Fragen und Antworten zum Jährlichen Mitarbeitergespräch Tipps, Hinweise, Erklärungen zur Vorbereitung und Durchführung Autor: Dr. Detlev Wiener 1. Fassung, März 2006 1. Überarbeitung, Q2 2007

Zum Gebrauch der ‚Fragen und Antworten' zum Jährlichen Mitarbeitergespräch Ziel der Unterlagen: Die folgenden ‚häufig gestellten‘ Fragen und Antworten zum Jährlichen Mitarbeitergespräch sollen Ihnen dabei helfen, Ihr Vorgehen bei der Vorbereitung und Durchführung der Gespräche sowie bei der Unterstützung Ihrer MitarbeiterInnen* im Laufe eines Bewertungszeitraums zu optimieren. Gliederung der Unterlagen: Teil 1: Übersicht Hier finden Sie einen Überblick über alle Fragen, Checklisten und Arbeitsblätter zum Jähr-lichen Mitarbeitergespräch. Alle Eintragungen sind mit den inhaltlichen Erläuterungen in den Teilen 3 und 4 verlinkt.** Teil 2: Stichwortverzeichnis Darin finden Sie (ebenfalls verlinkte) wichtige Begriffe, um möglichst schnell Informationen zu speziellen Aspekten des Jährlichen Mitarbeitergesprächs finden zu können Teil 3: Fragen und Antworten Jetzt folgen die Fragen und die jeweiligen Antworten dazu. Teil 4: Checklisten und Arbeitsblätter Im Anhang finden Sie Arbeitshilfen zu Ihrer systematischen Vorbereitung bzw. Durchführung des Jährlichen Mitarbeitergesprächs

Übersicht über die Fragen, Checklisten und Arbeitsblätter (I) Vorbereitung: Was muss ich selber tun, um mich gut auf das Mitarbeitergespräch vorzubereiten? Was sollte ich tun, damit die Mitarbeiter besser auf das Gespräch vorbereitet sind? Zielerreichung: Wie coache ich meine Mitarbeiter bei den Aktivitäten zur Zielerreichung richtig? Wie bewerte ich nicht erreichte Ziele? Wie sollte eine Beurteilung bei breiter Streuung der Leistungen erfolgen? (teils wurden die Ziele übertroffen, teils nicht erfüllt) Wessen Aufgabe ist es, die Zwischentermine/Check-ups anzumahnen und die bis dahin erlangte Zielerreichung zu kontrollieren? Kann ich im Laufe des Jahres Ziele revidieren? Kann ein Ziel verändert werden? Können Ziele im Laufe des Jahres erweitert werden? Wie können wir die Zielerreichung besser monitoren? Sind turnusmäßige Zwischenberichte zum Stand der Zielerreichung sinnvoll? Wie kann ich sicherstellen, dass wichtige ‚Kernbotschaften’ zum Thema Zielerreichung den Mitarbeiter erreichen?

Übersicht über die Fragen, Checklisten und Arbeitsblätter (II) Leistungsverhalten: Wie kann ich die Leistung eines Mitarbeiters möglichst objektiv bewerten? Wie kann ich typische Beurteilungsfehler vermeiden? Welchen Stellenwert sollte die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters bekommen? Wie werden Einzelfehlleistungen bei der Beurteilung betrachtet? Wie kann ich Kritik am Fehlverhalten eines Mitarbeiters angemessen formulieren? Wie kann ich kritische Rückmeldungen am besten ‚verpacken’? Wie kann ich meine ‚Kernbotschaften’ zum Leistungsverhalten formulieren? Wie kann ich dafür sorgen, dass mein Mitarbeiter sein Verhalten in den Punkten ändert, zu denen ich eine kritische Rückmeldung gegeben habe? Wie sollte ich reagieren, wenn ein Mitarbeiter meine kritische Rückmeldung überhaupt nicht akzeptiert? Wie sollte ich reagieren, wenn ein Mitarbeiter aufbrausend und wütend reagiert? Wie sollte ich reagieren, wenn ein Mitarbeiter schweigt und so gut wie nichts sagt? Wie sollte ich reagieren, wenn ein Mitarbeiter auf Grund meiner Kritik in Tränen ausbricht? In welchem Umfang sollte ich Unterlagen etc. an die Leistungseinschätzung anhängen/anfügen?

