Sharepoint & Records Management Interne Lösung oder als Ergänzung

Agenda Sharepoint vs. Klassisches Records Management Sharepoint Records Center vs. Externer Records Management Lösung Records Management Integration mit SAPERION Suite SAPERION ECM Compliance Suite & Web Content Archivierung Wie werden die 8 Grundprinzipien von GARP abgebildet Records Management: einfach & intuitiv Records Management Fachtag 2012

Sharepoint vs. Klassisches Records Management

SharePoint – Schwächen- und Stärkenprofil Hartmann (Project Consult) Quelle: Dr. Joachim Hartmann DOK 2/2012 Records Management Fachtag 2012

Microsoft SharePoint Server 2010 leistungsfähige Plattform zum kollaborativen Arbeiten an Informationen mit Basisfunktionen für Dokumentenmanagement, Web Content Management und Formularmanagement, mit Add-ons für Business Intelligence, Suche und Collaboration Informationen sicher mit anderen teilen (Sites), Effektive Zusammenarbeit (Communities), Inhalte über den gesamten Lebenszyklus verwalten (Content), Informationen und Personen zuverlässiger suchen und finden (Search), Entscheidungen auf Basis relevanter Informationen treffen (Insights), Dynamische Geschäftsanwendungen einfach bereitstellen (Composites) Aber: Wie ist sichergestellt, dass Prozessabläufe und Protokolle nachvollziehbar (und revisionssicher) archiviert sind? denn: Microsoft SharePoint fehlen entsprechende Funktionen und damit Zertifikate zur Bestätigung von Compliance-Anforderungen. Records Management Fachtag 2012

ungelöste Herausforderungen von SharePoint-Installationen Aber… ungelöste Herausforderungen von SharePoint-Installationen Compliance (Archivierung und Records Management) Governance Integrationen in 3rd Party Repositories und Applikationen Aiim Industry Watch, State of the ECM Industry 2011 Records Management Fachtag 2012

Vorteile klassisches Records Management Erhöhte Sicherheitsaspekte Zugriffsberechtigung, etc. Verbesserte Workflow-Funktionalität Elektronische Akten Virtuelle Aktenstrukturen SharePoint nur Filestruktur Erfassung Kein eigener ScanClient Archivieren von externem Content eMail, ERP-Belege, etc. Sicherheitsaspekte » SharePoint sehr Schwach. Als Site Manager kommst Du an alles RAN » über ACL Zugriffsbeschränkungen » keine Manipulation durch nicht berechtigte Personen » Rollen detailierter / flexibler | Ausgefeiltes Rollenkonzept möglich SharePoint Workflow » Aufzeichnen mit WCA eAkten » SharePoint nur Filestruktur » SAPERION bietet Virtuelle Aktenstrukturen (ausserhalb SharePoint » Integration über Webart zur Visualisierung» Erfassung » Kein eigener ScanClient Archivieren von externem Content » eMail, ERP-Belege » ich möchte nicht alles im SharePoint abgelegt haben…. Records Management Fachtag 2012

Sharepoint Records Center vs. Externer Records Management Lösung

Business Challenges Business Anforderungen Management IT Anforderungen Kollaboration Optimierung des Informations- und Wissensaustauschs Flexibilisierung der Team-Bildung Förderung des Presence Awareness/Instant Messaging Online Meetings, Video Conferencing Virtuelle Whiteboards Sicherstellung der Compliance Records Management (eAkte und Retention) IT Anforderungen Ressourcen Hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit bieten Performance des SharePoint Servers sicherstellen Ganzheitliche Informationsstrategie Digitale Poststelle, E-Mail Archivierung, ERP-Daten Technische Sicherstellung der Compliance-Anforderungen Revisionssichere Archivierung Zugriffbeschränkung durch Administratoren Complianc e Anforderungen Rechtskonformität Sicherstellung von Auffindbarkeit und Wiederherstellung Einhaltung des Datenschutzes und Schutz vor Verlust rechtskonforme Archivierung auf Basis von Aufbewahrungsrichtlinien (Revisionssicherheit) Nachvollziehbarkeit von Prozessen Business Anforderungen Anwender Komfort Gewohnte Anwendungsoberfläche Verfügbarkeit von Daten aus anderen Anwendungen Schnelle Systeme Eher für Enterprises Records Management Fachtag 2012

