KarriereModell Forum Einkauf zur Professionalisierung des Einkaufsmanagements

Warum ein KarriereModell für den Einkauf ? Der Beruf des Einkäufers ist in der Öffentlichkeit nicht präsent Es existiert keine anerkannte, hochwertige Berufsausbildung für Einkäufer Unternehmen hatten keine Unterstützung bei der Rekrutierung qualifizierter Einkäufer Es gab keine umfassende und dennoch kompakte Darstellung der Vielschichtigkeit und Komplexität des Einkaufs Es gab keine Übersicht über die Aufgabengebiete der unterschiedlichen Funktionen im Einkauf und die dafür benötigten Kompetenzen und Fähigkeiten Es fehlte ein praktisches Hilfswerkzeug für Recruiting, Personalentwicklung oder Karriereplanung im Einkauf

Ist das KarriereModell die eierlegende Wollmilchsau? Nein, eine solche kann es nicht geben. Doch das KarriereModell bietet erstmalig: Eine Darstellung der Komplexität und Vielfalt des Einkaufs Ein Leistungsprofil des Einkaufs in seinen unterschiedlichen Funktionen Ein flexibles System, das an die jeweiligen Anforderungen und Organisationsstrukturen der Unternehmen angepasst werden kann Unterstützung sowohl für Rekrutierung und Personalentwicklung als auch für Berufs- bzw. Karriereplanung Eine Basis für die Entwicklung eines Ausbildungprofils für Einkäufer

Was beinhaltet das KarriereModell? Darstellung der vielschichtigen Aufgaben des Einkaufs in 20 Rollen als die wesentlichen Tätigkeiten des Einkäufers Die zur Ausübung der jeweiligen Rollen benötigten Kenntnisse und Fähigkeiten Definition der Funktionen im Einkauf Zuordnung typischer Rollen zu den einzelnen Funktionen Definition von Kompetenzebenen für die einzelnen Rollen Erstellung eines Kompetenzprofils für die jeweilige Funktion Praktische Anwendung des KarriereModells

Welche sind die 20 Rollen im Einkauf ? 01 – Einkaufsziel und -strategie 02 – Einkaufsorganisation 03 – Personalmanagement und Führung 04 – Projektmanagement 05 – Koordination 06 – Einkaufscontrolling 07 – Interne und externe Kommunikation 08 – Risikomanagement 09 – Compliance und Qualität 10 – Standardisierung/Klassifizierung 11 – Management interner Kunden 12 – Beschaffungsmarktanalyse 13 – Lieferantenmanagement 14 – Verhandlungen 15 – Vertragsmanagement 16 – Disposition 17 – Bestellabwicklung 18 – Reklamations- und Claimmanagement 19 – Lagerhaltung 20 – IT-Anwendung

Wie werden die Rollen dargestellt ? Beispiel Rolle 12 – Beschaffungsmarktanalyse Die für die Organisation relevanten Daten über Beschaffungsmärkte ermitteln, auswerten und den zuständigen Mitarbeitern in geeigneter Form zur Verfügung stellen Tätigkeiten Identifikation von Lieferanten, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden Prüfung der politischen, rechtlichen, wirtschaftlichen und kulturellen Rahmenbedingungen der Beschaffungsmärkte Identifizierung und Pflege geeigneter Indizes, um die Attraktivität des Beschaffungsmarktes einschätzen zu können Durchführung von regelmäßigem Benchmarking Beobachtung , Verfolgung und Aufzeichnung von Preisentwicklungen Marktbeobachtung, Markttrends erkennen, interpretieren und geeignet kommunizieren Kenntnisse und Fähigkeiten Kenntnisse des Beschaffungsmarktes Praxis in der Informationsbeschaffung z.B. Internetrecherche, Fachmedien etc. Fähigkeit, für das Unternehmen relevante Daten zu erkennen und zielorientiert zu verwerten Kenntnis der Anforderungen an die einzukaufenden Produkte und Dienstleistungen Betriebs- und volkswirtschaftliche Grundkenntnisse Fähigkeit zur Einschätzung möglicher Auswirkungen politischer, wirtschaftlicher etc. Entwicklungen auf die Beschaffungsmärkte

Welche Funktionen gibt es im Einkauf ? Die folgenden 4 Funktionen spiegeln die gängige Praxis wider: Sachbearbeiter Einkauf Facheinkäufer / Warengruppeneinkäufer Strategischer Einkäufer / Lead Buyer Leiter Einkauf Je nach Unternehmensstruktur können andere Funktionen auf unterschiedlichen Ebenen definiert sein, wie z.B. Abteilungsleiter einzelner Einkaufsabteilungen, zentraler/dezentraler Einkauf etc. Die Funktionen werden gemäß der Einkaufsorganisation des jeweiligen Unternehmens festgelegt.

