Projekt Organisationsentwicklung „Vertrauen, Veränderung, Verantwortung“ Praxisleitfaden zur Umstellung und Nutzung der neuen Struktur und Governance Stand 11/2018

Projekt Organisationsentwicklung Konkrete Informationen zur Umstellung Generelle Informationen zum Projekt: Ziele des Projekts/Zeitplan Struktur/ Funktionen Bestellungen/ Vollmachten (Erteilung, Widerruf) Kontierungsobjekte Globalbudget (Kostenstellen, Innenaufträge) Kontierungsobjekte Drittmittel (Kostenstellen, Innenaufträge)  Freigabe- Berechtigungen (Urlaube, Dienstreisen, Bestellungen/Rechnungen/ Eingangsrechnungen, Insight) Buchhaltung (Rechnungen, Reisen)  Personal (Zuordnungen, Veränderungen von Zuordnungen/ organisatorischer Wechsel) TISS (Zusatzfunktionen, Adressbuch, Mitarbeiter_innenwechsel/weitere Mitarbeiter_innen, Lehre, upTUdate und TUphone Eingabemasken, Projektdatenbank/Projektbewertung, Forschungsportal, Publikationsdatenbank,)  TU.it (TU Phone, UpTUdate,  TUfiles) Informationen (Materialen, Veranstaltungen, Ansprechpersonen)

Projekt Organisationsentwicklung 1. Generelle Informationen zum Projekts: Ziele d. Projekts (Ausgangslage 2016) Wo stehen wir? Es wird derzeit eine andere Struktur gelebt als abgebildet. Verantwortung (Führungsverantwortung) ist unzureichend bekannt und wird dementsprechend in unterschiedlicher Qualität gelebt (vgl. z.B. Ergebnisse IR-Prüfungen, der MAB 2014+ & Projekt MAG). Wo wollen wir hin? Strukturen, die gelebt werden Strukturen, die eine Optimierung erleichtern Strukturen, die die Kommunikation erleichtern Strukturen, die das Zusammenspiel zwischen zentralen und dezentralen Einheiten unterstützen Strukturen, die vernetzende Aktivitäten unterstützen Strukturen, die lösungsorientiertes Arbeiten unterstützen Schaffung einer transparenten Verantwortungspyramide mit einer klaren Definition von Rollen und damit klaren Kompetenzen für Institutsleiter, Forschungsbereichsleiter, Forschungsgruppenleiter, Projektleiter,… Was wollen wir nicht? Veränderung um der Veränderung willen Schaffung unterkritischer Einheiten IR … Interne Revision MAB… Mitarbeiter_innenbefragung MAG… Mitabeiter_innengespräch

Projekt Organisationsentwicklung 1. Generelle Informationen zum Projekt- Zeitplan 2017 Vorbereitungsarbeiten Erarbeitung der Governanceregelungen für die TU Wien Erarbeitung der Struktur für die Piloteinheiten (BI, TCH, INF, Bibliothek, Finanzdepartment, und Personaladministration) Vorbereitungen IT Systeme auf neue Struktur/ Prozesse innerhalb der Piloteinheiten 2018 Pilotphase 1.1.2018 Umstellung der Piloteinheiten Erarbeitung der Strukturen für Nichtpiloteinheiten Begleitenden Reflexion bei Piloteinheiten+ Verbesserungen  Vorbereitung Integrationen Nichtpiloteinheiten 2019 Ausrollung auf auf die ganze TU Wien 1.1. 2019 Umstellen der restlichen TU Wien in das neue System 29.3.2018 Abschluss Nacharbeiten / Projektende 1.4. 2019 Übergang in den laufenden Betrieb

Projekt Organisationsentwicklung 2. Struktur und Funktionen https://tiss.tuwien.ac.at/adressbuch/adressbuch/organigramm Empfehlung: Visitenkarten Briefpapier, Signatur, Bezeichnung, Adresse ändern Kontakt für Information : zuständige_r Dekan_in/ Vizerektor_in

Projekt Organisationsentwicklung 3. Bestellungen/ Vollmachten  Was passiert mit den bestehenden § 28 Vollmachten? Wie erfolgt die Erteilung neuer Vollmachten? Der Widerruf zu § 28 Vollmachten wird zum 30.11.2018 durchgeführt und mit 31.12.2018 wirksam. Buchungsschluss 2018 ist am 18.12.2018. Ab 1.1.2019 können Rechnungen nur mehr mit der neuen Vollmacht freigegeben werden. Die Bestellung von Funktionsträger_innen der neuen Struktur wird ebenfalls zum 30.11.2018 durchgeführt und mit 1.1.2019 wirksam. Mit der Bestellung zur Funktion ist die Erteilung der Vollmacht verknüpft. Die Erteilung von Vollmachten Auftrags- und Beschaffungsvollmacht und/oder Forschungsvollmacht für neue Funktionsträger_innen wird bis zum 30.11.2018 durchgeführt und mit 1.1.2019 wirksam. Sowohl die Bestellung zur Funktion als auch die Vollmacht wird ab 1.1.2019 wirksam

