JaOffice: PROJEKTDARSTELLUNG BPS International 2015

Die Vision ihres Projektes - Ziele und aufgaben Die folgende Präsentation ist als Grundstein für Ihre erfolgreiche Kommunikation mit dem Business über den Wert des Intranets gedacht. Sie wird Ihnen dazu dienen, der Geschäftsführung und Ihren Mitarbeitern mit Klarheit über die damit verbundenen Einführungsziele zu berichten. Deswegen sollte die Planung als erste Phase der Intranet-Einführung betrachtet werden, und der dafür nötige Hauptschritt ist die Konzeptentwicklung Ihres eigenen einzigartigen Projektes. Hier finden Sie eine Anleitung, mit der Sie das Top-Niveau-Ziel für die Intranet-Einführung bestimmen, und die Prioritätsrichtungen für die Aktivitäten auf der Startstufe erkennen können.

ERARBEITEN SIE IHRE PROJEKTVISION Am Anfang können Ihnen folgende Fragen weiter helfen: Wozu brauchen Sie ein Intranet? Wie sieht die Entwicklungsstrategie Ihres Unternehmens aus und wie kann sich die Intranet-Einführung in dieses Konzept einordnen? Wie wird das Intranet Ihr Unternehmen verändern? Wie kann die Effizienz der Intranet-Anwendung gemessen werden? Welche Vorteile gewinnt Ihr Unternehmen durch die Intranet- Nutzung? Welche Vorteile bekommen Ihre Mitarbeiter durch die Intranet-Nutzung?

PROJEKTVISION Nachdem Sie die Fragen auf der vorherigen Folie beantwortet haben, können Sie nun Ihr Projektkonzept erstellen. Vergessen Sie nicht, dass sich Ihre Projektvision im Laufe der Zeit ändern kann. Sie müssen nur Ihre ganze Kraft in dieses Projekt stecken, ihm Glauben schenken. Dann werden Sie ganz klar erkennen, wofür dieses Projekt eingeführt wird und welchen Weg Sie einschlagen möchten. Ihre Projektvision:

BEISPIELE FÜR PROJEKTVISIONEN Intranet zur Verbesserung der unternehmensinternen Kommunikation › Informationstransparenz: das Intranet bietet eine Plattform für den Nachrichtenversand – sowohl für offizielle- und Arbeitszwecke, als auch für persönliche Diskussionen. › Zusammenarbeit bei Projekten: die Intranet-Nutzung steigert die Effizienz von regional entfernten und funktionsunterschiedlichen Projektteams. › Wissen teilen: die Intranet-Nutzung vereinfacht den Zugang zu Information und derer Teilung mit Kollegen. › Motivieren: Social Software wird im Sinne einer nicht materiellen Mitarbeitermotivation eingesetzt.

BEISPIELE FÜR VISIONEN Die Plattform für die Zusammenarbeit ist offen und sicher: man kann ohne Weiteres Informationen, Angaben oder Ideen innerhalb des Unternehmens teilen. Es ist Platz für allgemeine Kommunikation und für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter.

BEISPIELE FÜR VISIONEN Zusammenarbeit bei Projekten fördern. Doppelarbeit reduzieren. Auf dem Laufenden bezüglich der aktuellen Nachrichten und Veränderungen bleiben. Die Mitarbeiter machen Fortschritte und entwickeln sich auf der sozialen Plattform weiter. Relevante Information ist von überall aus leicht zu erreichen. Die Plattform für die Zusammenarbeit ist offen und sicher: man kann ohne Weiteres Informationen, Angaben, Ideen innerhalb des Unternehmens teilen. Platz für die allgemeine Kommunikation und Kollaboration der Mitarbeiter. Ein neues Werkzeug für eine abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit. Plus, die Aufgabenstellung zwischen den Abteilungen wird vereinfacht zur Verfügung gestellt.

GESCHÄFTSZIELE DER INTRANET-EINFÜHRUNG Einbezogene Mitarbeiter Innovationssteuerung Kräftigen Sie Ihren HR-Brand. Sie sollten Ihre Mitarbeiter einladen, einbeziehen und halten. Schaffen Sie eine Innovationskultur. Ermöglichen Sie für Ihre Mitarbeiter einen kreativen Ideenaustausch. Kommen Sie der Marktentwicklung zuvor. Kollaboration Portal-Sozialisation Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein handliches Werkzeug für Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektentwicklung. Teilen Sie Erfolgspraktiken. Schließen Sie die Arbeitssysteme Ihres Unternehmens auf einer Plattform zusammen. Für einen ausführlicheren Plan zur Umsetzung können Sie unsere Vorlage „JaOffice-Anwendungsszenarios“ verwenden.

18% 51% Beziehen Sie MITARBEITER Ein! Sie sollten Ihre Mitarbeiter einladen, einbeziehen und halten. Das gilt für jene Unternehmen, die für Ihre Mitarbeiter ein freundliches Ambiente schaffen möchten. 18% In Unternehmen, wo die Mitarbeiter in das soziale Leben einbezogen sind, ist: die Effizienz erhöht 51% die Fluktuation des Personals niedriger Helfen Sie neuen Mitarbeitern, sich schneller einzuarbeiten und soziale Verbindungen zu Kollegen herzustellen. Verbreiten Sie Ideologie, Geschäftsstrategie und operative Aufgaben mit der Möglichkeit, ein augenblickliches Feedback zu bekommen. Beschleunigen Sie die Kommunikationsgeschwindigkeit zwischen den Abteilungen und regionalen Niederlassungen Ihres Unternehmens. Gallup Consulting "Employee Engagement, What's your Engagement Ratio?" 2008

64% Steuern sie INNOVATION! Bleiben Sie konkurrenzfähig, entwickeln Sie sich, profitieren Sie von der schnellen Entwicklung von Innovationen in Ihrem Unternehmen! der erfolgreichen Innovationen in Unternehmen wurden mittels firmeninterner Kommunikation und durch den Einbezug der Mitarbeiter entwickelt und umgesetzt. 64% Bei der Entwicklung eines neuen Produktes laden Sie Ihre Kollegen zu einem Brainstorming ein. Sammeln Sie ihre Ideen. Verwenden Sie externe Netzwerke, um Rückmeldungen von Ihren Partnern bzw. Kunden über neue Produkte und Innovationen zu sammeln. Laden Sie Ihre Mitarbeiter zur Ideensuche ein, wählen Sie die besten Vorschläge aus und geben Sie ein Feedback ab. JaOffice fördert die Kreativität Ihrer Kollegen und verhilft zu einer schnelleren Ideenverwirklichung. McKinsey Global Survey: What Successful Transformations Share, 2010

20%-25% Fördern sie die ZUSAMMENARBEIT DER MITARBEITER Vereinigen Sie Ihre Mitarbeiter, schaffen Sie Projektteams, und teilen Sie die besten Erfolgspraktiken der Netzwerkkollaboration. Die Rate der Effizienzsteigerung in Unternehmen, wo soziale Technologien für die Zusammenarbeit verwendet werden, beträgt * 20%-25% Erstellen Sie Gruppen für die Projektleitung, und eine effektive Arbeit von funktionsunterschiedlichen bzw. geografisch entfernten Teams an einem gemeinsamen Produkt. Laden Sie die Schlüsselkollegen ein und arbeiten Sie zusammen an Dokumenten. Machen Sie von dem Newsfeed Gebrauch, um in Verbindung zu bleiben, Aufgaben zu synchronisieren, die Mail-Zahl zu senken und den Zugang zur Information und deren Suche je nach Projekt zu vereinfachen. Führen Sie die Projektarbeit im Netzwerk, erstellen Sie Gruppen und aktualisieren Sie den Status für einzelne Aufgaben, Dokumente und Satzungen. Tauschen Sie die besten Arbeitspraktiken aus. Teilen Sie Ihr Wissen. McKinsey, The Social Economy, July 2012

Profil-synchronisierung PORTAL-SOZIALISATION Das Intranet wird zu einer Shell für eine Vielzahl von Nutzersystemen. Es erweitert den Raum für die Zusammenarbeit und vereint den Service auf einer einzigen Plattform. Fügen Sie soziale Technologien in Ihre Portallösungen hinzu. Ergänzen Sie SharePoint oder Ihre Webseite mit dynamischen Newsfeeds und Kommentaren. Schaffen Sie auf Ihrer Plattform externe Netzwerke für die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Auftragnehmern. Webparts in SharePoint Integration von Dokumenten Simultansuche Profil-synchronisierung Single Sign-On Synchronisierung mit Active Directory Anwendungen Externe Integration

BEISPIELE FÜR PRIORITÄTSZIELE Einbezogene Mitarbeiter Innovationssteuerung Interne Kommunikationen verbessern. Anpassungs-, Lern- und Entwicklungsprozesse verbessern. Talente erkennen. Experten finden. Die besten Praktiken austauschen. Die Mitarbeiter an sich binden und halten. Einführung neuer Produkte. Brainstroming und Ideensuche. Eintritt in neue Märkte. Anpassung an Veränderungen. Aufbau einer Innovationskultur. Zusammenarbeit Portal-Sozialisation Für funktionsunterschiedliche und geografisch entfernte Abteilungen und Niederlassungen. Projektleitung. Organisation von Veranstaltungen. Zugang zur Plattform von jedem Gerät. Einheitlicher Zugang zu allen Systemen. Technologische Plattform für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern und Kunden. Soziale Technologien in allen Prozessen. Für einen ausführlicheren Plan zur Umsetzung können Sie unsere Vorlage „JaOffice-Anwendungsszenarios“ verwenden.

WELCHE ZIELE WERDEN SIE ERREICHEN? Einbezogene Mitarbeiter Innovationssteuerung Beschreiben Sie hier die Prioritätsziele der Entwicklung. … Beschreiben Sie hier die Prioritätsziele der Entwicklung. … Zusammenarbeit Portal-Sozialisation Beschreiben Sie hier die Prioritätsziele der Entwicklung. … Beschreiben Sie hier die Prioritätsziele der Entwicklung. … Für einen ausführlicheren Plan zur Umsetzung können Sie unsere Vorlage „JaOffice-Anwendungsszenarios“ verwenden.

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