Welche sind typische Rollen der Funktionen ? Sachbearbeiter Einkauf: Standardisierung/Klassifizierung (10) Management der internen Kunden (11) Disposition (16) Bestellabwicklung (17) Reklamations- und Claimmanagement (18) Lagerhaltung (19) Facheinkäufer: Standardisierung/Klassifizierung (10) Management der internen Kunden (11) Beschaffungsmarktanalyse (12) Lieferantenmanagement (13) Verhandlungen (14) Vertragsmanagement (15) Disposition (16) Reklamations- u. Claimmanagement (18) Lagerhaltung (19) IT-Anwendung (20)

Welche sind typische Rollen der Funktionen ? Strategischer Einkäufer: Projektmanagement (04) Koordination (05) Interne und externe Kommunikation (07) Risikomanagement (08) Compliance und Qualität (09) Standardisierung/Klassifizierung (10) Management der internen Kunden (11) Beschaffungsmarktanalyse (12) Lieferantenmanagement (13) Verhandlungen (14) Vertragsmanagement (15) Reklamations- u. Claimmanagement (18) IT-Anwendung (20) Leiter Einkauf: Einkaufsziel und -strategie (01) Einkaufsorganisation (02) Personalmanagement und Führung (03) Projektmanagement (04) Koordination (05) Einkaufscontrolling (06) Interne und externe Kommunikation (07) Risikomanagement (08) Compliance und Qualität (09) Standardisierung/Klassifizierung (10) Management der internen Kunden (11) Beschaffungsmarktanalyse (12) Lieferantenmanagement (13) Verhandlungen (14) Vertragsmanagement (15)

Was sind die Kompetenzebenen der einzelnen Rollen ? Zunächst wird definiert, auf welchem Niveau die Kenntnisse und Fähigkeiten für die einzelnen Rollen der Funktion ausgeprägt sein sollen. Diese Einstufungen können an die Anforderungen adaptiert werden: 0 = Keine Kenntnisse erforderlich 1 = Grundwissen: Erfüllt die Anforderungen im eigenen Arbeitsbereich 2 = Aufbauwissen: Hat fundierte Kenntnisse über den unmittelbaren Arbeitsbereich hinaus 3 = Profiwissen: Hat Wissen und Erfahrung auf hohem Niveau und bewältigt komplexe Anforderungen Damit wird für jede Rolle ein Soll-Kompetenzprofil erstellt.

Wie wird die Kompetenz ermittelt ? Die Matrix lässt sich als Excel Tabelle erstellen und kann um zusätzliche, für die jeweilige Funktion benötigte Kompetenzen wie z.B. Kommunikationsfähigkeit, Sprachkenntnisse, spezielle technische Kenntnisse, Branchenerfahrung etc. erweitert werden. Anschließend werden die Ist-Kompetenzen des Bewerbers/Mitarbeiters ermittelt und in der Matrix den Soll-Kompetenzen gegenübergestellt. Mithilfe dieser Matrix lässt sich feststellen, in welchem Ausmaß der Bewerber/Mitarbeiter das Anforderungsprofil der Funktion erfüllt.

Wie wird das Kompetenzprofil erstellt ? Rollen (fachliche Kompetenzen) Soll / Ist - Kompetenzen 1 2 3 01 - Einkaufsziel und -strategie   02 - Einkaufsorganisation X 03 - Personalmanagement und Führung 04 - Projektmanagement 05 - Koordination 06 - Einkaufscontrolling 07 - Interne und externe Kommunikation 08 - Risikomanagement 09 - Compliance und Qualität 10 - Standardisierung/Klassifizierung 11 - Management der internen Kunden 12 - Beschaffungsmarktanalyse 13 - Lieferantenmanagement 14 - Verhandlungen 15 - Vertragsmanagement 16 - Disposition 17- Bestellabwicklung 18 - Reklamations- und Claimmanagement 19 - Lagerhaltung 20 - IT- Anwendung Weitere Kenntnisse / Fähigkeiten Englischkenntnisse Weitere Fremdsprache Kommunikationsfähigkeit

Welchen praktischen Nutzen bietet das KarriereModell ? Berufswahl, Bewerbung, Karriereplanung: Absolventen: Information über Aufgabengebiete des Einkauf, Abgleich mit eigenen Fähigkeiten und Interessen, Entscheidungsgrundlage für Berufswahl Bewerber: Gezielte Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche, Einschätzung der Kompatibilät mit dem Unternehmen Mitarbeiter: Überprüfung des Kompetenzniveaus, Feststellung des Bedarfes an Aus-/Weiterbildung für die Karriereplanung

Welchen praktischen Nutzen bietet das KarriereModell ? Personalauswahl: Bessere Chancen und Ergebnisse bei der Rekrutierung qualifizierter und geeigneter Mitarbeiter durch systematische Vorgehensweise Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen für die jeweiligen Funktionen Gezielte Fragestellungen im Hinblick auf die Kompetenzen des Kandidaten bei Bewerbungsgesprächen Unterstützung bei der Einschätzung der Eignung des Bewerbers

Welchen praktischen Nutzen bietet das KarriereModell ? Personalentwicklung: Unterstützung der Führungskräfte im Kompetenzmanagement bei der Erstellung von Organisations- und Personalentwicklungsplänen Rasches Erkennen von Kompetenzmängeln und benötigten Weiterbildungsmaßnahmen Basis für die Vereinbarung von Zielen und Entwicklungsmöglichkeiten bei Mitarbeitergesprächen

Was gibt es noch zu sagen ? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Mag. Gabriela Scopp Vizepräsidentin Forum Einkauf Einkaufsleiterin NextiraOne Austria GmbH gabriela.scopp@nextiraone.eu