Melanie König 5Minds IT-Solutions GmbH & Co. KG Kanban für Scrummies Melanie König 5Minds IT-Solutions GmbH & Co. KG

Willkommen 2-3 Sätze zu meiner Person

Ziel des Workshops Kanban Die Ähnlichkeiten Die Unterschiede Die Empfehlungen Der Umstieg Q&A Session

Wo stehe ich? Scrum /Kanban Wer arbeitet von Ihnen aktiv mit Scrum ? Wer hat schon mit Kanban gearbeitete?

看板 KANBAN 4 BEGINNERS

KANBAN + LEAN MANAGEMENT KONZEPTE PRINZIPIEN METRIKEN PRAKTISCHE BEISPIELE Ihr werdet etwas über

WARUM KANBAN? Konzept

Kanban is a concept related to lean production Ursprünglich aus der Automobil Industrie (Toyota Production System – TPS) Bedeutung: Signal Karte Ist im Bereich des Softwareentwicklung seit 2003 bekannt (inspiriert durch das Buch von David J. Anderson) Kanban is a concept related to lean production is originally from the automotive industry (Toyota Production System – TPS) means signal card is also well known for the software development since 2003 (inspired by the book of David J. Anderson) In der Automobilindustrie wurden die Karten verwendet, um die Produktion so zu steuern, dass nur so viele Teilprodukte hergestellt werden, wie die nachfolgende Station verbraucht. Konzept

LEAN MANAGEMENT Konzept Kanban Lean Thinking Verschwendung vermeiden Gleichmäßiger Fluss Der Wert der zu erledigenden Tickets Kanban orientiert sich aus dem Grundsatz aus dem Lean Thinking Dies bedeutet, dass zwar großer Wert darauf gelegt wird, Verschwendung zu beseitigen (zum Beispiel unfertige Aufgaben) und einen möglichst gleichmäßigen Fluss zu gewährleisten, dass an erster Stelle jedoch stets der Wert der zu erledigenden Tickets steht. Generell geht es darum, Kompetenz und Verantwortung zusammenzuführen, Selbstorganisiert in Netzwerken zu arbeiten, Verschwendung und Fehler zu vermeiden die Abläufe zu harmonisieren und sich um kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) zu bemühen Konzept

“Kanban lässt sehr viel Spielraum …“ “Kanban leaves almost everything open…“ Prinzipien

Prinzipien …TU WAS IMMER NÖTIG IST Das Team Visualisiere den Workflow/Arbeitsfluss Limitiere die laufende Arbeit/limit Work in Process (WIP) Priorisiertes Backlog Qualität Es geht darum, die Menge an paralleler Arbeit zu beschränken – Fokus - (WIP) und dadurch die Durchlaufzeiten von einzelnen Tickets zu minimieren Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten des Prozesses wissen, unter welchen Annahmen und Gesetzmäßigkeiten man arbeitet, werden möglichst alle Regeln, die es gibt, explizit gemacht. Dazu gehören z.B. eine Definition des Begriffes "fertig", ähnlich der Definition of Done in Scrum. Die Bedeutung der Spalten muss klar sein, wer wann was ziehen kann Die Visualisierung und die Begrenzung des WiP sind einfache Mittel, mit denen rasch sichtbar wird, wie schnell die Tickets die verschiedenen Stationen durchlaufen und wo sich Tickets stauen. Die Stellen, vor denen sich Tickets häufen, während an den nachfolgenden Stationen freie Kapazitäten vorhanden sind, werden als Bottlenecks bezeichnet Kanban leaves almost everything open, do whatever its needed but Limit Work in Process (WIP) Visualize Workflow Es geht darum, die Menge an paralleler Arbeit zu beschränken – Fokus - (WIP) und dadurch die Durchlaufzeiten von einzelnen tickets zu minimieren Pull value through (with WIP limit) Increase throughput Prioritized Backlog Quality is embedded in – Qualität ist kein Widerspruch zu Geschwindigkeit – Wer wirklich schnell sein will, erreicht das nur durch hohe Qualität (Bugs vermeiden, Erneutes Bearbeiten/Heineindenken - …) The team continuously monitor the above to improve (kaizen) use everything that is needed to improve Das Team Achtet auf die oben genannten Dinge und versucht sich immer wieder selbst zu verbessern(KAIZEN) Prinzipien

“ALLES KANN VERBESSERT WERDEN ” Quote: Everything can be improved.  (Clarence W. Barron) Metriken

