Neuordnung Meldewesen in der EKBO Projektbericht Zielgruppe - Entscheidungsträger - Küster- / Parr Konvente - Gesamt Ephorenkonvent - ggf. Superintendenten Projektbericht

Aus dem Evaluationsbericht über die KVÄ und das VÄG in 2011 … Das Projekt Historie Ziele … ergab sich Handlungsbedarf zum Beispiel für die Festschreibung der Aufgaben aller am Meldewesen beteiligten Ebenen innerhalb der Landeskirche und auch in der Zusammen-arbeit mit staatlich kommunalen Partnern. Die Kirchenleitung beauftragte ein Projekt-team unter Leitung von Dr. Reinhard Richter bestehend aus Beteiligten auf Ebene der Gemeinden, KVÄ und Konsistorium. Im ersten Schritt wurde hier einen Katalog mit Anfor-derungen und Kriterien an ein zeitgemäßes System für die Umsetzung bei dem kirchlichen EDV Dienstleister ECKD erarbeitet. KirA 2.0 Mit- gestalten Mit-entscheiden VÄG = Verwaltungsämtergesetz KVÄ hatten Evaluation angestoßen -> zeigte Defizite auf organisatorischer Ebene als auch bei bei Abläufen / Geschäftsprozessen Projektleitung: Dr. Reinhard Richter Ziele des ersten Projekts waren: - Festschreibung der Aufgaben aller am Meldewesen beteiligten Ebenen (Gemeinde, KVÄ, Konsistorium) - KirA-Meldewesen, KirA-Kirchbuch, KirA-Fundraising entsprechen den Anforderungen von Gemeinde, KVÄ und Konsistorium - Planung zur verbindlichen & flächendeckenden Einführung steht und rechtliche Voraussetzungen sind geklärt Rahmenbedingungen Vorgänger System netKim wurde ab 2012 eingestellt Nachfolgesystem KirA erfüllte nicht alle EKBO Anforderungen Rechtsgrundlagen müssen geschaffen werden Das Projektteam Die Module

Als Ergebnis … Das Projekt ... lag das „Pflichtenheft“ zur flächendeck-enden Einführung eines Meldewesen Systems inclusive elektronischem Kirchbuch und Fundraising Moduls vor. Anforderungen an rechtliche Voraussetzungen und inhaltliche Anforderungen auf der Ebene der Gemeinden, der KVÄ und dem Konsistorium waren definiert. Historie Ziele Mit dem Umsetzungsbeschluss der Kirchen-leitung endete das Projekt im August 2013. Mit dem Folgeprojekt „Neu-ordnung des Melde-wesens in der EKBO“ startete im Mai 2015 in die Umsetzung. - Pflichtenheft der Projektgruppe lag am im April 2012 vor Gründe für die Pause zwischen den 2 Projekten: - Rechtliche Voraussetzungen mussten geschaffen werden (Kirchengesetzgebung: Meldewesengesetz, Kirchbuchordnung, …) - Lastenheft der ECKD bedurfte grundlegender Überarbeitung aufgrund inhaltlicher Mängel !!! - Vertragliche Regelung mit der ECKD erst im März 2015 -> incl. Malus Regelung -> incl. Kosten Kompensation bei EKD Features ….

Mit dem Ziel … Das Projekt ... den Umsetzungsbeschluss der Kirchen-leitung entlang der festgelegten Anforderun-gen und Kriterien in der Software KirA 2.0 zu realisieren wurde das Folgeprojekt „Neu-ordnung des Meldewesens in der EKBO“ im gestartet. Dazu beauftragte Dr. Arne Ziekow im Namen des Konsistoriums die „Test AG“ unter Leitung von Jörg Heine (Projektverantwortlicher) und Kirsten Rauscher (Leitung der Test AG). Die Test AG begleitet seither die komplette Realisierung durch die ECKD und stellt über permanente Prüfung und Korrekturschleifen die inhaltliche und funktionale Qualität sicher. Historie Ziel Team „Test. AG“ aus: Kirchengemeinden KVÄ Konsistorium Einbindung andere LK über Konsi / Fr. Rauscher (AG der Landeskirchen) Ziele / Aufgaben der Test AG sind: Umsetzung KirA 2.0 funktional -> Prüfung der fertiggestellten Funktionen / Module -> Feedbackschleife -> Entwicklung entspricht LH Unterstützung der ECKD bei der inhaltliche Gestaltung von Funktionen -> Entwicklung im Sinne der EKBO Feedback zum Entwicklungsprozess / Abstimmung von Prioritäten -> das Richtige und Wichtige zum richtigen Zeitpunkt Anwendung KirA aus Sicht der unterschiedlichen Nutzergruppen (Anwender und sekundär Beteiligte) Werden Interessen aller Zielgruppen abgebildet Welche Widerstände müssen aufgefangen / berücksichtigt werden

KirA 2.0 Mit- gestalten Mit- entscheiden Ziele / Aufgaben der Test AG sind: Anwendung KirA aus Sicht der unterschiedlichen Nutzergruppen (Anwender und sekundär Beteiligte) - Werden Interessen aller Zielgruppen abgebildet - Welche Widerstände müssen aufgefangen / berücksichtigt werden Umsetzung KirA 2.0 funktional - Prüfung der fertiggestellten Funktionen / Module -> Feedbackschleife -> Entwicklung entspricht LH - Unterstützung der ECKD bei der inhaltliche Gestaltung von Funktionen -> Entwicklung im Sinne der EKBO - Feedback zum Entwicklungsprozess / Abstimmung von Prioritäten -> das Richtige und Wichtige zum richtigen Zeitpunkt

Baustellen.. Fehlende Gemeindeglieder - Daten werden wegen Übertragungslücken oder fehlender Inhalte zurückgestellt. - ECKD bewertet die Rückstellungsgründe neu. - Abarbeitung erfolgt sukzessive Fehlende Straßen oder Straßenabschnitte - Nach der Einführung einer neuen Strukturdatenbank im Hintergrund können noch nicht alle Straßen oder Straßenabschnitte der richtigen Kirchengemeinde zugeordnet werden. - Zwischen dem Ref. Meldewesen und der ECKD wurde ein Prozess zur weiteren Analyse und Abarbeitung offener Zuordnung vereinbart.