Wieviel Informationsmanagement braucht die öffentliche Verwaltung Wieviel Informationsmanagement braucht die öffentliche Verwaltung? FTVI 2016 – Dresden Peter Schilling Professor für Informationsmanagement der öffentlichen Verwaltung i.R. Berner Straße 30, 71522 Backnang, DE

Gliederung 1 Motivation des Beitrags 2 Rolle des Infomanagements 3 Einschätzung des Ist-Zustandes 4 Fallbeispiele 5 Schlußfolgerungen

Motivation des Beitrags Gegensatz zwischen Sonntagsreden und praktischer Umsetzung Versuch der Verbindung eigener, subjektiver Projekterfahrungen mit strukturellen Überlegungen zur Analyse der Ursachen; für Änderungsvorschläge. Ungeduld (seit 30 Jahren am Thema)

Was macht Verwaltung? (1) Alle Tätigkeiten, die Verwaltungen selbst ausführen, lassen sich in die drei folgenden Kategorien einordnen: Information Einzelfallentscheidung Normen und Strategien Informationsverarbeitung ist unabhängig vom Grad des IT-Einsatzes das einzige Produktions-verfahren der ÖV selbst und damit der einzige Ansatz, die eigene Produktivität zu erhöhen. Aus Schilling, P. TIEFGREIFENDES UMDENKEN …Tagungsband IRIS 2013, jusletter-it.eu

Was macht Verwaltung? (2) Politische Steuerung Operative Steuerung Produktion Klassische Verwaltungsprodukte Mittelbare Produktionsverfahren: Informationsverarbeitung Produktionsverfahren: Produktspezifisch Legende Aus Schilling, P. TIEFGREIFENDES UMDENKEN … Tagungsband IRIS 2013, jusletter-it.eu

Arbeitshypothesen Kulturänderung ist das tiefere Problem: Informationsverarbeitung wird von den Verant-wortlichen nicht als das zentrale Produktions-verfahren der ÖV wahrgenommen. Informationsmanagement wird in der Praxis nach wie vor als von der strategischen Führungsebene an Nerds „weg-delegierbarer“, in sich geschlos-sener Bereich betrachtet. Dem entsprechend wird Infomanagement eher aus einer Technik- und Angebots-getriebenen Einstellung behandelt, statt aus einer strate-gischen Nachfrage- und Nutzen-orientierten Sicht.

Aktuelle Situation (1) Konzepte aus der Wirtschaftsinformatik wurden ohne Anpassung an die abweichenden Bedingungen der ÖV übernommen. Die spezifischen Bedingungen der öffentlichen Verwaltung erschweren sowohl den Aufbau einer eigenen schlagkräftigen Projektkultur wie auch einer „Investitionskultur“. Die Planungen orientieren sich eher an Zuständig-keiten und Rechtsgebieten als an der Optimierung des Gesamtnutzens für alle Stakeholder

Aktuelle Situation (2) Die diversen Modernisierungsströmungen der letzten Jahrzehnte wurden jeweils isoliert verfolgt und mit Aufkommen der nächsten Welle oft auch wieder vernachlässigt. Vielfach wurde gute Forschung- oder Pilotprojekte realisiert, die Ergebnisse aber danach nicht in die Fläche gebracht. Die Projekte und die Anforderungen sind meist aus der Binnensicht der öV entwickelt. Redundante Projekte (z.B. EG-DLR/115/FIM) Jeder erfindet das Rad neu.

Aktuelle Situation (3) IT Themen wurden in einigen spezialisierten rechtlichen und organisatorischen Regelungen besser dargestellt. Das Problembewusstsein wird artikuliert, konkrete Maßnahmen bleiben hinter den Möglichkeiten zurück. Die Ausrichtung am übergreifenden Nutzen für Bürger und Unternehmen und deren Sicht und die Usability lassen noch zu wünschen übrig. Standards werden angestrebt, aber zu komplex und nicht pragmatisch definiert und durchgesetzt.

Fallbeispiele ELENA EG-DLR/Zuständigkeitsfinder/FIM Elektronische Akte Flop - wider besseres Wissen lange verteidigt; Nachfolgeprojekte verharren im alten Muster; Alternative innovative Ansätze werden ignoriert. EG-DLR/Zuständigkeitsfinder/FIM Für externe Nutzer unbefriedigende Ansätze, Föderalismus als „Alibi“ für langsame Fortschritte Elektronische Akte Die Vorgaben zur E Akte kommen spät und lassen noch viele Vermeidungsschlupflöcher und Fragen offen.

Schlußfolgerungen an die Entwickler Die IT an den Verwaltungsbedarf anpassen und nicht umgekehrt! Abkehr von Insellösungen und „End of the Pipe“ IT-Entwicklungen. Praktikable Standards jetzt sind besser als perfekte, universelle Standards in 20 Jahren. Innovation UND Migration Fokussierung auf den Nutzen für betroffene Bürger und Unternehmen.

Schlußfolgerungen an die Politik Am Anfang der Einsparung steht die Investition. Oft ist der Schnellschuß eines neuen Gesetzes nicht die Lösung, sondern eine Erweiterung des Problems Fokussierung auf den Nutzen für betroffene Bürger und Unternehmen. Quid quid agis, prudenter agas, respice finem. Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, es ist schwer, weil wir es nicht wagen.

Schlußfolgerungen an die Verwaltung Jedes politische Großprojekt ist heute auch immer ein InfoManagement-Projekt. (Nicht nur ein IT-Projekt!) Abkehr von Insellösungen und „End of the Pipe“ IT-Entwicklungen. Bewusstsein, dass IT nur ein Teil der Informa-tionsverarbeitung ist und InfoManagement die Mitwirkung aller Führungskräfte verlangt. Weg von der Binnensicht! Es gibt nichts Gutes, außer man tut es.

für Ihre Aufmerksamkeit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Alle Quellenangaben finden sich in der schriftlichen Vortragsfassung. Kontakt: prof.schilling@moderne-verwaltung.de Bei Diskussionsbedarf: http://forum.moderne-verwaltung.info