2. Auf was kommt es bei der Einführung einer SBS an? Denken und Handeln in Prozessen B) Projektmanagement C)Das Wichtigste

Prozessdenken in der Software A) Denken und Handeln in Prozessen Anton der Buchhalter Beschaffungsprozess Vertriebsprozess

Ermittlung der Bezugsquelle Beschaffungszyklus BANF 8 Zahlungsabwicklung 1 Bedarfsermittlung Rechnung Bestellung 10 20 30 Beschaffung ? 2 Ermittlung der Bezugsquelle 7 Rechnungsprüfung 6 Wareneingang 3 Lieferantenauswahl Bedarfsermittlung: Die zuständige Fachabteilung kann einen Bedarf an Materialien manuell über eine Bestellanforderung an den Einkauf melden. Haben Sie für ein Material im Materialstammsatz ein Dispositionsverfahren eingestellt, ist es möglich die Bestellanforderung automatisch vom R/3 - System erzeugen zu lassen. Ermittlung der Bezugsquelle: Der zuständige Einkäufer wird bei der Ermittlung möglicher Bezugsquellen vom R/3 - System unterstützt. Eine Möglichkeit der Bezugsquellenermittlung ist das Anlegen von Anfragen und das anschließende Erfassen der Angebote. Ferner kann auf bereits im System vorhandene Bestellungen und Konditionen zurückgegriffen werden. Lieferantenauswahl: Durch Preisvergleiche zwischen den verschiedenen Angeboten wird die Auswahl von Lieferanten erleichtert. Absageschreiben lassen sich automatisch verschicken. Bestellabwicklung: Beim Anlegen von Bestellungen erhalten Sie Erfassungshilfen vom System. Bestellüberwachung: Der Einkäufer kann den Bearbeitungsstand der Bestellung am System überwachen. Er kann z. B. feststellen, ob bereits ein Wareneingang oder Rechnungseingang zu der entsprechenden Bestellposition erfolgt ist. Es werden auch Mahnverfahren unterstützt. Wareneingang: Das System prüft u. a. die Wareneingangsmenge gegen die Bestellmenge. Rechnungsprüfung: Die Kreditorenrechnungen werden auf rechnerische und sachliche Richtigkeit geprüft. Zahlungsabwicklung: Die Kreditorenzahlung erfolgt normalerweise in der Finanzbuchhaltung. Bestellung 10 20 30 5 Bestellüberwachung 4 Bestellabwicklung

Kundeneinzelbeschaffung Kundenauftragsabwicklung Vorverkaufs- aktivitäten Auslieferung Fakturierung Auftrags- bearbeitung Zahlung Zahlung ausgang Waren- WM Debitor Bedarf Verkauf und Beschaffung auf Kundenauftrag Kundeneinzel- bestand Bestand Sachkonto Kreditor Waren- eingang Bezugs- quellen- findung Rahmen- auftrag Bestellung- abwicklung Rechnungs- prüfung Zahlung Zahlung Der Logistikprozess Kundeneinzelbeschaffung kann in zwei Hauptprozesse aufgeteilt werden: Kundenauftragsabwicklung Externe Beschaffung bezogen auf den Kundenauftrag Der Prozess Kundeneinzelbeschaffung wird schwergewichtig im Vertrieb abgewickelt, hingegen der Prozess Bestellabwicklung in der Materialwirtschaft. In diesem Logistikprozess erfolgt die Beschaffung explizit für den Kundenauftrag. Eine Kombination mit der Kundeneinzelfertigung (siehe entsprechendes Poster) ist selbstverständlich möglich. Beispiel: Einkauf Rohmaterial für den Kundenauftrag - Fertigung des Produktes für den Kundenauftrag Bestellabwicklung

Kundeneinzelfertigung Kundenauftragsabwicklung Vorverk.- aktivitäten Auslieferung Fakturierung Kundenauftrags- abrechnung Auftrags- bearbeitung Zahlung ausgang Waren- Verkauf und Fertigung auf Kundenauftrag WM Debitor Bedarf Kundeneinzel- bestand Bestand Sachkonto Ergebnis auf Kostensammler Kreditor Waren- eingang Fertigungs-auftrag Rück-meldung Zuschlags-ermittlung Abrech-nung Der Logistikprozess Kundeneinzelfertigung kann in zwei Hauptprozesse aufgeteilt werden: Kundenauftragsabwicklung Fertigung für den Kundenauftrag Der Prozess Kundeneinzelfertigung wirdschwergewichtig im Vertrieb abgewickelt, hingegen der Prozess Fertigung in der Produktion. In diesem Logistikprozess erfolgt die Fertigung explizit für den Kundenauftrag. Eine Kombination mit der Kundeneinzelbeschaffung (siehe entsprechendes Poster) ist selbstverständlich möglich. Beispiel: Einkauf Rohmaterial für den Kundenauftrag - Fertigung des Produktes für den Kundenauftrag Planauftrag Fertigung