Projekt Organisationsentwicklung 3. Vollmachten  Was passiert mit den Projektvollmachten? Was sind Spezialvollmachten? Alle Vollmachten für Projektleiter_innen wurden bereits automatisch im TISS mit 1.1.2018 an die neue Grenze von 10.000 € angepasst, die Verständigung erfolgte über TISS. Spezialvollmachten für spezielle Rechtsgeschäfte können bei Notwendigkeit erteilt werden, jedoch kein Anspruch auf Erteilung RL  zu Vollmachten (neu) bereits in Kraft seit 1.1.2018 für Piloteinheiten htps://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/ukanzlei/Paragraph__26_27_und_28_Universitaetsgesetz_2002__UG__fuer_Pilotfak ultaeten_und_Pilotserviceeinrichtungen_ab._1.1.2018.pdf TO DO Ab 1.1.2019 sind Erteilungen/Widerrufe von Vollmachten mittels Formular zu beantragen https://www.tuwien.ac.at/dle/datenschutz_und_dokumentenmanagement/vollmachten/

Projekt Organisationsentwicklung 3. Vollmachten – Erteilung und Widerruf Kontakt:  Einbringung von Anträge bei Datenschutz und Dokumentenmanagement: Christina Thirsfeld Fragen zu Vollmachten Forschungs- und Transfersupport: Peter Karg Fragen zu Rechnungen: Quästur  Schulungstermine für Leiter_innen2018 21. November für IL FOBL, FOGL (= Leiter_innen Institut, Forschungsbereich und Forschungsgruppe)  Schulungstermine 2019 5. 2.2019 für IL, FOBL, FOGL 6. 2.2019 für AL, FABL, FAGL (= Leiter_innen Abteilung, Fachbereich und Fachgruppe)  18.3.2019, 12 bis 16 Uhr IL, FOBL, FOGL 4.4.2019, 12-16 Uhr IL, FOBL, FOGL 26.6.2019, 9-13 Uhr beide Bereiche

Projekt Organisationsentwicklung 4. Kontierungsobjekte- Kostenstellen und Innenaufträge im Globalbudget (1) Kurzinformation: Im Globalbudget gibt es wesentliche Änderungen bei der Verwendung von Kostenstellen. Außerdem wird es keine EIN* und INV* Innenaufträge mehr geben. 

Projekt Organisationsentwicklung 4. Kontierungsobjekte- Kostenstellen und Innenaufträge im Globalbudget (2) FAQ Warum kann ich nicht mehr auf Kostenstellen buchen? Zukünftige Buchungen auf Kostenstellen: Personalkosten-> keine Berechtigung für Institute.  Was steht uns als Ersatz für die Kostenstelle, EIN* und INV* Innenaufträge zur Verfügung? -    Anlage GLB* Innenaufträge je Institut - FAB/FOB oder FAG/FOG -    Ersatz für EIN*, INV* Innenaufträge und Kostenstelle (Ausnahme Personalkosten) Wo werden Reisekosten abgerechnet?  Reisekosten werden zukünftig nur noch über die neuen GLB Innenaufträge abgewickelt! Zeitlicher Ablauf:   Ab 01.12.2018 keine Anlage von Innenaufträgen für umzustellende Fakultäten|Dienstleister Bis zweite Dezember Woche: Aussendung der Überleitungstabellen (alter vs. neuer Innenauftrag) Ab 08.01.2019 Neue Innenaufträge stehen für Buchungen die 2019 betreffen zur Verfügung TO DO: Regelmäßiges Update auf unserer Website holen Anleitung: https://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/controlling/neuerungen_organisationsprojekt/ Kontakt: Elisabeth Schmid-Müllegger | Finanzen | FAB Controlling elisabeth.schmid-muellegger@tuwien.ac.at | DW: 407203 

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (1/9) Übersicht der zukünftigen Sammler  (gültig für alle Fakultäten außer Architektur und Raumplanung) 1 Instituts-Sammler, alte Kostenersatz-Richtlinie 1 Instituts-Sammler, neue Kostenersatz-Richtlinie 1 V-Innenauftrag für die Refundierung des Kostenersatzes FOB Institut 1 FOB-Sammler, alte Kostenersatz-Richtlinie 1 FOB-Sammler, neue Kostenersatz-Richtlinie 1 V-Innenauftrag für die Refundierung des Kostenersatzes Bisherige Sammler: alle bis zur Umstellung bestehenden Sammler werden 1:1 weiter bestehen bleiben, erhalten aber eine neue Innenauftragsnummer; Bezeichnung und Verantwortlicher und gültige KE-Richtlinie bleiben gleich 1 FOG-Sammler, alte Kostenersatz-Richtlinie 1 FOG-Sammler, neue Kostenersatz-Richtlinie 1 V-Innenauftrag für die Refundierung des Kostenersatzes Bisherige Sammler: alle bis zur Umstellung bestehenden Sammler werden 1:1 weiter bestehen bleiben, erhalten aber eine neue Innenauftragsnummer, Bezeichnung und Verantwortlicher, die gültigen KE-Richtlinien bleiben gleich FOG PL 1 Sammler pro Projektleiter

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (2/9) Übersicht der zukünftigen Sammler (gültig für die Fakultät Architektur und Raumplanung) 1 Instituts-Sammler, alte Kostenersatz-Richtlinie 1 Instituts-Sammler, neue Kostenersatz-Richtlinie 1 V-Innenauftrag für die Refundierung des Kostenersatzes FOB Institut 1 FOB-Sammler, alte Kostenersatz-Richtlinie 1 FOB-Sammler, neue Kostenersatz-Richtlinie 1 V-Innenauftrag für die Refundierung des Kostenersatzes PL 1 Sammler pro Projektleiter Alle bisher genutzten Sammler werden auf die neuen Instituts- und FOB-Sammler abgerechnet. 