Metriken Lead time Lead time Ticket kreiert Ticket Live Anfrage - Endprodukt Kunde/Interessengruppe/Stakeholder Lead time Lead time clock starts when the request is made and ends at delivery Startet wenn die Anfrage kommt bis etwas ausgeliefert wird. Ist das was der Kunde oder eine Interessengruppe / Stakeholder sieht The lead time is the time and not the effort. You may have a lead time of 100 days and only have to work 1 hour to fix the bug. Ticket kreiert Ticket Live Metriken

Metriken Cycle time Lead time Cycle time Ticket Live Start Work Ticket Aktive Entwicklung Lead time Ticket Live cycle time is the time from starting to work on a ticket until it is ready Cycle time ist von dem Zeitpunkt an, wenn aktiv an einem Ticket entwickelt wird Timeframe for processing – cycle time The simplest way is to write the start time on the cards, if the work starts. If everything is done and the card is “done” you don’t write the end date on the card but time the card takes to process. We calculate this processing time with an accuracy of half-days. It is just about the information, how long the card hung “in progress”. You can also sign the creation time of a card on it. This makes it possible to calculate the duration between the creation of the card and the time the team starts working on it. This time shows how long a card is waiting to be processed. This might be a task for the Kanban coach who should review it whether that time is consistent.   Start Work Ticket kreiert Cycle time Metriken

Arbeitsabschnittseinteilung/ Columns Team Product Owner Arbeitsabschnittseinteilung/ Columns Priorität SELECTED IN PROGRESS DONE 4 3 Kritisches Ticket Backlog A B PO pflegt Backlog und priorisiert Stellt Backlog Items in Daily Standup vor Team akzeptiert Items – werden in Selected Spalte übernommen in der Selected Spalte kann der PO die Priorität der Items verändern und anpassen Items die in Bearbeitung sind, Durchlaufen den Prozess -Für die einzelnen Prozessschritte wird die Menge der Aufgaben, an denen gleichzeitig gearbeitet wird (Work in Progress) limitiert Parallele Arbeit minimieren max.Throughput Pairdoing forcieren Lower limits are better  Less work-in-progress (WIP)  Lower cycle times  More agile  More value delivery nach Little’s aw definiert sich die Durchlaufzeit als Menge an paralleler Arbeit dividiert durch den Durchsatz. Wenn wir die Durchlaufzeit verkürzen wollen, können wir entweder versuchen, den Durchsatz zu erhöhen Oder wir können die Menge an paralleler Arbeit reduzieren – Fokus bei Kanban C D Flow

SELECTED IN PROGRESS DONE Class of Services 4 3 Kritisches Ticket Bsp. bug im registrierungs prozess Fälligkeitsdatum Bsp. marketing teaser STANDARD Bsp. backlog item REFACTORING Bsp. cleaning up code base Critical – dringend , müssen sofort bearbeitet werden Diese Tickets müssen mit hoher Priorität behandelt werden. Je nach Domäne kann es nötig sein, dass das gesamte Team seine momentane Tätigkeit stoppt, um dieses Ticket zu bearbeiten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn für einen wichtigen Internet-Dienst Server ausfallen und der Dienst nicht mehr erreichbar ist. Für diese Service-Arten werden häufig die Kapazitätslimits der einzelnen Stationen vorübergehend außer Kraft gesetzt. Due date – festes Datum. Wenn eine Funktionalität erst zu einem fixen Termin benötigt wird, dann werden die entsprechenden Tickets so durch das Kanban-System geschleust, dass die Funktionalität kurz vor diesem Stichtag produktiv geht. Normal – Alle anderen Tickets zählen zur Standard-Serviceklasse. In der Regel werden Sie nach FIFO behandelt. Das Team kann jedoch auch andere/zusätzliche Regeln definieren. Refactoring, Technical Item, Innovation - zB. refactoring/ innovation, Wenn der Geschäftswert und/oder die Verzögerungskosten für eine neue Funktionalität vage sind, werden die entsprechenden Tickets nachrangig behandelt. Das Team kann zum Beispiel definieren, dass sich zu jedem Zeitpunkt nur ein solches Ticket im System befinden darf.   Class of Services

KANBAN FLOW Optimaler Arbeitsfluss selected 4 in progress 3 done Backlog Critical Kanban Board malen – optimaler workflow !!! KANBAN FLOW

