Elektronisches Personalmanagement (E-PM)

Vorschlag für den Ablauf des heutigen Tages Erwartungen der Teilnehmer/innen: Lernziel Überblick über das Themengebiet Diskussion der eigenen Erfahrungen (Gruppenarbeit, 3-4 Gruppen) Typische Anwendungen von E-PM Begriffsbestimmungen und Beispiele Gruppenarbeit: Entwerfen eines Konzeptes für den eigenen Tätigkeitsbereich (2 – 3 Gruppen), Präsentation der Ergebnisse Weitere Anwendungen und Beispiele (nach Bedarf) Chancen und Risiken von E-PM (Abschlussdiskussion) Bewertung des heutigen Tages (Seminarkritik)

Lernziel Sie sollen Grundkenntnisse über E-PM erlangen. Sie erhalten zudem Informationen über praktische Anwendungen und sind anschließend insgesamt in der Lage, sich selbstständig vertiefend mit E-PM zu befassen.

Begriffsbestimmung Das Elektronische Personalmanagement (E-PM) umfasst Instrumente der DV-technischen Unterstützung des Personalwesens bzw. des Personalmanagements. Diese reichen von Einzelplatzanwendungen (PC) über Firmennetzwerke (Intranet) bis hin zur Nutzung des Internets.

E-PM und E-HRM E-PM ist praktisch bedeutungsgleich mit Electronic Human Resource Management (E-HRM). Dieses befasst sich mit den Voraussetzungen und Möglichkeiten, Personalarbeit mittels der so genannten neuen Medien zu automatisieren und zudem deren Nutzen zu optimieren, aber auch, die Konsequenzen zu bedenken, die sich aus der Automatisierung ergeben.

Funktionen der Personalwirtschaft Personelle Leistungsbereitstellung Personalbedarfsplanung Personalbeschaffung Personaleinsatz Personalentwicklung Personalfreisetzung Leistungserhalt und -förderung Personalführung Personalentlohnung Informationssysteme der Personalwirtschaft Personalbeurteilung Personalverwaltung Personalcontrolling

E-HRM

Prozessorientierte Perspektive Personalbedarfsplanung Personalfreisetzung Personalbeschaffung Personalentwicklung Personaleinsatzplanung

PM und E-PM Funktionsbereiche des PM Instrumente des E-PM Personalbeschaffung Elektronisches Bewerbermanagement Personaleinsatz Personalverwaltung Personalcontrolling Personalinformationssysteme (PIS) Employee Self Service (ESS) Personalentwicklung E-Learning

Typische Anwendungen von E-PM Elektronisches Bewerbermanagement Personalinformationssysteme (PIS) Employee Self Service (ESS) E-Learning

E-PM als integriertes System (Vision) Unternehmen 1 Job-Portal Intermediär Unternehmen 2 Unternehmen 3 Bewerbermanagement PIS PE mit E-Learning Online Bewerbermappe ESS

Diskussion / Gruppenarbeit Wo hatten Sie bereits Kontakt mit Anwendungen von E-PM? Welches waren Ihre Erfahrungen? Wie schätzen Sie die Chancen von E-PM ein?

Elektronisches Bewerbermanagement

Elektronisches Bewerbermanagement Elektronische Ausschreibungen im Intranet und Internet Suchmaschinen im Internet, Jobportale (Onlineportale) und Jobmessen (Onlinemessen) Elektronische Bewerbungen (Onlinebewebungen) Bewerbermanagement im Unternehmen Bewerber(vor)auswahl (E-Selection, Blended Assessment) Übergabe der Daten in ein PIS, Pflege der Daten (ESS) Wiederverwendung der Daten in weiteren Recruitment-Projekten

Ein typisches Jobportal

Ein Beispiel für eine Metasuchmaschine

Der Personalbeschaffungsprozess Anzeigen-schaltung Bewerbungs-eingang 1.+ 2. Sichtung Auswahl-gespräch Entschei-dung Arbeits-vertrag Erfolgs-kontrolle Bewerbungs-controlling Response-Management Anzeigen-Management Skill-Tables Bewerberscreening Web-Interview Online-Test Online-ACs Online-Spiele

Elektronisches Bewerbermanagement Rücklaufbearbeitung Erfassung und erste Bearbeitung der auf eine Ausschreibung oder Recherche hin zurücklaufenden Informationen (über Bewerber/‑innen). CV-Screening Elektronische Auswertung von Lebensläufen oder beruflichen Selbstdarstellungen nach bestimmten Kriterien mithilfe von Software zur Texterkennung (falls die Texte nicht schon elektronisch vorliegen) und Textanalyse (nach bestimmten Codes). strukturierte Interviews Die Bewerber werden aufgefordert, Informationen über sich selbst in elektronische Formulare einzutragen, die es dann gestatten, diese nach bestimmten Kriterien aus­zuwerten. Arbeitsproben und Simulationen Die Bewerber werden aufgefordert, bestimmte Aufgaben am PC zu lösen, die sich auf allgemeine Fähigkeiten und Fertigkeiten beziehen können (Intelligenz- und Wissenstests), aber auch auf berufsspezifische Kenntnisse und Fähigkeiten (Simulationen, Onlinespiele).

