von Herrn Dipl.-Kfm. Wolfgang Oehler

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1 von Herrn Dipl.-Kfm. Wolfgang Oehler
_______________________ Betriebsprüfungsrisiko bargeldintensiver Betriebe _______________________ Vortrag am von Herrn Dipl.-Kfm. Wolfgang Oehler Steuerberater

2 Die Kasse im Fadenkreuz / Tatort Kasse
I. Vorwort In mehreren Veröffentlichungen ist zu lesen, dass der Gesetzgeber davon ausgeht, dass im sogenannten bargeldintensiven Handel die Steuerhinterziehung die Regel sei und zwar durch nachträgliche Abänderung der Kassendaten. Die Gangart der Betriebsprüfung wird daher immer härter und schärfer. Schon kleinste formelle Verfehlungen führen dazu, dass der Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwerfen und die Einnahmen nach § 162 AO hinzuschätzen kann. Unterstützt werden die Befugnisse durch sog. summarische Risikoprüfungen und weiterer mathematischer statistischer Methoden. Dies kann zu existenzbedrohenden Schätzungen führen.

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Bestehende Rechtslage, Kassenrichtlinie 2010 Seit der Einführung der GDPdU in 2002 dürfen Kassensysteme nur unter bestimmten strengen Voraussetzungen noch bis weiter verwendet werden, wenn eine 10-jährige Einzeldatenspeicherung im Kassensystem technisch nicht möglich ist. Kassensysteme, welche aber diese technischen Voraussetzungen bereits erfüllen und 10 Jahre lang Einzeldaten speichern können, müssen die Einzeldaten schon heute 10 Jahre lang speichern.

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2. Übergangsregelung bis Nach der Kassenrichtlinie 2010, BMF-Schreiben vom , ist eine Übergangsregelung verankert, welche erlaubt, noch alte Kassensysteme zu verwenden (Verweis auf Kassenrichtlinie 1996) Betroffen sind: Registrierkassen Waagen mit Registrierkassenfunktion, welche die technischen Voraussetzungen der 10- jährigen Einzeldatenspeicherung nicht erfüllen sind an folgende Voraussetzungen gebunden und dürfen bis verwendet werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind bzw. nachfolgende Unterlagen vorgelegt werden können:

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2. Übergangsregelung bis Die Tagesendsummenbons mit Aufdruck des 0-Stellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Berichte) mit folgenden Angaben: der Stornobuchungen, der Retouren, der Entnahmen, der Zahlungswege (bar, EC, Scheck, Kredit) Weitere Ausdrucke im Belegzusammenhang z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen Ausdrucke der Trainingsspeicher Kellnerberichte Spartenberichte 

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2. Übergangsregelung bis Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische und programmierte Kontrollen sicherzustellen.   Organisationsunterlagen der Kasse Bedienungsanleitung Programmieranleitung Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise) Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer, Kellner und Trainingsspeichen u.ä. Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen und Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten Die mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen

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3. Probleme der nicht ausreichenden Beachtung der Übergangsregelung Die Kassenrichtlinie 2010 mit der Übergangsregelung (Kassenrichtlinie 1996) wird in der Praxis nicht ausreichend beachtet. Technische Prüfung: Es ist zunächst zu prüfen, ob das eingesetzte Kassensystem in der Lage ist die Grundsätze der GoBS, der GDPdU und der GoBD zu erfüllen. Dies ist ganz besonders unter dem Blickpunkt der Unveränderbarkeit der Daten bzw. der Einzeldatenspeicherung zu betrachten. Nur wenn es technisch anders nicht möglich ist, darf man ein Kassensystem längstens bis zum weiter in seinem Betrieb einsetzen. Technisch möglich bedeutet, dass der Stand der Technik eine Anpassung durch Speichererweiterungen oder Softwareanpassungen zulässt.

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3. Probleme der nicht ausreichenden Beachtung der Übergangsregelung Falls die Geräte die technischen Voraussetzungen der Einzeldaten durch Speicherung mit Unveränderbarkeit usw. erfüllen, ist bereits seit dem (GDPdU) folgendes sicherzustellen: Unterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellt wurden, sind seit dem während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Geräte sowie die mit Ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt den GoBS und den GDPdU entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen.

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3. Probleme der nicht ausreichenden Beachtung der Übergangsregelung Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

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3. Probleme der nicht ausreichenden Beachtung der Übergangsregelung Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten, bei der Registrierkasse insbesondere - Journaldaten - Auswertungsdaten - Programmierdaten - Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

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3. Probleme der nicht ausreichenden Beachtung der Übergangsregelung Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (§ 145 Abs. 1 AO; § 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen müssen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.

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II. Typische Fehler / Probleme aus der Praxis    Der Tagesendsummenbon Der Tagesendsummenbon ist nicht fortlaufend nummeriert. Der Tagesendsummenbon weist einen zu hohen 19%igen auf, aufgrund falscher Programmierungen. Die Stornos auf dem Kassenendsummenbon (Z-Bons) werden nicht ausgewiesen.

13 Der Tagesendsummenbon

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II. Typische Fehler / Probleme aus der Praxis    Das Kassenbuch / Weiterverarbeitung der Tagesendsummenbons Es wird ergänzend zum Registrierkasseneinsatz kein ordnungsgemäßes Kassenbuch mit täglichem Kassenendbestand geführt. Die auf dem Tagesabschluss ausgewiesenen Betriebseinnahmen, Privatentnahmen usw. sind grundsätzlich mit den dort ausgewiesenen Beträgen ins Kassenbuch zu übertragen. Alternativ die Verwendung von Tageskassenberichten, welche in dem Kassensystem enthalten sind, ggf. unter Verwendung des DATEV Kassenbuchs.

