DATENSCHUTZ AN SCHULEN §

§ Datenschutzrechtliche Regelungen DATENSCHUTZ Grundgesetz Steht über allen anderen Rechtsnormen Recht auf informationelle Selbstbestimmung in Art. 1 u. 2 Grundgesetz Landesverfassung Spezielle Regelungen (z.B. Schulrecht): Sind den allgemeinen Datenschutzgesetzen vorrangig anzuwenden Bereichsspezifische Gesetze Bundesdatenschutz gesetz Gültigkeit: private Stellen + öffentliche Stellen des Bundes Datenschutzgesetz NRW Gültigkeit: Landesbehörden und Kommunen Rechtsverordnungen, Satzungen, andere Rechtsvorschriften Wenn Vorschriften in die informationelle Selbstbestimmung eingreifen: Gültigkeit nur dann, wenn ein Gesetz dies erlaubt. Verwaltungsvorschriften, Dienstanweisungen, -vereinbarungen Interne Wirkung – keine Rechts- grundlage für eine Datenverarbeitung § 2

§ Datenschutz DATENSCHUTZ Was versteht man unter Datenschutz? Was versteht man unter Datenverarbeitung? Datensicherheit - Wer darf was und wie viel von mir wissen? Rechtsgrundlagen Grundsätze zur Beachtung des Datenschutzes Erforderliche Maßnahmen Bereichsspezifische Gesetze (§§ 120 – 122) Erläuterungen zu der Verordnung VO - DV I Erläuterungen zu der Verordnung VO – DV II Anlagen DATENSCHUTZ §

Was versteht man unter Datenschutz? 1 DATENSCHUTZ Recht auf informationelle Selbstbestimmung Unantastbarkeit der Menschenwürde Art. 1 Abs. 1 GG Recht auf freie Entfaltung der Persönlichkeit Art. 2 Abs. 1 GG Persönlichkeitsrechte des Einzelnen … wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden!! § Grundsatz: selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten bestimmen zu können Verbot personenbezogene Daten zu verarbeiten – Eingriff in ein Grundrecht

§ Was versteht man unter Datenverarbeitung? DATENSCHUTZ 2 Formen der Datenverarbeitung DATENSCHUTZ personenbezogene Daten werden … erhoben gespeichert verändert Beschaffen von Daten direkt bei betroffener Person Grundsatz: Direkterhebung Aufbewahren von Daten zum Zweck der weiteren Verwendung inhaltliche Umgestaltung von Daten Daten werden in andere Vorgänge übernommen übermittelt gesperrt gelöscht Weitergeben gespeicherter Daten an Dritte (auch zur Ansicht) Verhinderung einer weiteren Verarbeitung (Aktenvermerk) Unkenntlichmachung von Daten genutzt § jede sonstige Verwen-dung der Daten

§ DATENSCHUTZ Problemfelder im Umgang mit personenbezogenen Daten Datensicherheit: Wer darf was und wie viel von mir wissen? 3 DATENSCHUTZ Problemfelder im Umgang mit personenbezogenen Daten konventionelle Datenverarbeitung elektronische Datenverarbeitung Datenschutz außerhalb des Verwaltungsbereichs Übermittlung von Daten § Erläuterungen zu den Problemfeldern, siehe Folgeseiten

§ DATENSCHUTZ Datensicherheit: Wer darf was und wie viel von mir wissen? DATENSCHUTZ Aufbewahrung / Vernichtung von Akten konventionelle Datenverarbeitung Ort der Aufbewahrung Aufbewahrungsfristen von Schüler-/Lehrerdaten, Zeugnissen, Entschuldigungen Prüfungsunterlagen usw. Umfang der Informationen Was muss? Was kann? Was darf nicht? §

§ DATENSCHUTZ Datensicherheit: Wer darf was und wie viel von mir wissen? DATENSCHUTZ Datenverarbeitung im häuslichen Bereich Zugang zu den Computersystemen Wer ist berechtigt? Entscheidung trifft die SL elektronische Datenverarbeitung Genehmigung? Schutz zu Hause Weitergabe/Verkauf von PC (-Teilen) Datensicherung Schule und Internet Wie werden Daten gesichert? Homepage Berechtigungen für SuS Urheberrecht / Foto Speichermedien § hauptsächlich USB-Sticks

§ DATENSCHUTZ Datensicherheit: Wer darf was und wie viel von mir wissen? DATENSCHUTZ Videoüberwachung Lehrerzimmer Datenschutz außerhalb des Verwaltungsbereichs aushängende Listen / schwarzes Brett 1. Hilfe Raum Verbandbuch Klassenraum Klassenliste im Klassenbuch? §

