Prozess-Management www.man-tools.de Perfekte Prozesse sind das grösste Kapital eines Unternehmens. Perfekte Prozesse sichern beste Qualität, geringe Kosten, schnelle Durchlaufzeiten, Sicherheit, Flexibilität, begeisterte Kunden, und damit Umsatz und Ertrag. www.man-tools.de

Ziele Prozessmanagement 4. Verpackung 5. Versand 1. Auftrags-Annahme 2. Fertigung 3. Montage Kunden-Begeisterung Prozess: Welche Arbeits-Schritte müssen wie und wann durchgeführt werden, um ein Produkt / eine Dienstleistung zu produzieren?

Work-Flow (Beispiel) 4. Verpackung 5. Versand 1. Auftrags-Annahme 2. Fertigung 3. Montage Die besten Ergebnisse erreichen wir, wenn wir Workflows immer weiter perfektionieren. Das ist eine total spannende, kreative Aufgabe… Einzel-Positionen Kosten-Schätzung Kapazitäts-Check Termine Aufwand Kontakt Machbarkeit Unterschrift Kunde Terminplan Bearbeitung Arbeits-Pakete End-Kontrolle

Prozess-Kriterien 4. Verpackung 5. Versand 1. Auftrags-Annahme 2. Fertigung 3. Montage Perfekte Prozesse bedeuten Überlegenheit: beste Qualität, niedrige Kosten, Schnelligkeit, Sicherheit, Flexibilität, Erweiterbarkeit Jeder einzelne Schritt: Qualität Kosten Durchlaufzeit Sicherheit Flexibilität Erweiterbarkeit

Prozess-Typen Einmal-Aufgaben: Prozess muss für jede Aufgabe neu erarbeitet werden Manche Prozesse müssen erst erarbeitet werden. Andere sind so hoch entwickelt, dass wir die besten Ergebnisse mit strikter Einhaltung der Vorgaben erreichen. Wir sollten mit allen Situationen kompetent umgehen können Standardisierter Prozess: Hier müssen wir uns strikt an die Vorgaben halten. (Beispiel: Pilot) Projekte: Ziele und Prozesse müssen geplant werden. Dafür brauchen wir Projekt-management

Prozesse strukturieren Ziel Schritt 1 Produkt-Entwicklung Schritt 2 Schritt 3 Weihnachts-Feier Hausbau Reise Komplexität macht konfus. Also schaffen wir Übersicht und Orientierung. Wir können fast alles erreichen, wenn wir strukturiert vorgehen. Aufgaben in Einzelschritte unterteilen. Klare Ziele und Checkpunkte für jeden Schritt

Neue Prozesse Gelegentlich müssen wir einen Prozess neu aufsetzen, in Neuland hineingehen. Diese Leitlinien helfen Ablauf skizzieren, Ziele messbar machen, KPI`s definieren Von sicherem Grund ausgehen, Schritt für Schritt festen Grund schaffen Schritte und Abfolge festlegen, dokumentieren Fixpunkte / Meilensteine definieren Kriterien für jeden Meilenstein festlegen, prüfen (inspect>adapt) Risiken identifizieren, ausschalten Status-Update / Überblick: Regelmässig in kurzen Abständen Klare Verantwortungen Prozess festschreiben Keep it small & simple!

Schnittstellen optimieren Prozess Output Input Bei Workflows gibt es immer Schnittstellen und an Schnittstellen gibt es oft Probleme. Ein einfaches Modell verschafft uns Klarheit. Wir bekommen einen Input, arbeiten daran (Processing) und geben die Ergebnisse als Output weiter.

