Integrierte Managementsysteme Implementierung eines (integrierten) Managementsystems

Ziel der Systemimplementierung Ein grundlegendes Systemverständnis soll bei allen Mitarbeitern des Unternehmens vorhanden sein. Die Mitarbeiter kennen, verstehen und akzeptieren die für sie zutreffenden dokumentierten Abläufe und Regeln. Die Managementsystemdokumentation wird als “Standard” im gesamten Unternehmen anerkannt und wirksam. Die Managementsystemanforderungen können im Tagesgeschäft lückenlos, einvernehmlich und unmißverständlich umgesetzt werden.

Implementieren - Was ist das? Aus dem Lateinischen: impleõ ausfüllen, vollgießen / erfüllen, befriedigen sättigen / befruchten, schwängern vollzählig machen, ergänzen / (ein Maß, eine Zeit) voll erreichen, vollenden, (eine Stelle) ausfüllen / vollbringen, vollführen Der Weg: Das Ziel: impleõ plênus

Implementieren - Wie geht das? Etwas erfüllen bzw. ein Maß voll erreichen bedeutet: WISSEN Vorgaben, die erfüllt werden sollen, zu kennen und zu verstehen (z.B. Anweisungen); KÖNNEN Fähigkeiten zur Erfüllung der Vorgaben zu besitzen und die Bedingungen zur Realisierung zu schaffen; WOLLEN Zu erkennen und zu verstehen, warum die vollständige Umsetzung der Vorgaben im Tagesgeschäft notwendig ist.

Implementieren: Die wichtigsten Schritte. Managementsystemdokumentation an den erforderlichen Stellen (einfachen Zugriff sicherstellen) bereitstellen. Schulung der Mitarbeiter (Vorstellung und Erläuterung der Systemdokumente). - Wer ist worüber wie zu informieren? Klärung und Beseitigung von Abweichungen, Unstimmigkeiten oder Mißverständlichkeiten. Praxistest zur Realisierbarkeit der dokumentierten Anforderungen im Tagesgeschäft. Kontrolle des Umsetzungsgrades und Festlegung von Maßnahmen bei Abweichungen.

Systemdokumentation bereitstellen Verteiler festlegen Verteilung organisieren und Empfang sicherstellen Empfänger angemessen informieren Verteilung dokumentieren funktionierenden Änderungsdienst aufbauen

Die Mitarbeiter schulen Was ist zu schulen? Schulungsbasis: bereitgestellte Systemdokumente Schulungsschwerpunkte: # Dokumentationsstrukturen; # Navigation innerhalb der Dokumentation; # fachliche / sachliche Inhalte; # Wichtigkeit der Umsetzung und Risiken bei Verstößen; # Verbindlichkeit und Restriktionen.

Wer ist zu schulen? Zu den Dokumentationsstrukturen: gesamtes Unternehmen Zu den inhaltlichen Schwerpunkten: betroffene Bereiche Zu Prozeßaktivitäten und Detailregelungen: operativ tätige Mitarbeiter Zu Schnittstellenregelungen und Prozeßverknüpfungen: interne Kunden / Lieferanten

Wie ist zu schulen? Art der Informationen Auditorium Schulungsform allgemeine, übergreifende größere Gruppen Vorträge, Informationen Präsentationen Prozeßabläufe, Prozeß- kleine Gruppen vernetzung Workshops, Gruppenarbeit Teilprozesse, Prozeß- einzelne Vor-schritte, Einzelaktivitäten Ort- Mitarbeiter Unterweisungen

Anwendung im Tagesgeschäft Arbeitsausführung in Übereinstimmung mit den gültigen Vorgaben; Information der festgelegten Stellen bei Abweichungen von den Vorgaben; Nutzung formalisierter (aber trotzdem praxisnaher) Entscheidungsprozesse; Führen der festgelegten Auf-zeichnungen und Weiterleitung von Info’s gemäß Vorgaben.

nachhaltige Verhaltensänderung Durch Information und Kommunikation Wissen was tun warum tun Fertigkeit wie tun Akzeptanz als Basis für eine Verhaltensänderung Wunsch tun wollen Motivation

nachhaltige Verhaltensänderung innere Motivation äußere Motivation Einstellung Sinnzusammenhänge vermitteln Verhalten Äußere Anreize setzen Überzeugen durch: Information & Kommunikation Aktivität & Beteiligung Vorbild

Umsetzungsgrad bewerten Vor-Ort-Gespräche an den einzelnen Arbeitsplätzen; Auditierung von Organisations-einheiten oder Verfahren; Durchführung von Produktaudits (Rampencheck); Prüfung von Produkten oder Messung von Prozessparametern; Beurteilung durch externe Stellen.