Alles rund um Ihre neue Kasse

Präsentation zum Thema: "Alles rund um Ihre neue Kasse"—  Präsentation transkript:

1 Alles rund um Ihre neue Kasse
Walter Puhl Kassen & ec-Cash NRW

2 Kassenbuch & Pflicht KASSENBUCH
bargeldintensive Betriebe verstärkt geprüft unbedingt Kassenbuch - sonst Nachzahlungen. seit 2016 immer mehr Betriebsprüfungen in NRW. Kassenbuch ist Protokoll = geordnete Erfassung von Geldeingängen und Geldausgängen (=Geschäftsvorgänge) der Kasse. Kassenbücher sind das buchmäßige Abbild der Geschäftskasse bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen = Grundbuchfunktion Gebunden, als Loseblattsystem, als aneinander gereihte Kassenberichte KASSENBUCHPFLICHT Aufzeichnungspflicht gem. Geldwäschegesetz bei Bareinnahmen ab einem Betrag von € wenn buchführungspflichtig dann automatisch auch kassenbuchpflichtig. Wenn Einnahmen-Überschussrechnung dann nicht buchführungspflichtig ABER kassenbuchpflichtig. Kassenbuch & Pflicht

3 Kassenbericht KASSENBERICHT
dient primär der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen bei sog. offenen Ladenkassen Sinn und Zweck des Kassenberichts ist die nachvollziehbare, systematisch richtige Ermittlung der täglichen Bareinnahmen. Beginnt mit dem ausgezählten Tageskassenendbestand Endet mit der Summe der Tageseinnahmen Kassenbericht

4 Offene Ladenkasse OFFENE LADENKASSE
An Ihre offene Ladenkasse sind sehr viele Bedingungen geknüpft. Erfüllen Sie wirklich alle? Es drohen Steuer-Zuschätzungen und Nachzahlungen wenn die Kasse bei der Kassennachschau "verworfen" werden könnte Offene Ladenkasse

5 Registrier-kassenpflicht
keine grundsätzliche Pflicht offene Ladenkasse erlaubt wenn jedoch ein elektronisches Kassensystem genutzt wird dann Registrierkassenpflicht ab 10% Umsatz bar = bargeldintensiv die genutzte Kasse muss den verschärften Vorschriften entsprechen Kassensysteme müssen angepasst werden oder Kasse muss durch eine neue ersetzt werden jeder Umsatz muss künftig einzeln elektronisch erfasst, gespeichert und archiviert werden Registrier-kassenpflicht

6 Erwartung des Finanzamts
Z-Bon = täglicher Kassenabschluss = Kassenbestand auf Null - fortlaufend nummeriert Angaben: welches Geschäft / Unternehmen - Datum und Uhrzeit der Erstellung - Bruttoeinnahmen des Tages (getrennte Umsatzsteuer-Sätzen) - Auflistung vorgenommene Storni - Bestätigung, dass der Tagesspeicher auf Null Z-Bon = wesentliche Vereinfachung - Gesamtsumme kann ins Kassenbuch Kasse muss die folgenden Daten jederzeit zur Verfügung stellen können: Gesamtsumme Brutto-Einnahmen. Zusammenstellungen Storni, Retouren, Kassenentnahmen. Darstellung einzelner Positionen, Art der Zahlung (Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung). gespeicherte Daten müssen manipulationssicher sein. nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Daten müssen jederzeit für Prüfer abrufbar und lesbar sein. Bedienungs- und Programmieranleitungen müssen hinterlegt und jederzeit einsehbar sein. Programmeinrichtungen und –änderungen müssen aufgezeichnet werden.  Erwartung des Finanzamts

7 Kassenfehler KASSENFEHLER
Aufzeichnungen müssen vollständig und glaubhaft sein alle Belege müssen lückenlos erfasst sein (auch private) Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein. Eine Kasse kann niemals negativ sein. Vermehrte Überschreibungen, Änderungen und Streichungen im Kassenbuch können zur Verwerfung der Buchführung führen. Einnahmen und Ausgaben sind in der richtigen Reihenfolge des Datums zu erfassen. Diebstahl und Unterschlagung müssen dokumentiert werden (etwa durch Nachweis einer Strafanzeige gegen Unbekannt oder Abmahnung des Personals). Bei Geldtransit zwischen Kasse und Bank muss das Datum stimmen. Ein Zugang ist in der Kasse etwa an dem Tag zu verzeichnen, an dem das Geld abgehoben wurde (nicht Datum der Wertstellung). Bei offenen Kassen müssen die Tageseinnahmen centgenau im täglich zu erstellenden Kassenbericht dokumentiert sein und dürfen nicht gerundet werden. Kassenfehler

8 Kassensysteme KASSENSYSTEME
Grundsätzlich sollte eine Kasse eine Schnittstelle zur DATEV besitzen. Die nummerische Kasse Kann nur Zahlen ausgeben Veraltet, reicht nicht mehr aus Die alphanummerische Kasse Alphanummerische Kassen können auch Text ausgeben können meist die Umsatzsteuer und den Nettobetrag auswerfen Das PC-Kassensystem grundsätzlich die beste Lösung. Zentraleinheit (PC bzw. Rechner) + Drucker + Schublade + Touchscreen + Kundenanzeige + Tastatur/Maus + Scanner + Betriebssystem + Kassensoftware. vom Fiskus äußerst gern gesehen manipulationssichere Speicher Auslesbar nur vom Betriebsprüfer/Finanzamt Kassensysteme

