Mitarbeiter-Fördergespräch www.man-tools-shop.de Das „Jahres-Gespräch“ oder „Förder-Gespräch“ sollte regelmäßig nach einer bestimmten Periode (meist ein Jahr) durchgeführt werden. Es dient dazu, eine Bilanz der letzten Periode zu ziehen und die kommende Periode zu planen. Mitarbeiter sollten wissen, wo sie stehen und was sie besser machen können, Führungskräfte sollten wissen, wie Mitarbeiter die Situation sehen und was ihre Wünsche sind. Das Jahresgespräch ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Ereignisse des Jahres. Im Jahresgespräch erfahren Mitarbeiter nichts grundsätzlich Neues, nichts, das nicht vorher schon besprochen worden wäre. In der Zusammenfassung des Jahres werden besondere Leistungen wie auch Entwicklungs-Notwendigkeiten herausgearbeitet. In der Vorschau werden die neuen Ziele festgelegt.

Übersicht Mitarbeiter-Jahresgespräch / Fördergespräch Rückblick Vorschau Das Mitarbeiter-Gespräch besteht aus zwei Teilen: Rückblick und Vorschau. Im Rückblick auf die vergangene Periode werden die Themen Zufriedenheit des Mitarbeiters, Zielerreichung, Ergebnis-Analyse und Leistungs-Bewertung behandelt. In der Vorschau auf die kommende Periode geht es um Maßnahmen zur Weiterentwicklung und um neue Zielsetzungen 1. Zufriedenheit 5. Entwicklungs-Maßnahmen 2. Ziel-Erreichung 6. Ziele 3. Ergebnis-Analyse Das Jahres-Gespräch findet meist zum Ende eines Geschäftsjahres bzw. zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres statt. Es beinhaltet eine Rückschau auf das vergangene Jahr, eine Analyse der erreichten Ergebnisse und Zielsetzungen und Ausblick auf das kommende Jahr. Entscheidend für ein gelungenes Fördergespräch sind nicht spezielle Argumentationen oder gar „Tricks“, sondern ganz einfach: Gute Führungsqualität während des Jahres. (Siehe auch Mitarbeiter-Führung) 4. Leistungs-Bewertung

Zielsetzungen des Jahresgesprächs Befragen Sie die Mitarbeiter nach ihrer Zufriedenheit. Fragen Sie, wie die Motivationsfaktoren gesehen werden: Arbeit selbst, Zukunftsperspektiven, Zusammenarbeit mit Führungskraft. Analysieren Sie die erreichten Ergebnisse: Haben wir das erreicht, was wir uns vorgenommen haben? Analysieren Sie Ursachen für Minderleistungen oder Mehrleistungen Analysieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Organisation / der Prozesse. Halten Sie Maßnahmen fest Besprechen Sie die Leistungen des Mitarbeiters. Geben Sie eine Bewertung der Leistungen ab. Das gibt dem Mitarbeiter Sicherheit, wie die Leistung gesehen wird Prüfen Sie Möglichkeiten zur Weiter-Entwicklung der Mitarbeiter. Was sollte getan werden, um die Leistungsfähigkeit zu verbessern? Zielsetzungen: Was nehmen wir uns für die kommende Periode vor? Leistungsorientierte Entlohnung: Wird der Mitarbeiter leistungsgerecht bezahlt? Das Jahresgespräch dient der Standort-Bestimmung und der Stärkung des gegenseitigen Vertrauens. Das Jahres-Gespräch ist ein wichtiges, wenn auch manchmal ein etwas unbequemes Instrument. Richtig angewendet, kann es für hohe Zufriedenheit und gute Leistungen sorgen. Allerdings müssen die Führungskräfte voll dahinter stehen und immer wieder dafür motivieren.

