GdPDU konforme Email-Archivierung Tim Glaesner ECM Consultant WMD Consulting Düsseldorf, 23.05.2006 WMD

Warum? Was heisst GDPdU ? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation abgewickelt. E-Mail- Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts und Steuerrechts zu archivieren. Rechtliche Aspekte der Archivierung sind die Ordnungsmäßigkeit, die Beweissicherheit und das Filtern unerbetener E-Mail.

Rechtliche Grundlagen "Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Hierzu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz) E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO) E-Mails sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachement und ERP-System

Rechtliche Grundlagen "Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Hierzu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz) E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO) E-Mails sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachement und ERP-System

Aufklärung ! Was ist ein Handelsbrief ? Handelsbrief: ein Schriftstück (Papier oder digital) betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Die Folgen einer nicht revisionssicheren Archivierung Es kann eine straf- und bussgeldliche Ahndung nach sich ziehen Im Einzelfall gilt die Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung Eine vorzeitige Vernichtung von Handelsbriefen ist im Fall einer Insolvenz strafbar Wer ist EASY SOFTWARE AG und was ist EASY Archiv ? EASY produziert / vertreibt das mit Abstand am weitesten verbreitete DMS-Produkt am Markt Die Produkte erfüllen alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Anforderungen der Revisionssicherheit

Daher.. Steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation muss nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit elektronisch archiviert werden. Die ordnungsmäßige Archivierung hat einen beweisrechtlichen Mehrwert: Sie bedeutet im Rahmen der freien Beweiswürdigung Beweissicherheit. Das Filtern unerbetener Werbe-E-Mail ist berechtigt. Werden an Mitarbeiter adressierte Nachrichten mit privatem Inhalt ausgefiltert, so sollte dies in eine Betriebsvereinbarung aufgenommen werden, um eine Strafbarkeit wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses zu vermeiden.

Varianten / Unterschiede der Archivierung Serverseitig > EASY xBase Serverseitige Archivierung Manuell & Automatisch, nicht nach Inhalten Clientseitig > EASY Office Clientseitige Archivierung, indexiert Manuell und teil-automatisiert (!) Nach Inhalten > EASY Information Factory Manuell & Automatisch, nach Inhalten

EASY-xBASE A R C H I V E Y O U R E - M A I L S A N D O P T I M I Z E Y O U R E X C H A N G E S E R V E R *** Startfolie ***

Überfüllte Postfächer ! Aktuelle Situation E-Mail ist Kommunikationsmedium Nr. 1 E-Mail Verkehr steigt jährlich um mehr als 30% immer mehr rechtsrelevante E-Mails im Umlauf Suche in Inhalten der E-Mails dauert immer länger E-Mail Ablage und Organisation wird immer aufwendiger Backup / Restore der Datenbank wird immer zeitkritischer Überfüllte Postfächer !

Bisherige Massnahmen A D M I N I S T R A T O R A N W E N D E R zusätzliche Wartung- und Administration weitere Festplatten zusätzliche Server limitierte Postfächer A N W E N D E R geringe Transparenz und Nachvollziehbarkeit Auslagerung in pst-Dateien ausdrucken der E-Mails löschen der E-Mails

Warum EASY xBASE ? revisionssichere Ablage E-Mail ist Geschäftskorrespondenz (GDPdU) E-Mail ist ein vor Gericht anerkanntes Beweismittel einfache und schnelle Volltextrecherche sekundenschnelle Suche in allen Texten und E-Mail Anlagen perfekte Outlook Integration; keine Schulung der Mitarbeiter Recherche archivierter Mails auch möglich wenn der Exchangeserver offline ist Kosten senken und Produktivität steigern Kostenreduzierung bei Systemmigration (5.5 - 2000 - 2003) Konsolidierung der Serverfarm und Auflösen der pst-Dateien effektive Reduzierung des Datenbankvolumens geringes Datenbankvolumen = höhere Performance und Stabilität schnelleres Backup und Restore; kürzere Wiederanlaufzeiten nach Systemausfall

Was macht EASY xBASE ? serverbasierte, reglementierte Archivierung Ablage der Exchange-Objekte im MSG-Format Reduzierung der Exchange Datenbank um >90% Indexierung aller Texte und üblichen Dateiformate integrierte Kompression mit einer Rate von ca. 50% schnelle und einfache Volltextrecherche im Outlook „noch“ keine Indexbasierte Archivierung

Konzept EASY xBASE Referenz Outlook MSX Datenbank EASY xBASE

Datenmanagement Datenzugriff Outlook MSX Datenbank Backup EASY xBASE

Systemvoraussetzung Betriebssystem Mail-Server Datenbank Kommunikation Windows NT Server Windows 2000 Server Windows 2003 Server Mail-Server Microsoft Exchange 5.5 Microsoft Exchange 2000 Microsoft Exchange 2003 Mail-Client Microsoft Outlook in allen Versionen kein Outlook Express ! Kommunikation XML MAPI HTTP ODBC Datenbank Microsoft Access Microsoft SQL Server

EASY xBASE Client im Outlook

Archivierung Server: patkxbase Postfach Mails Gesamt KB Peter 894 148.355

5 gute Gründe ! keine Client-Installation „zero administration“ Distribution des Clients durch den Microsoft Exchange Server „zero administration“ einmalige und zentrale, wartungsfreie Systemkonfiguration „Power Recherche“ einfache und schnelle Volltextsuche in allen Textinhalten auch wenn der Exchangeserver offline ist „revisionssicher“ entspricht den gesetzlichen Bestimmungen „multi storage“ Datenspeicherung auf externern Medien

EASY Office Integration

Indexmaske Indexwerte aus Datenbanken Für alle Outlook Versionen, kein OWA Installation / Verteilung der Software nötig

Suche in EASY Client

EASY Office Integration Für Outlook, Excel, Word und PowerPoint ab Office 2000 Client-basiert Günstigste Variante wenn ein elekt. Archiv vorhanden ist Anwender ist gefordert Suche und Treffer nicht in Outlook Indexorientierte Ablage unter Nutzung der ERP Stammdaten

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Fragen: Tim Glaesner glaesner@wmd.de WMD