Der Testtrainer von Siemens

Personalinformationssysteme (PIS)

Begriffsbestimmung Ein Personalinformationssystem (PIS) dient der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Pflege, Analyse, Benutzung, Verbreitung, Disposition, Übertragung und Anzeige von Informationen, welche die Personalverwaltung betreffen.

Typische Elemente von PIS Stammdatenverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bescheinigungs- und Formularwesen, Personalstatistiken und Berichtswesen, elektronische Personalakten, Travelmanagement, Seminarverwaltung, Bewerbermanagement, Bewerberauswahl, Personalplanung, Personalentwicklung, betriebliches Vorschlagswesen / kontinuierlicher Verbesserungsprozess (BVW/KVP) und Ideenmanagement

Elektronische Personalakte

Beförderungs-, Versetzungs-, Einstellungsplan Name und gegen- wärtige Position Position 2001 P V ! Hierarchie Abteilungsleiter Kühne Abteilungsleiter/in Assistentin Kneissler Assistent/in Gruppenleiter I Strohmeier P Gruppenleiter/in I Assistentin Vanhoolt Assistent/in Gruppenleiter II Saller Gruppenleiter/in II Assistentin Simon N N Assistent Mitarbeiterin 1 Kastura N N Mitarbeiter/in 1 Mitarbeiter 2 Froning K N Mitarbeiter/in 2 Beratungs- Ingenieur/in, N.N. ! N Beratungs- Ingenieur/in 1997 1998 1999 2000 2001 t P = Pensionierung; N = Nachfolger; V = Vertretung, K = Kündigung

Employee Self Service (ESS)

Employee Self Service (ESS) Bei der Anwendung eines Employee Self Services (ESS) verwalten Mitarbeiter und Vorgesetzte einen Teil ihrer Personaldaten selbst und entlasten so die Personalabteilung von Routineaufgaben. Der Zugriff auf den ESS kann vom Arbeitsplatz oder von zu Hause, über Internet oder über Intranet stattfinden.

Typische Informationsbereiche statische Informationen (beispielsweise Fachartikel oder Betriebsvereinbarungen), periodisch oder aperiodisch aktualisierte Informationen (beispielsweise Mitarbeiterstrukturdaten, Organigramme, Ansprechpartner im Personalbereich, Telefonverzeichnis, Links zu anderen Intranet- und Internet-Websites), aktuelle Informationen mit kurzer Standzeit (beispielsweise Stellenausschreibungen), interaktive Bestandteile (beispielsweise Onlinebefragungen oder Diskussionsforen)

ESS der University of Minnesota

E-Learning

Begriffsbestimmung Unter E-Learning (engl. electronic learning = elektronisch unterstütztes Lernen), auch E-Lernen, werden alle Formen von Lernen verstanden, bei denen digitale Medien eingesetzt werden, um Lernmaterialien zu präsentieren und zu distribuieren und/oder um zwischenmenschliche Kommunikation zu unterstützen.

CBT, WBT, CSCL E-Learning Computer Supported Cooperative / Collaborative Learning (CSCL): Computer Based Training (CBT) Web Based Training (WBT) Tutorielle Systeme Simulationssysteme Präsentationssysteme an einem Ort von unterschiedlichen Orten aus

Computer Based Training (CBT) CBT-Systeme sind Lernprogramme, die der Lernende vor Ort, das heißt auf seinem Computer gespeichert hat. Aufwendige, große Programme sind problemlos einzusetzen, und komplexe Sachverhalte werden mittels Text, Bild, Ton, Video und Animation anschaulich dargestellt.

Web Based Training (WBT) WBT, eine Weiterentwicklung des CBT, ist ein Oberbegriff für Internet-Lernumgebungen. Das heißt: Lerneinheiten werden nicht über Datenträger verbreitet, sondern mittels des Internets oder eines Intranets von einem Webserver online abgerufen. Die Einbettung ins Internet bietet den Lernenden vielfältige Möglichkeiten, mit Dozenten, Tutoren und Mitlernenden zu kommunizieren und zu interagieren.