Vertrauen Von größter Wichtigkeit für das Gelingen des Jahresgesprächs ist eine konstruktive, vertrauensvolle Atmosphäre. Die Vertrauens-Ebene sollte während des ganzen Jahres aufgebaut worden sein. Das geht nicht im „Schnellverfahren“ im Jahresgespräch und schon gar nicht mit „Psycho-Tricks“. Mehr dazu siehe Kapitel Kommunikation, Konfliktlösung, Motivation, Mitarbeiterführung

Template Mitarbeitergespräch Zufriedenheits-Analyse Bereiche Verbesserungs-Möglichkeiten 1 Arbeit selbst 2 Arbeits-Umgebung, Büroausstattung, Arbeitsmittel 3 Information 4 Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen / Kunden / Lieferanten 5 Unternehmen 6 Gehalt & Sozialleistungen 7 Entwicklungs-Chancen 8 Zusammenarbeit mit der Führungskraft 9 Sonstiges Zufriedenheit und Motivation sind die Grundlagen von guten Leistungen. Gehen Sie alle Punkte der Checkliste durch, damit nichts vergessen wird. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter möglichst offen sprechen. Wenn wichtige Punkte nicht diskutiert werden, dann bleiben Ressentiments zurück. Mehr siehe Kapitel Mitarbeiter-Führung sowie Motivation Die allgemeine Zufriedenheit des Mitarbeiters ist die Grundlage für gute Leistungen. Die Zufriedenheit muss nicht als Messwert festgehalten werden. Wo es notwendig ist, gleich Verbesserungsmassnahmen eintragen

Template Ziel-Erreichung / Ergebnisse Bereich 1. Ziel / Soll 2. Zielerreichung / Ist 3. Ursachen 1 Produkte Hohe Qualität; Reklamationen maximal x % 2 Kunden Zufriedenheits-Grad 1,5 3 Finanzen Kosten-Erhöhung maximal x % 4 Mitarbeiter Mitarbeiter-Zufriedenheit 2,0 5 Prozesse Verschwendungen reduzieren um x % 6 Gesamtwert Grundlage der Leistungs-Analyse ist die Zielsetzung der vergangenen Betrachtungs-Periode. Greifen Sie nochmals auf diese Ziele zurück, vergleichen Sie sie mit den Ergebnissen und analysieren Sie bei eventuellen Abweichungen die Ursachen. Vorgehen: 1. Ziele: Was war vereinbart? Was sollte erreicht werden? (Siehe auch Zielsystem) 2. Wo gab es Abweichungen? 3. Ursachen von Abweichungen klären

Ergebnis-Analyse Motivation, Zufriedenheit Leistungs-Verhalten Ziel-Erreichung / Ergebnisse Prozesse Internes Umfeld, Zusammenarbeit Abweichungen von den Zielen können viele Ursachen haben. Es kommt darauf an, die richtigen Ursachen zu finden. Mehr dazu siehe Kapitel Mitarbeiter-Führung, Motivation, Prozess-Management, Zusammenarbeit, Leistungs-Bewertung Externe Einflüsse Die Erreichung der Ergebnisse eines Mitarbeiters sind wichtig, damit ein Unternehmen erfolgreich arbeiten kann. Diese Ergebnisse müssen deshalb sorgfältig analysiert werden. Sie hängen von den dargestellten vier Einflüssen ab.

Leistungs-Bewertung Leistungs-Verhalten Effizienz / Selbstorganisation / Kostenbewusstsein Qualität / Zuverlässigkeit Fachkompetenz / Entscheidungs- und Urteilsfähigkeit Verantwortung / Engagement Zusammenarbeit / Kommunikation Kunden-Orientierung Führung Ziele Produkte Kunden Finanzen Mitarbeiter Prozesse Leistungs-Bewertung Für manche Positionen können quantitative Ziele definiert werden. In diesem Fall wird die Zielerreichung bewertet. In anderen Positionen empfiehlt sich eher eine allgemeine Bewertung des Leistungs-Verhaltens. Siehe auch Kapitel Leistungs-Bewertung Feedback zu den Leistungen ist sowohl für den Mitarbeiter wie auch für die Führungskraft von grosser Bedeutung. Der Mitarbeiter sollte wissen, wie er / sie gesehen wird, mit welchen Leistungen man wie zufrieden ist, welche Stärken und Schwächen vorhanden sind und welche Massnahmen ergriffen werden sollten, um Verbesserungen einzuleiten. Die Führungskraft sollte sich intensiver als im Tagesgeschäft mit dem Mitarbeiter, seinen Leistungen, Stärken und Schwächen auseinandersetzen und über Entwicklungsmassnahmen nachdenken und zu einer Zusammenfassung seines Mitarbeiter-Potenzials kommen. Es gibt 2 Systeme der Leistungs-Bewertung: Die Zielerreichung und die Leistungs-Beurteilung. Die Zielerreichung wird dann verwendet, wenn es klar definierbare Ziele gibt (Beispiel: Aussendienst-Mitarbeiter mit den Zielen Umsatz, Neukunden, Deckungsbeitrag der Produkte). Die Leistungs-Beurteilung wird dann eingesetzt, wenn es sich um komplexe Tätigkeiten handelt, die nur mit grossem Aufwand in messbare Ziele umgesetzt werden könnten. (Beispiel: Sekretärin)

