Das ordnungsgemäße Kassenbuch

Inhalt Bedeutung Wer muss ein Kassenbuch führen? Wie kann ein Kassenbuch geführt werden? Kassensysteme Ordnungsgemäße Kassenbuchführung Formelle und materielle Fehler Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung Besonderheiten bei digitalen Kassen Aufbewahrungspflichten Digitale Betriebsprüfung § 147 AO

I. Bedeutung Das Kassenbuch ist ein zentrales Instrument der Buchführung. Es veranschaulicht alle Bargeschäfte des Unternehmers und ermöglicht so eine Überprüfung der Geschäftstätigkeit.

II. Wer muss ein Kassenbuch führen? Die Pflicht zur Führung eines Kassen-buchs hängt zum einen an der Durchführung von Bargeschäften ohne Rechnung, zum anderen an der Bilanzierung. Wer eine Bilanz erstellt und Bargeschäfte tätigt muss auch ein Kassenbuch führen.

Betroffen sind daher stets: II. Wer muss ein Kassenbuch führen? Betroffen sind daher stets: • Kaufleute (insbesondere auch GmbH, UG) • gewerbliche Unternehmen mit Bargeschäften • Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung

II. Wer muss ein Kassenbuch führen? Besteht keine Bilanzierungspflicht, muss auch kein Kassenbuch geführt werden. Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, muss dennoch die Nachvollzieh-barkeit der Kassenführung durch Aufzeichnungen gewährleistet werden. Belege über Ausgaben sind daher chrono-logisch zu ordnen. Einnahmen sind mindestens nach Tagen in Kassenberichten festzuhalten.

III. Wie kann ein Kassenbuch geführt werden? Die Art der Kassenbuchführung hängt von der verwendeten Kasse ab. Kommt eine offene Ladenkasse zum Einsatz, muss das Kassenbuch entweder handschriftlich oder mit Hilfe einer entsprechenden Software geführt werden. Bei Verwendung einer elektronischen Registrier-kasse genügt die Aufbewahrung bestimmter Bons (Z-Bons). Ein gesondertes klassisches Kassenbuch ist bei der Verwendung von PC-Kassen dann entbehrlich. (Konformitätserklärung)

III. Wie kann ein Kassenbuch geführt werden? Kassenbuchaufbau Datum des Geschäftsvorfalls fortlaufende Nummer (Belegnummer) Buchungstext Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe zugrunde liegender Steuersatz Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag aktuellen Kassenbestand

IV. Kassensysteme Offene Ladenkasse EDV-Kasse 0 ohne elektronisches Journal mit Papier-Journalrolle (31.12.2016) EDV-Kasse Typ 1 mit elektronischem Journal (31.12.2016) PC-Kassensysteme

V. Ordnungsgemäße Kassenbuchführung zeitnahe, tägliche Aufzeichnung (täglich) (§146 (1) Satz 2 AO) richtige, vollständige Aufzeichnungen keine Eintragung ohne Beleg keine Kassenfehlbeträge, Minuskasse Änderungen müssen nachvollziehbar sein Kassensturzfähigkeit

V. Ordnungsgemäße Kassenbuchführung Angabe der Tageseinnahmen grundsätzlich bei Bargeldgeschäften; Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ausnahmsweise ab 15.000 € Einnahmen getrennt nach USt. 7% / 19%

VI. Häufige formelle Fehler Nichteinhaltung der Ordnungsvorschriften Buchung der Tageseinnahmen ohne Beleg Keine gesonderte Aufzeichnung von Schecks Keine zeitnahe Eintragung ins Kassenbuch Nicht zeitgerechte Buchung der Kasseneinlagen und -entnahmen End-und Anfangssaldo wird nicht überprüft

VI. Häufige formelle Fehler Kaufbeleg der Kasse nicht aufbewahrt Herstellerinformation der Kasse nicht aufbewahrt Bedienungsanleitung der Kasse nicht aufbewahrt Programmieranleitung der Kasse nicht aufbewahrt Einrichtungs- bzw. Programmierprotokolle nicht aufbewahrt Verfahrensdokumentation

VI. Häufige materielle Fehler Nichterfassung von Einnahmen Nichterfassung von Ausgaben kein chronologisch fortlaufend geführtes Kassenbuch Nichtzählen des täglichen Kassen-bestandes (Führen einer rechnerischen Kasse) Minuskasse nur summenmäßige tägliche Kassenbuch-eintragung

VI. Häufige materielle Fehler Z-Bons bei elektronischer Registrierkasse fehlen Z-Bons sind nicht nummeriert

formell ordnungsgemäße Kasse VII. Folgen einer nicht ordnungsge-mäßen Kassenführung formell ordnungsgemäße Kasse grundsätzlich keine Schätzung möglich; ausnahmsweise Schätzung möglich, wenn ausreichender Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit der Kasse in Zweifel zu ziehen (z.B. keine ungebundenen Privatentnahmen) bei formellen Mängeln ( keine) Schätzung, wenn Kasse gleichwohl sachlich richtig ist.

VII. Folgen einer nicht ordnungsge-mäßen Kassenführung bei materiellen Mängeln grundsätzlich Hinzuschätzung möglich (z.B. Kassen-minus) Vollschätzung ausnahmsweise möglich, wenn die Kassenführung völlig unbrauch-bare Z-Bons liefert Z-Bons sind nicht nummeriert

VII. Folgen einer nicht ordnungs-gemäßen Kassenführung BFH v. 25.03.2015 - XR 20/13 Der Senat vertritt hierzu die Auffassung, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation keine Gewähr mehr für die Vollständigkeit der Erfassung der Barein-nahmen ergibt und hält eine Hinzu-schätzung für zulässig. Grund: elektronische Kassensysteme sind durch Umprogrammieren in nahezu beliebiger Weise manipulierbar.

VIII. Besonderheiten bei digitalen Kassen X- Bon Zwischenabruf des jeweiligen Speichers ( Finanzen, Artikel, ...) ohne Daten zu löschen keine Nummer ersetzt nicht den Z- Bon

VIII. Besonderheiten bei digitalen Kassen Z- Bon Abfrage der gespeicherten Daten ( Um-sätze, WG, ...) mit anschließender Löschung des jeweiligen Speichers enthält fortlaufende Nummern enthält Unternehmensname, Brutto-/ Nettoumsatz, Z-Zähler, Datum/Uhrzeit des Ausdrucks, Zahlwege und Storno bzw. Retourebuchungen Löschhinweis für den Tagesspeicher

IX. Aufbewahrungspflichten 10 Jahre Kassenbücher (manuell wie elektronisch) Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte Arbeitsanweisungen, Organisations-unterlagen Buchungsbelege sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

IX. Aufbewahrungspflichten 6 Jahre empfangene und abgesandte Geschäfts-briefe Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten bei Überschuss-einkünften von mehr als 500.000 €

X. Digitale Betriebsprüfung §147AO Mit dem Steuersenkungsgesetz (StSenkG) vom 23.10.2000 wurde der digitale Datenzugriff der Finanzverwaltung für Außenprüfungen eingeführt. Das bedeutet, die Finanzverwaltung hat das Recht Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das EDV-System des Steuerpflichtigen zur Prüfung zu nutzen

Zusammenfassung Kurz-Checkliste für Steuerpflichtige mit Bareinnahmen Wie führen Sie Ihr Kassenbuch/-bericht? Manuell (handschriftlich) PC-Kassenbuch (Excel oder andere Programmsoftware)

Welche Form der Kasse führen Sie? Offene Ladenkassen Führen Sie täglich einen Kassenbericht? Fertigen Sie täglich ein Zählprotokoll? Zählen Sie auch das Hartgeld? Erfolgen die Eintragungen täglich? Zeichen Sie täglich die Entnahmen und Einlagen auf? Ist Ihre Kasse kassensturzfähig

Welche Form der Kasse führen Sie? b) Elektronische Registrierkasse Haben Sie die Ursprungsaufzeichnungen (Einrichteprotokoll) aufbewahrt? Bewahren Sie die Änderungsprotokoll auf? Machen Sie täglich einen Z-Abschlag? Sind Ihre Z-Abschläge laufend nummeriert? Überprüfen Sie die Uhrzeit an der Registrierkasse auf Richtigkeit? Haben Sie die Kellnerabrechnungen aufbewahrt? Liegen für die Entnahmen und Einlagen Eigenbelege oder Quittungen vor?

Welche Form der Kasse führen Sie? c) PC-Kasse Liegt für Ihre PC-Kasse/Software ein Testat vor?

Grundsatz der Einzelaufzeichnung und der zeitgerechten und geordneten Verbuchung von Bareinnahmen, -ausgaben, Entnahmen / Einlagen Tragen Sie täglich die Einnahmen/Ausgaben in das Kassenbuch /-bericht ein? Ist Ihre Kasse kassensturzfähig? Zeichnen Sie gemischte Umsätze auf? Zeichnen Sie täglich Entnahmen/Einlagen auf? Liegen für die Entnahmen/Einlagen Eigenbelege oder Quittungen vor? Fallen Sie als Einzelhändler unter die Vereinfachungsregelung der Nichteinzelaufzeichnungspflicht der Einnahmen?

Aufbewahrungspflichten Heben Sie die Kassenbücher/-berichte auf? Heben Sie die Speise- und Getränkekarten auf? Gibt es in Ihrer Branche eine Vorschrift die zur Aufzeichnung verpflichtet? Aufbewahrungsfristen Haben Sie aufbewahrungspflichtige Ausdrucke in Thermopapier?

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !