Abrechnung von IOS Projekten Informationsveranstaltung Abrechnung von IOS Projekten IOS Regionalpartner Eberswalde Gefördert durch das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und des Landes Brandenburg Investition in Ihre Zukunft Leistungsverträge; ANBest-P v. 01.01.2009; ESF-Fördergrundsätze Brandenburg 2007-2013 Stand: 27.03.2009 „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Inhalt Allgemeine Hinweise Bestätigte Mittel Feste Kosten Belege EAÜ-Liste zuschussfähige Ausgaben nichtzuschussfähige Ausgaben Mitarbeiter im Projekt Gehaltsabrechnung Weitere Hinweise Projektabrechnung Sonstiges „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Allgemeine Informationen Bestätigte Mittel dürfen nur für das genehmigte Projekt und in dem festgelegten Zeitraum verwendet werden (ESF-AA Mittel) Die festgelegten Kosten im Finanzierungsplan sind durch Belege – Rechnungen/Kassenbons - anteilig nummerisch darzustellen und zu untersetzen, d.h. auf jedem Einzelbeleg muss die Zuordnung zum Projekt (Projektnummer) zu erkennen sein, ohne erkennbare Zuordnung werden diese Belege nicht bearbeitet. Quittungen sind nicht förderfähig Originalbelege verbleiben beim Leistungserbringer und sind erst nach Aufforderung bzw. mit der Schlussrechnung einzureichen. (EAÜ-Liste) Es ist eine chronologische Einnahmen- und Ausgabenübersicht über die Datenbank zu führen (ANBest-P Nr. 6.4). Datenbank: www.ios-brandenburg.de „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Allgemeine Informationen Zuschussfähige Ausgaben 1. Personalausgaben / Besserstellung (ANBest-P Nr. 1.3) Besserstellungsverbot für jeden MA ausfüllen. MA dürfen nicht besser gestellt sein als vergleichbare Landesbedienstete mit entsprechender Tätigkeit. Nutzung von PKWs auf der Grundlage der 1% Regelung durch Mitarbeiter in IOS-Projekten  ist nicht förderfähig. Jahressonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld) sind unter Beachtung des Besserstellungsverbotes förderfähig – nur die zeitlich den Tätigkeiten des Projektes zuzurechnenden Anteile können abgerechnet werden und wenn die Zahlung erfolgt ist. Überstunden sind nicht förderfähig. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Allgemeine Informationen 2. Lehr- und Lernmittel Lehr-und Lernmaterial welches zur Durchführung der Maßnahme notwendig sind, z.B.: Holz, Steine, Kies, Tapeten, Kopierpapier … 3. Öffentlichkeitsarbeit z. B. Gestaltung Internetseite (Logos), Foto-Videodokumentationen, Verlinkung zur ESF-Homepage (www.esf.brandenburg.de) zur Homepage der EU-Kommission und zur ios.bbv-eberswalde.de Website, Pressemitteilung vor Beginn und zum Ende des Projektes 4. Honorare für externe Kräfte (z. B. Trainer, Psychologen, Dozenten …) ausgeschlossen sind Honorare an Mitarbeiter, die beim LE sozialversicherungspflichtig angestellt sind Vor- und Nacharbeiten sind in den Honorarverträgen separat auszuweisen http://www.bravors.brandenburg.de/sixcms/detail.php?gsid=land_bb_bravors_01.c.24610.de „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Allgemeine Informationen Zuschussfähige Ausgaben 5. Ersatzbeschaffungen GwG bis 410,00 € netto pro selbständig nutzungsfähigem Wirtschaftsgut ist im Finanzplan korrekt zu erläutern bzw. beim Regionalpartner Eberswalde zu beantragen, Projektbezug nachweisen -die Anschaffung muss mit dem Inhalt des Projekts übereinstimmen Gem. Punkt 7 der Fördergrundsätze sind investive Ausgaben, z. B. Kauf von Möbeln, Ausrüstungsgegenständen, Fahrzeuge, Fahrrad (Projektbezug) Anschaffungen zum Ende der Maßnahme !! nicht zuschussfähig „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Allgemeine Informationen 6. Mieten und Mietnebenkosten für extern angemietete Unterrichts- /Büroräume, (Pauschalen sind nicht förderfähig; Anteil muss nachgewiesen werden) 7. Büromaterial (z. B. Schere, Papier, Stifte, Druckerpatronen, usw.) 8. Post- und Fernsprechgebühren, u.a. Einzelverbindungsnachweis, Karte für das Projekt (Projektbezug) 9. Dienstreise- und Reisekosten der unter Finanzpl. Posit. 