Geschäftsstelle im Verein Max Mustermann Veranstalter, Ort, 01.01.2017

Was leistet WestLotto für den Sport? Jedes Jahr leistet WestLotto über seine Konzessionsabgaben einen wichtigen Beitrag für das Gemeinwohl in Nordrhein- Westfalen. Im Bereich des Sports fördert WestLotto in Zusammenarbeit mit dem Land über den Landessportbund Nordrhein-Westfalen vor allem den Breiten- und Amateursport. Ein großer Teil der vielfältigen Sportangebote in NRW wäre ohne Unterstützung kaum überlebensfähig. Mit dem Glücksspielstaatsvertrag wird die Nachhaltigkeit der Sportförderung gewährleistet. 2

Aufgaben des Sportvereins Sportbünde Öffentliche Aufgaben Sportpolitik Vorstand SPORTVEREIN Sportstätten Geschäftsführung Verwaltung Dienstleistungs- einrichtung Marketing Organisation Fachverbände Öffentlichkeits-arbeit Abteilung Abteilung Abteilung potentielle Mitglieder, Teilnehmer/-innen und Kunden

Aufgaben einer Geschäftsstelle Erledigung aller Aufgaben und Arbeiten, die ... satzungsgemäß vorgegeben sind, von den Organen des Vereins vorgegeben sind, sich aus der Zusammenarbeit mit den Vereinsmitarbeitern ergeben, notwendig sind, die Wirtschaftlichkeit des Vereins zu sichern und zu verbessern, im Tagesgeschäft anfallen, eine Projektarbeit steuern, für den Kontakt zu anderen Institutionen notwendig sind. ……..

Besteht organisatorischer Handlungsbedarf ? Haben Sie ... nie Feierabend ? hohe Beitragsaußenstände ? häufig Ärger mit Mitgliedern, die lange auf Reaktionen der Geschäftsführung warten müssen ? Probleme, den richtigen Ansprechpartner im Verein zu finden? zu wenig motivierte Mitarbeiter/-innen ? Schwierigkeiten, kurzfristig notwendige Unterlagen aufzufinden ? kaum Spaß an Ihrer Vereinsarbeit ? Dann spricht einiges für eine Geschäftsstelle…..

Neueinrichtung einer Geschäftsstelle Pro und Contra Eine Geschäftsstelle bedeutet mehr Öffentlichkeit und Werbung. Eine Geschäftsstelle bedeutet mehr Attraktivität. Eine Geschäftsstelle bedeutet zusätzliche Einnahmemöglichkeiten. Brauchen wir tatsächlich eine Geschäftsstelle, in der Publikumsverkehr stattfindet? Gibt es die Möglichkeit, Geschäftsstellen-Räume in Kooperation mit anderen Vereinen oder Einrichtungen zu nutzen?

Neueinrichtung einer Geschäftsstelle Pro und Contra Eine Geschäftsstelle erfordert eine qualifizierte personelle Betreuung während der Öffnungszeiten. Eine Geschäftsstelle bedeutet Kosten. Können diese ausgeglichen werden? Können die Serviceleistungen für Interessierte, Mitglieder und Mitarbeiter/-innen auch durch eine Vereins-Homepage mit entsprechenden Informationen über das Vereinsangebot bereitgestellt werden? Reicht die Einrichtung einer virtuellen Geschäftsstelle aus?

Wichtige Fragestellungen Wo liegen die gewünschten/erwarteten Schwerpunkte: Außenstelle – zentrale Vereinsadresse? Verein verwalten – Verein gestalten? Aufgaben abarbeiten – Entscheidungen vorbereiten? vorhandene Aufgaben – neue Aufgaben(felder)? Information managen – Kommunikation gestalten? => Welche Ziele verfolgen wir mit einer Geschäftsstelle?!

Grundsätzliche Überlegungen „Visitenkarte“ des Vereins => 1. Eindruck entscheidet! Öffnungszeiten und Arbeitszeiten (ggf. trennen) Aufgaben => Personal (Qualifikation, Zeitbudget) Kosten - Nutzen Steigende Erwartungshaltung (Erreichbarkeit, Kompetenz, Schnelligkeit in Abläufen) Anbindung an Vorstand (Organ + Personen) klären (Vorstand als zentrales Geschäftsführungsorgan)

Mögliche Aspekte Geschäftsstelle Infrastruktur Gebäude/Raum Funktionseinheit Verwaltung Entwicklung Kommunikation

Zielgruppen => Bedürfnisse => Aufgaben Mitarbeiter Vorstand Abteilungen ÜL, Betreuer, etc. Mitglieder (+ Angehörige) Externe Interessenten Medien Verwaltung/Politik Partner (Sponsoren, Verbände, etc.) …

Technisch/Materielle Anforderungen Arbeitsplatzgestaltung Gestaltung des Arbeitsraumes an sich Bereitstellung der notwendigen Arbeitsmittel

Infrastruktur : Inventar Sämtliche Kommunikationsmittel (Telefon inkl. AB, Fax, e-mail) Fächer (Mitarbeiter, Abteilungen, Organe) Infrastruktur: Post, Kopien Aktenplan (identisch Ordnerstruktur EDV + Handakten) Gleicher Arbeitsplatz für mehrere Mitarbeiter: besondere Organisationsanforderungen Ergonomie: VBG hilft

Infrastruktur: Gebäude Mögliche Funktionsbereiche Publikumsverkehr („Kundenbetreuung“) Arbeitsplatz Sitzungs- / Besprechungsraum Lager/Archiv Raumprogramm (inkl. WC, ggf. Teeküche, Putzmittelraum) Lage (Innenstadt, Sportstätten, Bürogemeinschaft) Erreichbarkeit (ÖPNV, Parkplätze, Fahrradabstellplätze) Zugang (barrierefrei, Kinderwagen)

Infrastruktur : EDV Datensicherheit (regelmäßige Backups; extern lagern) Datenschutz (zentral = optimal; Zugriffsrechte einrichten; Datenschutzerklärung) EDV-Service (Fachleute intern oder extern) Netzwerk (ggf. externer Zugriff möglich) Hardware (Desktop-PC vs. Laptop) Software (Tipps: Open Office; stifter-helfen.de) Onlinebanking (Tageslimit!)