9 Kassenführung KASSENFÜHRUNG
alle Kassenbewegungen täglich im Kassenbuch rückwirkende Erfassung ist bei vielen Kassen möglich = Formfehler keine Erfassung ohne Beleg Belege fortlaufend nummerieren Der "Sollbestand" der Kasse muss dem "Istbestand" entsprechen täglich Bestand der Kasse zählen Differenzen nachweisbar ausweisen (nicht ausgleichen!) Keine Minuskasse Kartenzahlungen nicht ins Kassenbuch Z-Bons lückenlos aufbewahren Alles 10 Jahre aufbewahren Kassenführung

10 Kassennach-schau §146b AO
(1) Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau). Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Absatz 1. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Das Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung (Artikel 13 des Grundgesetzes) wird insoweit eingeschränkt. (2) Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem mit der Kassen-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, soweit dies zur Feststellung der Erheblichkeit nach Absatz 1 geboten ist. Liegen die in Satz 1 genannten Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Amtsträger berechtigt, diese einzusehen, die Übermittlung von Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle zu verlangen oder zu verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. (3) Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen. Kassennach-schau §146b AO Prüfer können ohne vorherige Ankündigung im Geschäft die Kasse überprüfen. Verdeckte Beobachtung (Testeinkauf ohne Zeigen des Dienstausweises) möglich. Alle Unterlagen und Daten müssen zur Verfügung stehen. Daraus kann sich eine Betriebsprüfung ergeben.

11 TERMINE A - „Altsysteme“ bis Registrierkassen ohne/ mit Einzelaufzeichnung - Ohne Datenhaltung (im Gerät), ohne Datenexport - Umrüstung/ Nachrüstung auf Anforderungen BMF - durch Schreiben aus 2010 bis (!) B - BMF- Schreiben Anforderungen für elektronische Registrierkassen - Einzelaufzeichnung - Komplette Datenspeicherung im Gerät oder komplette Archivierung der Daten über Schnittstelle - Digitale Prüfbarkeit C - Gesetz zum Schutz vor Manipulationen ab Keine Registrierkassenpflicht - Zertifizierte technische Sicherheits-Einrichtung - Unangemeldete Kassennachschau - Für Verstöße bis zu Bußgeld Termine Bis wann darf welches System eingesetzt werden. Bei fast allen Gesprächen sind die Bedingungen nicht erfüllt. Bei uns finden Sie moderne, einfach zu bedienende und maßgeschneiderte Kassensysteme.

12 Rechtsfolgen RECHTSFOLGEN
Kassenführung nicht ordnungsgemäß führt zur Schätzung Im Handel ca. 10%, Gastronomie i.d.R. 25% Nichterfüllung der o. g. Aufzeichnungs- und Kassenführungspflichten kann bebußgeldet werden durch Schlüssigkeitsverprobungen, Umsatzdifferenzen, andere Auffälligkeiten (Retrogradierungsfehler, Minuskasse) kann Steuerstrafverfahren provoziert werden Spontanprüfungen ohne Ankündigung ab (Spontankassenprüfung) Folgen Geldbußen (leichtfertige Steuerverkürzung, § 378 AO) Geld- oder Freiheitsstrafen (Steuerhinterziehung, § 370 AO) Entzug der Gewerbeerlaubnis oder andere gewerberechtliche Sanktionen  Rechtsfolgen

13 Wesentliche Aspekte digitaler Buchführung
Datensicherheit - (Daten sind gegen Verlust und unberechtigten Zugriff zu sichern) Unveränderbarkeit - (Daten dürfen nicht ohne entsprechende Kenntlichmachung verändert, überschrieben oder ersetzt werden) Ordnungsmäßigkeit - (alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein) Aufzeichnung - (alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein; zudem müssen auch alle zusätzlich notwendigen Tabellendaten, Historisierungen und Programme gespeichert werden) Aufbewahrung - (aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente sowie elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original – also etwa auch in ihrem elektronischen Ursprungsformat – aufzubewahren) Wesentliche Aspekte digitaler Buchführung Mit den seit in Kraft getretenen GoBD stellt die deutsche Finanzverwaltung klar, welche Vorgaben aus ihrer Sicht für IT-gestützte, steuerrelevante Prozesse zu gelten haben.

14 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Unmittelbarer Datenzugriff: Direkter Lesezugriff für die Finanzbehörde über das DV- System des Unternehmens auf alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten. Mittelbarer Datenzugriff: Maschinelle Auswertung aller aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten durch das Unternehmen oder einen Dritten. Datenträgerüberlassung: Bereitstellung aller aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nebst allen zur Auswertung nötigen Tabellendaten sowie Verknüpfungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung DV-Systeme stehen vor Herausforderungen Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie die entsprechenden Stammdaten und Verknüpfungen sind in maschinell auswertbarer Form zur Prüfung zur Verfügung zu stellen. Die Finanzbehörde hat dabei – unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit – die Wahl zwischen drei Möglichkeiten:

15 Tipps für den Kassenkauf
Auf die Branchen-Funktionen kommt es an - Jede Branche braucht Spezielles Die perfekte Kasse sitzt wie ein Maßanzug - Prozesse erleichtern Gute Kassen halten einiges aus - Robust Gegen Ausfälle gewappnet - Cloud, Offline Reibungslose Zusammenarbeit - Kasse, Software, Zusatzgeräte & Marketing Die Kasse wächst mit Ihrem Unternehmen Auch morgen noch up to date Schnell und einfach zu bedienen Steuerprobleme vermeiden Alle Kennzahlen im Blick 24/7 Service und Support Professionelle Beratung Tipps für den Kassenkauf