Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004 Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004

Projektmanagement Projektbegriff Arten von Projekten Bedeutung von Projekten Aufgaben des Projektmanagements Projektphasen Projektdefinition Projektplanung Projektdurchführung Projektabschluss Projektcontrolling Quelle: Beiderwieden, Pürling (2001): Projektmanagement für IT-Berufe, Troisdorf, Bildungsverlag EINS

Projektbegriff Projektmerkmale laut DIN 69901 Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit Zielvorgaben Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung Abgrenzung von anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation Weitere Merkmale Komplexität Aufwand Fachübergreifender Charakter Teamarbeit

Arten von Projekten Arbeit wird haäufig als Projekt organisiert Projekte tauchen in vielen Zusammenhängen auf Non-Profit-Projekt Entwicklungsprojekte Schulprojekte, Uni-Projekte Soziale Projekte … Wirtschaftsprojekte Entwicklung einer Datenbank Entwicklung einer Software Entwicklung eines neuen Automodells

Auftraggeber von Projekten Externe Projekte Auftraggeber ist ein rechtlich eigenständiges Unternehmen Auftragnehmer sind oft Unternehmen, die auf die Durchführung von Projekten spezialisiert sind (Softwareentwicklung, Maschinenbau, Baufirmen …) Interne Projekte Unternehmensinterne Auftraggeber und Auftragnehmer Budget- und Zielfestlegung Vorstand, Management oder Fachabteilung als Auftraggeber Projektteams oder Fachabteilungen als Auftragnehmer

Bedeutung von Projekten Komplexe Aufgaben erfordern fachübergreifende Zusammenarbeit Projekte als Reaktion auf veränderte Bedingungen – z.B. 2000 - Y2K, Euro, Internet Reaktion auf Druck durch Wettbewerb Kostenwettbewerb – Kostenziele als Projektvorgabe Zeitwettbewerb – Zeitziele als Projektvorgabe – z.B. Markteinführungstermin, Releasetermin Qualitätswettbewerb – Qualitätsziele als Projektvorgabe

Aufgaben des Projektmanagements Projektmenegament ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente. Projektphasenmodell Definitionsphase Planungsphase Durchführungsphase Abschlussphase Zuordnung der Instrumente des Projektmanagements

Projektdefinition

Projektdefinition ‚Ist ein Problem erst einmal definiert, so ist es bereits halb gelöst.‘ – Henry Ford Problemanalyse Entscheidung zur Projektdurchführung Klärung der Projektziele Projektauftrag Projektorganisation Kick-Off-Meeting

Problemanalyse Ist-Zustand – Soll-Zustand Problembeschreibung Derzeitige Situation Wo tritt das Problem auf? Wann tritt das Problem auf? Welche Auswirkungen gibt es? Wer ist beteiligt? Wie laufen die Geschäftsprozesse derzeit ab? Welches wirtschaftliche, technische Umfeld gibt es? Ursachenanalyse Wie kommen die Abweichungen von ‚Ist‘ und ‚Soll‘ zustande? Wer oder was ist verantwortlich?

Entscheidung zur Projektdurchführung Machbarkeit Projektrisiko Wirtschaftlichkeit Grobplanung Vorstudien

Projektziele Ziel Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand, der bewusst ausgewählt wird durch aktives Handeln erreicht wird. Zielfunktionen Präzisierungsfunktion Orientierungsfunktion Motivationsfunktion Zielkomponenten Sachziel: Was soll erreicht werden? Kostenziel: Was darf das Projekt kosten? Terminziel: Bis wann soll alles erreicht werden?

Projektziele Checkliste zur Formulierung von Projektzielen Das Ziel muss klar verständlich formuliert werden. Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein. Das Ziel muss positiv formuliert werden. Das Ziel muss objektiv messbar sein. Das Ziel soll keine Lösungswege vorwegnehmen – das ‚was‘ und nicht das ‚wie‘ sollen geklärt werden. Alle Projektziele müssen schriftlich dokumentiert werden.

