Bildungshappen Projektmanagement KiK (Kompetenzentwicklung in Klein- und Mittelbetrieben in Hessen) Gefördert durch die EU und das Land Hessen

Themenübersicht: Projektmanagement Themen des Projektmanagements

Projektauftrag und Zieldefinition im Projekt Der Projektauftrag mit: Name des Projekts Kurzbeschreibung der Aufgaben/des Problems gewünschte Änderung/Ziel Projektzeitraum (von….bis….) Namen der Projektbeteiligten und des Auftraggebers enthält. Ziele SMART definiern: S -> spezifisch M -> messbar A -> attraktiv R -> realistisch T -> terminge- bunden Projektvorbereitung

Die Projektorganisation Entscheidungsgremium: Trifft Entscheidungen über den Projektfortgang Projektleitung: Planung, Überwachung und Steuerung des Projektes um Kosten und Termine einzuhalten. Dazu gehört die Planung des Ablaufs, die Koordination mit allen betroffenen Stellen, die Berichterstattung an den Auftraggeber, …. Projektteam: Abarbeitung der Projektaufgaben Entscheidungsgremium Projekt- leitung Projektteam Projektplanung

Der Projektstrukturplan Arbeits-pakete (AP) Start-Ende Name/AT Arbeitstage gesamt (AT) Status Ampel-system   Kö Üb AP1 01.06.07-30.08.07 15 20 10 30 75 AP2 20.06.07.-15.08.07 12 62 AP3 20.08.07-30.09.07 5 AP… Der Projektstrukturplan bildet die Grundlage für die gemeinsame Arbeit im Projekt. Er enthält die Definition der Arbeitspakte, die benötigte Zeit für die Abarbeitung der Arbeitspakete und die Kürzel der verantwortlichen Bearbeiter. Ein Ampelsystem ermöglicht einen schnellen Überblick über den Stand der Abarbeitung. Projektplanung 5

Die Zeitplanung Aufstockung personeller Kapazitäten Reduktion von Standards Start Ende Verlängerung der Projektlaufzeit Unvorhergesehenes Ereignis Projektplanung

Die Zeitplanung   Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dez Verfahrensschritt Standortentscheidung Unterlagen einholen, prüfen Entscheidung herbeiführen Umsetzung prüfen Beschaffung 01. Okt Einführung und Schulung Der Zeitplan enthält die im Projektstrukturplan definierten Arbeitspakete. Er ermöglicht einen schnellen Überblick über den zeitlichen Stand des Projektes. Projektplanung

Der Projektstartworkshop und Projektgruppensitzungen Checkliste zum Besprechungs- und Sitzungsmanagement Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit Visualisierung Fangen Sie pünktlich an und beenden Sie die Sitzung pünktlich Versehen Sie die Tagesordnungspunkte mit Zeiten Achten Sie während der Sitzung darauf, das jede/r zu Wort kommt. Achten Sie während der Sitzung darauf, dass sich alle Redner kurz fassen und jede/r ausreden kann. Schließen Sie die Sitzung mit einem Maßnahmen- oder Tätigkeitskatalog ab. 7. Erstellen Sie zeitnah ein Protokoll (Lap-Top) Projektsteuerung

Die Projektsteuerung Die Projektsteuerung umfasst: Regelmäßiges Überprüfen der Mitarbeiter- und Teamzufriedenheit Promoten des Projektes im Unternehmen Regelmäßiges Überprüfen des Projektstrukturplans Regelmäßiges Überprüfen der Vorgehensweise Kommunikation und Information im Projekt Regelmäßiges Ermitteln und Bewerten der Projektfortschrittsdaten Projektsteuerung

Beispiele für Verhaltensregeln Probleme im Projekt Konfliktprävention: Beispiele für Verhaltensregeln - Jede/r ist für sich selbst und für das Gesamtergebnis ver- antwortlich - Jede/r achtet den Partner/die Partnerin - Jede/r hat das Recht, Fehler zu machen - Jede/r bereitet sich auf Meetings, Präsentationen, Einzel- gespräche vor - Vereinbarungen sind verbindlich Beispiel für ein Verfahren bei Nichtbeachtung der Regeln: Konfrontation in der Gruppe Konfliktgespräch in der Gruppe Konfliktmoderation extern Coaching/Supervision Projektsteuerung

Projektabschluss Checkliste für den Projektabschluss Projektabschluss Ja Nein 1. Durchführen einer Projekt-Selbstbewertung 2. Sicherstellen der Motivation der Projektmitarbeiter bis zum offiziellen Projektende 3 Entbinden der ProjektmitarbeiterInnen von ihren Aufgaben durch den Projektleiter 4. Durchführen einer Projektabschluss-Sitzung 5. Entbinden des Projektleiters von seinen Aufgaben durch die Unternehmensführung 6. Erstellen der Projektabschlussdokumentation und Regelung für die Aufbewahrung treffen 7. Festhalten der während des Projekts gewonnenen Erfahrungen 8. Bewerten der Projektzielerreichung 9. Bewerten der Leistung der externen Projektbeteiligten 10. Überprüfen des Vorgehens beim Einbinden externer Projektbeteiligter und ihrer Interessen Projektabschluss