Übersicht EVB-IT Service Dr. Lars Lensdorf Heymann & Partner Rechtsanwälte Taunusanlage 1 60329 Frankfurt

Bedeutung und Anwendungsbereich EVB-IT Service AGB der öffentlichen Hand beim Bezug von IT-Leistungen; i.d.R. ausgewogen. EVB-IT decken die unterschiedlichsten Beschaffungsgegenstände ab. März 2014: Veröffentlichung der EVB-IT Service. Anwendungsbereich EVB-IT Service Detaillierte Regelung von IT-Services; komplexes Vertragswerk. 11 potentielle Tätigkeitsfelder: Wiederherstellung/Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft; Überlassung neuer Programmstände; Hotline; Rufbereitschaft; Vor-Ort-Service; Lizenzmanagement; Abwicklung von Ansprüchen des Auftraggebers gegen Dritte; Datensicherung; Besondere Leistungen in Bezug auf Systemkomponenten; Schulung; Sonstige. Teilw. Überschneidungen mit EVB-IT System, Systemlieferung, Erstellung; aber: detaillierter sowie separat verwendbar.

Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 1.3 (Gegenstand) Serviceleistungen sind i.d.R. Werkleistungen. TIPP: Spezifizieren, welche Leistungen als Werkleistungen betrachtet werden (Rechtsklarheit, bspw. bzgl. Abnahme, Gewährleistung). Ziff. 1.7 (Gegenstand) Regelung zur Verwendung automatisierter Verfahren, z. B. Lizenzmanagement, Monitoring-Tools, Ticketsystem. Produkt muss im Angebot bezeichnet werden; darf keine den Interessen des AG zuwiderlaufende Funktionalitäten aufweisen (z.B. Ausspähen von Daten). Auswechseln bzw. Einsatz einer neuen Version bedarf der ausdrücklichen Einwilligung des AG. TIPP: Regelungen zur Einwilligung im Servicevertrag erweitern; ggf. Einwilligung durch Anzeige ersetzen.

Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 2.1 (Bestandsaufnahme) Übernahme eines fremden Systems; umfassende Überprüfungspflicht des AN. AG muss Zugang zu Systemen und zu relevanten Verträgen gewähren. Störungen, die bei Bestandsaufnahme vorhanden aber nicht erkannt rechtfertigen grds. keine Anpassung der Vergütung (siehe Ziff. 2.2.1). TIPP: Regelung bzgl. Umständen, die erst nach Bestandsaufnahme zu Tage treten. Für AG: Prüfung, dass Bereitstellung von Informationen zulässig. Ziff. 2.3.2 (Überlassung neuer Programmstände von Standard/Individual-SW) Erstellung spezieller Programmstände (bspw. zur Umsetzung rechtlicher Anforderungen), wenn diese nicht verfügbar. Pflicht zur Bereitstellung einer Übergangslösung. Sicherstellen, dass a) Verpflichtung durch Vertrag mit Dritten abgedeckt ist oder b) AN über die notwendigen Materialien/das Know-how verfügt.

Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 2.3.4 (Installation, Customizing, Integration neuer Programmstände der Standard-SW) Hinweispflicht des AN bzgl. Konsequenzen für das IT-System. Bekannte Inkompatibilitäten, Fehler explizit genannt. Durchführung eigener Überprüfung unklar TIPP: Regelung zur Überprüfung aufnehmen. Ziff. 2.4 (Hotline) Personelle und technische Ausstattung der Hotline; Aufkommen an Fragen zur Nutzung/Störungsmeldung ist zu berücksichtigen. TIPP: Bei Übernahme eines vorhandenen Systems (Bestandsaufnahme) bisheriges Call-Aufkommen analysieren. Wenn keine Analyse nicht möglich (fehlendes Datenmaterial, Neuerstellung), (vertragsstrafenfreier) Verifikationszeitraum mit Anpassungsmöglichkeit. Einspielen neuer größerer Programmstände beachten.

Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 5.2.1.4 (Nutzung alter Programmstände) AG ist berechtigt, alte Programmstände zu nutzen; AN muss dann entsprechendes Know-how vorhalten. TIPP: Pflicht zur Übernahme neuer Programmstände, ansonsten Recht zur Anpassung der Vergütung bei Mehraufwand vereinbaren. Ziff. 5 (Nutzungsrechte an Entwicklungen) AG erwirbt grds. nur nicht-ausschließliche Rechte (5.2.2.1). TIPP: sofern AG stärkere Position wünscht, ist gesonderte Regelung erforderlich. Ziff. 7 (Reaktions-/Erledigungszeiten) Wenn keine Reaktionszeiten vereinbart, „unverzüglich“ (7.1) => § 121 I BGB = ohne schuldhaftes Zögern (sofort); Erledigung in angemessener Frist (7.1). TIPP: angemessene Reaktionszeiten vereinbaren; Servicevertrag sieht ausdrücklich Tabelle vor (Ziff. 10.2.3).

Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 8 (Austausch von Geräten/Ersatzgeräte) Hinweispflicht des AG, wenn ausgetauschter Gegenstand Datenträger enthält (Ziff. 8.5). TIPP: AG sollte sich nicht (nur) auf Hinweispflicht verlassen; bei personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle. Mögliche Haftung bei Datenverlust/Reputationsschäden berücksichtigen. Ziff. 9 (Testsystem) Testsystem ist vom AG bereit zu stellen; AN betreut. Aber: AN ist für Aktualität des Testsystems verantwortlich; insbesondere für Testdaten (Ziff. 9.3). Personenbezogene Daten aus Produktivsystem müssen anonymisiert werden (Kosten!). TIPP: Verantwortung für Testdaten regeln; bei Kosten beachten.

Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 11 (Mitteilungspflichten des AN) Umfassende Mitteilungspflichten; u. a. wenn a) IT-System, technische Maßnahmen oder Abläufe des AG nicht (mehr) aktuellem Stand der Technik/ Anforderungen der IT-Sicherheit entsprechen oder b) Änderungen bei Normen (EB, DIN, ISO) eintreten, die Auswirkungen auf Leistungserbringung haben. TIPP: Hinweispflichten konkretisieren. Ziff. 12 (Personal/Subunternehmer) Austausch von Personen in Schlüsselpositionen (z. B. Projektleiter) nur mit Einwilligung des AG; Einwilligung bei „zwingender Erforderlichkeit“ (12.3). Einsatz/Austausch von Subunternehmern ebenfalls nur mit Einwilligung; Einwilligung muss nicht erteilt werden, wenn sachlicher Grund. TIPP: Handlungsspielraum des AN erweitern. Ziff. 13 (Vergütung) Vom AG zu vertretende Wartezeiten des AN werden wie Arbeitszeiten vergütet. Je Kalendertag grds. nur Tagessatz, d. h. Vergütung von Überstunden - (13.4) TIPP: Bzg. Überstunden ggf. abweichende Regelung treffen.

Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 14 (Verzug/Vertragsstrafen) Nichteinhaltung von Reaktions-/Erledigungszeiten: je angefangene 25% Überschreitung => Vertragsstrafe i.H.v. 0,1% der jährlichen Vergütung. Kappungsgrenzen: max. 1% der jährlichen Vergütung/Verzugsfall; max./Vertragsjahr: 5% der jährlichen Vergütung. Bemessungsgrundlage Vergütung unklar: Gesamtvergütung oder leistungsrelevante Vergütung? TIPP: Reaktions-/Erledigungszeiten („unverzüglich“) spezifizieren; Klarstellung Bemessungsgrundlage. Ziff. 16 (Abnahme) „nicht nur unwesentliche Eingriffe“ unterliegen der Abnahme (Fall 1), bei unwesentlichen Eingriffen (nur) Erklärung der Betriebsbereitschaft durch den AN (Fall 2; Ziff. 16.1). AN kann vom AG Erklärung verlangen ob Fall 1 oder Fall 2. TIPP: Klärung ob Fall 1 oder Fall 2 vor Vertragsabschluss und Aufnahme einer entsprechenden Regelungen in den Vertrag.

Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 17 (Mängelhaftung) Verjährungsfrist grds. 24 Monate; bei Individual-SW 36 Monate (17.1). Unverzügliche Mängelbeseitigung (17.4), Schwere des Mangels? TIPP: Fristen für Mangelbeseitigung abhängig von Schwere des Mangels definieren. Ziff. 20 (Haftung) Grobe Fahrlässigkeit: unbeschränkte Haftung. Leichte Fahrlässigkeit: insgesamt Beschränkung auf Auftragswert (mindestens das Doppelte, max. das Vierfache des ersten Vertragsjahres). Keine stufenmäßige Haftungsbegrenzung pro Schadensfall/Vertragsjahr. TIPP: Berücksichtigung bei Risikobewertung; ggf. abweichende Regelungen. Ziff. 21 (Laufzeit/Kündigung) Grds. Möglichkeit Vertrag ganz/teilweise mit 6 Monaten zu kündigen (21.1). TIPP: Teilw. Kündigung => Auswirkungen auf andere Leistungen/Vergütung regeln; ggf. Mindestlaufzeiten.

Zusammenfassung Zahlreiche Regelungen für bislang nicht geregelte Bereiche. Sehr umfassendes Werk. Grds. ausgeglichenes Regelwerk. Teilweise recht weitgehende Hinweispflichten für AN. Verantwortlichkeiten sollten an einigen Stellen überdacht werden. Teilweise Ungenauigkeiten, die aber behoben werden können.

Und zu guter letzt . . . F R A G E N?

Kontakt Dr. Lars Lensdorf Heymann & Partner Taunusanlage 1 D-60329 Frankfurt am Main T: +49 (69) 768063-0 F: +49 (69) 768063-15 E: l.lensdorf@heylaw.de