Einführung in MS Outlook Am 1.6.06, VS Winzer-Iggensbach; Ref.: Egon Planazs, FB Klicken Sie, um Notizen hinzuzufügen

Outlook-Kurs – Überblick

Gliederung Outlook Übersicht Die e-Mail Funktion Arbeit mit Kontakten Die Programm-Module im Überblick. Die e-Mail Funktion E-Mails erstellen, versenden, empfangen, filtern. Signaturen erstellen. Arbeit mit Kontakten Kontakte erstellen, kategorisieren, importieren, exportieren. Arbeit mit dem Kalender Termine erstellen, importieren, exportieren. Kalenderansichten. Lektionsbeschreibungen sollten kurz gefasst sein.

Gliederung -> Programm-Module von MS-Outlook Outlook Heute E-Mail-Verwaltung Kontakte (Adressverwaltung) Kalender/Terminverwaltung Aufgaben Notizen

Übersicht -> Outlook Heute Outlook Heute ist ein nützliches Hilfsmittel das einem eine Wochenübersicht bietet, in der man bequem für die aktuelle Woche alle anstehenden Termine, Aufgaben und einen mengenmäßigen Inhalt der E-Mail-Ordner sieht. Auf Wunsch kann man direkt per Mausklick zu den entsprechenden Elementen z.B. Termin wechseln. Termine und Aufgaben, deren Fälligkeit bereits überschritten ist, werden rot angezeigt. Ganztägige Ereignisse wie Feiertage, Geburtstage oder Ähnliches werden grün angezeigt. Outlook Heute erscheint, wenn man direkt auf den oberen "Persönlichen Ordner" bzw. bei Exchange auf "Postfach - <Ihre Name>" klickt. . Outlook Heute auf seine persönlichen Werte einstellen: Rechts oben auf "Outlook Heute anpassen ..." klicken

E-Mails verwalten – Überblick: E-Mail-Konto einrichten E-Mails versenden und empfangen E-Mails zur „Nachverfolgung“ markieren E-Mails in Ordner einsortieren Neuen Ordner anlegen E-Mails verschieben per Menü: Extras - Organisieren per Regeln E-Mails schreiben E-Mails nach best. Kriterien auflisten

E-Mail-Konto einrichten (1) (1) Menü Extras -> E-Mail-Konten (2) Auswahl „Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen“, dann „Weiter“ klicken. Art des E-Mail-Kontos auswählen (meistens POP3) (siehe auch: Liste 1, Liste 2).

E-Mail-Konto einrichten (2) Im nächsten Fenster die Daten zum Emailkonto eintragen. Hinweis: Durch Anklicken der Schaltfläche „Kontoeinstellungen testen“ können die Einstellungen zum Konto sofort getestet werden. Hierbei verschickt Outlook ein Testnachricht über und an das gerade erstellte Konto.

E-Mail-Konto einrichten (3) Manchmal benötigt das Konto noch folgende Einstellungen, die die Authentifizierung betreffen. Dazu auf „Weitere Einstellungen“ klicken. Im folgenden Fenster kann auch der Name des Kontos geändert werden. Beachten Sie die Karteireiter!

E-Mails versenden und empfangen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden/ Empfangen“

E-Mails empfangen -> Nachverfolgung E-Mails zur „Nachverfolgung“ markieren Für einige E-Mails ist eine Aktion, z.B. eine Antwort, notwendig. Da man als Empfänger in der Regel aber zunächst alle neuen E-Mails lesen möchte, um sich einen Überblick zu verschaffen, kann man mit der Nach-verfolgungskennzeichnung sicherstellen, dass man keine Beantwortung vergisst.

E-Mails in Ordner einsortieren Neuen Ordner unter dem Posteingang anlegen Ein Rechtsklick auf den Ordner Posteingang. Auf den Eintrag „Neuer Ordner“ klicken. Im nächsten Fenster den Namen des neuen Ordners eingeben und gegebenenfalls einen anderen Ordner festlegen, unter dem dieser Unterordner erstellt werden soll. Mit „OK“ bestätigen.

E-Mails in Ordner sortieren – Zwei Möglichkeiten: Extras - Organisieren Regel bzw. Filter

Extras - Organisieren Zuerst auf einen Ordner klicken, sonst ist der Menübefehl „Organisieren“ u. U. nicht sichtbar. Im Menü: Extras – Organisieren -> Das Organisieren-Fenster wird eingeblendet. (1) E-Mail-Nachricht(en) die verschoben werden soll(en), in der Ordneransicht markieren. (Ggf. Mehrfachauswahl mit gedrückter Shift- bzw. Strg-Taste) (2) Den Ordner auswählen, in den hinein verschoben werden soll. (3) „Verschieben“ anklicken.

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (1) Regel formulieren Es soll eine Regel aufgestellt werden, bei der Folgendes gilt: Alle e-Mails im Posteingang, die von der Firma „Pinnacle“ kommen, sollen in den Ordner „Test“ verschoben werden.

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (2) Regel formulieren Ein Doppelklick auf eine Pinnacle-E-Mail im Posteingang öffnet diese. Der Absender wird angezeigt. Wir merken uns davon das Wort „Pinnacle“. Wir benötigen es später, um die Regel formulieren zu können.

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (3) Funktion starten Entweder im Menü: „Regeln und Benachrichtigen“ oder im Organisieren-Fenster „Regeln und Benachrichtigen“

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (4) Regel Assistent ausführen im Fenster „Regeln und Benachrichtigen“ auf „Neue Regel…“ klicken Das Fenster „Regel Assistent“ öffnet sich. Dort „Regel ohne Vorlage erstellen“ einstellen, dann … ... auf „Weiter“ klicken.

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (5) Regel definieren - was Im Regel Assistenten Folgendes auswählen: mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse Dann auf den unterstrichenen Ausdruck klicken. Anschließend muss ein Wort eingetippt werden, das im Absender der e-Mail vorkommt. (Wir haben uns das Wort „Pinnacle“ gemerkt)

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (6) Regel definieren - was Wir tippen Pinnacle ein und klicken auf „Hinzufügen“, dann auf „Ok“. Der erste Teil der Regel im Regel Assistenten hat sich geändert. Wir klicken auf „Weiter“ und werden gleich gefragt, was mit der so ausgewählten e-Mail passieren soll.

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (7) Regel definieren - wohin Jetzt geben wir den Ordner an, in den die e-Mail(s) mit dem Wort „Pinnacle“ im Absender verschoben werden. Dazu wählen wir die erste hier angegebene Möglichkeit aus. Wir klicken wieder auf das unterstrichene Wort Zielordner und wählen im Dateiauswahlfenster, das gleich darauf erscheint, den richtigen Ordner aus.

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (8) Regel definieren - wohin Im Dateiauswahlfenster auf den Zielordner klicken, dann mit „Ok“ bestätigen. Die Regel ist jetzt fertig, daher können wir auf den Schalter „Fertigstellen“ klicken.

E-Mails einordnen mit einer „Regel“; (9) Regel anwenden Die Regel kann jetzt angewendet werden. Nach dem Klicken des betreffenden Schalters wählen wir im Fenster „Regeln jetzt anwenden“ die Pinnacle-Regel aus und klicken auf „Jetzt ausführen“. Ergebnis: Alle e-Mails von „Pinnacle“ werden verschoben in den Ordner „test“.

E-Mails verwalten; Neue E-Mail schreiben (1) Zum Posteingang wechseln und auf das Symbol „Neu“ klicken. Alternative: Tastenkombination Strg + Shift + M E-Mailadresse der betreffenden Person in das Feld „An“ eintippen. Alternative: Wenn der Adressat schon in Outlook als Kontakt mit E-mail-Adresse angelegt ist, kann man auch den Namen der Person eingeben. Outlook erkennt die dazu gehörige E-Mail-Adresse automatisch.

E-Mails verwalten; neue e-Mail schreiben (2) (4) Auf die Schaltfläche „Senden“ im E-Mail-Fenster klicken. (1) E-Mailadresse der betreffenden Person in das Feld „An“ eintippen. (2) Betreff in das gleichnamige Feld eingeben. Ergebnis: Die E-Mail wird im Ordner „Postausgang“ abgelegt, beim nächsten Sendevorgang verschickt und dann in den Ordner „Gesendete Objekte“ abgelegt. (3) Nachrichtentext schreiben.

E-Mails verwalten; neue e-Mail schreiben (3): Word als Editor (2) Reiter: E-Mail-Format (1) Menü: Extras – Optionen … (3) Word als Editor auswählen

E-Mails versenden E-Mail an feststehenden Empfängerkreis senden: Verteilerliste einrichten (folgt später!!!) Signatur als Word-Autotext

E-Mails versenden; Signatur als MS-Word Autotext (1) (1) Neue e-Mail erzeugen (2) Persönliche Daten ins Textfeld eintragen und markieren (4) Autotext-Eintrag mit einem Namen versehen und „Ok“ (3) Menü: Einfügen – Autotext – Neu…bzw. Tastenkomb. Alt-F3 erzeugt einen Autotext-Eintrag

E-Mails versenden; Signatur als MS-Word Autotext (2) (1) Die Bezeichnung der Signatur eintippen. (1) Die Taste F3 (bei neueren Versionen auch die Eingabe-Taste) ruft die Signatur ab und fügt sie ein.

E-Mails nach bestimmten Kriterien auflisten Standardmäßig sind alle e-Mails im Posteingang nach Datum geordnet. Andere Sortieransichten erhält man im Menü: Ansicht – Anordnen nach - <Kriterium>

Kontakte verwalten Kontakt erfassen Kategorien Kontakte sortiert anzeigen Kontakte importieren vCard MS Excel-Datei Kontakte exportieren

Kontakte (Adressen…) erfassen Ein recht aufwändiges Erfassungsformular lässt die Speicherung umfangreicher Daten zu einem „Kontakt“ zu. Man beachte die Reiter über und die zahlreichen Schalter im Formular.

Kontakte erfassen - Kategorien Um einen größeren Adressatenkreis in Untergruppen einteilen zu können, ist es vorteilhaft, jeden Kontakt einer Kategorie zuzuordnen.