KANBAN FLOW Backlog selected 4 in progress 3 done Critical Kanban Board malen – optimaler workflow !!! KANBAN FLOW

KANBAN FLOW Backlog selected 4 in progress 3 done Critical Kanban Board malen – optimaler workflow !!! KANBAN FLOW

KANBAN FLOW Kritischer Arbeitsfluss Backlog selected 4 in progress 3 done Critical Kanban Board malen – optimaler workflow !!! KANBAN FLOW

Arbeit gestoppt,bis kritisches Ticket erledigt ist Kritischer Arbeitsfluss Backlog selected 4 in progress 3 done Critical Kanban Board malen – optimaler workflow !!! Arbeit gestoppt,bis kritisches Ticket erledigt ist KANBAN FLOW

Transparenz Was sieht man? Meetings An was arbeitest du? Bist du überlastet? Wo sind die Engpässe? Gibt es irgendwo Diskrepanzen? Ist etwas geblockt? Meetings Daily Stand-up (15min. Synchronisieren für den Tag) Review (den aktuellen Code der Firma zeigen) Retrospective (was war gut, was war schlecht, was wollen wir verbessern) Daily Stand-up (15min. Synchronisieren für den Tag) Review (den aktuellen Code der Firma zeigen) Retrospective (was war gut, was war schlecht, was wollen wir verbessern) Transparenz

Transparenz/ Inspect/Adapt Das Board Visuelles Tool zur Überprüfung Transparenz/ Inspect/Adapt Immer wiederholend Arbeitsweise Arbeitsweise: Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten des Prozesses wissen, unter welchen Annahmen und Gesetzmäßigkeiten man arbeitet, werden möglichst alle Regeln, die es gibt, explizit gemacht. Dazu gehören z.B. eine Definition des Begriffes "fertig", ähnlich der Definition of Done in Scrum.

Kanban Card Ticketnummer Art des Tickets Inhalt Kurzbeschreibung Wer arbeitet daran Start Ende Qualitätstest Feature Branch

Example Boards 1 Visualisierung Blocker Farbige Karten Themenbereiche Swimlanes

Example Boards 2 Visualisierung Blocker Farbige Karten Themenbereiche Achtung Parking Lot !!

Example Boards 3 Visualisierung Blocker Farbige Karten Themenbereiche

Mögliche Lösungen Immer : Wie man mit Hindernissen umgeht Pairing Board Analysen Bessere Akzeptanz Kriterien benutzen Urlaubsvertretungen etc. klären Standup verbessern und Kennzahlen überprüfen Agile Coach fragen WIP Limits verändern … Immer : Organisiere dich selbst und tu alles was nötig ist um dich zu verbessern. (KAIZEN- kontinuierliche Verbesserung) BOARD ANALYSEN! Durch Analysen des Kanban-Boards können immer wieder Maßnahmen ergriffen werden, um einen möglichst gleichmäßigen Fluss (Flow) zu erreichen. Beispielsweise können die Limits für einzelne Stationen verändert werden, es können Puffer eingeführt werden (insbesondere vor Bottlenecks, die durch nur zeitweise Verfügbarkeit von Ressourcen entstehen), die Anzahl der Mitarbeiter an den verschiedenen Stationen kann verändert werden, technische Probleme werden beseitigt usw Im Vorfeld in den Akzeptanz kriterien festlegen wie ein Ticket aussehen muss damit es das team annehmen kann ZB das design muss bereits fertig sein . Somit sieht man im daily stand up wenn der PO das ticket vorstellt und in selected hängt ob das ticket  annehmbar ist für das team oder nicht . das gleiche gilt für andere Bereiche -rechtzeitig sich nach Urlauben / bzw urlaubsvertretungen erkundigen -jeden Tag ansprechen und nachfragen wenn Informationen fehlen, wenn man damit nicht weiterkommt den Kanban coach bitten sich um das Impediment zu kümmern . Wie man mit Hindernissen umgeht

Scrum und Kanban Ähnlichkeiten:   Ähnlichkeiten: Zentrale Rolle der Visualisierung der Tickets und des Workflows Transparenz Pull Prinzip Basierend auf agilen Prinzipien und Werten Meetings: Daily standup, Retrospektive Schlanker Prozess Begrenzung des WiP Releaseplan setzen auf Transparenz, um den Prozess zu verbessern fokussieren darauf, möglichst schnell und möglichst häufig releasefähige Software-Inkremente auszuliefern basieren auf selbstorganisierenden Teams erfordern, dass Anforderungen in kleine Einheiten heruntergebrochen werden In beiden wird der Releaseplan immer wieder optimiert, indem empirische Daten ausgewertet werden (Team-Geschwindigkeit / Durchlaufzeiten)

Scrum und Kanban Unterschiede: Scrum: Kanban:   Unterschiede: Kanban: Iterationen sind optional. WiP wird limitiert. Commitments sind optional. Scrum: Iterationen sind ein Muss. WiP wird indirekt limitiert - Menge der Anforderungen, die in einen Sprint „passt“. Commitment. Das Team vereinbart, eine bestimmte Menge an Arbeit während der nächsten Iteration zu erledigen.