Leistungs-Bewertung (Beispiel) Kriterien Bewertung 1 Effizienz / Selbstorganisation / Kostenbewusstsein 100 % 2 Qualität / Zuverlässigkeit 95 % 3 Fachkompetenz / Entscheidungs- und Urteilsfähigkeit 110 % 4 Verantwortung / Engagement 5 Zusammenarbeit / Kommunikation 105 % 6 Kunden-Orientierung 90 % 7 Führung / Eine faire Leistungs-Bewertung ist wertvolles Feedback für Mitarbeiter. Mehr zum Verfahren siehe Kapitel Leistungs-Bewertung Die Kriterien der Leistungs-Bewertung orientieren sich an den Faktoren des Unternehmenserfolgs. Wenn Mitarbeiter effizient arbeiten, wenn die geforderte Qualität erreicht wird, wenn genügend Fachkompetent und Engagement vorhanden sind, wenn alle gut zusammenarbeiten und sich konsequent am Kunden orientieren, dann werden die Ergebnisse zuverlässig erreicht. Genaueres siehe Kapitel Leistungs-Bewertung

Entwicklungs-Maßnahmen Organisations-Entwicklung Persönliche Weiterentwicklung Entwicklungs-Maßnahmen gehen in beide Richtungen, sowohl Entwicklung der Organisation wie auch Weiter-Entwicklung der Mitarbeiter Im Zentrum des Fördergesprächs stehen Maßnahmen zur Weiterentwicklung. Dies gilt sowohl für die persönliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters, aber auch für die anderen Faktoren, die die Leistung beeinflussen. (Organisations-Entwicklung)

Organisations-Entwicklung (Beispiel) Maßnahmen Verant-wortlich (Bis) Wann Bemerkungen 1 Entwicklung von Test-Systemen zur Qualitäts-Kontrolle von Software-Applikationen NN. 2 Abstimmungsgespräche zwischen Abteilung X und Abteilung y in vierzehntägigem Rhythmus 3 4 5 6 7 Die Ergebnisse aller Mitarbeiter-Gespräche geben Ihnen einen guten Überblick darüber, wo Sie Ihre Organisation noch verbessern können. Am besten, Sie fassen alle Ergebnisse in einer Tabelle zusammen Bei der Organisations-Entwicklung sind organisatorische Verbesserungen (Prozess-Verbesserungen und Verbesserung der Zusammenarbeit) zu definieren.

Mitarbeiter-Entwicklung Kriterien Name 1 Effizienz / Selbstorganisation / Kostenbewusstsein 2 Qualität / Zuverlässigkeit 3 Fachkompetenz / Entscheidungs- und Urteilsfähigkeit 4 Verantwortung / Engagement 5 Zusammenarbeit / Kommunikation 6 Kunden-Orientierung 7 Führung Die Kriterien der Leistungs-Bewertung orientieren sich an den Faktoren des Unternehmenserfolgs. Wenn Mitarbeiter effizient arbeiten, wenn die geforderte Qualität erreicht wird, wenn genügend Fachkompetent und Engagement vorhanden sind, wenn alle gut zusammenarbeiten und sich konsequent am Kunden orientieren, dann werden die Ergebnisse zuverlässig erreicht. Genaueres siehe Kapitel Leistungs-Bewertung Erstellen Sie eine Übersichtstabelle über die Beurteilungs-Ergebnisse aller Mitarbeiter. Dies gibt Ihnen Überblick über die notwendigen Maßnahmen zur Personal-Entwicklung