Verkauf und Beschaffung Lager Kundenauftragsabwicklung Auslieferung Fakturierung Vorverkaufs- aktivitäten Auftrags- bearbeitung Zahlung ausgang Waren- Bedarf Verkauf ab Lager Debitor WM Bedarfs- ermittlung Bestands- führung Bestand Sachkonto Beschaffung ans Lager Kreditor Bedarf ? Entscheid Bedarf Waren- eingang Waren- eingang intern extern Bezugs- quellen- findung Fertigungs- auftrag Bestell- bearbeitung Rechnungs- prüfung Der Logistikprozess Verkauf und Beschaffung „Lager“ kann in drei Hauptprozesse aufgeteilt werden: Kundenauftragsabwicklung Anonyme Bestellabwicklung Anonyme Fertigung Der Prozess Kundenauftragsabwicklung wird schwergewichtig im Vertrieb abgewickelt, hingegen der Prozess Bestellabwicklung in der Materialwirtschaft und die Herstellung in der Fertigung. In diesem Logistikprozess wird ab Lager verkauft und die Beschaffung und/oder die Fertigung erfolgt ans Lager. Die Prozesse Fertigung und Bestellabwicklung erfolgen anonym. Zahlung Fertigung Bestellabwicklung

Vorverkaufsaktivitäten Vertriebsprozesse Auftragsbearbeitung Beschaffung Vorverkaufsaktivitäten Produktion Eine effektive Abwicklung von Kundenaufträgen bindet alle Vertriebsaktivitäten in eine Kette eng integrierter Prozesse ein. Die Anwendungskomponente Vertrieb des R/3-Systems ermöglicht Ihnen eine solche Kundenauftragsabwicklung. Die einzelnen Schritte innerhalb eines Vertriebsprozesses werden dabei durch miteinander verknüpfte, elektronische Belege abgebildet. Der R/3-Vertriebsprozeß beginnt mit dem Aufbau und der Pflege von Kundenbeziehungen und endet mit der Fakturierung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen an den Kunden. Die Verbuchung von Zahlungseingängen des Kunden gehört bereits zur Anwendungskomponente Finanzwesen des R/3-Systems. Die Kundenauftragsabwicklung kann mit Vorverkaufsaktivitäten beginnen. Beispiel: Auf eine Anfrage Ihres Kunden hin erstellen und verschicken Sie ein Angebot. Im Rahmen der Auftragsbearbeitung erstellen Sie einen Verkaufsbeleg. Bei der Beschaffung ermittelt das R/3-System anhand von Ihnen hinterlegter Daten den Lieferanten der Ware. Ist der Lieferant eines Ihrer Auslieferungswerke und wenn ja, welches? Ist der Lieferant ein Drittlieferant und wenn ja, welcher? Im Rahmen der Versandabwicklung organisieren und führen Sie die Auslieferung der Waren durch. Mit dem Prozeßschritt Fakturierung erstellen Sie die Rechnung und übermitteln alle erforderlichen Daten an das Rechnungswesen. Im Rahmen der Zahlungsabwicklung prüfen Sie offene Posten und verbuchen Zahlungseingänge. Zahlung Rechnung Versand Fakturierung

R/3 Anwendungsmodule Client / Server ABAP/4 SD FI MM CO PP AM QM PS PM Finanz- wesen CO Controlling AM Anlagen- wirtsch. PS Projekt- system WF Workflow IS Branchen- lösungen MM Material- HR Personal- SD Vertrieb PP Produktions- planung QM Qualitäts- manage- ment PM Instand- haltung

B) Projektmanagement Projektplanung Projektabläufe Schulung Kickoff Techn. Planung Qualitätsprüfung Projektmanagement Change Mgt. im Unternehmen Schulung Base Line Konfiguration und Abnahme Systemmanagement Detail Konfiguration und –abnahme Programme, Schnittstellen entwickeln Integrationstests Qualitätsprüfung Produktionssupport Prüfung der Ergebnisse Follow up Schulungen Success Story Projektende Projektmanagement Change Management im Unternehmen Systemumgebung entwicklen Schulung Unternehmensstruktur bestimmen Geschäftsprozesse definieren Benutzerrollen und Berechtigungen Qualitätsprüfung Projektmanagement Benutzerschulung Systemmanagement Systemtests Cutover Planung Cutover durchführen Qualitätsprüfung Phase 1: Projektvorbereitung - Dient der Planung und Vorbereitung des SAP-Projekts. Phase 2: Business Blueprint - Dient der Erstellung des Business-Blueprint-Dokuments. Es handelt sich hierbei um eine detaillierte Beschreibung der Ergebnisse aus den Workshops zu den Geschäftsprozeßanforderungen des Unternehmens. Anhand dieses Dokuments erhalten Sie ein allgemeines Verständnis davon, wie das Unternehmen seine Geschäftsabläufe im SAP-System darstellen möchte. Phase 3: Realisierung - Dient der Konfiguration der Geschäfts- und Prozeßanforderungen aus dem Business Blueprint im SAP-System. Das System wird in zwei Arbeitspaketen konfiguriert, der Baseline-Konfiguration (Hauptumfang) und der Detailkonfiguration (Detailumfang). Phase 4: Produktionsvorbereitung - Dient der Durchführung von Tests und Benutzerschulungen, dem Systemmanagement und der Datenübernahme, um so die Voraussetzungen für den Produktivbetrieb zu schaffen. In dieser letzten Vorbereitungsphase werden alle wichtigen offenen Fragen geklärt. Nach dem erfolgreichen Abschluß dieser Phase können Sie Ihren Geschäftsbetrieb auf das SAP-Produktivsystem gestützt ausüben. Phase 5: Go-Live & Support - Dient dem Übergang von der projektorientierten, vorproduktiven Umgebung zum erfolgreichen Produktivbetrieb.

