Zeitmanagement

Inhalt Einleitung Tagesplan Prioritäten Zeitfresser Praktische Anwendung

Warum Zeitmanagement? Zeit = Geld

Wem nützt Zeitmanagement? Eigentlich Jedem! Vom professionell durchgeplanten Management bis zum einfachen, täglichen Lebensablauf

„Gut“ Zeitmanagement Zeit optimal planen Prioritäten setzen Zeitfresser eliminieren Zeitmanagement = Arbeitsmethodik

„Gut“ Zeitmanagement Durch optimales Zeitmanagement kann die Zeit effektiver und effizienter genutzt werden! Probleme und Hindernisse lassen sich dadurch schnell mit geringem Aufwand korrigieren!

Zeitgewinn = Zufriedenheit

Zeit ist Unbeeinflussbar Jeder Tag = 1440min für Jeden Vergangene Zeit ist nicht irreversibel

Unbeeinflussbare Ereignisse Wetter Verkehrsstaus Flugzeugverspätungen Bahnverspätungen

Ist es notwendig alle Tagesabläufe zu planen? Keine sekundengenaue Planung jeder Tagesaktivität Planung ist subjektiv

Tagesplan

Was ist ein Tagesplan? Eine fortlaufende Tagesorganisation über einen Zeitraum in Kalenderform

Warum Tagesplanung? Zeitmaximierung und Optimierung jedes einzelnes Tages Effektivität im Arbeits-, Privat- und Bildungsleben

Wie organisiert man einen Tagesplan? Anpassung des Plans an die gegebenen Zeitvorgaben und Ressourcen. Permanente Abgleichung des Plans an veränderte Situationen

Regeln für einen Tagesplan Beinhaltet nur das, was man an diesem Tag erledigen - muss - möchte - kann

Regeln für einen Tagesplan Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftform Am Vorabend planen Zeitbedarf schätzen und Zeitlimits setzen Beginn und Beendigung des Tages mit positiven Aufgaben

Regeln für einen Tagesplan Nicht den ganzen Tag verplanen

SWOT - Faktoren Strengths / Stärken Weaknesses / Schwächen Opportunities / Gelegenheiten Threats / Drohungen

Hilfsmittel ToDo Liste Aktionsplan Tagesplan Wochenplanung

ALPEN Methode A – alle Aufgaben L – Länge der Tätigkeiten P – Pufferzeiten E – Entscheidungen N – Nachkontrollen

Einschätzung des Tagesplans Erledigt? Störend? Nicht gelungen? In der Zukunft besser machen? Besondere Konsequenzen? Morgen machen?

Prioritäten

Prioritäten setzen Begriffsdefinition Pareto – Prinzip ABC – Analyse Eisenhower Prinzip

Was bestimmt eine Priorität? Dringlichkeit + Wichtigkeit = Priorität

Pareto - Prinzip

Pareto - Prinzip Input Output 20% der Ergebnisse 80% der aufge- wendeten Zeit bringen 80% der Ergebnisse 20% der aufge- gewendeten Zeit

Beispiele für das Pareto - Prinzip 20% der investierten Zeit für eine Aufgabe, liefern 80% der Ergebnisse 80% der Verkäufe in einem Unternehmen werden durch 20% der Verkäufer abgeschlossen 20% der Kunden erwirtschaften 80% des Umsatzes

ABC - Analyse

ABC - Analyse A – Aufgaben Existentielle Wichtigkeit Muss B – Aufgaben Mittlere Kann C – Aufgaben Geringe Sollte nicht

Abc - Analyse Anteil an der Zielerreichung 65 % 20 % 15 % A - Aufgaben B - Aufgaben C - Aufgaben 15 % 20 % 65 % Anteil an der Menge aller Aufgaben

Durchschnit. Optimaler Verteilung Zeiteinsatz A – Aufgaben 15 % B – Aufgaben 20 % C – Aufgaben 65 % 65 % für A – Aufgaben 20 % für B – Aufgaben 15 % für C – Aufgaben

Eisenhower - Prinzip

Eisenhower - Grundsatz Jeden Vorgang nur einmal „anfassen“ und sofort über die weitere Bearbeitung entscheiden

Eisenhower - Prinzip Dringlichkeit Wichtigkeit Später selbst / Widervorlage A/B - Aufgaben Sofort selbst A - Aufgaben Sofort delegieren B/C - Aufgaben Wichtigkeit

„Dringend“ contra „wichtig“ Dringlichkeit Wichtig, aber nicht dringend Dringend und wichtig Weder dringend noch wichtig Dringend, aber nicht wichtig Wichtigkeit

Zeitfresser

Was sind Zeitfresser? Die Zeitfresser sind Störfaktoren, durch die Zeit verloren geht und die Produktivität reduziert wird.

Unfähigkeit „Nein!“ zu sagen Problem: durcheinander werfen der eigenen Planung Lösung: eigene Tagesprioritäten verfolgen, lernen auch mal etwas abzulehnen

Keine Ziele Problem: keine Ziele = keine Ergebnisse Lösung: Ziele festsetzen für das Leben das nächste Jahr die nächste Woche den aktuellen Tag

Fehlende Prioritäten und Tagesplanung Problem: Wichtige Sachen sind nicht erledigt ¨doppelte Wege¨ Lösung: Tagesplan / Prioritätenliste erstellen und beachten Ziele definieren

Ablenkungen Problem: Verzögerung der Ergebnisse Planung gerät durcheinander Lösung: Planung beibehalten, Ablenkungen auf freie Termine verschieben, notfalls Planung anpassen

Telefonische Unterbrechungen Problem: nicht planbare/unerwünschte Störung Lösung: - längere Telefonate auf freie Termine verschieben - persönliche Telefonate in Freizeit verschieben

Besprechungen Problem: überflüssige und unorganisierte Besprechungen Lösung: Beschränkung auf das wesentliche kurze Erläuterungen Agenda erstellen

Der Papierkram Problem: Viele Dokumente ohne Ordnung Lösung: Organisieren der Ablage Beschränkung auf das wesentliche

Unangemeldete Besucher Problem: ungeplante Störung Lösung: Besucher vertrösten (auch wichtige Personen) Termine machen

Unangenehme Aufgaben Problem: Verschieben/Auslassen der Aufgaben Lösung: Sich durch Planung zwingen Konsequent sein

Überperfektionismus Problem: zu viele Details Lösung: Details eingrenzen Abstand zur Aufgabe finden

Schlechte Kommunikation Problem: Missverständnisse ungenaue Beschreibungen Lösung: direktes Feedback/Bestätigungen fordern/geben Ergebnisse mit einem Experten besprechen

Praktisches arbeiten mit Zeitmanagement

Praktisches arbeiten mit Zeitmanagement Persönliches Profil Hilfs- und Arbeitsmittel

Persönliches Zeitmanagementprofil Die persönliche Stärken / Schwächen – Analyse des Zeitmanagement

Hilfsmittel & Techniken

Download Präsentation & Hilfsmittel www.managerzone.de  Link: Zeitmanagement

Ende Für eure Aufmerksamkeit bedanken Sich: Fleur Emma Julie Jochen Jens Wir wünschen einen erfolgreichen Einsatz fortgeschrittener Zeitmanagementtechniken!