1. genannten Personen Für die Erstattung sind neben den VV zu § 44 LHO weitere Vorschriften zu beachten: Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostengesetz ,Allg. Verwaltungsvorschriften des Landes Brandenburg Dienstreiseauftrag 0,20 €/km Höchstens 130,00 €/Tag (ca. 650 km) „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Allgemeine Informationen 10. Teilnehmerbezogene Ausgaben Gruppenfahrten Übernachtung- Verpflegung Eintrittsgelder (Belege aufkleben, Gesamtsumme ermitteln, Anzahl der TN, Unterschrift und Stempel des Projektverantw., Anwesenheitsliste von TN unterschreiben lassen) Nicht zuschussfähige Ausgaben sind unter anderen folgende Ausgabepositionen: Bußgelder, Geldstrafen, Prozesskosten Kosten für Bilanzen und Wirtschaftsprüfer Bankspesen, Darlehenszinsen, Sollkredit- und Überziehungszinsen, Kautionen „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Allgemeine Informationen Nicht zuschussfähige Ausgaben Pauschalen, Skonto, Rabatte Besserstellungsverhältnis von Personal (ANBest.-P)-PKW Nutzung Ausgaben, die nicht mit Originalbelegen belegt werden Ausgaben ohne Zahlungsnachweis Ausgaben, die nicht innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen Kosten, die nicht kostenwirksam werden (z. B. Einsatz von Materialbeständen) Abschreibungen Ausgaben, die nicht im Finanzierungsplan enthalten sind, es sei denn, es erfolgte eine unverzügliche Änderungsmitteilung (Änderungsantrag), die vom RP Eberswalde/LASA bestätigt wurde „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Mitarbeiter im Projekt IOS Formular Personaleinsatz   Übersicht Personaleinsatz Vorname Name von…bis… Jahr……… Diese Formular ist vor Beginn der Maßnahme beim Regionalpartner Eberswalde einzureichen und bei Personalwechsel oder Einsatzänderung aktualisiert neu vorzulegen. durchschnittliche Arbeitszeit je Monat .. Stunden Personaleinsatz Maßnahme Personaleinsatz Projektnummer März April Mai Juni Juli in% in Stunden Initiative Oberschule lOS- EW/FFO- 1111 lOS- EW/FFO- 2222 lOS- EW/FFO- 3333 lOS- EW/FFO- 4444 lOS- EW/FFO- 5555 lOS- EW/FFO- 6666 lOS- EW/FFO- 7777 Qualifizierungsinitiative 12 50 plus wertuio Kompetenzagentur Kp 0000 Sonstiges weitere Maßnahmen Summe: 100,00% sachlich richtig: Datum: Stempel: „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Mitarbeiter im Projekt 1. Ermittlung der effektiven Jahresarbeitszeit Beispiel: 52 Wochen/Jahr zu je 40 h = 2080 h minus z.B.: 12 gesetzl. Feiertage / 8 h = - 90 h minus z.B.: 30 Tage Urlaub = - 240 h -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- = 1750 effektive Arb.-Stunden/Jahr „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Mitarbeiter im Projekt 2. Ermittlung des % Anteils im Projekt Stundenanteil im Projekt (Meilensteine) - Beispiel: 80 h Stundenanteil im Projekt effektive Arbeitszeit X 100 = 4,57 % Obergrenze für MA im Projekt ist der TVL-13 Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein: abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulausbildung bei Entgeltstufe 5 muss eine 10-jährige Tätigkeit im Bildungssektor nachgewiesen werden „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Gehaltsabrechnung IOS Formblatt Gehaltsaufteilung   Dieses Formblatt ist mit jeder Abrechnung (Zwischenrechnung, Schlussrechnung) im aktuellen Zustand beim Regionalpartner Eberswalde einzureichen. Monat ………….. 2012 Gehaltsaufteilung Vorname Name (Beträge in €) Gesamtbe-trag lOS-1111 lOS-2222 lOS-3333 Maßnahme Summe Std. Summe Maß- nahmen Kst. xxx Kst. xxx Kst xxx Std. Betrag Nettoverdienst SV-Beiträge AG/AN Steuer - sachlich richtig: Datum: Stempel: „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Gehaltsabrechnung 1. Zeile Nettoverdienst 2. Zeile SV Abgaben Die Personalausgaben für im Projekt tätige Mitarbeiter sind in der EAÜ-Liste für jeden MA wie folgt darzustellen: 1. Zeile Nettoverdienst 2. Zeile SV Abgaben 3. Zeile Steuern Auf den Gehaltsnachweisen sind die einzelnen Positionen handschriftlich darzustellen und vom Bearbeiter mit Datum und Unterschrift zu bestätigen. Siehe Beispiel: „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Nettoverdienst 2.422,82 davon 4,57 %= 110,72 EUR Muster Mustermann Musterstrasse 100 123456 Musterhausen Nettoverdienst 2.422,82 davon 4,57 %= 110,72 EUR „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

SV-AG = 681,01 SV-AN = 726,70 U2 = 12,33 -------------------------------- 1.420,04 davon 4,57 % = 64,89 für IOS „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Steuer-Gesamt = 379,80 davon 4,57 % = 17,35 € für IOS Muster Mustermann Musterstrasse 100 123456 Musterhausen Steuer-Gesamt = 379,80 davon 4,57 % = 17,35 € für IOS „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Zahlungsbeweis Bank/ Kasse Ausgabe Rechnung gesamt Gehaltsabrechnung 2. Einbinden in die EAÜ - Liste Datum Gliederung lt.FPL Einzahler / Empfänger Grund der Zahlung Beleg Nr. Zahlungsbeweis Bank/ Kasse Einnahme ges. Ausgabe Rechnung gesamt davon Betrag Projekt 24.06.11 1.2 Musterzahler Gehalt Herr Mustermann August 2011 Gehaltsabrechnung Nettoverdienst August 2011 Bank 2.422,82 110,72 Gehaltsabrechnung SV Abgaben August 2011 1.420,04 64,89 30.06.11 Gehaltsabrechnung Steuern August 2011 379,80 17,35 24.07.11 BBV EBW 1. MAF Zwischenrechnung/ Schlussrechnung 005/10 KA 14/10 192,96 30.07.11 3.3 anteilige Verpflegung TN Rechnung Nr. 12/12 KA 15/10 1200,00 600,00 „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Weitere Hinweise Handreichung zum Erstellen eines Angebotes und Erfassen der Ausgaben und Einnahmen finden Sie in auf der Website des Regionalpartners Eberswalde ios.bbv-eberswalde.de „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Weitere Hinweise Bei Nutzung von Miet-, Leasing und betriebseigenen Fahrzeugen (projektbezogenen Dienstreisen) sind tatsächlich getätigte Ausgaben anteilmäßig (gefahrene km lt. Fahrtenbuch) zuwendungsfähig, wie z.B: Kraftstoff, Öl, Wartung und Pflege, Reparaturen Versicherungen … 2. Liefer- und Leistungsverträge Es gelten folgende Auftragswerte: - Aufträge bis 500 € - freihändige Vergabe - bei Aufträgen von 500,01 - 20.000 € - freihändige Vergabe und mind. 3 Angebote, Vergabevermerk „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Weitere Hinweise 3. Miete und Nebenkosten Ausgaben für Mieten von Räumlichkeiten und Nebenkosten sind grundsätzlich zuschussfähig. Pauschale sind nicht förderfähig (Heizung, Reinigung, etc.). Für die Abrechnung sind vorzulegen: Mietverträge mit dem anteiligen m² Nachweis, rechnerische Ermittlung der anteiligen Beträge, Rechnungen, Zahlungsbeweise. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Weitere Hinweise 5. Bewirtungskosten Bewirtungskosten sind grundsätzlich nicht förderfähig. Nur bei Veranstaltungen mit Öffentlichkeitsbeteiligung, Workshops können im Einzelfall Bewirtungskosten in angemessener Höhe als zuschussfähig anerkannt werden (z. B. Kaffee, Tee, belegte Brötchen, alkoholfreie Getränke), Der Verwendungszweck (Bezeichnung und Dauer der Veranstaltung) und die TN (Zahl) sind auf den Belegen anzugeben, Arbeitsberatungen sind normale Tagesgeschäfte und nicht förderfähig 6. Information und Publizität - Öffentlichkeitsarbeit Wer eine