Erfolgreiches Übergabe-Management Wenn Arbeits-Pakete von zwei oder mehr Personen bearbeitet werden, dann entstehen bei der Übergabe oft Fehler. Mit dieser Checkliste machen wir Übergaben sicherer 1. Bearbeiter benennen 2. Abgeschlossene Arbeiten auflisten 3. Ausstehende Aufgaben auflisten 4. Termine klären 5. Besondere Vorkommnisse, Änderungen, offene Punkte 6. Übergabe-Protokoll: Unterschrift / Lesebestätigung

Effizienz managen Soll-Zustand Ist-Zustand Prozesse bestehen aus den drei Komponenten Wertschöpfung, Stützleistung und Verschwendung. In einem perfekten Prozess sind alle Verschwendungen eliminiert und Stützleistungen optimiert

Die neun Arten von Verschwendungen Verschwendungen sind Tätigkeiten, die Ressourcen verbrauchen, aber nichts zur Wertschöpfung beitragen. Jede Verschwendung ist wie Geld in den Ofen schieben. Abbau aller Verschwendung ist der Schlüssel zu unschlagbarer Effizienz Unnötige Produkte oder Dienstleistungen erstellen Unnötige Bestände Unnötige Bewegungen / Transporte Wartezeiten, Stillstands-Zeiten, Stockungen in der Wertschöpfungskette Unnötige / überdimensionierte / instabile Arbeitsschritte Qualitätsmängel, Ausschuss, Abfall, Fehler Zu wenig genutzte Ressourcen (Räume, Maschinen, Personal, Energie) Unnötige Mehrausgaben. Produkte / Dienstleistungen sind billiger zu bekommen Ungenutztes Potenzial

Ordnung Mit Suchen verschwenden wir oft viel Zeit. Ganz einfach: Ordnung halten. Überblick und Ordnung sind magische Tools. Damit können wir fokussiert und effizient arbeiten

Prozess-Verbesserungen 1. Reifegrad des Prozesses steigern Prozesse durchgängig standardisieren: Prozessbeschreibungen, Arbeitspläne, Ablauf-Pläne, Dokumentation Checklisten Einfache Übersichten und Visualisierung Vorrichtungen zur Vermeidung unbeabsichtigter Fehler (Poka Yoke), Schablonen; eindeutige, leicht erkennbare Kennzeichnungen Prozess-Schritte über Software erledigen 2. Ausrüstung, Maschinen Rüstzeiten verkürzen Gleichbleibende Geschwindigkeiten Maschinen-Anlauf optimieren Durchführung von Instandhaltungs-Massnahmen durch die Bediener der Anlage Periodische Inspektion und Prüfung aller Bestandteile Vorbeugende Wartung Prozess-Verbesserungen erfordern Sachkenntnis und kreatives Denken

Effizienz-Protokoll Stützleistung Verschwendung Wertschöpfung Je besser das Verhältnis zwischen Wertschöpfung und Stützleistung, umso effizienter sind wir! Wertschöpfung Tätigkeit W S V 1 2 3 4 5 6 7 8

3-K-Regel der Qualität Input Bearbeitung Output Keine Fehler Jeden einzelnen Schritt absichern. Damit können wir unsere Effizienz deutlich steigern. Keine Nacharbeiten mehr, rasches Auffinden von Fehlern Keine Fehler weitergeben Keine Fehler akzeptieren Keine Fehler machen

Prozesse sicherer machen (Poka-Yoke) Prozesse sollten so gestaltet werden, dass menschliche Fehler und Unaufmerksamkeit keine Rolle spielen („Poka-Yoke“) Spezielle Formen und Farben, um falsche Montage zu verhindern Verschlüsse unterschiedlich gestalten, um Verwechslungen zu vermeiden Optische und akustische Warn-Signale Bauteile vor dem Einbau per Barcode-Scan freigeben Schablonen für Justierungen Bankautomaten geben das Geld erst heraus, wenn die Karte entnommen wurde. Dadurch wird verhindert, dass man die Karte vergisst Positionssensoren an einer Presse starten den Pressvorgang erst dann, wenn das Bauteil korrekt eingelegt ist Unterschiedlicher Durchmesser von Zapfpistolen an Tankstellen, um Tanken des falschen Kraftstoffs zu vermeiden Checklisten, in die Daten eingetragen werden Fotodokumentation für Status-Berichte

Prozesse optimieren Den Gesamtprozess (Workflow) end-to-end darstellen Nicht betriebsblind werden, sondern Prozesse immer wieder verbessern: Mit diesen zehn Schritten kommen wir der Perfektion näher! Den Gesamtprozess (Workflow) end-to-end darstellen Übergabe-Punkte managen Verschwendungen beseitigen Stützleistungen minimieren Jeden Prozess-Schritt trainieren: 100 % Beherrschung