Stichwortverzeichnis (I) Anpassungsqualifizierung als Entwicklungsmaßnahme Arbeitsziele  Transparenz Antipathie-Fehler Arbeitsziele (Definition) Aufgaben (Definition) Aushängen der Ziele Auszeit Begründbarkeit Beurteilungsfehler (24) Bewertung der Zielerreichung Bonus Chef-Effekt Coaching  Unterstützung bei der Zielerreichung  Dosierung des Coaching Einzelfehlleistungen Entwicklungsmaßnahmen Entwicklungsziele  Definition vertraulich keine Seminare Matrix Erfahrungsaustausch als Entwicklungsmaßnahme Feedback des Mitarbeiters Feedback-Kultur Fehlende Informationen Formblatt beim Mitarbeiter Führungsverantwortung als Entwicklungsmaßnahme Fragen geschlossen offen Halo-Effekt Kernbotschaften zur Zielerreichung Kernbotschaften zum Leistungsverhalten Kleber-Effekt

Stichwortverzeichnis (II) Kritik: angemessen formulieren Beispiele Kontaktbrücke Kontrolle Konzentration auf Kernbotschaften Leistungsstreuung Mangelnde Akzeptanz der Rückmeldung Mehr Geld Messbarkeit von Zielen Mitarbeiter  aufbrausend verschlossen in Tränen Mitarbeiterinformation über das JMG Mittel zum Zweck Monitoring der Zielerreichung Objektivität Offener Umgang mit Zielen Persönliche Vorurteile Projektion Projektkontrolle Projektarbeit als Entwicklungsmaßnahme Quantifizierbarkeit von Zielen Recency-Effekt Rückmeldung des Mitarbeiters Sandwich-Taktik Selbsteinschätzung des Mitarbeiters Selbstbild des Mitarbeiters Selektive Wahrnehmung Sich selbst erfüllende Prophezeiung Sitzposition Soziale Vorurteile Smarte Ziele Stellungnahme  der Führungskraft des Mitarbeiters Stichworte Sympathie-Fehler Tendenz zur Milde

Stichwortverzeichnis (III) Tendenz zur Mitte Tendenz zur Strenge Überprüfbarkeit Unterlagen Unterstützung Veränderte Rahmenbedingungen Verpacken der Kritik Vertagen des Gesprächs Vertrauensdefizit Visualisierung der Arbeitsziele Visualisierung des Standes der Zielerreichung Vorbereitung auf das JMG des Mitarbeiters eigene Vorbereitungs-Meeting Vorbereitung von jedem Mitarbeiter Vorurteile Urlaubsvertretung als Entwicklungsmaßnahme Wahrnehmung Weiterbildung als Entwicklungsmaßnahme Zielerreichung  breite Streuung  Monitoring  Zielgewichtung  Zielrevision  Zwischenberichte Zielerweiterung Zielgespräche Zielgewichtung Zielindikatoren Ziel:  gesetzt  smart als Steuerungsinstrument vereinbart vorgegeben Zielveränderung Zwischentermine

Vorbereitung auf das Jährliche Mitarbeitergespräch (II) Was sollte ich tun, damit die Mitarbeiter besser auf das Gespräch vorbereitet sind? Vorbereitung auf das erste Jährliche Mitarbeitergespräch: Wenn Mitarbeiter zum ersten Mal für das Jährliche Mitarbeitergespräch vorgesehen sind, sollten sie in einer ‚Mitarbeiterinformation’ mindestens über folgende Punkte ausführliche Erläuterungen erhalten:  Sinn und Zweck des Jährlichen Mitarbeitergesprächs?  Wie läuft das Jährliche Mitarbeitergespräch ab?  Was erwarte ich von jedem Einzelnen? Zu weiteren Einzelheiten vgl. das Arbeitsblatt ‚Durchführung der Mitarbeiterinformation’! Jährliche Vorbereitung (solange das Verfahren noch nicht Routine ist): In dem Vorbereitungs-Meeting (entweder mit allen Mitarbeitern zusammen oder im Vier-Augen-Gespräch) ca. 2 – 3 Wochen vor dem Gespräch sollten Sie noch einmal auf den Sinn des Jährlichen Mitarbeitergesprächs hinweisen und Ihre persönlichen Ziele verdeutlichen, die Sie in dem Gespräch/den Gesprächen erreichen wollen. Dann sollten Sie fragen, ob jeder Mitarbeiter das Formblatt noch hat, in dem die Ziele und Entwicklungsziele für das vergangene Jahr stehen bzw. dieses Formblatt noch einmal jedem zur Verfügung stellen, den groben Ablauf des Gesprächs erklären und den gesamten Prozess noch einmal erläutern, also auch was im Falle der Nichtübereinstim-mung bei einer Einschätzung geschieht bzw. wie mit dem ausgefüllten Formblatt umgegangen wird. Zuletzt sollten Sie erläutern, welche Vorbereitung Sie von jedem Mitarbeiter erwarten (Er soll seine Einschätzung der Zielerreichung, Vorschläge für neue Ziele und Entwicklungsziele sowie sein Feedback für Sie in das Formblatt eintragen, damit Sie im Gespräch so konkret wie möglich darüber reden können!) Je nach Ihrer Einschätzung des Informationsstandes des Mitarbeiters ist dieses Meeting nicht erforderlich bzw. reicht es aus, nur die eigenen Erwartungen an die Mitarbeiter-Vorbereitung noch einmal zu erläutern. Sicherstellen sollten Sie auf alle Fälle, dass Ihr Mitarbeiter das Formblatt vom vergangenen Jahr noch hat und es auch zur Vorbereitung auf das Gespräch benutzt!

Leistungsverhalten Wie kann ich die Leistung eines Mitarbeiters möglichst objektiv bewerten? Häufige Notizen (Sammlung von beispielhaften Situationen) zu positiven und negativen Situation während des gesamten Jahres sind ebenso wichtig wie die Rücksprache mit Kollegen und anderen ‚aussagefähigen’ Personen im Unternehmen, die die Leistung und das Verhalten des zu bewertenden Mitarbeiters einschätzen können, z. B. interne Kunden. Allerdings werden sich subjektive Anteile in der Bewertung niemals völlig ausschalten lassen. Deswegen gilt für das Jährliche Mitarbeitergespräch die Faustregel: Zwar ist so viel Objektivität wie möglich anzustreben – genauso wichtig aber ist die durchgängige Begründbarkeit der einzelnen Beurteilungen und Bewertungen. Begründbarkeit setzt voraus, dass Sie möglichst viele Einzelbeobachtungen notiert haben, die Sie zum einen als Grundlage für die Bewertung nehmen, mit denen Sie zum anderen Ihre Bewertung im Gespräch untermauern können.

Leistungsverhalten Wie kann ich typische Beurteilungsfehler vermeiden? Beurteilungsfehler lassen sich im Jährlichen Mitarbeitergespräch niemals ganz ausschalten. Allerdings ist es möglich, sich der ‚Gefahren’ bewusst zu werden. Und das bewusste Beachten möglicher Fehlerquellen der Bewertung ist der erste Schritt zum weitergehenden Vermeiden typischer Fehler. Einen kurzen Überblick über einige ‚typische’ Fehler (z. B. den Recency-Effekt, persönliche Vorurteile oder die Tendenz zur Mitte) finden Sie im Arbeitsblatt zu den Beurteilungsfehlern.