktualisiert (Verknüpft mit der Funktion Auto-Log out)

Meldungen Übersicht relevanter Meldungen für den Verantwortlichen Mitarbeiter zu spät gekommen Mitarbeiter zu früh gegangen Mitarbeiter hat vergessen sich abzumelden Anzeige des Autologout (Autoreduzierung mit Tag, Stunden und Autopause) Nicht Einhaltung vorgeschriebener Pausenzeiten Auswahl von Meldungen nach Art: „Unquittiert ohne Datum“ -> Alle neuen Meldungen „Unquittiert mit Datum“ -> Auswahlfelder für Start- und Enddatum „Quittiert ohne Datum“ und „Quittiert mit Datum“ Zusätzlich „Alle“ mit und ohne Datum Checkbox zum quittieren mit Datum und Uhrzeit, wann quittiert wurde Eingabemöglichkeit für einen zusätzlichen Text

Mitarbeiter Stammdaten Standardeingaben für Namen, Vornamen, Personalnummer, Geb. Datum, Adresse usw. Spezifische Eingaben für Jahres-Soll-Stunden, Soll-Arbeitsstunden pro Tag Eintritts- und Austrittdatum, zur Berechnung und Anzeige der Soll- / Ist – Stunden Eingabe einer Meldung speziell für den Mitarbeiter, welche Ihm beim nächsten Anmelden an der Zeiterfassung angezeigt wird Korrekturfaktor für Zeiterfassung, welche beim Abmelden des Mitarbeiters dessen Endzeit auf eine glatte Zeit abrundet

Schichtplan Funktionen Einfache Erstellung eines Schichtplanes für alle Mitarbeiter ohne komplizierte Eingaben von Start- oder Endzeit Sortiert nach Kalenderwochen immer von Montags bis Sonntags Eintragung von Krank, Urlaub oder Auswärts Farbliche Markierung für alle Einträge Festlegung von Teilschichten möglich Ausdrucken des Planes mit allen Mitarbeitern, oder nach Gruppen Automatisches Einfügen von Krank, Urlaub oder Auswärts in die Arbeitszeittabelle mit der dem Mitarbeiter zugeordneten Tagesarbeitszeit Soll- / Ist – Stunden-Anzeige direkt neben dem Namen, für eine bessere Übersicht der Einteilung Möglichkeit die Ansicht anzupassen, um nur die gewünschten Anzeigen zu erhalten (Beginn/Ende/Teilschichtbeginn-/ende)

Schichtplan Übersicht

Arbeitszeiterfassung / -bearbeitung

Arbeitszeiterfassung / -bearbeitung Einfache Bearbeitung der Start und Endzeit, automatische Neu-Berechnung Bearbeitung der Pausenzeit Kommentare hinzufügen / entfernen Farblich markierte Einträge für Urlaub/Krank/Auswärts Anzeige nach Kalenderwoche Anzeige auf eine Gruppe beschränken Nach Namen suchen Detail-Button zur Anzeige der gestempelten Zeiten Einfaches hinzufügen von neuen Einträgen, mit zusätzlicher Ansicht, ob der gewählte Mitarbeiter am gewünschten Tag schon anwesend war

Arbeitszeiterfassung / -bearbeitung Neuer Eintrag: Automatische Berechnung Wahlweise mit Pause (automatische Start- / Endzeitfestlegung – kann aber auch per Hand angepasst werden) Intelligente Prüfung auf Plausibilität

Auswertung / Drucken Einfache Auswahl der Mitarbeiter Start- und Enddatum Suchfunktion Sortierbar nach Gruppen Ausgewählte (Mehrfachselektion) oder alle auf einmal hinzufügen Erstellen der Stundennachweise für ausgewählte Mitarbeiter

Auswertung - Auswahl

Auswertung - Beispielausdruck

Schlusswort / Kontaktdaten Beide Programme unterliegen einer ständigen Anpassung und Veränderung durch Kundenwünsche. Sprechen Sie mit uns über Ihre Wünsche. Mittec GmbH Mitteldeutsche Automatisierungs- und Netzwerktechnik Arthur-Schnitzler-Str. 10A 06886 Lutherstadt Wittenberg Telefon:         +49 3491 62845-0 Fax:              +49 3491 62845-19 E-Mail firma@mittec-gmbh.de Ansprechpartner Timo Wackwitz Geschäftsführer timo.wackwitz@mittec-gmbh.de