Wer darf was und wie viel von mir wissen? Übermittlung von Daten Datensicherheit: Wer darf was und wie viel von mir wissen? DATENSCHUTZ Auskunft Übermittlung von Daten An wen? Was? Auf welchem Weg? z.B. Schulsoz.-Päd., Schulaufsicht, Jugenamt, schulpsycholog. Dienst, usw. §

Allgemeine Vorschriften Schulspezifische Vorschriften Rechtsgrundlagen 4 DATENSCHUTZ Allgemeine Vorschriften Schulspezifische Vorschriften Datenschutzgesetz NRW SchG NRW §§ 120-122 Informationsfreiheitsgesetz NRW Verordnungen VO-DV I (BASS 10-44 Nr. 2.1) VO-DV II (BASS 10-41 Nr. 6.1) + Anlagen Sozialgesetzbuch VIII Dienstanweisungen BASS 10-41 Nr. 4 -7 §

Grundsätze zur Beachtung des Datenschutzes 5 DATENSCHUTZ Verbot mit Erlaubnis- vorbehalt (§4 DSG) personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn ein Gesetz oder die betroffene Person dies erlaubt Erforderlichkeitsprinzip erhoben, gespeichert, eingesehen und verarbeitet werden dürfen Daten, die für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe unbedingt erforderlich sind Einzelfallprüfung Vorratsdatenhaltung = unzulässig Zweckbindung Erhebung und Verarbeitung nur für einen konkreten Zweck Neuer Zweck erfordert neue Erlaubnis (z.B. Fotos) Datenvermeidung; Datensparsamkeit Erhebung und Verarbeitung nur im erforderlichen Umfang Datensicherheit Verpflichtung, dass Daten nur Befugten zugänglich sind (präventive Maßnahmen) Wahrung der Vertraulichkeit Transparenz Informationen zu Beginn der Erhebung Auskunftsrecht § Richtigkeit Recht auf Berichtigung der Daten

Erforderliche Maßnahmen 6 DATENSCHUTZ Belehrungen über Sicherungspflichten Belehrung ist Aufgabe der Schulleitung Bereitstellung geeigneter Vorrichtungen Abschließbare Schränke und/oder Räume Passwörter Trennung des pädagogischen Systems von dem Verwaltungssystem Zugangsüberwachung Benennen von Personen, die personenbezogene Daten verarbeiten Antrag auf Erlaubnis, personenbezogene Daten auf dem privaten PC speichern und verarbeiten zu dürfen Erstellen eines Verfahrensverzeichnisses Dokumentation, auf welche Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden §

(Ergänzende Regelungen in § 122 SchG) Bereichsspezifische Gesetze §§ 120 – 121 SchG (Ergänzende Regelungen in § 122 SchG)

§ Grundsätzliches (§ 120 SchG) DATENSCHUTZ - SchülerInnen / Erziehungsberechtigte - 7 DATENSCHUTZ Ist die Verarbeitung bzw. Einsicht in die personenbezogenen Daten zu dienstlichen Zwecken notwendig? Erforderlichkeitsprinzip Abs. 1 Auskunftspflicht von Daten – siehe Anlagen VO-DV I Abs. 2 Einwilligungsfähigkeit Abs. 3 - 4 Zweckgebundenheit - bei der Erhebung, Speicherung personen- bezogener Daten Erfüllt die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten einen konkreten, dienstlichen Grund? standardisierte Tests schriftliche Befragungen Bild- und Tonaufzeichnungen wissenschaftliche Untersuchungen §

§ Grundsätzliches (§ 120 SchG) DATENSCHUTZ - SchülerInnen / Erziehungsberechtigte - DATENSCHUTZ Zweckgebundenheit - bei der Übermittlung personenbezogener Daten Abs. 5 - 6 Benötigt die Stelle die Daten, um die ihr übertragenen Aufgaben zu erfüllen? Zweifel: Einwilligung der Betroffenen einholen. Schulpsychologischer Dienst: nur mit Einwilligung der Betroffenen Abs. 7 - 8 Recht auf Einsichtnahme / Auskunft bei Volljährigkeit §

Grundsätzliches (§ 121 SchG) - Lehrkräfte - DATENSCHUTZ Erforderlichkeitsprinzip Zweckgebundenheit bei der Erhebung, Speicherung, und Übermittlung personenbezogener Daten Hinweis: nicht alle Daten dürfen automatisiert verarbeitet werden! siehe §1 VO-DV II Einsicht: Lehrkraft Schulleitung Schulaufsichtsbeamte Schüler/Innen und Eltern (in die sie betreffenden Unterlagen) ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben § Einschränkungen!!