Prozess-Optimierung in der Praxis Die grössten Potenziale identifizieren: Notwendigkeit, Dringlichkeit, Machbarkeit. Fokus auf „Quick Wins“ Verbesserungs-Teams: Beteiligte und Stakeholder zu einem Verbesserungs-Team formen (Reengineering-Team, Qualitäts-Zirkel, Task Force). Ziele definieren Massnahmen zur Prozess-Verbesserung entwickeln Die Massnahmen in Versuchen oder Prototypen prüfen und bewerten Schritte für die Umsetzung definieren, Verantwortliche definieren Ergebnis-Kontrolle: Im Echtbetrieb überprüfen, wie sich die neuen Prozesse bewähren Neue Prozesse festschreiben und Mitarbeiter dafür trainieren Anerkennung für alle Beteiligten Mit diesen neun Schritten produzieren wir sichere Erfolge

Disziplin Prozesse sind nur so gut, wie die Menschen, die diese Prozesse ausführen. Unabdingbare Voraussetzung: Disziplin. Für eine straff getaktete, kostenbewusste Organisation ist Disziplin das Herzstück

Management Tools In unserer jahrzehntelangen Arbeit bei der Beratung von Führungskräften und Teams haben wir die Überzeugung gewonnen, dass wir alle – Unternehmen wie auch Mitarbeiter – deutlich effizienter sein könnten. Bessere Orientierung, bessere Beherrschung der Tools für die tägliche Arbeit würden uns helfen, mit weniger Aufwand deutlich bessere Leistungen zu bringen. Damit wäre allen gedient. Unternehmen würden wettbewerbsfähiger werden. Aber auch jeder einzelne Mitarbeiter hätte grossen Nutzen davon: Durch sicheres und zielgerichtetes Arbeiten gäbe es deutlich weniger Probleme und Missverständnisse. Wir würden harmonischer zusammenarbeiten. Da wir den weitaus grössten Teil unseres Lebens in beruflicher Arbeit zubringen, wäre damit auch den Familien gedient. Stressbelastungen könnten reduziert werden und würden sich weniger auf die Lebensqualität auswirken. Das Ziel von Management Tools ist es, die besten Werkzeuge für das „Daily Management“ zu sammeln und allen Interessenten zur Verfügung zu stellen. Alles, was Sie brauchen: Jederzeit, überall, einfach, anwendbar.

Autoren: Dr. Strasser Team Unternehmensberatung, Training Das vorliegende Kapitel ist ein Teil von Management Tools. Das Kapitel wird ergänzt durch weitere Kapitel aus unserer Tool-Sammlung. Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Themen finden Sie auf man-tools-shop.de; sowohl als Video, als PDF oder als PowerPoint-Präsentation. Die dargestellten Methoden lassen sich auf die meisten Aufgabenstellungen innerhalb des beruflichen Bereichs anwenden. Eine Garantie für Vollständigkeit und Anwendbarkeit der Methoden kann nicht übernommen werden, da es immer auf die Besonderheit der jeweiligen Umstände ankommt. Für die Bewältigung von sehr schwierigen Situationen wird empfohlen, sich mit Fachleuten in Verbindung zu setzen. Sie können sich alle Kapitel-Zusammenfassungen jederzeit aus dem Internet herunterladen oder auch auf dem Smartphone speichern (z.B. durch die Installation des PDF-Readers) Autoren: Dr. Strasser Team Unternehmensberatung, Training Bilder: www.Shutterstock.com, siehe Bildnachweis auf man-tools-shop.de Literatur: Siehe Literaturverzeichnis auf man-tools-shop.de Programmierung: Dipl. Ing. Helmar Prechtl Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Beratung bzw. Coaching brauchen oder einfach mehr über Management Tools wissen wollen. Für Feedback und Verbesserungsvorschläge sind wir jederzeit dankbar. e-mt@man-tools.de 20.03.2017