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (3/9) Nummernlogik der zukünftigen Sammler Auch in allen Sammel-Innenaufträgen ist das Institut, der FOB und die FOG abgebildet. Die Bezeichnung der FOG-/FOB-/Instituts-Sammler entspricht den offiziellen Bezeichnungen der FOG, FOB, Institute Die Verantwortlichen und Freigabeberechtigten dieser Sammel-Innenaufträge sind die jeweiligen FOG- /FOB-/Instituts-Leiter_innen. Auf Basis der letzten Stelle des Innenauftrages ist ersichtlich, welcher Kostenersatz-Richtlinie der jeweilige Sammler unterliegt. Wenn der Innenauftrag auf „A“ endet, dann unterliegt er der „alten“ Kostenersatz-Richtlinie und ist nicht „Flatrate-pflichtig“. Die bisher genutzten Sammler sind am „X“ erkennbar.

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (4/9) FAQ Was passiert mit den bis 31.12.2018 aktiven Sammlern? (Betrifft alle Fakultäten, außer die Fakultät für Architektur und Raumplanung) Alle zum 31.12.2018 aktiven Sammler bleiben solange bestehen, bis ihr Guthaben aufgebraucht ist. Diese Sammler werden nicht zusammengelegt. Für jeden dieser Sammler wird ein eigener Sammel- Innenauftrag angelegt. Diese Sammler enthalten ein „X“ in ihrer Innenauftragsnummer. Diese bis 31.12.2018 aktiven Sammler müssen in die neue Organisationsstruktur überführt werden. D.h. Jeder einzelne Sammler erhält dabei einen eigenen, neuen Innenauftrag, welcher die Zuordnung zur FOG-/FOB-/Instituts widerspiegelt. Die Zuordnung zur neuen Organisationsstruktur ist essentiell, weil diese Sammler sonst in SAP, TISS und TUinsight nicht in den einzelnen Bereichen dargestellt werden können. Der Saldo des alten Sammlers wird in einer Summe 1:1 auf den neuen Sammler übertragen. Sammler, die bisher der „alten“ Kostenersatz-Richtlinie unterlagen, werden weiterhin der „alten“ Kostenersatz-Richtlinie unterliegen. Die Bezeichnung und die für Freigaben verantwortliche Person für diese Sammler bleiben bestehen und entspricht der Bezeichnung des entsprechenden, zugehörigen Sammlers zum 31.12.2018. Diese X-Sammler werden für Erlöse und Projektabrechnungen gesperrt. Das Guthaben kann nicht erhöht werden.

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (5/9) FAQ Was passiert mit den bis 31.12.2018 aktiven Sammlern? (Betrifft alle Fakultäten, außer die Fakultät für Architektur und Raumplanung) Wenn der bisher verwendete Sammler zum Stichtag 31.12.2018 ein Minus aufweist, wird er nicht auf einen eigenen Innenauftrag (X-Sammler) abgerechnet, sondern auf den Sammler des Instituts, des FOB, der FOG, die lt. Strukturformular für diesen angegeben wurden.  Werden die V-Innenaufträge weiterhin bestehen bleiben? Nein, V-Innenaufträge wird es ab 01.01.2019 nur auf FOG-, FOB- und Instituts-Ebene geben.  Alle bisherigen V-Innenaufträgen, werden entsprechen der Zuordnung in den Struktur-Formularen, abgerechnet.

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (6/9) FAQ Was hat es mit Projektleiter_innen-Sammlern auf sich? Für jede Person mit min. einem aktiven Drittmittel-Projekt wir ein eigener Sammler angelegt. Freigabe-Verantwortlicher dieses Sammlers ist diejenige Person, auf welche der Sammler lautet.  Dieser Sammler kann bei Projekt-Abrechnungen, die ab 2019 erfolgen, herangezogen werden. (Voraussetzung ist, dass der FOB-/ OE-Leiter einverstanden ist, dass der Projektsaldo auf die Projektleiter- Sammler und nicht auf FOG-/FOB-/Instituts-Sammler übertragen wird.) Umbuchungen von FOG-/FOB-/Instituts-Sammlern auf Projektleiter-Sammler sind möglich. Projektleiter_innen-Sammler unterliegen der neuen Kostenersatz-Richtlinie. Die lt. dieser Kostenersatz- Richtlinie gültigen Ausnahmen, gelten auf für diese Sammler  Aufzahlung von Globalbudget- finanziertem Personal. Wie werden die Projekt-Innenaufträge abgerechnet? Für jedes Projekt wird ein neuer Innenauftrag, nach neuer Organisationsstruktur, angelegt. Der Projektsaldo wird 1:1 abgerechnet. Die Bezeichnung und der Freigabe-Verantwortliche werden unverändert übernommen.  