Externe Records Management Lösungen bieten … Aufbewahrungsfristen Bis auf Content-Ebene Vernichtung Automatisierung Rechtssperre Beweiswertsicherung von qualifiziert signierten Dokumenten LTANS / ERS-konformen Archivierung Nachsignierung Typische DE-Thema qualifiziert signierten Dokumenten «Ich persönlich halte nicht viel davon. Wenn es im Archiv steht, dann passt.» » Viel Aufwand | Ertrag ???? Records Management Fachtag 2012

Records Management Integration mit SAPERION Suite

Die ganzheitliche Informationsstrategie von SAPERION Records Management Fachtag 2012

SAPERION ECM Compliance Suite for SharePoint Lösungen und typische Anwendungen Beliebige Lösungen für: Personalakten Kundenakten Projektakten Vertriebsportale Projektmanagement Beschaffungsmanagement Rechnungsverabeitung Records Management Fachtag 2012

Funktionen der SAPERION ECM Compliance Suite Policy Management durch Records Manager Einordnung der Dokumenten-Lebenszyklen in befristete und unbefristete Aufbewahrung (Fixed bzw. Event-based Retention) Nachträgliche Terminanpassungen und –änderungen eDiscovery und Löschsperrung im Falle eines Rechtsstreits Automatisierte Löschung und Vernichtung Audit-Trail mittels Eintrag in Protokolltabellen Verwaltung auch von Papier-basierenden Dokumenten Records Management Fachtag 2012

SAPERION ECM Compliance Suite for SharePoint Herausforderung SAPERION ECM Compliance Suite Allgemeine Herausforderungen Im Standard fehlende Revisionssicherheit Aufwändige Prozessgestaltung Informationssilos im Unternehmen: Anwender finden Informationen nicht Einsparungspotentiale im Unternehmen Vervollständigung des Microsoft Sharepoint Servers um revisionssicheres SAPERION ECM Einbindung vom Systemübergreifenden SAPERION Workflow im Sharepoint Server Anbindung an MS Enterprise Search Plattformübergreifende Zentralisierung von Unternehmensinformationen Probleme in der IT Starke Belastung des SQL Servers Starke Abhängigkeit von Microsoft Benefits in der IT Entlastung des SQL Servers Höhere Performance der SharePoint Servers Ungebundenheit durch das plattformunabhängige SAPERION mit offenen Standards (JCR) Microsoft bleibt gewohntes User-Frontend, SAPERION ist flexibles Backend Records Management Fachtag 2012

Lösungen und typische Anwendungen SAPERION unterstützt Ihr Schriftgutmanagement umfassend Einhaltung von Regularien Inklusive Papierakten (Hybrid) Geordnetes Aufräumen Gerüstet für Rechtsstreits Records Management Fachtag 2012

Benefits Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten Differenziertes Zugriffsmanagement für Dokumente und ihre Metadaten zur Sicherung vor unerlaubten Zugriffen/Vernichtung Zusätzlicher Löschschutz für Dokumente, die für Rechtsstreit relevant werden Einfache projektspezifische Verwaltung von Papierdokumenten Vermeidung von Prozesskosten durch jederzeit auffindbare relevante Dokumente Records Management Fachtag 2012

SAPERION ECM Compliance Suite & WCA Archivieren von Internet-Inhalten powered by

Cases im Bereich der ergänzende SharePoint-Archivierung «Weg-Archivieren» von Projekten Ganze Projekt-Spaces ins Archiv ablegen In SharePoint das Projekt als Link hinterlegen Archivieren dynamischen Content Blogs, Change Requests, Incident Management, Charts Interne Tabellen, Listen, etc Windows Foundation Classes Archivierung ohne "offizielle" Archivschnittstelle SharePoint Workflow-Steps Welche Ansicht hat der Mitarbeiter auf dem Bildschirm gehabt und was hat er im Prozess ausgewählt » Details dazu im Referat der Firma qumram Records Management Fachtag 2012

Archivieren von Content aus Microsoft SharePoint Portal System SAPERION ECM SUITE Archiv-System SAPERION ECM Compliance Suite for Microsoft SharePoint SAPERION ECM Web Content Archiv Records Management Fachtag 2012