VO-DV I Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (BASS 10 - 44 Nr. 2.1)

§ § 1 Zulässigkeit der Datenverarbeitung, Datensicherheit DATENSCHUTZ 8 DATENSCHUTZ Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler sowie der Erziehungsberechtigten Was sind „personenbezogene Daten“? Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse Entscheidend ist allein, dass es gelingen kann, die Daten mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zuzuordnen. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, Kfz-Kennzeichen, Kontonummer, Kreditkartennummer, Steuernummer, E-Mail-Adresse, Fingerabdruck, Automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule § Entscheidung liegt bei der Schulleiterin / dem Schulleiter – Beauftragung möglich

§ 2 Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung DATENSCHUTZ Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule eine ausschließlich für die Verwaltung der Schule vorgesehene ADV-Anlage vom pädagogischen System getrennt Die Verarbeitung personenbezogener Daten in privaten ADV-Anlagen Schriftliche Genehmigung durch die Schulleitung - Erforderlichkeit ist gegeben Voraussetzung - Zugangsschutz ist vorhanden §

§ 2 Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung siehe Anlage 3 DATENSCHUTZ folgende Daten sind erlaubt (bei Lehrkräften): Name, Geburtsname, Vorname, Konfession Geschlecht Geburtsdatum Klasse/Jahrgangsstufe, Kurs, Fächer, Leistungsbewertungen Schülernummer/Nummer des Gesamtschülerverzeichnisses Ausbildungsrichtung bzw. Ausbildungsberuf Zeiten des Fernbleibens vom Unterricht Vermerk über Benachrichtigungen gemäß § 50 Abs. 4 SchulG in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet folgende Daten sind zusätzlich erlaubt (bei Schulleitungen, KlassenlehrerInnen, JahrgangsstufenleiterInnen, BeratungslehrerInnen): § Halbjahresnoten zeugnisrelevante Leistungsangaben Zeugnisbemerkungen

§ § 4 VO-DV I Datenbestand an der Schule (Schülerstammblatt ) DATENSCHUTZ in Anlage 1 SchülerInnen und Eltern müssen Auskunft geben über: Personaldaten der Schülerin oder des Schülers und der Erziehungsberechtigten (Individualdaten) Informationen zur schulischen Laufbahn der Schülerin oder des Schülers (Organisations- bzw. Schullaufbahndaten) Angaben über den individuellen Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers (Leistungsdaten) die für die einzelnen Schulformen oder Schulstufen benötigten zusätzlichen Informationen (schulform- oder schulstufenspezifische Zusatzdaten) Abschnitt A Nr. I Grunddaten Abschnitt A Nr. II Abschnitt B § Abschnitt C

§ 4 VO-DV I (Abs. 5) Datenbestand an der Schule (Sonstiger Datenbestand) DATENSCHUTZ Siehe auch Anlage 2 Obligatorische Dokumentationen (Klassenbücher, Kurshefte, Listen …) Weitere Informationssammlungen (Schülerbegleitmappe – Ordnungsmaßnahmen, Gutachten, Notenspiegel der Klasse …) Einige Daten sind von der automatisierten Datenverarbeitung ausgeschlossen §

§ 6 Datenübermittlung bei Schulwechsel DATENSCHUTZ Individualdaten der Schülerin oder des Schülers und der Erziehungsberechtigten Daten über den sonderpädagogischen Förderbedarf Angaben über Schulbesuchszeiträume Erreichte Schul- oder Ausbildungsabschlüsse Grundschulgutachten Kurswahl und alle Leistungsergebnisse ab Q1 (alle Daten, die für die neue Schullaufbahn unerlässlich sind) Zweitschrift des letzten Zeugnisses bzw. Halbjahreszeugnisses § Erforderlichkeit beachten!!

Vollzeitschulpflicht § 7 Datenübermittlungen (an die aufnehmende Schule/Ausbildungsbetrieb) zum Zwecke der Schulpflichtüberwachung DATENSCHUTZ Vollzeitschulpflicht Schulpflicht in Sek II Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Name und Anschrift der/des Erziehungsberechtigten Schülernummer/Nummer des Gesamtschülerverzeichnisses, Datum der ersten Einschulung, Klasse/Jahrgang, Angaben zu Schulbesuch/Schulversäumnis Daten, die auch bei der Überwachung der Vollzeitschulpflicht angegeben werden + Angaben zur bisherigen Schulbildung und zur zuletzt besuchten Schule, Angaben zur angestrebten Ausbildung, insbesondere Angaben zur Berufsausbildung, zum Praktikanten- oder Arbeitsverhältnis. §

Schule Ausbildungsstelle § 7 Datenübermittlungen (an die aufnehmende Schule/Ausbildungsbetrieb) zum Zwecke der Schulpflichtüberwachung DATENSCHUTZ Schule Ausbildungsstelle Schule Schulträger beim Verlassen der Sek II / Schulwechsel Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Geschlecht, Erreichbarkeit Angaben zu unentschuldigten Schulversäumnissen Vor- und Familienname, Geburtsdatum, -ort, -land, Geschlecht, Erreichbarkeit Name und Erreichbarkeit der Eltern oder Verpflichteten §

§ 8 Datenübermittlungen zum Zwecke der Gesundheitspflege DATENSCHUTZ Schule Gesundheitsamt Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Anschrift, Name und Anschrift der/des Erziehungsberechtigten §

1 (nachdem Sch. unterrichtet wurde) § 9 Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten DATENSCHUTZ Zeitraum / Jahre Zweitschriften von Zeugnissen 50 Schülerstammblätter 20 Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften, Unterlagen über die Klassenführung, Akten über Schülerprüfungen (Prüfungsarbeiten) 10 §9 Abs. 3 beachten Alle übrigen Daten 5 Aktenübernahme Daten auf privaten ADV-Anlagen 1 (nachdem Sch. unterrichtet wurde) ∞ Schulchronik Name, Vorname, Geschlecht Geburtsdatum, -ort, -land, Anschrift Besuchsdauer in der Schule §

VO-DV II Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Lehrerinnen und Lehrern (BASS 10 – 41 Nr. 6.1)

§ 1 Zulässigkeit der Datenverarbeitung, Datensicherheit 9 DATENSCHUTZ Berechtigt und verpflichtet zur Datenverarbeitung sind: Schulen Schulaufsichtsbehörden Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung Zweckbestimmung – wesentlicher Faktor bei der Frage welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden dürfen. Siehe Anlage 1 VODV II (BASS 10-41.6.1) Hinweis: folgende Daten dürfen NICHT AUTOMATISIERT verarbeitet werden. Verhaltensdaten, Angaben zu gesundheitlichen Auffälligkeiten, Ergebnisse von ärztl. oder psych. Untersuchungen, Daten über soziale oder therapeutische Maßnahme §

DATENSCHUTZ §

§ 2 Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung DATENSCHUTZ Ausschließlich an ADV-Arbeitsplätzen, die für den Verwaltungsbereich eingerichtet sind. Schulleitung entscheidet über automatisierte Datenverarbeitung. Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses Bildung einer „Identnummer“ §

§ § 4 Datenerhebung, Berichtigung, Auskunft, Einsicht DATENSCHUTZ Auskunftspflicht Recht auf Einsichtnahme § 5 Datenverarbeitung und Datenbestand in der Schule Führung einer Personalakte in der Schule Folgende Daten sind zulässig (Anlage 2 VO-DV II): Persönliche Angaben Ausbildung, sonstige Tätigkeiten, besondere Fähigkeiten Tätigkeiten in der Schule Weitere Angaben (z.B. Aktenzeichen, Personalnummer, Berichte an die Schulaufsicht, Genehmigung der Verarbeitung von Schülerdaten) §

§ 8 Datenübermittlungen DATENSCHUTZ von zu Schule Schulaufsichtsbehörde Studienseminare Maßgabe: Daten dürfen nur für bestimmte Zwecke übermittelt werden, die den jeweiligen Institutionen die Erfüllung ihrer Aufgaben ermöglicht. §

§ 9 Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten DATENSCHUTZ Zeitraum / Jahre Akten über Lehramtsprüfungen Entwürfe von Zeugnissen und Bescheinigungen Niederschriften über Notenbildungen 50 Übriger Inhalt der Prüfungsakten 5 Daten nach § 5 (Personalakte) 5 ∞ Schulchronik (gilt entsprechend VO-DV I) §

Lernprogramm Datenschutz: www.content-zwh.de/FAH/datenschutznav/default.htm herausgegeben: Fortbildungsakademie des Ministeriums für Inneres und Kommunales + Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW hilfreich: Praxishandbuch Schuldatenschutz herausgegeben: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein