Ziel: Jede Verwaltung hat einen einheitlichen Vorgangsbegriff Kürzlich auf einer Präsentation eines DMS-Herstellers in einer Verwaltung: „Was ein Vorgang ist, kann man gar nicht definieren. Das ist so umstritten! Das muss jeder SB selbst für sich entscheiden.“ Falsch! Gerade weil es verschiedene Definitionen gibt, muss sich jede Verwaltung auf eine gemeinsame einigen. Sonst findet sich kein SB beim Teamkollegen zurecht. Hier nur ein Vorschlag für eine Definition als Diskussionsanregung. Ohne Wahrheitsanspruch.

Ein Vorgang ist ein Durchlauf durch einen Prozess. Auslöser Ergebnis a.1 a.2 a.3 a.4 d.1 d.2 d.3 d.4 Aktivitäten Dokumente „Vorgang“ ist nicht nur ein Begriff aus der Schriftgutverwaltung, sondern betrifft die gesamte Ablauforganisation (incl. Prozessmanagement usw.)

Aus Sicht der Schriftgutverwaltung ist ein Vorgang ein Ordner Anmerkung: Sie können einen Vorgangsordner natürlich auch noch in Unterordner gliedern. Alle Beteiligten an einem Vorgang arbeiten im gleichen Ordner. Wenn man die Dokumente nach dem Datum sortiert, erhält man einen guten Überblick über den Ablauf eines Vorgangs. Namensregeln für Dokumente erlauben es, schnell das Dokument zu finden, das man gerade benötigt. Die eigentliche „Kulturrevolution“ besteht im gemeinsamen Arbeiten im gemeinsamen Ordner. Das wichtigste „Berechtigungskriterium“ auf einen Ordner ist nicht die Abteilung, sondern das „Vorgangsteam“. Diese Methode stellt das Gegenteil des sog. „Amerikanischen Ablagesystems“ dar. Dabei werden die Dokumente nach Tätigkeitsschritten (auch „Workflowelemente“ genannt“) geordnet. Das heißt, es werden Ordner der Art Anfragen Angebote Werkaufträge Lieferscheine Rechnungen gebildet. Beim amerikanischen System ist es sehr aufwendig, sich einen Überblick über den aktuellen Stand eines Vorgangs zu verschaffen.

Ein Vorgang enthält alle Dokumente. Auslöser Ergebnis Aktivitäten a.1 a.2 a.3 a.4 d.1 d.3 d.2 z.d.A. d.4 z.d.A. Dokumente Im Vorgang werden alle Dokumente abgelegt. Für Externe (Bürger, Gerichte …) sind nur die z.d.A.-verfügten Dokumente sichtbar.

Vorgangsteam: Alle Beteiligten arbeiten im gleichen Vorgangsordner.  Vorgangsteam Vorgang Auslöser Ergebnis Vorgänge ändern CIS Zum Vorgangsteam gehören alle Mitarbeiter einer Organisation, die Beiträge zum Abschließen eines Vorgangs leisten.

Jeder Vorgang gehört zu genau einem Prozess Prozessgruppe Hauptprozess Wissensordner Vorgang Prozess Auslöser Ergebnis M1 M2 M3 M4 Meilensteine als Mustergliederung Vorlage Vorlage Vorlage Vorlage Durch die Zuordnung Vorgang  Prozess können Muster-Untergliederung und Vorlagen zum Vorgang hinzugesteuert werden.