Personal Art des Beschäftigungsverhältnis: ehrenamtliche Mitarbeiter/-innen nebenamtliche Mitarbeiter/-innen hauptamtliche Mitarbeiter/-innen Anforderungsprofil/Kompetenzen: fachliche methodische soziale aber auf jeden Fall: teamfähig und kompetent

Personal Siehe Grundsatzentscheidung: Geschäftsstelle „nur“ als Raum oder als zusätzliche Funktionseinheit im Verein Personal entscheidend für wahrgenommene Qualität der Geschäftsstelle Qualifikation passend zu Funktion / Aufgabenbereichen Kompetenzen: können + dürfen (Tipp: §30 BGB) Ehrenamtlich (Tipp: „Vorstandssprechstunden“) Hauptamtlich (z.B. Voll-/Teilzeit, Minijob, Azubi, BFD)

Geschäftsstellenleitung Ist die Geschäftsstellenleitung eine Führungsperson? JA? Nein? Vielleicht?

Geschäftsstellenleitung Welche Rolle hat die Geschäftsstellenleitung im Sportverein? Vom Grunde her ist das Wort „Geschäftsstellenleitung“ nicht geschützt. Sie ist Alles oder Nichts. Die Organisation entscheidet, was Geschäftsstellenleitung ist. Im Sportverein ist die Satzung entscheidend.

Kalkulation Miete + Nebenkosten (Tipp: Kooperationen, städtische oder Firmen-Räume) Inventar (Tipp: Sachspenden / Sponsoring) Betriebskosten Material Telekommunikation, Post Personalkosten Reinigung Mitarbeiter (inkl. Lohnnebenkosten)

Kalkulation Versicherung Wartung/Reparaturen … Einnahmemöglichkeiten optimieren Kurssystem Rehasport (Abrechnung) Veranstaltungen Sponsoring / Förderung Kooperationen (z.B. Sport im Ganztag) …

Virtuelle Geschäftsstelle Optionen einer Geschäftsstelle Gruppe 1 Ständige Geschäftsstelle (ehrenamtlich besetzt) Gruppe 2 Ständige Geschäftsstelle (hauptamtlich besetzt) Gruppe 3 Kooperation Gemeinsame Geschäftsstelle Gruppe 4 Virtuelle Geschäftsstelle (onlinegestützt) Fragestellungen: Welche Ressourcen werden benötigt? (Finanzen, Personal, Räume...) Welche Vorteile hat das Modell? Welche Nachteile haben die anderen drei Modelle? Begrüßung und Vorstellung

Aufgabe: „Brainwalking“ Aufgaben Euer Erfahrungswissen zu Termin-Koordination Rundschreiben/Mailings Drucksachen erstellen Adressverwaltung Informations-Management allgemeiner Schriftverkehr Archivierung … Aufgabe: „Brainwalking“

Organisations-Hilfsmittel Checklisten (Tipp: für Veranstaltungen VEROS LSB) Dokumentation Verwaltungsabläufe (z.B. DokuWiki) Infomappe für alle Mitarbeiter Aufgabenverteilungspläne (Wer macht was) Zentrale Adressenverwaltung Zentraler Terminkalender Formulare Vereinsverwaltungssoftware (s. Liste DOSB)

Gutes Arbeitsklima in der Geschäftsstelle Loyalität Klare Kompetenzen Offenes Miteinander Motivierte Mitarbeiter/-innen Zuverlässigkeit und Fairness Wertschätzung

Gutes Arbeitsklima in der Geschäftsstelle Loyalität: Vertrauen: offene ehrliche Kommunikation Versprechen auf beiden Seiten halten Ein Klima schaffen, das es erlaubt, unangenehme Punkte offen und ohne Wertung anzusprechen Klare Kompetenzen: Wer ist Ansprechpartner/-in Wer trägt Verantwortung? Wie sind die Kommunikationswege innerhalb der Geschäftsstelle des Vereins geregelt?

Gutes Arbeitsklima in der Geschäftsstelle Mitarbeitermotivation: Lob und Anteilnahme an Erfolgen weitergeben Übergabe an Verantwortung an die Mitarbeiter/-innen Mitarbeiterqualifizierung   Zuverlässigkeit und Fairness: Aufgaben zuverlässig bewältigen fairen Umgang mit Vereinsmitarbeitenden und mit Geschäftspartnern kultivieren

Gutes Arbeitsklima in der Geschäftsstelle Wertschätzung: höflichen Umgangston pflegen positive Leistungen loben Interesse an der Person und nicht an der Funktion zeigen lösungsorientierte Kommunikation     Daraus ergeben sich: Zufriedenheit soziale Struktur keine Überforderung kein Konkurrenzdenken sowie eine konstruktive Feedback-Kultur

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!