Projektplanung (Gantt-Diagramm) Anwendungsbeispiel GfU mbH Hamburg, 2011

Inhalt Problemstellung und Zielsetzung Beschreibung des Anwendungsbeispiels Vorarbeiten Durchführung Vorteile des Gantt-Diagramms Nachteile des Gantt-Diagramms Bewertung

Problemstellung und Zielsetzung In komplexen Projekten ist der Projektablauf und -fortschritt nicht immer direkt ersichtlich methodisches Vorgehen ist daher notwendig Gantt-Diagramme helfen zeitliche Abhängigkeiten zu visualisieren Zielsetzung Einfache Visualisierung der Vorgänge inkl. ihrer Abhängigkeiten Erfassung aller Vorgänge Abbildung des chronologischen Ablaufs Zuordnung von Verantwortlichkeiten Visualisierung des Fortschritts Identifikation des kritischen Pfads Gantt-Diagramm als Tool der Projektplanung

Beschreibung des Anwendungsbeispiels GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Anwendungsbeispiel Interne Arbeitsprozesse sollen an andere Standorte ausgelagert werden. Das Ziel der Projektplanung ist es, alle Aktivitäten des Projektes in ihrem chronologischen Kontext grafisch darzustellen und dadurch die Projektübersicht zu erleichtern. Aufgrund der Komplexität der Prozesse erfolgt dieses in zwei Phasen. An regelmäßig wiederkehrenden Terminen wird der Projektfortschritt aufgenommen, bewertet, diskutiert und Korrekturmaßnahmen eingeleitet (Jour Fix) Zu bestimmten Meilensteinen wird der Projektfortschritt überprüft und der Start der nächsten Projektphase freigegeben.

Vorarbeiten GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Die Erstellung eines Gantt-Diagrams erfolgt in folgenden Schritten: Erstellung eines Projektstrukturplanes: Strukturierung der Arbeitsvorgänge Bestimmung der Dauer: Beruhend auf Erfahrungen, Schätzungen, Daten etc. wird für jeden Vorgang eine Dauer bestimmt. Bestimmung der Verantwortlichkeiten/Ressourcen: Jedem Vorgang muss eine Verantwortliche Person zugeordnet werden. Darüber hinaus können den Vorgängen auch Ressourcen für die Abarbeitung zugeordnet werden. Bestimmung der Interdependenzen: Die Interdependenzen zwischen jedem Vorgang werden festgelegt (EA, AA, EE, siehe Kurzbeschreibung). Festlegung der Meilensteine: Meilensteine dienen der Revision von Projekten (go/no-go Entscheidung über Projektfortführung) und sollten in jedem Projektablauf integriert werden. Abbildung im Planungstool: In Excel muss für einen Vorgang die jeweilige zeitliche Periode auf der dazugehörigen horizontalen Achse farblich geändert werden so dass ein durchgehender Farb-Balken entsteht. Microsoft Project hat diese Funktion beispielsweise bereits automatisiert. Pflege des Gantt-Diagramms: Jede Änderung in der Planung sowie der Projektfortschritt sollten in der Software festgehalten werden, um die Kommunikation des neuesten Projektstatus zu garantieren. Tipp: Bei mittleren und großen Projekten kann es hilfreich sein übersichtshalber mehrere inhaltlich verknüpfbare Vorgänge unter einer Phase zu "vereinen". Man definiert dazu eine Phase und deklariert die dazugehörigen Vorgänge als Unterpunkte (synonym zu einem Inhaltsverzeichnis).

Vorarbeiten GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Vorab sollte der Projektstrukturplan (SPS) erstellt werden bei dem man das Projekt in Arbeitsvorgänge unterteilt. Die Anzahl der Arbeitspakete sollte nach dem betriebswirtschaftlichen Prinzip und als Kompromiss zwischen Übersichtlichkeit und Genauigkeit gewählt werden. Dieser Schritt kann mit der Mind Mapping Methode unterstützt werden.

Vorarbeiten GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Aus den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans werden für die Zeitplanung einzelne Vorgänge oder Aktivitäten identifiziert, die dann die kleinste planbare Einheit des daraus resultierenden Gantt-Diagramms darstellen.

Vorarbeiten GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Die folgende Identifikation der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten kann mit der Cross-Impact Analyse unterstützt werden.

Vorarbeiten GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Abbildung im Planungstool: In Excel muss für einen Vorgang die jeweilige zeitliche Periode auf der dazugehörigen horizontalen Achse farblich geändert werden so dass ein durchgehender Farb-Balken entsteht. Microsoft Project hat diese Funktion beispielsweise bereits automatisiert.

Vorarbeiten GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Abschließend werden die Meilensteine definiert, um Projektphasen sauber abzuschließen und eine Entscheidung über die Weiterführung des Projektes zu erwirken. Einem Meilenstein muss ein definierter Zeitpunkt (Datum) und die zu diesem Zeitpunkt zu erwartende Ergebnisse zugeordnet werden.

Durchführung Arbeitsvorgänge Terminierung Visualisierung GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Abbildung im Planungstool: In Excel muss für einen Vorgang die jeweilige zeitliche Periode auf der dazugehörigen horizontalen Achse farblich geändert werden so dass ein durchgehender Farb-Balken entsteht. Microsoft Project hat diese Funktion beispielsweise bereits automatisiert. Arbeitsvorgänge Terminierung Visualisierung

Durchführung GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Abbildung im Planungstool: In Excel muss für einen Vorgang die jeweilige zeitliche Periode auf der dazugehörigen horizontalen Achse farblich geändert werden so dass ein durchgehender Farb-Balken entsteht. Microsoft Project hat diese Funktion beispielsweise bereits automatisiert.

Durchführung GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Abbildung im Planungstool: In Excel muss für einen Vorgang die jeweilige zeitliche Periode auf der dazugehörigen horizontalen Achse farblich geändert werden so dass ein durchgehender Farb-Balken entsteht. Microsoft Project hat diese Funktion beispielsweise bereits automatisiert.

Durchführung GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Pflege des Gantt-Diagramms: Jede Änderung in der Planung sowie der Projektfortschritt sollten im Planungstool festgehalten werden, um die Kommunikation des neuesten Projektstatus zu garantieren.

Vorteile des Gantt-Diagramms Schnelle und einfache Visualisierung (besonders für kleine Projekte) → Aktivitätendauer deutlich zu erkennen Leicht verständlich Fokus auf zeitliche Planungszusammenhänge Zeitlich kritische Überlappungen schnell auffindbar  Anzeige des tatsächlichen Fortschritts von Aktivitäten → Soll/Ist-Vergleich Viele Software-Lösungen verfügbar (kommerziell & Open Source) z.B. Microsoft Project, PertMaster, GanttProject,... Zeitliche Überblickdarstellung hilfreich bei der Umplanung von Aufgaben

Nachteile des Gantt-Diagramms Mangelnde Übersichtlichkeit bei vielen Aktivitäten → besonders in umfangreichen Projekten → Anzeige auf verhältnismäßig kleinen PC-Monitoren Einfache Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten nur bedingt darstellbar → bei zu vielen Abhängigkeitsverknüpfungen leidet die Übersichtlichkeit Komplexe Abhängigkeiten nicht darstellbar Keine Gewichtung bei den Aktivitäten → Alle Aufgaben werden mit gleicher Balkenstärke repräsentiert → Ressourceneinsatz oder Arbeitsaufwand kann stark unterschiedlich sein Fortschrittsanzeige erfordert beständige Datenaktualisierung

Sehr empfehlenswerte Methode im Projektmanagement Bewertung Sehr empfehlenswerte Methode im Projektmanagement → einfach, auch für Anfänger leicht umzusetzen / zu interpretieren → historisch lange etabliert und verfeinert Gantt-Diagramme leicht zu erstellen, wenn Projektstrukturplan bereits existent Dank heutiger Software eine mögliche Sicht auf ein Projekt: → andere Sichten z.B. aus der Perspektive der Netzplantechnik möglich → Umschaltung der Sicht je nach Bedarf

Kontakt GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH hit-Technopark Tempowerkring 10 21079 Hamburg Tel.: 040 / 790 12 - 270 Fax: 040 / 790 12 - 274 E-Mail: info@gfuhamburg.de Internet: www.gfuhamburg.de

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