Zuwendung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds erhält, ist verpflichtet, dies in geeigneter Form öffentlich bekannt zu geben und bei allen Veröffentlichungen zum Projekt auf die Mitfinanzierung durch den ESF hinzuweisen (Art. 8 VO (EG) Nr. 1828/2006). „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Weitere Hinweise - Arbeitshinweise und verbindliche Vorgaben zur Öffentlichkeitsarbeit sind: im Merkblatt „Information und Publizität für ESF-geförderte Projekte“ zusammengefasst und stehen im Internet auf der jeweiligen Website der LASA Brandenburg GmbH und unter www.esf.brandenburg.de/sixcms/media.php/land_bb_boa_01.c.71312.de zum downloaden bereit. Des Weiteren können Sie sich Dokumente, Vorlagen und Richtlinien von der Website des IOS Regionalpartners ios.bbv-eberswalde.de herunterladen oder einsehen. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Weitere Hinweise 7. Rechnungen/Kassenbons - Ausgabebelege: Die Beschaffenheit der Belege sind die ANBest-P Nr. 6.4 benannt: - Ausgabebelege: Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, MwSt., Rechnungsbetrag gesamt, Betrag anteilig für das Projekt (Skonto beachten) Zahlungsbeweis, bei Gegenständen den Verwendungszweck Eindeutige Zuordnung zum Projekt Steuernummern auf Rechnungen, Bearbeiterkürzel - Einnahmebeleg: Einzahler, Grund der Zahlung, Datum, Projektzuordnung - Kassenbon (Kassenbuch ) Grund und Tag der Zahlung, MwSt., Rechnungsbetrag gesamt Betrag anteilig für das Projekt-Projektzuordnung Steuernummern Max. 150,00 € „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Weitere Hinweise 8. Projekte mit Schülerfirmen „ … Die aus den Schulprojekten generierten Einnahmen (z.B. bei Schülerfirmen) sind nach Bewilligung hinzugetretene zusätzliche Mittel. Die Einnahmen müssen in die Projektfinanzierung einbezogen werden. Spätestens mit der Endabrechnung des Schulprojekts sind diese mit anzugeben. Gemäß Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest- P)  Ziffer 2.2  verringert sich dadurch die Zuwendung  (hier für das Schulprojekt) um den vollen in Betracht  kommenden Betrag. (bei Fehlbedarfsfinanzierung, sofern sich der Fehlbedarf dadurch verringert)…“ Als Eigenmittel bei Privatschulen kommen die zusätzlichen Einnahmen nicht in Betracht. Sie sind nicht Bestandteil des bestätigten  Finanzplans. Die Schulen müssen den laut Antrag geplanten Eigenanteil erbringen. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Weitere Hinweise Meilensteine (Datenbank) korrekt eintragen, hier sind die Stunden / MA erkennbar, welche für die Erstellung des Besserstellungsverbotes notwendig sind Finanzplan (Datenbank) Erläuterungen detailliert ausfüllen, wenn Platz nicht reicht, unter Bemerkungen weiterführen (siehe „Bemerkungen“) Entsorgungsleistungen z.B. wie Holzkeile, Tapetenreste, Werkzeuge, Abfälle etc.. sind nur dann förderfähig, wenn im Einzelfall ein Projektbezug eindeutig hergestellt werden kann. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Projektabrechnung Die Grundlage für eine Abrechnung von Projekten ist das korrekte Ausfüllen der EAÜ-Liste in der Datenbank: Zwischenrechnung mit der Zwischenrechnung sind einzureichen: Statistik zum Jahresende Formblatt Gehaltsaufteilung/Person 1 Stichprobe aus den Personalkosten – Mittelfluß nachweisen (Gehaltsnachweise, BG Nachweis, Zahlungsbeweis) 1 Stichprobe aus den Sachkosten - Mittelfluß nachweisen (Rechnung, Zahlungsnachweis, Honorarvertrag, Mietverträge, Rechnung, Zahlungsnachweis) 2. Schlussrechnung Alle Kopien der Originalbelege einreichen – Mittelfuß nachweisen Formblatt Gehaltsaufteilung/Person Sachbericht 3. Formulare Alle Vorlagen und Formblätter können auf der Website ios.bbv-eberswalde.de heruntergeladen werden.