Was bedeutet effiziente Implementierung ? Dauer: So lang wie nötig - so kurz wie möglich Kosten: So hoch wie nötig – so niedrig wie möglich Bedienungsfreundlichkeit: Schulung  grosser ROI Qualität: So hoch wie nötig

Die drei Hauptprojektkomponenten (1) Personen: Projektteam und Geschäftsleitung SAP Beratungspartner Technologie- und Hardwarepartner

Die drei Hauptprojektkomponenten (2) 2. Prozesse: Projektmanagement/ASAP Geschäftsprozesse klären Softwareprozesse einstellen Schulung

Die drei Hauptprojektkomponenten (3) 3. Lösungen: R/3 basierte Lösungswelt Branchenlösungen Ergänzende Softwareprodukte Technologiepartnerlösungen

Struktur des Projektteams GL Kunde/Leiter Partner/Leiter SAP Lenkungsausschuss GL Kunde/Leiter Partner/Leiter SAP Projektmanagement Kunde/Partner/SAP Teamverantwortung Geschäftsprozesse Teamverantwortung Softwareprozesse Geschäftsmanager (Kunde Berater (Partner & SAP) Prozessanalytiker (Partner & SAP) Technischer Leiter (Kunde) Basisberater (Partner & SAP) Technische Berater (Partner & SAP)

Phase 1: Projektvorbereitung Projektorganisation und -Standards festlegen Projektauftrag erstellen Projektplanung durchführen Level 1 Schulung für das Projektteam halten Technische Anforderungen fertigstellen Kickoff-Meeting vorbereiten

Phase 2: Business Blueprint Kundenanforderungen über Interviews sammeln und dokumentieren Fragebögen und Modelle unterstützen die Erstellung des Business Blueprint Level 2 Schulungen besuchen Systeminstallation durchführen Management Review des Business Blueprint

3 Phase 3: Realisierung Baseline-Konfiguration Konfiguration von 100 % der Unternehmensstruktur und der meisten täglichen Geschäftsprozesse = Baseline System Abnahme der Geschäftsszenarien (erster “Integrationstest”) Kein Prototyp zum Wegwerfen Detailkonfiguration/Integrationstest Fertigstellung der integrierten, dokumentierten Lösung in Zyklen Entwurf, Entwicklung und Test von Schnittstellen, Reports und Datenübernahme

Phase 4: Produktionsvorbereitung Go-Live Plan anwenden Endanwenderschulung halten Integrations-, Durchsatz- und Stresstest durchführen Interne Help Desk einrichten Cutover in die Produktivumgebung

Phase 5: Go-Live und Support Anwendungssupport gewährleisten Kontrolle des Produktivsystems Erreichung der Projektziele überprüfen

Typische Projektdauer: 6 Monate Phase Wochen Anteil (%) 1 Vorbereitung 3 12 2 Blueprint 4 16 3 Realisierung 48 4 Scharf stellen 5 20 5 Go Live 1 Support Kontinuierlich

Überzeugende Unterstützung durch die GL Erfolgsfaktoren für Projekte Überzeugende Unterstützung durch die GL Transparenz und Kommunikation Management by Churchill Prozessdenken Schulung

C) Das Wichtigste Das Wichtigste ist Kommunikation!!!!

Kommunikation = Information + Emotion Information und Emotion Kommunikation = Information + Emotion Emotion Information

Kommunikation = Information + Emotion müssen zusammenwachsen Kommunikation = Information + Emotion Emotion Information

Kommunikation = Information + Emotion immer näher Kommunikation = Information + Emotion Information Emotion

Kommunikation = Information + Emotion und näher. Kommunikation = Information + Emotion Inf ion

Kommunikation = Information + Emotion Geschafft! Kommunikation = Information + Emotion Kommunikation