Scrum und Kanban Unterschiede: Scrum: Kanban:   Unterschiede: Kanban: Die Durchlaufzeit (Cycle Time) wird als Basis-Metrik für Planung und Prozessverbesserung verwendet. Keine Vorschrift bezüglich der Größe von Anforderungen Es gibt keine speziellen Diagrammtypen. Scrum: Die Team-Geschwindigkeit (Velocity) ist die Basis-Metrik für Planung und Prozessverbesserung. Anforderungen müssen so aufgeteilt werden, dass sie sich innerhalb einer Iteration erledigen lassen. Burndown-Charts.

Scrum und Kanban Unterschiede: Scrum: Kanban:   Unterschiede: Kanban: Schätzungen sind optional. Bei freien Kapazitäten können neue Anforderungen zu jeder Zeit in das Team gegeben werden. Schreibt keine Rollen vor. Scrum: Schätzungen sind vorgeschrieben. Während eines laufenden Sprints können keine neuen Anforderungen in das Team gegeben werden. Schreibt drei Rollen vor (Product Owner, Scrum Master, Team) Fast reaction to change

Scrum und Kanban Unterschiede: Scrum: Kanban:   Unterschiede: Kanban: Ein Kanban-Board wird immer weitergepflegt. Priorisierung ist optional Die IT arbeitet mit vielen Unterbrechungen daher ist ungestörtes Arbeiten, sowie Iterationen fester Länge (Scrum) oft nur schwer möglich. Scrum: Scrum-Board wird nach jedem Sprint neu aufgesetzt. Das Backlog sollte priorisiert sein

Scrum und Kanban Die Empfehlungen Kanban: Passt zu kleinen und serviceorientierten Teams Scrum: Passt zu Produkt fokussierten Teams

Scrum und Kanban Der Umstieg: Ziel von Kanban ist es nicht den Inhalt in einen Prozess zu pressen, sondern einen Prozess zu kreieren der für den Inhalt passend ist. Um das Senior Management von Kanban zu überzeugen, muss man erst ihre Bedürfnisse und Herausforderungen kennenlernen und verstehen. Kanban enthält als festen Bestandteil eine Kultur des kontinuierlichen Verbesserns. Das sollte auch so gewünscht werden. Probleme werden mit Kanban behoben, nicht verwaltet Durch das Kanban-Board werden Fehler schnell deutlich sichtbar Zum Beispiel weil sich Arbeit staut, einzelne Stationen nicht ausgelastet sind, die Durchlaufzeiten zu lang sind oder einzelne Tickets ständig an derselben Station bleiben. Die Fehlerursachen sollen schnell ausfindig gemacht und schnell beseitigt werden (gegebenenfalls durch die Zusammenarbeit des gesamten Teams).

Scrum und Kanban Der Umstieg: Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten: Kanban biete die Möglichkeit flexibler mit den Anforderungen umzugehen, Durchlaufzeiten zu verkürzen und fokussiert zu arbeiten. Kanban bietet im Gegensatz zu Scrum den Vorteil: Änderungen können allmählich eingeführt werden, ohne sofort gravierende Änderungen vorzunehmen. Kanban ist auch für Bereiche attraktiv in denen nur Spezialisten arbeiten. Zum Beispiel weil sich Arbeit staut, einzelne Stationen nicht ausgelastet sind, die Durchlaufzeiten zu lang sind oder einzelne Tickets ständig an derselben Station bleiben. Die Fehlerursachen sollen schnell ausfindig gemacht und schnell beseitigt werden (gegebenenfalls durch die Zusammenarbeit des gesamten Teams). Hier kann Kanban die bessere Wahl darstellen, insbesondere, weil die verschiedenen Service-Arten in Kanban gut zum Alltag von Systemadministratoren und Wartungsteams passen.

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