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (7/9) FAQ Was ist bei Abfragen in SAP hinsichtlich der Projekt-Innenaufträge und Sammler zu beachten? Um gleichzeitig Buchungen, die 2019 und die Vorjahre betreffen, abfragen zu können, müssen in SAP sowohl der bis 31.12.2018, als auch der ab 1.1.2019, gültige Innenauftrag eingegeben werden

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (8/9) FAQ Zeitlicher Ablauf: Ab dem 01.12.2018 können keine neuen Projekt-Innenaufträge vergeben und angelegt werden. Auch die Erfassung von Projekten in TISS ist ab 01.12.2018 nicht möglich. Für (neue) Personalanstellungen, die Projekte betreffen, für welche im Dezember 2018 wegen der Umstellung kein Innenauftrag angelegt werden konnte, ist im Zeitraum 01.12.2018 - 31.12.2018 vorübergehend ein bestehender Sammel-Innenauftrag zu verwenden. Ab dem 03.01.2019 wird eine entsprechende Umbuchung möglich sein. Alle vor 01.12.2018 angelegten Innenaufträge werden am 18.12.2018 für Buchung durch die Institute gesperrt. Die Personalkostenzuordnung ist in der TISS Projektdatenbank bis 18.12.2018 möglich.  Im Dezember 2018 erhalten die Institutsleiter_innen die Überleitungslisten mit den neuen Projekt- und Sammel-Innenaufträgen. Ab 08.01.2019 stehen die neuen Projekt- und Sammel-Innenaufträge für Buchungen, die 2019 betreffen, zur Verfügung. Ab Jänner bis März 2019 erfolgt die sukzessive Abrechnung der Projekt-und Sammler-Innenaufträge. Der Projektsaldo wird dabei im einer Summe als Gesamtbetrag auf die neuen Innenaufträge übertragen. Der abgerechnete Saldo ist in TUinsight und SAP ersichtlich.

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (9/9) Handlungsbedarf: ja Verantwortliche Rolle:  Sekretariate, Projektleiter_innen, FOG-, FOB-Instituts-Leiter_innen - Lesen der Dokumentation „Übersicht der Innenaufträge im Drittmittel-Bereich“, siehe Website des FAB - Lesen der Dokumentation „Abfrage von Innenaufträgen in SAP“, siehe Website des FAB - Regelmäßiges Aufrufen der Website des FAB zwecks Update Anleitung:  https://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/projektcontrolling_und_support/neuerungen_organis ationsprojekt/ Kontakt: Finanzen | FAB Projektcontrolling und –support Eldina Halvadzija: eldina.halvadzija@tuwien.ac.at, DW: 407300 Andreas Pauller: andreas.pauller@tuwien.ac.at, DW: 407301 Beate Berthold: beate.berthold@tuwien.ac.at , DW: 407303

Projekt Organisationsentwicklung 6. Insight-Berechtigungen Instituts-, FOB- und FOG-Leiter_innen erhalten automatisch die Insight-Berechtigung für ihre Institute/FOB/FOG und allen hierarchisch darunter liegenden Einheiten. – Dafür ist kein Berechtigungsformular nötig. Sekretariatskräfte im 50er-Bereich erhalten automatisch die Berechtigung für das gesamte Institut. Sekretariatskräfte in anderen Bereichen erhalten automatisch die Berechtigung für den entsprechenden Bereich und allen hierarchisch darunter liegenden Einheiten. Aktuell vorhandene Sonderberechtigungen werden entfernt, weil sie nicht auf die neue Struktur übertragbar sind und größtenteils unnötig werden. Bei Bedarf bitte neu beantragen! Projektleiter_innen und Projektmanager_innen haben automatisch die Berechtigung für ihre Innenaufträge (keine Änderung). Kontakt: Harald Kleiner, harald.kleiner@tuwien.ac.at, DW: 407803

Projekt Organisationsentwicklung 6. Freigabeberechtigungen (SAP Services) Kurzinformation: Folgende Anträge (Workitems) können derzeit in „SAP Services“ bearbeitet, d.h. genehmigt oder abgelehnt werden: • Bestellfreigabe durch Budgetverantwortliche • Optionale Freigabe der Bestellung durch Zusatzprüfer_in • Sachliche Rechnungsprüfung • Rechnungsfreigabe als Anweisungsberechtigte_r • Freigabe von Urlaubs- und Reiseanträgen und Reisekosten  (auch weiterhin über das SAP Employee Self Service Portal (ESS) möglich). Einstieg: https://sap.tuwien.ac.at mit den jeweiligen TU Zugangsdaten (TU User und Passwort) Anleitung: Endanwenderdokumentation Prüf- und Freigabelauf: https://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/quaestur/kreditorenbuchhaltung/elektronischer_rechnungsworkflow/

Projekt Organisationsentwicklung 6. Freigabeberechtigungen Bestellungen und Eingangsrechnungen Die Freigaben von Bestellungen und Eingangsrechnungen funktionieren wie bisher. Änderungen gibt es bei den Betragsgrenzen. Die Gruppe der Personen die Freigaben durchführen dürfen wird durch die Einführung von FOBL, FOGL, FABL und FAGL in den meisten Fällen größer werden. Hinweis:  Falls die erwartete Person nicht zur Freigabe vorgeschlagen wird, melden Sie dies bitte dem FB Controlling bzw. dem FB Projektcontrolling und -support

Projekt Organisationsentwicklung 6. Freigabeberechtigungen Urlaub Umsetzung inklusive Stichtage: Alle personellen Abweichungen zum Organisationsmanagement werden derzeit in einer „Sondertabelle“ gepflegt. Spätestens mit 7.1.2019 werden die bestehenden Zuordnungen für die Institute aus dieser „Sondertabelle“ entfernt. Die zuständige Person zur dienstrechtlichen Freigabe von Abwesenheiten wird aus dem Organisationsmanagement abgeleitet. Anleitung:  https://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/tuwien/downloads/VR_Pers_Gender/Services/Abwesenheitsworkflow.pdf https://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/tuwien/downloads/VR_Pers_Gender/Services/Abwesenheitsantrag_Kurzanleitung.pdf Kontakt: Franz Dornhackl, franz.dornhackl@tuwien.ac.at, DW: 407812

