Die richtige Entscheidung schnell treffen Konzept für einen strukturierten Information Pool Als Standard Anfangsfolie Author: Markus Sell, Gregor Bister | November 2016

Vorgehensweise und Methoden entscheidend über langfristigen Erfog Executive Summary Schnell die richtigen Entscheidungen treffen aufgrund eines strukturierten Information Pools Statt Single-Purpose-Documents eine zentrale, strukturierte Infomationsquelle als Basis für Optimierungsansätze Vorgehensweise und Methoden entscheidend über langfristigen Erfog Hierarchische Struktur empfehlenswert (z. B. anhand des avDT avato Documentation Template) Nutzung vorhandener Tools möglich (z. B . Office, Sharepoint, Confluence, …) – doch grundsätzlich ist die Tool-Entscheidung sekundär Input aus dem WP November 2016

Typische Herausforderungen in der Enterprise IT Dokumentation Information Provider Perspective (IT Service Provider) Requirements: Stetig sich verändernde und wachsende Anforderungen an Dokumentation Quantity & Structure: Kein Überblick über die Vielzahl und über das Erforderliche Quality: Kein Überblick über die Qualität der existierenden Dokumentation Effort: In Konzernen sind hunderte von IT-Spezialisten Teil- oder Vollzeit mit dem Erstellen von Dokumentation beschäftigt. Toolanpassungen & Veränderungen in Templates erfordern Anpassungen schon während der Erstellung Access: Keine Berechtigungs- und Zugriffskonzepte Maintenance: Mangelnde Wartbarkeit Kein Release Management & Versionierungs- sowie Review-Konzepte & Freigabeprozesse Keine Konzepte für Verantwortlichkeiten (Accountability und Responsibility ) Information User Perspective Availability: Information ist nicht abrufbar (schon gar nicht in Echtzeit) Lack of Completeness: Wichtige Informationen fehlen komplett oder in Teilen Redundancy: Informationen liegen mehrfach vor Accessability: Fehlende oder falsch gesetzte Zugriffsberechtigungen Quantity: Erschlagende Informationsfülle, die somit fast wertlos ist Quality: Inhalte sind nicht (mehr) korrekt oder widersprichen aktuell gültigen Regeln & Vorgaben oder es werden individuelle statt einheitlicher Templates verwendet Approval: Freigabeverfahren sind uneinheitlich und vielfach unklar Tools Mangelnde Suchfunktionen, verlinkte Einzeldokumente, extremer Zeitaufwand, um Information zu finden und zu sichten Kein Austausch zwischen Information User und Information Provider möglich (keine Feedback-Funktion) November 2016

avato Documentation Approach Dokumentation vs Dokumente Dokumentation ist die Nutzbarmachung von Informationen für den weiteren Gebrauch Das Ziel von Dokumentation ist es Informationen in schriftlicher oder anderer Form (Audio/Video) so festzuhalten, dass sie im Sinne der Stakeholder Ziele nutzbar sind Stakeholder Identifizierung der Stakeholder Goals Definition und Priorisierung der Stakeholder Ziele Scope and Structure Definition des Scope und der Struktur (Areas = Hauptebenen) sowie weitere Unterteilung Detailed Structure & Objectives Identifizierung konkreter Ziele (Objectives) und Milestones Methods Definition von Teams, Rollen, Responsibilities und Accountabilities Quality management Tools Wahl des Tools ist nicht entscheidend Tools können jedoch eine große Hilfe sein und die Effizienz steigern November 2016

avDS: avato Documentation Structure Model Modell für die Dokumentationsstruktur Hierarchisches Modell für die Strukturierung großer Informationsmengen Unterteilung in Areas (Hauptebenen), die weiter unterteilt werden Übersicht über die Unterteilung: Area Subarea Section Subsection Documents Hinweis: Dokumente Mehrere hundert Dokumente, je nach Stakeholder, Implementierung und Tools Können unabhängig voneinander editiert werden Texte, Grafiken, Listen, Tabellen, CMDB, Audio, Video November 2016

AvDS: avato Documentation Structure Model Strukturierungsmodell für die gesamte IT Dokumentation Verlinkungen zwischen den Areas, Subareas, Sections, Subsections und Dokumenten Empfohlene Documentation Areas: Documentation related to BPM General Conditions IT Services (Service Catalogue) IT Organization IT Security & Data Protection IT Projects IT Processes (based on ITIL) Service Operation: Work Instructions and Runbooks IT Disaster Recovery Technical Documentation Glossary / Definitions Ordnermodell November 2016