„Optimiertes Prozessmanagement in der Logistik“ am Beispiel der GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH Josef Müller, Leiter Geschäftsprozess- & Lean Management

Inhaltsverzeichnis 1. Warum das Thema Prozessmanagement? 2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW - Ausgangssituation 2008 - Problemstellung - Lösungsansatz - Herausforderungen - Erfolgsfaktoren 3. Zusammenfassung, Nutzen

Inhaltsverzeichnis 1. Warum das Thema Prozessmanagement? 2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW - Ausgangssituation 2008 - Problemstellung - Lösungsansatz - Herausforderungen - Erfolgsfaktoren 3. Zusammenfassung, Nutzen

1. Warum das Thema Prozessmanagement? Auftrag an die Logistik die richtigen Güter und Dienstleistungen in der richtigen Menge in der richtigen Qualität zum richtigen Preis mit den richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben Kunden-aufträge bearbeiten Beschaffung durchführen Produktion planen Lager bewirt-schaften Produkte und DL liefern u. fakturieren  Die Erfüllung dieses Auftrages erfolgt mit Prozessen Hauptprozesse der Logistik in der GW St. Pölten IB GmbH  Die Durchführung der Prozessschritte erfolgt mit (geeigneten) Ressourcen Der Prozess definiert das Wissen, die Fähigkeiten, die Skills die zur Umsetzung benötigt werden

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2. Erfahrungen: Ausganssituation 2008 1981 - 2008 ab 2008 starkes Wachstum GW St. Pölten kein Wachstum große Stückzahlen sinkende Stückzahlen kaum Akquise notw. dringend Akquise notw. lange P-Lebenszyklen kurze P-Lebenszyklen einfache Aufträge/Teile komplexe Teile hohe Umsätze Umsatzeinbrüche Großkunden im Inland Großkunden im Ausland hohe Deckungsbeiträge jährliche Gewinne sinkende Deckungsbeiträge jährliche Verluste

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2. Erfahrungen: Problemstellung Kostendruck GW St. Pölten Problem: Kosten sind trotz sinkender Umsätze und Auftragseingänge nicht gesunken

2. Erfahrungen: Problemstellung Ursache: trotz sinkender Umsätze und Auftragseingänge steigende Auftragspositionen viele neue kleine Aufträge komplexere Anforderungen viele neue Informationen Komplexitätstreiber massive Verbesserung erwartet mit der Einführung eines… neuen ERP-Systems

2. Erfahrungen: Problemstellung ? Frage: wo gibt es mögliche Einsparungspotenziale Unsicherheit Frustration fehlende Daten, Fakten fehlendes Vertrauen

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2. Erfahrungen: Lösungsansatz Prozesse analysieren, Komplexität sichtbar machen Personalkapazitäten - Sicht (Skills & Ressources)   Prozesskosten - Sicht IT/IS Unterstützungsgrad - Sicht Prozessdurchlaufzeit - Sicht Mathera-Matrix-Methode  Messbarkeit der prozessrelevanten Dimensionen

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2. Erfahrungen: Herausforderungen Zeit für Verbesserungen Einbindung / Akzeptanz der Mitarbeiter

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2. Erfahrungen: Erfolgsfaktoren Methoden-kompetenz der Führungskräfte Veränderungs-bereitschaft d. Mitarbeiter + FK* Top-Management Commitment Erfolgs-faktoren Einbindung der Mitarbeiter akzeptierte Methode schlüssiges Prozessmanagement-Konzept im Unternehmen *FK…Führungskräfte

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3. Zusammenfassung Wir haben bei der „echten“ Auseinandersetzung mit Prozessmanagement den Nutzen erkannt… „vorher“ „nachher“ Thema vorher nachher Differenz Durchlaufzeit (in Tagen) 3,8 2,6 1,2 Bearbeitungszeit (in Stunden) 2,2 0,8 1,5 Anzahl Prozessschritte 21 10 11 verschwendende Pz-Schritte 9 IT-Unterstützung 10% 90% 80% DMS Nutzung gar nicht 95% Papier im Einkauf sehr viel kaum mehr

Mit Prozessmanagement kann die 3. Zusammenfassung Fazit Mit Prozessmanagement kann die Effektivität und die Effizienz von (Logistik)Prozessen erheblich verbessert werden. Daher stellt aus Sicht der GW St. Pölten Prozessmanagement auch im Experten-Netzwerk NÖ für Einkauf, Beschaffung und Logistik ein hochinteressantes Themengebiet dar.