Projekt Organisationsentwicklung 6. Freigabeberechtigungen Dienstreisen Alle personellen Abweichungen zum Organisationsmanagement werden derzeit in einer „Sondertabelle“ gepflegt. Spätestens mit 7.1.2019 werden die bestehenden Zuordnungen für die Institute aus dieser „Sondertabelle“ entfernt. Wenn ein Reiseantrag zur Genehmigung gesendet wird, werden die Budgetverantwortlichen laut Kostenverteilung der Reise bzw. die/der Dienstvorgesetzte_r laut Organisationsmanagement mit dem Datum der Antragstellung eruiert. Offene Reiseanträge deren Kontierungsobjekt(e) mit Stichtag 01.01.2019 nicht mehr gültig sind, werden automatisiert auf die neuen Kontierungsobjekte umgeschlüsselt. Die Kostenverteilung der Reisen kann eventuell zu Probleme führen, wenn zwischen Antragstellung und Genehmigung das Jahr gewechselt wird und dadurch bestimmte Kontierungselemente Ihre Gültigkeit verlieren. Empfehlung: - Reiseanträge und -kostenabrechnungen mit Reisedatum bis 31.12.2018, sollten bis spätestens 11.12.2018 erfasst und genehmigt      werden. - Reiseanträge mit Reisedatum ab 01.01.2019, sollten erst ab 2019 erstellt werden. Anleitung: https://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Handbuch_ESS_Reisemanagement.pdf Kontakt: Stefan Keceti, stefan.keceti@tuwien.ac.at, DW: 407812

Projekt Organisationsentwicklung 7. Buchhaltung: Eingangsrechnungen zum Jahreswechsel (inkl. FWF Projekte) TO DO: Erfassung und Freigabe aller Eingangsrechnungen für das Finanzjahr 2018 bis 18.12.2018 Rechnungsdatum: Laut Rechnung (2018) Buchungsdatum: spätestens 18.12.2018 Bestellung: spätestes Belegdatum 18.12.2018  Achtung:  Abgelehnte, mangelhafte Rechnungen, die sich noch im Workflow befinden, sind bis spätestens 31.12.2018 zu korrigieren und auch vom Anweisungsberechtigten  freizugeben. Gilt auch für den Ankauf von Anlagen!   Erfassung einer Eingangsrechnung mit RG-Datum aus 2018 nach dem 31.12.2018: Rechnungsdatum: laut Rechnung (2018) Buchungsdatum: Tagesdatum 2019 Bestellung: Tagesdatum 2019 mit neuem Innenauftrag Bestellung bereits 2018 angelegt: Korrektur auf neuen Innenauftrag Kontakt: Fr. Glatzer DW 407100; Fr. Graf DW 407133

Projekt Organisationsentwicklung 7. Buchhaltung: Ausgangsrechnungen zum Jahreswechsel (inkl. FWF Projekte) TO DO: Erfassung von Ausgangsrechnungen für das Finanzjahr 2018 auf „alten“ Innenaufträgen bis spätestens 18.12.2018.   Rechnungsdatum: spätestens 18.12.2018 Ausgangsrechnungen für das Finanzjahr 2019 können ab 08.01.2019 erstellt werden. Für Ausgangsrechnungen mit Buchungsdatum 2019 können ausnahmslos nur mehr die neuen Innenaufträge werden Achtung: Die Verbuchung der Faktura ist unabhängig vom Zahlungseingang am Girokonto. Kontakt: Fr. Schmid DW 407104

Projekt Organisationsentwicklung 8. Personal Die Zuordnung des Personals zu den Organisationseinheiten gültig ab 1.1.2019 inkl. Funktion erfolgt aufgrund der Strukturformulare Für Änderungen NACH dem 1.1.2019 gelten die bekannten Prozesse und Formulare Wechsel sind über die Formulare bekanntzugeben Stammdaten werden in SAP gepflegt und von dort aus an die weiteren EDV-Systeme verteilt! Nebentätigkeiten, die das Jahr 2018 betreffen, sollen bis spätestens Ende Dezember ausbezahlt werden!  Wenn die Stammdaten nicht/falsch richtig gepflegt sind, dann hat das Auswirkungen auf: Vollmachtvergabe (ER-Freigabe, …) Darstellung von Organisationen und Personen im TISS-Adressbuch Rollen und Rechte in IT-Systemen Sichtbarkeit, Freigabe, Bearbeitung von Projekten in der Projektdatenbank Kontakt:  Hr. Laa (Fachbereich wissenschaftl. Personal) - DW 410 400 Hr. Wunsch (Fachbereich allg. Personal) - DW 410 50

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS Adressbuch Personal Organisatorischer Wechsel  Ist ein Wechsel von einer Organisationseinheit auf eine andere, auch innerhalb eines Instituts bzw. einer Abteilung (bspw. E101 auf E101-02) In TISS kann dieser Wechsel dazu führen, dass Informationen wie Adressen, Website oder Zusatzinformationen verloren gehen. Wir bitten JEDE_N MITARBEITER_IN nach einen organisatorischen Wechsel ihre Visitenkarten zu kontrollieren und gegeben falls zu aktualisieren. Bei tatsächlichen Wechsel der Organisationseinheit (anderes Institut, Fakultät, Abteilung – „1.Ebene bspw. E111 auf E222) müssen bestimmte Rechte und Rollen neu vergeben werden, wir bitten Sie hierzu ein kurze E-Mail an inside@tiss.tuwien.ac.at zu schicken.  Handlungsbedarf: ja Verantwortliche Rolle: Adressmanager, jede_r Mitarbeiter_in Beginn: Ab 1.1.2019 möglich Adressbuch – aktuelles Organigramm Das aktuelle Organigramm ist in TISS unter https://tiss.tuwien.ac.at/adressbuch/adressbuch/organigramm zu finden.