Computer Supported Cooperative / Collaborative Learning (CSCL) Unter dem Begriff computer­unterstütztes kooperatives Lernen werden Ansätze beschrieben, wie kooperatives Lernen oder das Lernen in Gruppen mithilfe von Informationstechnologien unterstützt werden können. Entweder lernen die Akteure gemeinsam an einem Ort (z.B. in CSCL-Laboren), oder die Akteure sind verteilt, das heißt von unterschiedlichen Orten aus und über Computernetze verbunden am Lernprozess beteiligt.

virtual classroom In einem virtuellen Klassenzimmer (engl. virtual classroom) lernen die Teilnehmer, die miteinander über das Internet verbunden sind, gemeinsam. Plattformen erlauben eine Sicht-, Hör- und Sprechverbindung mittels Webcam und Internettelefonie. Es können gemeinsam Dokumente bearbeitet, Videobeispiele eingeblendet, Lehrgespräche geführt und Anwendungen auf dem Rechner des Moderators mit den Anwesenden im Raum „geteilt“ werden (Applicationsharing).

virtual classroom: Telekom Training

Übungsaufgabe (Gruppenarbeit) Entwerfen Sie für Ihren Wirkungsbereich ein Konzept zur Anwendung von Methoden des E-PM! Berücksichtigen Sie dabei Ihre Ziele im Zusammenhang mit PM (HRM), die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen und die mögliche Akzeptanz der Methoden durch die Mitarbeiter/innen!

Weitere Anwendungen von E-PM

Online-Laufbahnplanung Weitere Anwendungen Online-Laufbahnplanung Career Support Blended Coaching Blended Outplacement Workflow-Systeme Skillmanagement E-Collaboration

Online-Laufbahnplanung Die Online-Laufbahnplanung unterstützt einerseits Beschäftigte bei der Ermittlung ihrer Wünsche und Fähigkeiten im Hinblick auf eine bestehende Stelle und andererseits potenzielle Bewerber im Hinblick auf eine (Ausbildungs-)Stelle.

Career Support Während sich die Online-Laufbahnplanung eher an Schüler, Berufseinsteiger oder Studienanfänger richtet, orientiert sich der Career Support an den Bedürfnissen von Studienabgängern und Beschäftigten.

Blended Coaching Angeregt vom E-Learning entstand die Idee, man könne auch Coaching über elektronische Interaktionsmedien unterstützen. Dieses Blended Coaching genannte Verfahren nutzt interaktive Medien wie Forum, Chat oder E-Mail für ein so genanntes Vis-à-vis-Coaching.

z.B. E-Recruiting, E-Learning oder E-Coaching. Blended Outplacement Zur Unterstützung von Outplacement können verschiedene Instrumente des E-PM eingesetzt werden, z.B. E-Recruiting, E-Learning oder E-Coaching.

Workflow-Systeme Einsatzfelder sind beispielsweise der automatisierte Einkauf, Kommunikationsplattformen, Intranet-Wissensmanagement oder der strukturierte Datenaustausch, aber auch die Gestaltung von Internet-Geschäftsmodellen für Kunden, Lieferanten und Partner. Typische Anwendungen sind E-Commerce, Ressourcenplanung (ERP), Provisionssysteme, Zulieferungskoordination, Dokumentenmanagement oder Formularverarbeitung.

Skillmanagement Mit einem Skillmanagement verwaltet man die Fähigkeiten (engl. skills) einzelner Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens. Es ist Teil der elektronisch unterstützten PE im Unternehmen und kann durch ESS bzw. E-Learning unterstützt werden.

E-Collaboration Typische Beispiele finden sich in der Automobilindustrie, in der Zulieferfirmen ihre Produkte in unmittelbarer Kooperation mit einer Automobilfirma entwickeln. E-Collaboration bedeutet aber auch unternehmensübergreifende Integration von Prozessen und die Vernetzung von Systemen mittels IuK-Technologie z.B. bei der elektronisch unterstützten firmenübergreifenden Teamarbeit oder im E-Learning-Bereich.

Beispiel für ein HR Portal

Stolpersteine bei der Einführung umgehen Erwartungen und Skepsis der MA berücksichtigen Ist-Analyse und Soll-Definition (Bedürfnisse des Unternehmens) Kritische Phasen der Einführung managen Ansprechpartner/in, Vorteile „verkaufen“, Monitoring, Erfahrungsaustausch

Wichtige Links www.hrm.de www.laufbahnplaner.ch www.perbit.com www.pav-job.de www.persis.de www.haufe.de www.controllingportal.de www.managerseminare.de www.stepstonesolutions.de