Kontakte sortieren – nach Kategorien Um alle Kontakte nach Kategorien sortiert anzeigen zu lassen wählt man aus dem Menü: Ansicht – Anordnen nach – Aktuelle Ansicht – Nach Kategorie Ergebnis:

Kontakte importieren – vCard vCard ist ein standardisiertes Format für den Austausch von Adressdaten. Outlook kann die Angaben einer vCard in die Kontakte importieren. (1) Menü: Datei – Importieren/Exportieren. (2) Import/Export-Assistent: vCard (.vcf) importieren (3) Die vcf-Datei im Dateiauswahlfenster doppelklicken -> Inhalt wird in den Kontakten gespeichert. Aufbau einer vCard:

Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (1) Was ich in Excel tun muss: Ich berücksichtige: Jede Spaltenüberschrift in der Excel-Tabelle soll einem Feldnamen in Outlook entsprechen. Outlook – Klick auf Name Ausschnitt aus MS Excel-Tabelle

Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (2) Weitere Voraussetzungen Excel-Tabelle: Der zu importierende Bereich in der Excel-Tabelle muss einen Namen bekommen haben. Dieser benannte Bereich wird später in Outlook importiert -> Namen merken! In Excel: Namen für Importbereich vergeben: Importbereich markieren In das Namenfeld links oben einen Bereichsnamen eintippen. Excel muss während des Import-Vorgangs geschlossen sein.

Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (3) Was ich in Outlook tun muss (1): (1) Menü: Datei – Importieren/Exportieren (2) Im Fenster „Datei importieren“: (3) Nach dem Klick auf „Weiter“ Excel-Tabelle als Importtyp auswählen

Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (3) Was ich in Outlook tun muss (2): (4) Nach Klick auf „Weiter“ die Datei mit „Durchsuchen“ auf dem Datenträger suchen. In Optionen kann noch eingestellt werden, ob doppelte Adresseinträge erlaubt werden. Ergebnis: Die Daten aus der Excel-Tabelle werden nach Outlook importiert. (5) Der Zielordner in Outlook ist „Kontakte“.

Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (4) Was ich in Outlook tun muss (3): (6) Excel-Spaltenüberschriften und Outlook-Feldnamen lassen sich im nächsten Fenster zuordnen (7) Ist die Zuordnung abgeschlossen, wird der Importvorgang mit Klick auf „Fertigstellen“ im Fenster „Datei importieren“ gestartet.

Kontakte exportieren Export verläuft analog zum Import (1) Export nach Excel mit dem Import/Export-Assistenten. (2) Abspeichern eines Kontakte-Bereichs: Menü: Datei – Speichern Unter… Der Dateityp ist „Nur Text“

Verteilerliste erstellen E-Mails an einen feststehenden Adressatenkreis versenden (1) In Kontakte: Neu - Verteilerliste. (2) Die Verteilerliste erhält einen Namen, unter dem sie abgelegt wird. (3) Über „Mitglieder auswählen“ kann man aus dem Kontakte-Ordner die Adressen zur Verteilerliste hinzufügen. (4) Neue e-Mail erzeugen, auf den Schalter „An…“ klicken und aus dem Kontakte-Fenster die Verteilerliste auswählen, an deren Mitglieder die e-Mail gehen soll.

Kalenderansichten Kalender auf verschiedene Arten ansehen: Menü: Ansicht Kalender-Symbolleiste Menü: Ansicht - Anordnen nach - Aktuelle Ansicht

Termine erfassen Ein Erfassungsformular bietet nicht nur die Möglichkeit zur Erfassung von Einzelterminen, sondern auch die Möglichkeit, regelmäßig wiederkehrende Termine zu erfassen. Ordne ich Termine Kategorien zu, sind zu einem späteren Zeitraum umfangreiche Auswertungen, z.B. in Excel möglich.

Termine importieren - iCalendar Das Importieren von Terminen verläuft analog zum Importieren von Kontakten. iCalendar ist ein standardisiertes Format für den Austausch von Kalenderdaten. (1) Menü: Datei – Importieren/Exportieren. (2) Import/Export-Assistent: vCalendar (.vcs) oder iCalendar (.ics) importieren (3) Die ics-Datei im Dateiauswahlfenster doppelklicken -> Termin wird im Kalender gespeichert u. angezeigt. Aufbau iCalendar:

Termine importieren – aus Exceldatei Das Importieren von Terminen verläuft analog zum Importieren von Kontakten. Es gelten die gleichen Vorbereitungen: Spaltenüberschriften sollten den Feldnamen in Outlook entsprechen, ansonsten kann man Felder zuordnen. Der zu importierende Bereich muss in Excel mit einem Namen versehen werden. Excel muss während des Importes geschlossen sein. Beispiel: Import einer Termintabelle.

Termine exportieren – iCalendar Eine iCalendar-Datei erstellt man so: (1) In der Kalenderansicht auf den zu speichernden Termin klicken (2) Menü: Datei – Speichern unter… (3) Speicherort bestimmen, Dateiname eintippen und als Dateityp iCalendar auswählen. (4) „Speichern“klicken. Aufbau einer iCalendar-Datei.