9. TISS- Lehre Die LVA-Administration bleibt auf Institutsebene – wenn keine E-Nummern Änderung erfolgt oder die Person das Institut wechselt, bleiben auch die Rollen / die Bearbeitungsfunktion erhalten. Erfolgt eine Änderung (Umbenennung Institut, E-Nummernwechsel muss die Rolle (bspw. Notenvergabe) manuell nachbearbeitet werden – hier für bitte Anruf/Ticket bei TISS Helpdesk.  Handlungsbedarf:  Grundsätzlich Nein außer im genannten Fall Verantwortliche Rolle:  Sekretariat Beginn ab 1.1.2019 möglich Senatssitzung 08.05.2017

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS Zusatzfunktionen (Personal – Zusatzfunktionen, öffentliche Rollen)  Adressmanager_in (verwaltet Adressen der OE,  kann Personal-Zusatzfunktionen vergeben, verwaltet WMA und Passwörter, upTUdate Gruppen ...Details F.20) Schlüsselverwalter_in (Schließsystemberechtigte_r, kann TUcards für Externe bestellen und abholen)  IT-Kontaktperson Datenschutzansprechperson  TUnet-Freigabeberechtigte_r  TUphone-Freigabeberechtigte_r Erste-Hilfe-Beauftragte_r Brandschutzwart_in Sicherheitsvertrauensperson Strahlenschutzbeauftrage_r Weitere Informationen: https://tiss.tuwien.ac.at/hilfe/zu/tiss/organisation/adressbuch/pers_zusatzfunktionen Zusatzfunktionen sind manuell in TISS zu vergebene Rollen und bleiben auch bei organisatorischen Wechsel auf der alten Organisationseinheit erhalten und müssen auf der neuen Organisationseinheit neu vergeben werden

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS- Adressmanager_in & TISS Adressbuch JEDER Leiter einer Organisationseinheit ist automatisch Adressmanager von dieser Adressmanager einer übergeordneten Einheit bspw. E123 sehen nicht automatisch auch die darunterliegenden Forschungs-/Fachbereiche und Gruppen. Hierfür müssen Sie sich die Rolle Adressmanager auch für die darunterliegenden Bereiche erteilen Adressmanager_innen können über „Rollen bearbeiten“ Zusatzfunktionen innerhalb ihrer OE und darunterliegenden OE´s vergeben Adressen von Organisationseinheiten müssen bei neuer Untergliederung neu eingetragen bzw. überprüft werden (TAN-Briefe) – selbiges gilt bei Webseiten, Telefonnummern  und Zusatzinformationen 

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS- TUphone – Neuanlage Organisationseinheit – Vergabe Innenauftragsnummer in TISS Diese Anpassungen müssen bei jeder neuen Organisationseinheit gemacht werden – auch zentrale Bereiche müssen Ihre Entgeltkonten prüfen! Um das Volumen der überzuleitenden Profile zu reduzieren, empfiehlt es sich vorab nicht mehr benötigte zu löschen. Darunter fallen auch Kurzwahlen. (TISS Organisation > TUphone > OrgEH-Verwaltung > Übersicht) Die Überleitung der Profile erfolgt in drei Schritten: Die TUphone-Freigabeberechtigten werden für die neuen Organisationseinheit vom Leiter_in oder vom Adressmanger_in berechtigt. Die TUphone-Freigabeberechtigten erstellen das TK-Entgeltkonto für die neue OE (TISS Organisation > TUphone > OrgEH-Verwaltung > Konto) Den TUphone-Freigabeberechtigten wird eine Liste der bestehenden Profile und Apparate zur Verfügung gestellt. Für die Überleitung wird für jedes Profil die neue Organisationseinheit und das TK-Entgeltkonto benötigt. Die Überleitung erfolgt durch das TUphone-Team. A1 Network Die TUphone-Freigabeberechtigten beantragen ein A1 Konto in der neuen Organisationseinheit. Die gewünschten Rufnummern werden im Anschluss auf das neue Konto übertragen (durch das TUphone-Team) Kontakt: TU.it Servicecenter; Telnr.: 42002; mail: help@it.tuwien.ac.at           Hier geht´s zur Videoanleitung  Handlungsbedarf: ja, ab 1.1.2019, Rücklauf der TUphone-Listen bis 17.12.2019 Verantwortliche Rolle: TUphone-Freigabeberechtigter

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS- upTUdate Gruppen in TISS bearbeiten   TISS Organisation- Abschnitt Adressbuch-Menüpunkt upTUdate upTUdate Gruppen zu neuen Organisationseinheiten werden automatisch erstellt – gilt auch für Forschungs,- Fachbereiche, Forschungs,- Fachgruppen Personen müssen in TISS der neuen Organisationseinheit zugeordnet werden/ Aufgabe des Adressmanagers Sollen Personen von Organisationseinheit X zu Organisationseinheit Y gesiedelt werden, muss der Adressmanager die Rolle auf beiden Organisationseinheiten inne haben. Teilt sich ein Institut in mehrere Forschungsbereiche, kann Adressmanager vom Institut die Personen auf die jeweiligen Untergruppen aufteilen.  Eine Person kann zu mehreren upTUdate-Gruppen gehören Mitglieder einer upTUdate Gruppe müssen nicht derselben Organisationseinheit angehören Jede_r Mitarbeiter_in kann unter TISS / upTUdate die eigenen upTUdate Gruppen sehen Nähere Informationen zu upTUdate finden Sie unter https://www.it.tuwien.ac.at/uptudate/ Handlungsbedarf: ja, ab 1.1.2019 Verantwortliche Rolle: Adressmanager

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektbewertung  Zeitraum: 30.10. - 30.11.2018: Die Projektbewertung dient der Darstellung der Projekte im Jahresabschluss. Die Projektbewertung ist von den Projektleiter_innen für alle aktive §27-Auftragsforschungsprojekte direkt in der PDB durchzuführen.  Die Projektbewertung ist im Zeitraum 30.10. - 30.11.2018 für den Stichtag 31.12.2018 auszufüllen.  Projekte, die vorher abgeschlossen werden oder "in Nachbearbeitung" gesetzt werden, sind nicht zu bewerten. Kontakt:  Eldina Halvadzija eldina.halvadzija@tuwien.ac.at), DW 407300 Andreas Pauller (andreas.pauller@tuwien.ac.at), DW 407301 TISS Helpdesk  (inside@tiss.tuwien.ac.at), DW 42009 Handlungsbedarf: ja (unabhängig von Projekt Organisationsentwicklung, keine Änderung zu Vorjahren) Verantwortliche Rolle: Projektleiter Zeitraum: 30.10. - 30.11.2018

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektdatenbank – Zeitablauf Umstellung (1/2) Vor dem 01.12.2018: Aktualisieren Sie die Liste der Projekte: Status ändern:  „intern eingereicht“  auf  „intern freigeben“ oder „ablehnen“, sofern möglich Kontrolle Projektleiter (auch nach dem 31.12.2018 aktiver Mitarbeiter) Handlungsbedarf: ja Verantwortliche Rolle: Projektleiter, Sekretariate Ab 01.12.2018: Es können keine neuen Projekte angelegt werden Ab dem 01.12.2018 können für die umzustellenden Fakultäten keine neuen Projekt- Innenaufträge (D-Innenaufträge, T-Innenaufträge, Sammel-Innenaufträge) vergeben und angelegt werden. Für neue Personalanstellungen und notwendige Buchungen verwenden Sie im Zeitraum 01.12.2018 -  31.12.2018 vorübergehend bitte einen bestehenden Sammel- Innenauftrag. (Ab dem 03.01.2019 wird eine entsprechende Umbuchung möglich sein.)  Handlungsbedarf: nein

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektdatenbank – Zeitablauf Umstellung (2/2) Ab 31.12.2018: Bestehende Innenaufträge sind für Institute zur Buchung gesperrt Alle vor 01.12.2018 angelegten Innenaufträge werden am 18.12.2018 für Buchung durch die Institute gesperrt Handlungsbedarf: nein Ab 8.1.2019: Projektanlage in PDB wieder möglich Die bis 31.12.2018 aktiven Innenaufträge sind in der PDB mit den neuen Innenauftragsnummern ersetzt Projekte, die zum 31.12.2018 im Status "abgeschlossen" bzw. "abgelehnt" sind, erhalten keinen neuen Innenauftrag Projekte, die im Entwurf waren, werden auf die neue Organisationseinheit des Projektleiters übernommen Info: Kleinprojekt-Grenze steigt ab 1.1.2019 auf EUR 10.000 (statt EUR 5.000)

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektdatenbank – Änderungen im Workflow Projektvolumen in EUR exkl. MwSt. (nicht Fördersumme) Projekt intern einreichen Ressourcen bestätigen und Projekt intern genehmigen Notizen < 10.000 PL PL = FoBL FoBL IL, wenn PL = FoBL Vergabe §27(2) Projektleitervollmacht durch Rektorin 10.001 - 100.000 PL=FoBL FoBL (immer möglich für Dekan IL/AL, FoBL/FaBL) IL (immer möglich für Dekan) § 28 neu Forschungs-vollmacht bis 100.000 100.001 - 400.000 PL = IL IL Siehe Zusatzregelung (immer möglich für Dekan) > 400.000 PL = IL od. Dekan Siehe Zusatzregelung Vertragsfreigabe VR Forschung Zusatzregelung Unabhängig von Projektvolumen "4-Augen-Prinzip" Wenn PL = IL Dekan Wenn PL = Dekan Dekan, wenn Dekan = IL, dann VR Forschung Info: Kleinprojekte (< 10.000 EUR) werden einen vereinfachten Workflow bekommen

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektdatenbank – Verwalten / Bearbeiten / Suchen von Projekten Kurzinformation: Aufgrund der abgegebenen Strukturformulare – abhängig vom Projektleiter –  werden neue Innenaufträge angelegt und die Projekte den neuen Organisationseinheiten zugeordnet. Die Funktion des PL innerhalb der Organisationseinheit bestimmt, welche dieser in der PDB hat und welche Personen er zur Auswahl hat. FAQ: Warum sehe / finde ich meine Projekte nicht mehr? •Es werden nur jene Projekte auf die neuen Organisationseinheiten mitgenommen, die zum 31.12.2018 einen aktiven Innenauftrag in SAP haben und Projektentwürfe in der PDB. Abgeschlossene bzw. abgelehnte Projekte werden nicht übernommen. Diese bleiben auf der alten Organisationseinheit. •Wissenschaftliche Mitarbeiter einer Organisationseinheit benötigen zusätzliche manuelle Rechte, um die Projekte von anderen Personen der neuen Organisationseinheit zu bearbeiten. Wenden Sie sich bitte an den Helpdesk. Projekte mit dem Status „intern eingereicht“ können nicht bearbeitet werden? •Bitte wenden Sie sich an den TISS Helpdesk. Empfehlungen: Suche in Projektdatenbank nach Projektleiter à unabhängig von Organisationseinheit Kontakt:  Eldina Halvadzija eldina.halvadzija@tuwien.ac.at), DW 407300 Andreas Pauller (andreas.pauller@tuwien.ac.at), 407301 Beate Berthold (beate.berthold@tuwien.ac.at), 407303 TISS Helpdesk (inside@tiss.tuwien.ac.at), 42009

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Forschungsportal – Personen und Forschungseinheitenprofil Kurzinformation: Die Organisationstruktur wird nun über eine Schnittstelle aus SAP übernommen sowie die Personalzuordnung zu Organisationseinheiten wird automatisiert übernommen.  Projektgruppen gibt es ab 1.1.2019 nicht mehr – diese gehen in die Forschungsbereiche- oder Forschungsgruppen auf. Sollte Information von bestehenden Projektgruppen auf neue Forschungsgruppen übernommen werden ist dies an TISS zu melden. Handlungsbedarf: ja, wenn Informationen aus bestehenden Projektgruppen in neue Forschungsgruppen oder – bereichen übernommen werden sollen (ab 1.1.2019) Warum sehe ich Projektgruppen nicht mehr? Die bestehenden Projektgruppen, die manuell angelegt wurden, werden in Zukunft nicht mehr angezeigt. Möchten Sie, dass Informationen zu diesen in den neuen Forschungsgruppen angezeigt werden (aufgrund der Strukturformulare), dann dies bitte dem TISS Helpdesk melden. Dort kann dies überführt werden. Empfehlungen: Suche in Projektdatenbank Kontakt: TISS Helpdesk (inside@tiss.tuwien.ac.at), 42009

Projekt Organisationsentwicklung 9. Publikationsdatenbank  Kurzinformation: "...Tatsächlich wird die neue Struktur für jene Fakultäten, die mit 01.01.2019 in die neue Struktur "kippen", in der Publikationsdatenbank erst nach Abschluss der Evaluierung für 2018, also im März 2019 implementiert werden. …" Detailanweisungen bitte aus E-Mail von Herrn Riedling an User der Publikationsdatenbank direkt im September 2018 Kontakt: pub-help@publik.tuwien.ac.at

Projekt Organisationsentwicklung 10. TU.it Relevante Themen wie TU- Phone, UpTUdate und TU files wurden bereits auf Folie 24 erläutert Leistungsverrechnung Die Kostenstellen werden von der TU.it auf GLB-Innenaufträge geändert Bestehende Verrechnungsgruppen werden auf entsprechende Forschungsbereiche übergeleitet 

Projekt Organisationsentwicklung Wo gibt es mehr Informationen ? Praxisleitfaden zur Umstellung und Nutzung der neuen Struktur und Governance Handbuch zu Struktur und Governance www.tuwien.ac.at/oe Richtlinien , Formulare https://www.tuwien.ac.at/dle/datenschutz_und_dokumentenmanagement/formulare/ Weiterführende Materialien unter auf den Seiten der jeweiligen Fachabteilungen/ -bereiche​ ( links sind im Leitfaden enthalten)

Projekt Organisationsentwicklung Welche Infoveranstaltungen, Schulungen und Workshops werden angeboten? Für (neue) Leiter_innen: Projekt OE Führungskräfte Workshop 06.02.2019 für AL, FABL, FAGL 21. 11.2018 oder 05.02.2019 für IL, FOBL, FOGL 07.02.2019 für PL Alternative „Selbststudium Handbuch“ Für die Praxis (Personen, denen die genannten Themen anvertraut sind) “Wichtige Informationen und Praktische Tipps für die OE Umstellung” 07.11.2018 9-12 Uhr 12.11.2018 , 14-16 Uhr Details und Anmeldung für alle Veranstaltungen über TISS https://tiss.tuwien.ac.at/personal/interne_veranstaltung

Projekt Organisationsentwicklung Wer sind (meine) Ansprechpersonen? Change Koordinator_innen​ Gebäude und Technik: Konrad Holluger ,Thomas Pernkopf , Harald Rohregger ​ Architektur und Raumplanung:  Andrea Wölfer ​ Elektrotechnik und Informationstechnik: Walter Ehrlich-Schupita ​ Mathematik und Geoinformation sowie Physik Stefan Kornher​ Maschinenwesen und Betriebswissenschaften: Detlef Gerhard Expert_innen der Fachbereiche (siehe Praxisleitfaden) ​ Projektleiter_innen: projektoe@tuwien.ac.at

Projekt Organisationsentwicklung Fragen/ Anregungen/ Danke