Projektrollen und -aufgaben Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH © 2000 Arthur Andersen All rights reserved.

MHPStandard Projektrollen Projektleiter/-manager Der Projektleiter/-manager wird von BL-Leitung bzw. MHP-Geschäftsführung ernannt und bevollmächtigt. Er ist verantwortlich für das Erreichen der Projekt- und Vertragsziele im Rahmen der Zeit-, Kosten-, Ressourcen- und Qualitätsvorgaben, über die er regelmäßig Rechenschaft ablegt. Der Projektleiter/-manager ist der ‘Entrepreneur‘ für das Projekt. Er ist befugt, die MHP-Interessen zu vertreten und trägt die Verantwortung für das Projektmanagement im Rahmen der vereinbarten Verträge und/oder des genehmigten Budgets, um die Erwartungen des Kunden zu erfüllen. Der Projektleiter/-manager trifft Entscheidungen und setzt diese durch, um die Projektergebnisse zu erzielen. Der Projektmanager hat folgende Aufgaben: Projektumfang definieren Projektteam organisieren Projektteam motivieren den Wandel antizipieren und managen das magische Dreieck ausbalancieren Erwartungen gerecht werden Lieferanten und Unterauftragnehmer managen die Abnahme managen. Hat der Kunde dem Projekt einen Projektleiter/-manager auf seiner Seite (Projektverantwortlichen) zuge- wiesen, arbeitet der MHP-Projektleiter/-manager eng mit dem Projektleiter/-manager des Kunden zusammen.

MHPStandard Projektrollen Teilprojektleiter Der Projektleiter/-manager benennt falls erforderlich Teilprojektleiter, die innerhalb des Projektes kleine Teams leiten. Der Teamleiter berichtet dem Projektleiter/-manager. Der Teilprojektleiter übernimmt verschiedene Aufgaben des Projektmanagements, z.B. das Planen von Terminen, das Koordinieren von Ressourcen oder das Berichten des Teamstatus. Ein Teilprojektleiter hat folgende Aufgaben: Teilprojekte leiten und die Verantwortung dafür übernehmen verschiedene Projektmanagementfunktionen für diese Teilprojekte ausführen.

MHPStandard Projektrollen Projektassistenz/-administration Die Projektassistenz/-administration unterstützt den Projektleiter/-manager bei der Verwaltung eines Projekts. Diese Rolle wird gewöhnlich besetzt, wenn der voraussichtliche Verwaltungsaufwand den Projektleiter/- manager zu überlasten droht und den erfolgreichen Abschluss des Projekts gefährden könnte. Die Rolle des Projektbüros ist breit gefächert, schließt in der Regel jedoch folgende Tätigkeiten ein: Projektplanung Wissensmanagement Projektverfolgung und –steuerung Projektauditierung und -Review (optional) Erstellung von Projektstatusberichten Konfigurationsmanagement Management von Offenen Punkten Risikoverfolgung und Risikominderungsplanung Die Projektassistenz/-administration kann von mehreren Projekten zur gemeinsamen Nutzung eingerichtet werden; ein Teil der Tätigkeiten der Projektassistenz/-administration kann evtl. auch von internen Abteilungen zuständig für Finanzen, Verwaltung oder Verträge wahrgenommen werden.

MHPStandard Projektrollen Qualitätsmanager Der Qualitätsmanager ist zuständig für den Aufbau von Kultur, Prozessen, Standards, Werkzeugen und organisatorischen Elementen, die das Messen, Erreichen und kontinuierliche Verbessern von Arbeitsergebnis- und Prozessqualität erleichtern. Der Qualitätsmanager hat folgende Aufgaben: Qualitätsdefinition entwickeln, in der eindeutig definiert ist, was in dem Projekt unter Qualität zu verstehen ist Qualitätsprogramm mit Standards, Verfahren, Schulungsmaßnahmen und Werkzeugen entwickeln, um einen hohen Qualitätsstandard beim Projekt zu erreichen regelmäßig den Entwicklungsprozess überprüfen, um zu gewährleisten, dass das Qualitätsprogramm eingehalten wird Messwerte definieren, sammeln, protokollieren und berichten, um die Effektivität des Qualitätsprogramms aufzuzeigen einen Prozess definieren und pflegen, um das Qualitätsprogramm zu bewerten und ständig zu verbessern das Projektteam bei der Definition von Abnahmeverfahren und -kriterien unterstützen Bei kleinen Projekten kann der Projekteiter/-manager selbst gleichzeitig auch der Qualitätsmanager sein. Bei größeren Projekten sollte die Rolle des Qualitätsmanagers einer anderen Person übertragen werden, die möglichst unabhängig vom Projektleiter/-manager berichtet.

MHPStandard Projektrollen Projektsponsor Der Projektsponsor ist die Person im Kundenunternehmen, die das Projekt genehmigt, seine Finanzierung überwacht und über die Festlegung des Projektumfangs und der Projektziele entscheidet. Der Projektsponsor trägt die Gesamtverantwortung für die Bereitstellung von Informationen, Ressourcen oder Produkten von Seiten des Kunden. Der Projektsponsor hat hauptsächlich folgende Aufgaben: Sicherstellen, dass die Projektziele stets an den geschäftlichen Erfordernissen des Kunden ausgerichtet sind Projektergebnisse beauftragen vertragliche Vereinbarungen mit MHP schließen einen Projektverantwortlichen ernennen, der auf Kundenseite für die operativen Aspekte des Projekts zuständig ist sicherstellen, dass auf der Kundenseite die notwendige Organisation für die Durchführung und Realisierung des Projekts vorhanden ist Projektpläne, Änderungen und Statusberichte auf der Kundenseite genehmigen Endabnahme der Projektliefereinheiten durchführen und den Projektabschluss vereinbaren

MHPStandard Projektrollen Lenkungskreis/-ausschuss Der Lenkungskreis/-ausschuss ist verantwortlich für den unternehmerischen Erfolg des Projekts und zur Verwirklichung der angestrebten Win-Win-Situation. Der Kunde und MHP benennen leitende Manager, die an den Sitzungen des Lenkungskreises/-ausschusses teilnehmen. MHP wird vertreten durch: den KVB den Projektleiter/-manager ggf. weitere Rollen Der Kunde wird vertreten durch: Projektsponsor Projektverantwortlichen Einige Kundenunternehmen haben einen ständigen Lenkungskreis/-ausschuss eingerichtet, der für die Überwachung sämtlicher Projekte zuständig ist. Der Lenkungsausschuss hat hauptsächlich folgende Aufgaben: gewährleisten, dass das Projekt auf die Geschäftsziele des Kunden ausgerichtet ist strategische Ausrichtung des Projekts gewährleisten Umfang der bereitzustellenden Produkte und Dienstleistungen festlegen Konflikte zwischen den Beteiligten oder konkurrierenden Projekten lösen vertragliche Vereinbarungen klären