Integration 3 2 1 Web-Browser mit Time Machine Web-Browser des Anwenders Zeitgesteuerte Aufzeichnung 3 Internet 2 1. Lückenlose Aufzeichnung | qumramInterceptor Jede Änderung wird automatisiert aufgezeichnet. Einsatz bei Sicherstellung einer vollständigen Nachweisbarkeit, Beweissicherung oder personalisierten Inhalten. Firewall & Reverse Proxy Lückenlose Aufzeichnung 1 2. Zeitgesteuerte Aufzeichnung | qumramGrabber Das Besucherverhalten wird simuliert. Kommt zum Einsatz wenn eine lückenlose Aufzeichnung nicht gefordert ist, z.B. Historische Archivierung, Social Media Capturing 3. Web-Browser mit Time Machine | qumramDiscovery Die archivierten Webseiten können durch berechtige Personen im Original in einem Standard-Webbrowser durchsucht werden (Funktionen: Browsen, Inhalts-Suche, Zeitsuche). Ablage Datenbanken, Datei-Ablage, ... Rechtssichere Ablage Records Management Fachtag 2012

Social media Policy monitoring | Anwendung Zweck I: Nachvollzug des Mitarbeiterverhalten auf Social Media Plattformen Kritisch werden die Probleme dann, wenn Produktinformationen publiziert werden. Insbesondere im Zusammenhang mit beispielsweise Nahrungsmitteln oder Medikamenten. Eine zentrales Social Media Monitoring aller relevanten Social Media Auftritte kann hier wesentlich zur Informationssicherheit im Unternehmen führen Sicherheit - Zentrale Kontrolle - Unabhängigkeit vom Plattformanbieter Einfachheit - Ein Ansatz für sämtliche Plattformen Zweck II: Nachvollziehen was auf Social Media Plattformen stand (auch wenn Inhalt gelöscht oder nicht mehr verfügbar) Records Management Fachtag 2012

Vorteile dieser Lösung Archivieren von Dokumenten und Portal-Informationen (HTML) Durchgängige Unterstützung der firmenweiten ECM-Strategie Auslagern von nicht benötigten Inhalten Schlankeres SharePoint Technologie-neutrale Ablage von Inhalten Entlastung der Produktivsystem und zur Erhaltung von Inhalten (ohne diese zu migrieren oder die alte Betriebsinfrastruktur am Leben zu halten) Entlastung der Sharepoint-Infrastruktur: "abgeschlossene" Sharepoints können einfach in ein beliebiges Speicher-System (auch SQL DB) ausgelagert werden, ohne dass dabei Informationen oder sogar auch Funktionalität verloren ginge. Die produktive Sharepoint-Umgebung kann dadurch sehr schön entschlackt werden und es geht trotzdem nichts verloren. Das Ganze geht sogar noch weiter: das Informations-Retrieval und damit auch eDiscovery kann massiv vereinfacht werden, egal, um welchen Content-Typ es sich handelt (Dokumente, HTML-Seiten). Vereinfachung von Migrationen: bei Migrationen einer Sharepoint-Infrastruktur (z. B. MOSS 2007 auf Sharepoint 2010) können "abgeschlossene" Sharepoint einfach archiviert werden, und brauchen nicht auf den neuen Release migriert werden. Die alte Infrastruktur kann trotzdem abgeschaltet werden, ohne dass Informationen oder Funktionalität verloren geht. 
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Wir werden die 8 Grundprizipien von GARP abgebildet? SAPERION ECM Compliance Suite

GARP & SAPERION | Prinzipien 1 - 4 GARP Prinzip SAPERION ECM Compliance Suite Verantwortlichkeit Ausgefeiltes Rollenkonzept Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt Integrität Jede Änderung ergibt neue Revision Jede Äderung wird überwacht Sicherung Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt Keine unautorisierte Zugriffe möglich Compliance 4-Augen-Prinzip möglich Kontrollierte Prozesse (mit Aufzeichnung) Auditierbarkeit Records Management Fachtag 2012

GARP & SAPERION | Prinzipien 5 - 8 GARP Prinzip SAPERION ECM Compliance Suite Verfügbarkeit Hochverfügbarkeit Standby Offline Spiegelung Aufbewahrung Records-Management-Option steuert Fristen Rechtsstreitsperrung Entsorgung Rechtsstreitsperrung Automatisiertes Löschen gem. RM-Option Transparenz Protokollierung sämtlicher Events Workflow-Protokollierung Records Management Fachtag 2012

Records Management | einfach & intuitiv SAPERION ECM Compliance Suite

Records Management | einfach & intuitiv Fokus der Mitarbeiter auf Kernkompetenzen Compliance als "Hintergrundprozess« Mitarbeiter muss sich nicht darum kümmern Ganzheitliche Informationsstrategie

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Für Ihre Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung Markus Imgrüth PreSales Consultant | SAPERION (Schweiz) AG mail markus.imgrueth@saperion.com fon +41 44 735 46 00 mobile +41 78 624 00 50