15 Das Kassenbuch / Weiterverarbeitung der Tagesendsummenbons

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II. Typische Fehler / Probleme aus der Praxis    Die Kassenfehlbeträge Das Problem der Kassenfehlbeträge, d.h. der Kassenbestand am Ende des Tages ist negativ. Falsche Eintragungen der Bankeinzahlungen – eine oder unvollständige Eintragungen der Privatentnahmen sog. untertägige Kassenfehlbeträge, falsche Verbuchungen von Tele-Cash und Kreditkartenumsätzen

17 Die Kassenfehlbeträge

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II. Typische Fehler / Probleme aus der Praxis Die Speicherung im Waagen-/Kassenverbundsystem Die meisten Betriebe verwenden ein Waagen-/Kassenverbundsysteme. Es erfolgt die Umsatzregistrierung im Waagensystem, die Bon-Nummer wird im Kassensystem abgerufen. Die Verpflichtung der Einzelaufzeichnung mit 10-jähriger Aufbewahrungspflicht betrifft daher auch die vorgelagerten Systeme wie das Waagensystem (hier insbesondere). Abweichung zwischen Waagen- und Kassensystem, also nicht abgerufene Bon-Nummern müssen zwingend dokumentiert werden. Ansonsten: Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung.

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II. Typische Fehler / Probleme aus der Praxis Problem Stornobuchungen Stornobuchungen werden unterschieden in Sofortstorno (Stornierung der vorangegangenen Buchung) Postenstorno (Stornierung einer zurückliegenden Buchung bzw. eines einzelnen Bons) Nachstorno (Stornierung ohne Bezug zu einer bestimmten Buchung) Nachträgliche Stornobuchungen werden häufig auch als Chef- oder Managerstorno bezeichnet. Die Inhalte sämtlicher Trainings- und Stornospeicher müssen auf dem Z-Bon auch dann ausgewiesen werden, wenn sie keine Daten enthalten gegebenenfalls mit dem Wert 0. Werden die Ausdrucke auf dem Z-Bon unterdrückt, unterliegt die Kassenführung einem wesentlichen Mangel (Folgeschätzung).

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II. Typische Fehler / Probleme aus der Praxis Problem der Umsatzsteuersätze 7 % / 19 % Kommen mehrere Umsatzsteuersätze zur Anwendung, sind die Tagesendsummen getrennt nach Steuersätze auszuweisen. Können keine Umsatzsteuersätze und Beträge ausgewiesen werden, so dürfen Getränkeumsätze ggf. über gewogenen Durchschnitt geschätzt werden (Ausnahme). Weist z.B. der Tagesendsummenbon einen zu hohen 19 %igen Umsatz aus, so wird diese Umsatzsteuer nach § 14c UStG geschuldet. Quittungsbelege an Kunden sind Kleinbetragsrechnungen. Entscheidend ist der Ausweis des falschen Umsatzsteuerbetrags.

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II. Typische Fehler / Probleme aus der Praxis Verbuchung von Gutscheinen Die Einnahmen aus dem Verkauf von Gutscheinen sind im Kassensystem zu erfassen, aber nur als Geldzugang, nicht als steuerpflichtiger Umsatzsteuererlös. Bei Einlösung der Gutscheine erfolgt die Umsatzerfassung mit der Verrechnung des Gutscheins. Hierfür ist die Einrichtung eines Buchhaltungszwischenkontos erforderlich (Verrechnungskonto Gutscheine).

22 7. Verbuchung von Gutscheinen

23 7. Verbuchung von Gutscheinen

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III. Gesetzgeberische Verschärfung ab Plant der gesetzgeberische Änderungen Zwischenzeitlich wurden Gesetzentwürfe ( ) zum Schutz vor Manipulationen an Kassensystemen vorgelegt. Die Eckpunkte sind: Elektronische Kassen müssen ab 2019 zertifiziert sein. Zuständig für die Zertifizierung soll das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik sein (BSI, INSIKA–Konzept käme nicht zum Einsatz). Geldbuße bis €, wer ein nicht zertifiziertes Kassensystem verwendet.

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III. Gesetzgeberische Verschärfung ab Lassen sie sich von ihrem Kassenaufsteller schriftlich bescheinigen, dass das verwendete Kassensystem den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Die Vorlage einer solchen Bescheinigung fördert das Vertrauen in ihre Kassenbuchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung. Möglichkeit der Kassennachschau (Kassenbetriebsprüfung ohne vorherige Ankündigung)

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III. Gesetzgeberische Verschärfung ab Weitere Hinweise: GT-Speicher, Uhrzeit, Kundenanzahl und Schubladenöffnungen, Geräteöffnungen; Nicht ordnungsgemäße Z-Bons können durch ordnungsgemäße Journalrollen ersetzt werden (Kassenrollen). Im Zweifel wird die Aufbewahrung von Journalrollen dringend empfohlen. Eine unsortierte Ablage der kassenrollen (Schuhkartonprinzip) ist dann zulässig, wenn wenigstens nach Datum abgelegt wird. Im Zweifel können sie hiermit die Vollständigkeit der gebuchten Erlöse nachweisen.