SchulentwicklungsBudget - Überblick C-Budget-Portal SchulentwicklungsBudget - Überblick

Abwicklung des Schul-entwicklungsbudgets Portallösung zur Freigabe der C-Budgetmittel auf Grundlage des Fobu-Portals innerschulische Freigabe und Richtigzeichnung der Maßnahmen dynamische Budgetführung Optimierung der Zahlungsabwicklung und Übertragung auf das PL stichprobenartige Kontrolle

Überblick Zugang direkt aus dem EQuL-Verträgeportal (Menüpunkt: „Sachkosten Budget C“) Direkter Zugang über https://secure2.bildung-rp.de/Cbudget2/ Es stehen zwei Rollen zur Verfügung: Budgetverantwortlicher und Benutzer  mit unterschiedliche Berechtigungen und Verantwortlichkeiten Kompletter Workflow einer Maßnahme (anlegen – genehmigen – abrechnen)

Zugang/Login Budgetverantwortlicher: Zugangsdaten entsprechen denen des EQuL-Verträgeportals (SCHNR/Passwort) Budgetverantwortlicher kann Benutzerzugänge im C-Budget-Portal anlegen Benutzer erhält Zugangsdaten vom Budget-verantwortlichen bzw. aus dem Portal per E-Mail (SCHNR-999/Passwort)

Menüpunkte Maßnahmen: Neue Maßnahme anlegen, alle erfassten Maßnahmen in der Übersicht aufrufen Einstellungen: - Budgetverantwortlicher: - Zugänge für Benutzer anlegen/bearbeiten - SQV anlegen/bearbeiten - Schuldaten ansehen/bearbeiten - Benutzer: Zugangsdaten ändern Dokumente & Hilfe: Bedienungsanleitungen, Formulare (z. B. Muster-Honorarvereinbarung)

Maßnahme anlegen In den sechs Bereichen müssen jeweils bestimmte Informationen erfasst werden…

Maßnahme anlegen 1. Schulangabe Daten werden mit den Benutzerdaten vorbelegt – alle Felder sind Pflichtfelder

Maßnahmen anlegen 2. Zuordnung zur Prozesslandkarte Drei Bereiche: Management von Führungsprozessen Management von Kernprozessen Management von Unterstützungsprozessen

Maßnahmen anlegen 3. Kurzbeschreibung der Maßnahme/Termin Alle Felder sind Pflichtfelder – mit Ausnahme des Dozentenfeldes

Maßnahme anlegen 4. Begründung der Maßnahme Alle Felder sind Pflichtfelder Die SQV-Auswahlmöglichkeit kann vom Budget-verantwortlichen gepflegt werden

Maßnahme anlegen 5. Zielgruppe der Maßnahme Eine Auswahl und mit entsprechender Erläuterung ist Pflichteingabe

Maßnahme anlegen 6. Kostenplanung Kostenart muss ausgewählt und Betrag eingegeben werden Gesamtkosten werden automatisch errechnet Über „Kosten hinzufügen“ kann eine weitere Kostenart hinzugefügt werden Über „-“ kann die entsprechende Kostenart gelöscht werden

Maßnahme anlegen/Abschluss Die Maßnahme kann nun gespeichert oder direkt beantragt werden. Damit die Maßnahme gespeichert werden kann, müssen mindestens folgende Angaben eingetragen sein: Beginn, Ende und Kurzbeschreibung Damit die Maßnahme beantragt werden kann, müssen alle Pflichtfelder eingetragen werden Das System überprüft alle Eingaben und gibt entsprechende Hinweise

Maßnahmenübersicht Das System wechselt in die Maßnahmen-übersicht. Durch Klick auf die Maßnahme gelangt man in die Detailansicht.

Maßnahmen Details (gespeichert) Es wird die eindeutig vom System vergebene Maßnahmennummer und der Status der Maßnahme angezeigt Über „beantragen“ kann die Maßnahme beantragt werden: Der Budget-verantwortlich muss die Maßnahme genehmigen oder kann sie ablehnen Über „speichern“ kann die Maßnahme zur späteren Bearbeitung gespeichert werden Über „löschen“ wird die Maßnahme (in der Datenbank) gelöscht

Maßnahme genehmigen/ablehnen Hat der Benutzer die Maßnahme beantragt, erhält der Budgetverantwortliche eine E-Mail. In der Detailansicht der Maßnahme kann der Budgetverantwortliche die Maßnahme nun genehmigen oder ablehnen: In beiden Fällen erhält der Benutzer eine Benachrichtigung per E-Mail.

Maßnahme durchgeführt/stornieren Hat der Budgetverantwortliche die Maßnahme genehmigt, ändert sich der Status der Maßnahme. Die Maßnahme kann nun als „durchgeführt“ markiert werden. Fand die Maßnahme nicht statt, kann eine Stornierung beim Budgetverantwortlich beantragt werden. Dieser kann der Stornierung zustimmen oder diese ablehnen. In beiden Fällen erhält der Budgetverantwortliche eine Benachrichtigung per E-Mail.

Maßnahmenabrechnung 1/5 Nachdem die Maßnahme als durchgeführt markiert wurde, ändert sich der Status und es ist in der Detailansicht zusätzlich das Register „Abrechnung“ verfügbar…

Maßnahmenabrechnung 2/5 Ähnlich wie bei der Kostenplanung müssen nun die Rechnungen eingetragen werden. Über „Rechnung hinzufügen“ kann eine weitere Rechnung hinzugefügt werden. Über „löschen“ wird die entsprechende Abrechnungsposition gelöscht.

Maßnahmenabrechnung 3/5 Die Abrechnung kann jederzeit über „speichern“ gespeichert werden. Wenn die erste Rechnung eingetragen und gespeichert wurde , ändert sich der Status der Maßnahme auf „in Abrechnung“ –  siehe nächste Folie Im Status „abgerechnet“ sind keine weiteren Eintragungen mehr möglich und der Budgetverantwortliche erhält per E-Mail eine Benachrichtigung, um die Maßnahme abzuschließen.

Maßnahmenabrechnung 4/5 Befindet sich die Maßnahme im Status „in Abrechnung“ (nach dem ersten Speichern einer Rechnung), „abgerechnet“ oder „abgeschlossen“, kann über den Button „Begleitschreiben“ eine Abrechnungsübersicht für den Belegversand ans PL ausgedruckt werden. Ebenfalls können auch hier über „speichern“ die aktuellen Eingaben gespeichert werden. Über „abgerechnet“ wird die Abrechnung beendet und es sind keine weiteren Eingaben mehr möglich.

Maßnahmenabrechnung 5/5 Ist die Maßnahme als abgerechnet markiert, kann der Budgetverantwortliche die Maßnahme in der Detailansicht über „abschließen“ als endgültig abgeschlossen markieren.

Übersicht Maßnahmenstatus Statusänderungen (Benutzer) Statusänderung (Budgetverantwortliche) Änderungen möglich Maßnahme durchführen Änderungen nicht mehr möglich Maßnahme abgelehnt Nicht durchgeführt Maßnahme storniert Abrechnung „offen“ Endgültig abgeschlossen Änderungen möglich Änderungen nicht mehr möglich Löschflag – nur PL Koblenz

Schulentwicklungsbudget Portal Statusänderung durch den Benutzer gelöscht erfassen gespeichert durchgeführt In Abrechnung beantragt Stornierung beantragt abgerechnet Statusänderung durch den Budgetverantwortlichen genehmigt Stornierung abgelehnt abgelehnt storniert abgeschlossen E-Mail Benachrichtigung

Belegversand und Jahresabschluss Die Belege und Reisekostenanträge sind mit dem Begleitschreiben an das Haushaltsreferat des PL in Speyer zu senden und werden von dort ausgezahlt bzw. an die Reisekostenstelle weitergeleitet. Für den Jahresabschluss und den Resteübertrag sind die tatsächlichen Auszahlungen durch das PL und die Reisekostenstelle im Haushaltsjahr ausschlaggebend.

Vielen Dank Und: Ihre Fragen martin.luetzenkirchen@pl.rlp.de 0671 9701-1678