Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Integration eines Qualitätsmanagement-Moduls auf der Website des Naturpark MSN Stand: 16.12.2004 Naturpark Schwalm-Nette © 12/2004 initial interactive gmbh

Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Projekt Erweiterung der Terminveraltung im Redaktionssystem MSN um Erfassung, Verwaltung und Export von Ergebnis- und Abrechnungsformulare. Projektbeteiligte Zweckverband Naturpark Schwalm-Nette (SN), Michael Puschmann Zweckverband Deutsch-Niederländischer Naturpark Maas-Schwalm-Nette (MSN), Silke Weich initial interactive gmbh, Torsten Matschiess Gliederung - SOLL- und IST-Zustand - Ergebnisformulare Abrechnungsformulare Stellvertretung Ablaufschema © 12/2004 initial interactive gmbh

Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN IST-Zustand Die Teilnehmer am System füllen für jede Veranstaltung Ergebnis- und Abrechnungsformulare aus und retournieren diese per Post/Fax an den Zweckverband Naturpark Schwalm-Nette. Dort werden diese Auswertungen händisch in die EDV übertragen und dienen der Berichterstattung und weiteren Abrechnung. SOLL-Zustand Die Erfassung der relevanten Daten soll zunehmend online und in Verbindung mit den bereits etablierten Redaktionssystemen zur Terminverwaltung (MSN) erfolgen. Ziele sind - die Vermeidung von Portokosten, - Zeitersparnis und Fehlervermeidung bei der Erfassung in die EDV, - automatisches Erinnern der Referenten und Redakteure, - jederzeitige Statuskontrolle und ein - Reportwesen mittels Export-Funktion. © 12/2004 initial interactive gmbh

Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Ergebnisformulare - Anzahl Kinder (3 Ziffern und Null) - Anzahl Niederländer (3 Ziffern und Null) - Anzahl Deutsche (3 Ziffern und Null) - Anzahl Personen gesamt (3 Ziffern und Null) - Bemerkungen (255 Zeichen) - Folgeveranstaltungen (Optionsschalter: JA/NEIN) Fragen Wie setzen sich die Personenzahlen zusammen? (Relevant für statistische Auswertung.) Qualität der Felder: Pflichtangabe, Validation, Defaults, Regeln? Sollen diese Angaben für sämtliche Veranstaltungen erfasst werden? © 12/2004 initial interactive gmbh

Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Abrechungsformular (als optionale Erweiterung zu den Ergebnisformularen) gefahrene Kilometer (3 Ziffern) alternativ: Fahrkarte (mit einem Hinweis) - von Ort (255 Zeichen) nach Ort (255 Zeichen) - Bankverbindung Fragen Wie werden die Bankverbindungsdaten verwaltet (Stammdaten?) und optional (auch durch Stellvertreter?) geändert? Ist beim Punkt Fahrkarte ein Schalter ausreichend? Sind Veranstaltungen oder Referenten (für jede Veranstaltung!) abrechnungsberechtigt? An welcher Stelle wird kenntlich gemacht, ob eine Veranstaltung oder ein Referent abrechnungs- berechtigt ist? Qualität der Felder: Pflichtangabe, Validation, Defaults, Regeln? © 12/2004 initial interactive gmbh

Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Stellvertretung Redakteur Ein am System angemeldeter Redakteur (z.B. Kolshorn) bucht und verwaltet Termine für seine Referenten (z.B. Rosenkranz). (IST-Zustand) Zukünftig wird jeder Redakteur für den Referenten ein eigenes Nutzerkonto im RS anlegen können, damit die Termine diesem zugewiesen werden können. Solange für den Referenten keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, erhält der Redakteur die Mails vom System und trägt nach Ablauf der Veranstaltung die Daten ein. Erst mit dem Eintrag einer E-Mail-Adresse erhält der Referent die Möglichkeit, seine Formulare selbst auszufüllen. Stellvertretung ADMIN SN Falls der Referent seine Ergebnis- oder Abrechnungsformulare direkt an SN sendet, können die Daten auch vom ADMIN SN in Stellvertretung eingebucht werden. Im stehen hierzu die selben Rechte wie dem o.g. Redakteur zur Verfügung. Ferner wird dadurch ein Übergang vom bisherigen System ermöglicht und es muss nur ein EDV-System genutzt werden. Fragen Wie viele Referenten sollen am System teilnehmen (können)? © 12/2004 initial interactive gmbh

Redakteur (Stellvertreter) Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Ablaufschema: IST-Zustand teilt Termin mit Referent Redakteur (Stellvertreter) bucht Termin in Stellvertretung RS MSN bucht eigenen Termin Referent (Redakteur) übersetzt Termin aktiviert Termin ADMIN MSN © 12/2004 initial interactive gmbh

Redakteur (Stellvertreter) Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Ablaufschema Schritt 1: Aufforderung zur Abgabe der Angaben nach Ablauf des Termins teilt Angaben mit Referent Redakteur (Stellvertreter) übergibt Ergebnis-/ Abrechnungslink per E-Mail  übergibt Ergebnis-/ Abrechnungslink per E-Mail RS MSN Referent (Redakteur)  © 12/2004 initial interactive gmbh

Redakteur (Stellvertreter) Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Ablaufschema Schritt 2: Erinnerung nach Ablauf einer Frist Referent Redakteur (Stellvertreter) sendet Erinnerung per Mail  RS MSN sendet Erinnerung per Mail Abwesenheits- notiz wird direkt durchgeleitet Referent (Redakteur)   informiert über Verzug Abwesenheitsnotiz wird direkt durchgeleitet ADMIN Schwalm-Nette © 12/2004 initial interactive gmbh

Redakteur (Stellvertreter) Qualitätsmanagement-Modul Naturpark MSN Ablaufschema Schritt 3: Ergebnis- und Abrechnungsformulare teilt Angaben mit Referent Redakteur (Stellvertreter) bucht Angaben in Stellvertretung RS MSN bucht Angaben selbst Referent (Redakteur) Einsicht in Ergebnis-/ Abrechnungslisten + Export Bearbeiten und Buchen von Angaben in Stellvertretung (Post/Fax) Referent Formular per Post ADMIN Schwalm-Nette © 12/2004 initial interactive gmbh