Projektauftrag Projektname Projektleiter Projektanlass Projektziele Sachziel Kostenziel Terminziel Projektressourcen Auftragsbedingungen Termine und Meilensteine Unterschriften

Projektorganisation Integration des Projektes in das Unternehmen (Rahmenorganisation) Projektkoordination Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation Koordinator ohne Entscheidungsbefugnis

Projektorganisation Matrix-Projektorganisation

Projektorganisation Reine Projektorganisation

Projektleitung Abstimmung der Projektziele im Rahmen des Projektauftrages Zusammenstellung des Projektteams Organisation der Infrastruktur Leitung des Plaungsprozesses bzw. eigene Planung des Projektverlaufes Steuerung und Kontrolle Führung der Projektmitarbeiter Gelegentliche Mitarbeit in Teilbereichen Sicherstellung des Informationsflusses unter den Projektmitarbeitern Kontakt zum Auftraggeber Präsentation des Projektergebnisses Sicherstellung der erforderlichen Dokumentation

Projektteam Sind die Mitarbeiter angemessen qualifiziert? Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind erforderlich? Motivation der Mitarbeiter Verfügbarkeit der Mitarbeiter Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter Sozialkompetenz der Mitarbeiter

Projektinfrastruktur Räumlichkeiten Büro-, Arbeits- und Konferenzräume Lage, Größe, Verfügbarkeit, technische Ausstattung Arbeitsmittel Hardware, Software Kommunikation Büromaterial Dienstleistungen Sekretariat o.ä. Plattform Regeln Meetings

Kick-Off-Meeting Gleicher Informationsstand Kennenlernen der Projektmitglieder Rolle und Erwartungen der einzelnen Teammitglieder Vereinbarung von Spielregeln Verteilung von Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen

Beispiel – Internetauftritt einer Schule Auftraggeber: Schulleitung Projektziele Sachziele Struktur Layout/Design Seiten URL Inhalte Links Arbeitsumgebung Terminziel Präsentation Gesamtkonferenz Lifetermin Kostenziel Budget für Software Projektteam: Internet AG

Beispiel

Beispiel

Projektplanung

Projektplanung Ohne eine zielorientierte, systematische Planung haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance. Projektmanagement – Projektplanung Identifikation der Arbeitspakete Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan Qualitätsplan

Identifizierung der Arbeitspakete Aktivitätenliste Kreativitätstechniken – Brainstorming, Mindmapping … Zusammenfassung der Aktivitäten zu Arbeitspaketen Gliederung der Arbeitspakete Objektorientiert Funktionsorientierung Inhaltliche Abhängigkeit von Arbeitspaketen Entwicklung eines Projektstrukturplanes

Projektablaufplan und Terminplan Planung der zeitlichen Dimension eines Projektes Dauer und zeitliche Staffelung und Abhängigkeit der einzelnen Arbeitspakete Vorwärtsrechnung Dauer ab Beginn einer Aktivität Rückwärtsrechnung Dauer ab Ergebnis einer Aktivität rückwärts gerechnet Zeitliche Abhängigkeit von Arbeitspaketen

Kapazitätsplan Erfoderliche Ressourcen In der richtigen Art und Qualität In der Richtigen Menge Zur richtigen Zeit Am richtigen Ort Kapazitätsplanung Bedarfsermittlung Ermittlung verfügbarer Kapazitäten Soll-Ist-Vergleich Kapazitätsausgleich

Kostenplan - Qualitätsplan Ermittlung der Projektkosten Materialkosten Raumkosten Infrastrukturkosten Personalkosten Planung der Qualitäten Qualitätskriterien Qualitätssicherungsmaßnahmen

Beispiel – Internetauftritt einer Schule Arbeitspakete Festlegen der Struktur mit allen Unterseisten Abstimmen des grundsätzlichen Designs und Layouts der Seiten mit allen Unterseiten Beschaffung aller Informationen Schreiben aller Texte Beschaffung aller Bilder Auswahl des Providers Erstellung von Buttons, Grafiken, Hintergründen etc. Erstellung der Seiten inkl. Navigation Einfügen von Inhalten – Texte, Bilder Testen und Präsentieren der Website Publikation der Website Kontrolle des Life-Auftrittes

