Rechen- und Kommunikationszentrum Unterstützung elektronischer Prozesse in Hochschulen IBM Konsortialbeschaffung der NRW-Hochschulen AK-SYS Seminar Bommerholz, 2. März 2005 Dr.-Ing. Klaus Brühl RWTH Aachen, Rechen- und Kommunikationszentrum www.rz.rwth-aachen.de bruehl@rz.rwth-aaachen.de Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Inhalt Warum eine IBM - „Landeslizenz“? Historie Konsortialbeschaffung Umfang Vertrag, Öffnungsklauseln teilnehmende HS/FH Bedarfsfindung, Probleme Ressourcenverbund NRW Projektmanagement Identity Management Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Warum eine „IBM-Landeslizenz“? (I) Beschaffungen von SW-Landeslizenzen im Rahmen des HBFG Tivoli System Management Software in 2002. Ausgelöst von aufkommenden Identity Management-Lösungen (ITIM): Diskussion einer "Generallizenz" für IBM Softwareprodukte. Ist es möglich und sinnvoll für die HS die Softwareprodukte der Firma IBM für einen definierten Zeitraum mengenmäßig unlimitiert zu lizenzieren? Erstellung von Feldstudien an vier NRW-Hochschulen, in denen die elektronische Unterstützung von Geschäftsprozessen (Use Cases) betrachtet wurden. Betrachtung von Geschäftsprozessen. Keine reine SW-Betrachtung! Keine erschöpfende Analyse sondern Aufzeigen des möglichen Einsatz-potentials. Als Ergebnis wurden vier Geschäftsprozesse thematisiert. Ergebnis der Studie: „erhebliche“ Defizite in den Hochschulen HBFG Regeln: SW-Lizenzen nur im Zusammenhang mit HW möglich Zukauf von Access360 -> ITIM Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Warum eine „IBM-Landeslizenz“? (II) ... weil sich die einzelnen Hochschulen die Lizenzen trotz F&L-Konditionen sonst kaum leisten können... „Initiale Denke“ (auch) bei IBM: Business – Software zu Business – Preisen Marktmacht der Hochschulen! 21 Hochschulen und Fachhochschulen beteiligt Essentielle Unterstützung des Ministeriums für Wissenschaft und Forschung NRW (MWF) Koordination (auch gegenüber den HS) und Finanzierung über HBFG Hohes Vertragsvolumen Strategische Entscheidungen auf hoher Firmenebene macht es auch firmenintern erheblich schwieriger, ein Scheitern zu verargumentieren Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Konsortialbeschaffung - Historie 2002: Landesvertrag des Landes NRW bezüglich Tivoli System Management Software anschließend: Sondierungsgespräche des MWF und der RZ / DVZ der Hoch- schulen mit IBM über die Möglichkeit einer „Generallizenz". Sept. 2003: Konzeptpapier über den Mehrwert bei der Einführung elektronischer Geschäftsprozesse in den Hochschulen Ende 2003: allgemeine Bedarfsumfrage des MWF zu den Use Cases Jan. 2004: Feinkonzept „Identity Management“ der Universität Du-E Juni 2004: konkrete Bedarfsumfrage des MWF an die Hochschulen anschließend: aus rechtlichen und politischen Gründen soll statt einer Landes- lizenz eine Konsortialbeschaffung erfolgen Aug. 2004: konkrete, belastbare Bedarfsbegründungen der Hochschulen Sept. 2004: Stellen eines HBFG-Antrags Okt. 2004: Aufnahme konkreter Verhandlungen mit IBM Nov. 2004: positives Votum der DFG und Empfehlung an den Wissenschaftsrat Dez. 2004: Abschluß des Konsortialvertrages Jan. 2005: Beginn des SW-Auslieferung Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Konsortialbeschaffung - Umfang SW zur Umsetzung elektronischer Geschäftsprozesse „Use Cases“ Verzeichnisdienste und Identity Management (ITIM), Aussenpräsentation und Anwendungsintegration, Dokumentenverwaltung und Wissensmanagement eLearning Collaboration (Software lotus notes) Weitere Softwareprodukte: Datenbank Informix (insbesondere zum Einsatz in der Verwaltung für den Betrieb von HIS) CATIA CAD Software betriebssystemnahe (AIX) Software DCE/DFS, Compiler für AIX GPFS für Linux auf xSeries, CSM für Linux. Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Konsortialbeschaffung - Umfang Volumenmäßig (quasi) unlimitierte Nutzung der Software zur Umsetzung der „Use Cases“ innerhalb einer Hochschule, Studenten, Mitarbeiter, Alumni, Gäste, Bibliotheksnutzer,... fünf Jahre Wartung und Support für die dafür notwendigen Softwareprodukte, Kontingent von Unterstützungsleistung (125 Manntage) für die Implementierung der Software seitens IBM. für Pilotinstallationen und weitere unterstützende Maßnahmen Koordinierung durch Lenkungsausschuß nach 1:1 oder 1:2 - Modell Weiteren Installationen sollen sich an den bestehenden Piloten orientieren bzw. von den Pilothochschulen unterstützt werden. Nutzung weiterer Softwareprodukte (mengenmäßig limitiert) CATIA, betriebssystemnahe Software Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Konsortialbeschaffung – Öffnungsklausel Vertragliche Regelung mit IBM: Lizenznehmer ist das Land NRW vertreten durch die RWTH Aachen Nicht genutzte Use Cases dürfen zwischen den Hochschulen des Landes (allerdings jeweils nur komplett) verschoben werden. Öffnungsklausel im Vertrag: Alle übrigen Hochschulen in NRW können ebenfalls die Software (Use Cases) sofort nutzen. Nach zwei Jahren erfolgt eine Überprüfung der Nutzung. Ggf. wird dann eine Nachlizenzierung notwendig. Finanzielle Rahmenbedingung: Unklar wie die Finanzierung bei Nachzüglern erfolgen soll. Insbesondere gibt es hierfür keine Verpflichtungserklärung des MWF. D.h. Hochschulen müssten ggf. 100% statt 10% (üblicher HBFG-Eigenanteil) des Beschaffungspreises selbst bezahlen. Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Konsortialbeschaffung – Teilnehmende HS/FH Verzeichnisdienste und Identity Management (7 HS+4 FH) : DSH Köln, RWTH Aachen, Uni Bonn, Uni Bielefeld, Uni Duisburg-Essen, Uni Paderborn, Uni Münster, FH Lippe und Höxter, FH Bielefeld, FH Köln, FH Dortmund. Aussenpräsentation und Anwendungsintegration (2 HS) : DSH Köln, Uni Bonn. Dokumentenverwaltung und Wissensmanagement (2 HS+1 FH) : DSH Köln, Uni Bonn, FH Bielefeld. eLearning (2 HS+1 FH) : DSH Köln, RWTH Aachen, FH Bielefeld. Collaboration (2 HS+1 FH) : Uni Bochum, Uni Köln, FH Köln. Informix (13 HS+9 FH) : DSH Köln, RWTH Aachen, Uni Bielefeld, Uni Bochum, Uni Bonn, Uni Düsseldorf, Uni Dortmund, Uni Duisburg-Essen, FU Hagen, Uni Köln, Uni Münster, Uni Siegen, Uni Wuppertal, FH Aachen, FH Bielefeld, FH Dortmund, FH Südwestfalen, FH Lippe und Höxter, FH Köln, FH Gelsenkirchen, FH Düsseldorf, FH Niederrhein. Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Konsortialbeschaffung – Bedarfsfindung, Probleme (I) Teilweise Abstimmungsprobleme innerhalb der Hochschulen. Antworten der HS/FH auf die allgemeine Bedarfsumfrage waren teilweise sehr unverbindlich. konkrete Bedarfsmeldungen der HS z.T. an Randbedingungen geknüpft Für HBFG-Verfahren und Beschaffungsvorgang nicht verwertbar Beschaffungsrecht: müssen alle Use Cases einzeln europaweit ausgeschrieben werden? Wie kann dann sichergestellt werden, dass die Produkte der Firmen auch geeignet sind? Erheblicher Evaluationsaufwand, kleine Firmen versprechen „alles“. Widerstände in den Hochschulen gegen eine Generallizenz („Zwangsteilnahme“) Aus rechtlichen und politischen Gründen Konsortialbeschaffung statt Landeslizenz Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Konsortialbeschaffung – Bedarfsfindung, Probleme (II) Finanzierung mittels HBFG-Verfahren HBFG sieht SW-Beschaffungen nur in Verbindung mit HW vor, belastbare Bedarfsbegründungen der teilnehmenden Hochschulen absolut notwendig, erheblicher Zeitdruck. Verhandlungen mit IBM Seitens IBM musste dem Vertrag wg. Umfang und Art auf hoher Ebene zugestimmt werden (Iterationen nur begrenzt möglich), Vertragslaufzeit von 5 Jahren bei IBM unüblich (max. 3 Jahre), Klauseln bezüglich der Zurverfügungstellung von Ersatzprodukten bei Abkündigung von SW sind bei IBM eigentlich nicht vorgesehen, Differierende Vorstellung: Softwarelieferung vs. Problemlösung, starres Vertragsverhalten von IBM (EVB-IT Vertrag vs. IBM-Reglementarien). Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Projektmanagement Lenkungsausschuss eingesetzt durch DV-Infrastrukturausschuss des Landes NRW (DV-ISA) Koordination zwischen den Hochschulen und IBM Koordination der vier Arbeitsgruppen Koordination der Verteilung der Unterstützungsleistung (125 MT) Zuteilung an die HS nach dem 1:1 (oder 1:2) Modell Problem: Beschaffungsrecht Arbeitsgruppen Nutzen die Strukturen des Ressourcenverbundes NRW (RV-NRW) Koordination von Schulungen, Workshops,... Definition von Pilothochschulen Arbeitsteilung, gegenseitige Unterstützung HBFG-Antrag, Vertragsabwicklung, Roll out durch die RWTH als Konsortialführer Unterstützung durch das MWF !!!! Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Struktur Gesamtprojekt Lenkungsausschuss GPV Hochschulen GPV IBM IM TPV HS TPV IBM Projekt- Teil- nehmer „Neuner- gruppe“ AA TPV HS TPV IBM Projekt- Teil- nehmer DkVWM TPV HS TPV IBM Projekt- Teil- nehmer eL TPV HS TPV IBM Projekt- Teil- nehmer Coll TPV HS TPV IBM Projekt- Teil- nehmer eLearning PV HS PV HS PV HS PV HS PV HS Collaboration Verzeichnisdienste und Identity Management Aussenpräsentation und Anwendungsintegration Dokumentenverwaltung und Wissensmanagement GPV: Gesamtprojektverantwortlicher TPV: Teilprojektverantwortlicher PV HS: Projektverantwortlicher einer Hochschule „Sechser gruppe“ Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Know How Transfer Gemeinsame Workshops /Ausbildungsveranstaltungen Hospitation Vierteljährlicher Fortschrittsworkshop Schwerpunktthemen für bestimmte Hochschulen Workshops, Dokumentation Austausch von Dokumentationen, Arbeitspapieren (BSCW) Interaktion mit den Verwaltungen, rechtliche Aspekte (Personalrecht,...) Direkte (in geeigneter Form ggf. auch entgeltliche) Personalunterstützung von Hochschule zu Hochschule Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Ziele Identity Management Personengruppen stehen definierte Dienste „auf Knopfdruck“ zur Verfügung oder können elektronisch ohne zusätzliche Identitätsüberprüfung angefordert werden. Nutzung erlischt automatisch wenn eine Person nicht mehr einer berechtigten Gruppe angehört (nicht generell bei Gruppenwechsel) Die Erfassung der Personen und die Verantwortlichkeit bleibt bei den dafür zuständigen Stellen, z.B. in der Verwaltung „Import“ von Personendaten Name, Ordnungsmerkmal (Matrikel- oder Personal-Nr.), Institut Rollenzuteilung aufgrund der Herkunft aus Datenquelle oder explizit (aufgrund von Ordnungsmerkmalen oder manuell) Automatische Einrichtung der Zugänge (Provisionierung) der angeschlossenen Dienste (ggf. mit Appoval-Prozess) Verantwortlichkeit bleibt bei der Organisation - Etwas anderes ist mit der Verwaltung nicht zu machen Landesdatenschutzbeauftragter hat der Übergabe der Daten für diesen Zweck zugestimmt - Umsetzung Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Identity Management (Gesamtprozess!) Verantwortlich, Masterdaten RWTH Studierende Mitarbeiter Azubi Bürger Bib.-Nutzer RV-NRW Uni Import vom Master DB, per Datei, manuelle Eintragung Rollen- Verwaltung, zuweisung Handling Provisionierung, Automatisch Eigenprovisionierung ggf. mit Approval-Prozess Provisionierung Dienste Personen RWTH-Verwaltung HIS-SOS Tivoli Identity Manager CAMPUS RWTH-Verwaltung HIS-SVA Personen E-Mail Bib.-Dienst Bibliothek Nutzer-DB Personen HPC weitere Personen RV-NRW DB oder Liste Frage der Begrifflichkeit: TIM unterstützt einen Bereich des Identity Management Identity Management (im Sinne von Personen) verbleibt bei den zuständigen Stellen Weitere Quellen DB oder Liste Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications

Passwort-Verwaltung mit TIM ********** ********** MSDNAA - Download Seminar AK SYS Bommerholz, März 2005 RWTH Aachen Center for Computing and Communications