ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010

Closing Cockpit - Agenda Ausgangssituation Closing Cockpit im Überblick Eignung Highlights Aufgabenplan Monitor Benefit

Closing Cockpit - Ausgangssituation Steigende Anforderungen an die Qualität der Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahres-abschlüsse Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften bzw. geänderte Organisationsvorschriften Zunehmender Druck durch Unternehmens-leitungen, die Periodenabschlüsse immer weiter zu beschleunigen

Monats- bzw. Jahresabschluss Closing Cockpit - Ausgangssituation Beteiligte Unternehmenseinheiten Hochkomplexe Geschäftsprozesse, an denen fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Monats- bzw. Jahresabschluss Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling

Verzögerungen im Abschlussprozess Closing Cockpit - Ausgangssituation Verzögerungen im Abschlussprozess Organisation Systeme Fehlender Ablaufplan (Excel, Word, ….) Kommunikation über Telefon oder Mails Unterschiedliche Datenquellen Medienbrüche durch verschieden Systeme Übersicht Abläufe Fehlender Überblick über den Status Fehlende zentrale Koordination Fehlende zentrale Fehleranalyse Keine optimierten Prozessabläufe Viele manuelle Prozesse Fehlende Automatisierung

Closing Cockpit im Überblick

Closing Cockpit - Eignung Das Closing Cockpit eignet sich besonders für folgende Aufgaben: Tätigkeiten, die periodisch wiederkehren Bei Beteiligung von unterschiedlichen Verantwortlichen Tätigkeiten erfolgen innerhalb eines chronologisch definierten oder durch Abhängigkeiten bestimmten Ablauf Dies soll durch eine gemeinsame, für alle Beteiligten zur Verfügung stehende Oberfläche unterstützt werden Status aller Aktivitäten soll dokumentiert und für alle Beteiligten transparent zur Verfügung stehen.

Closing Cockpit - Highlights Das Closing Cockpit ist eine auf SAP ERP basierende Funktionalität Es ermöglicht, Abschlussarbeiten transparent darzustellen, zu automatisieren und zu kontrollieren. Es sorgt für die flüssige Kommunikation zwischen den Abteilungen Die gesamte Planung, Überwachung und Analyse erfolgt dabei zentral und über EINE Bildschirmfunktionalität – das Cockpit. Wichtigste Funktionen der Anwendung sind Aufgabenplan Monitor

Closing Cockpit - Aufgabenplan Dient der Definition der betriebswirtschaftlichen Abläufe (z.B. Periodenabschluss) durch Zusammenstellung aller zu erledigenden Arbeiten Festlegung der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Jobs Hinterlegung von Dokumentationen Involvierte Personen und deren Zuständigkeiten festlegen

Definition Aufgabenplan Closing Cockpit – Vorlagen/Aufgaben Definition Aufgabenplan

Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (2)

Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (1) Aufgabentypen im Aufgabenplan: Programme, welche über Jobs (über eine Variante) automatisch ausgeführt werden Transaktionen, welche aus dem Menü online gestartet werden Merkhilfen zur Beschreibung von Aufgaben (z. B. Hr. Mustermann ein Mail schreiben) Ablaufdefinition als automatisch ausführbare Prozesskette

Closing Cockpit - Monitor Übersicht aller technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen die benötigt werden um einen reibungslosen Abschluss zu ermöglichen. Start aller relevanten Aktionen des Abschlusses Analyse von Fehlern Durchführung von Neustarts Protokolle und Ergebnislisten Bietet für alle Mitarbeiter Überblick über alle Aktivitäten der Kollegen Reihenfolge der Ausführungen Status der Aufgaben

Closing Cockpit – Monitor-Beispiel

Closing Cockpit –Aufbau Bildschirm Organisations- struktur Abbildung des Strukturierten Aufgabeplans Vorhandene Abschlusspläne Anzeige aller schon durchgeführten Aufgabenpläne Listanzeige Anzeige der technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen zu allen Aufgaben des Aufgabenplans Monitor Grafische Darstellung der Aufgaben in einem Balkenplan Detailinformationen Alle Status-Informationen einer einzelnen Aufgabe Auf einen Blick Abhängigkeiten Bestimmung von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben

Closing Cockpit – Abschlusspläne

Closing Cockpit – Listanzeige

Closing Cockpit – Monitor

Closing Cockpit – Detailinformation

Closing Cockpit - Benefit Effiziente Handhabung sowie Sicherstellung von optimalen Prozessabläufen durch: Ereignisgesteuerte Organisation von Aktivitäten Übersichtliche Darstellung Verschiedene Überwachungsmöglichkeiten und Analysehilfsmittel Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen hinsichtlich Qualität und Geschwindigkeit Erhöhung Benutzerproduktivität und Kostenreduktion

für Ihre Aufmerksamkeit! Closing Cockpit Danke für Ihre Aufmerksamkeit!