Beispiel

Beispiel Kapazitätsplan Teilprojekte Entwurf Text Bilder und Buttons HTML Provider

Beispiel

Projektdurchführung

Projektdurchführung ‚Alles, was in einem Projekt schief laufen kann, läuft schief.‘ Veit Didczuneit, Projektmanager Projektsteuerung Zielgerechte Lenkung aller Aktiviäten im Projekt Projektcontrolling Abweichungen von Projektplanung identifizierung und korrigieren Projektdokumentation Ordnung aller Informationen zum Projekt

Projektsteuerung Team- und Grupennmeetings Orientierung über Projektentwicklung Probleme – Lösungen Verteilung von Aufträgen – Verantwortlichkeiten Übernahme von Teilverantwortungen Identifikation mit dem Gesamtprojekt Meetingplanung Einladung Begrüßung Ziele des Meetings Information über Arbeitsergebnisse Information über Probleme Entscheidung über Problemlösung Informationsfluss im Projekt Abarbeiten der TOPs Defininieren und delegieren von ToDo‘s Festlegen des nächsten Meetings

Projektsteuerung Problemvermeidung Vorfeldanalyse Ressourcensicherstellung Prioritäten für erfolgskritische Aufgaben Kontakt zum Auftraggeber Präsentation von Ergebnissen/Meilensteinen Klarheit über Änderungen im Projektauftrag Kundenbetreuung als Marketinginstrument Korrektur von Planabweichungen Förderung der Mitarbeitermotivation Identifikation mit dem Projekt Spaß an zugewiesenen Aufgaben – Arbeitszufriedenheit Akzeptanz der Projektleitung

Projektcontrolling Termin- und Ablaufkontrolle Soll- und Ist-Zustände der einzelnen Arbeitspakete/Meilensteine Abgleich des Projektplanes ‚Meilenstein-Trend-Analyse‘ Kostencontrolling Ergebniscontrolling Kontrolle der Arbeitsergebnisse Einhaltung von Qualitätskriterien Projektdokumentation Projektinformationssystem Prozessdokumentation Ergebnisdokumentation/Fehlerdokumentation Produktdokumentation Benutzerdokumentation

Projektdokumentation Definitionsphase Problembeschreibung Projektantrag Vorstudie Projektauftrag Lastenheft – Zielvereinbarungen Präsentation Kick-Off-Meeting Planungsphase Projektstrukturplan Projektablaufplan (Balkendiagramm) Kapazitätsplan Kostenplan Qualitätsplan Durchführungsphase Sitzungsprotokolle Statusberichte Sonderberichte Produkt-, Fehler-, Ergebnisdokumentation

Projektdokumentation Abschlussphase Präsentationsunterlagen Abnahmeprotokoll Abschlussbesprechungsprotokoll Abschlussbericht Produkt Produktdokumentation Einweisungsunterlagen Schulungsunterlagen …

Projektabschluss

Projektabschluss Kunde/Auftraggeber Präsentation Einweisung … Anwender Schulung Projektteam Feedback Abschlussmeeting Projektleiter Definierten Projektabschluss Unternehmensleitung Projekterfolg Abschlusskalkulation

Projektabschluss Abschlusspräsentation Abnahme Einweisung Abschlussmeeting Abschlussbericht Abschlusskalkulation Auflösung des Projektteams

Beispiel – Internetauftritt einer Schule Mögliche Gliederung der Abschlusspräsentation auf der Gesamtkonferenz Begrüßung Ziel der Präsentation Projektauftrag Projektziele Grundgedanken zur Umsetzung – Layout, Navigation Struktur der Website Layout der Seiten – Gestaltungsmerkmale Probleme und Lösungen Projektergebnis Fragen Dank

Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004 Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand Jörn Beineke, StR 04. Februar 2004