Persönlicher Entwicklungs-Plan(Beispiel) H. Müller Entwicklungsplan bis …….. Zielsetzung Wie? (Bis) Wann Bemerkungen 1 Erlernen Software-Paket XY Selbst-Studium x.y. 2 Zertifizierung im Projekt-Management nach System XY Zertifizierungs-Kurs 3 4 5 6 7 Definieren Sie für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Entwicklungsplan. Damit schaffen Sie Sicherheit für alle Beteiligten. Im persönlichen Entwicklungsplan geht es um Maßnahmen zur eigenen Weiterbildung und Weiter-Entwicklung. Dabei ist zu beachten, dass nicht alle Faktoren verändert werden können. Insbesondere die Persönlichkeit ist weitestgehend stabil und kann kaum verändert werden. Aber es gibt viele Möglichkeiten, die eigenen Leistungen zu verbessern.

Template Persönlicher Entwicklungs-Plan Entwicklungsplan bis …….. Zielsetzung Wie? (Bis) Wann Bemerkungen 1 2 3 4 5 6 7 Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor: Welche Entwicklungs-Notwendigkeiten sehen Sie für den Mitarbeiter?

Zielsetzungen für die kommende Periode Die Zielerreichung messen Sie am Ende des Jahres Unterschiedliche Ziele bekommen je nach Wichtigkeit eine Punktzahl 1. Ziel 2. Messwert / Key Performance Indicator 3. Zielerreichung in Prozent 4. Gesamt-Punkte 1 Produkte 2 Kunden-Zufriedenheit 3 Finanzen 4 Personen / Mitarbeiter 5 Prozesse 6 Gesamtwert Unter „Zielsetzungen“ sollen hier die Ergebnisse verstanden werden, die die Mitarbeiter dem Unternehmen abliefern sollen. Mehr siehe Kapitel Mitarbeiter-Führung Die Zielsetzungen für das kommende Jahr werden sich in aller Regel nicht sehr von denen des vergangenen Jahres unterscheiden. Meist wird eine gewisse Steigerung der Effizienz angepeilt und – gegebenenfalls – eine Annäherung auf die 100% - Marke. Hier müssen lediglich die Spalten 2 und 3 ausgefüllt werden: Wie soll die Zielerreichung gemessen werden und zu wie viel Prozent trägt dieses Teilziel zu der Gesamtzielerreichung bei? Definieren Sie die einzelnen Teil-Aspekte der Ziele

2. Messwert / Key Performance Indicator 3. Zielerreichung in Prozent Template Zielsetzung 1. Ziel 2. Messwert / Key Performance Indicator 3. Zielerreichung in Prozent 4. Gesamt-Punkte 1 Produkte 2 Kunden-Zufriedenheit 3 Finanzen 4 Personen / Mitarbeiter 5 Prozesse 6 Gesamtwert Das Template für Ihre Gesprächs-Vorbereitung. Die Systematik ist angelehnt an das Modell „Balanced Scorecard“

Leitlinien Mitarbeiter-Jahresgespräch 1 Bemühen Sie sich jederzeit um hohe Führungsqualität / den richtigen Führungsstil 2 Vereinbaren Sie klare Ziele, teilen Sie Mitarbeiter Ihre Erwartungen klar mit 3 Erläutern Sie die Unternehmensziele 4 Sorgen Sie dafür, dass Sie ausreichend Gelegenheit haben, Leistungen der Mitarbeiter zu beobachten 5 Bauen Sie Vertrauen zu den Mitarbeitern auf 6 Analysieren Sie Soll-Ist-Abweichungen zeitnah und geben Sie Hilfestellung, falls nötig 7 Geben Sie Mitarbeitern ausreichend Unterstützung, um die Ziele zu erreichen 8 Erläutern Sie Ziele und Sinn des Jahresgespräches 9 Händigen Sie die Unterlagen für das Jahresgespräch rechtzeitig aus 10 Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Besprechung der Zufriedenheit 11 Analysieren Sie die Ergebnisse des vergangenen Jahres 12 Bewerten Sie die Zielerreichung / Geben Sie Mitarbeitern Feedback über die erreichten Ergebnisse 13 Dokumentieren Sie Vorschläge zur Organisations-Entwicklung 14 Dokumentieren Sie den persönlichen Entwicklungsplan für Mitarbeiter 15 Besprechen und dokumentieren Sie Ziele für das kommende Jahr 16 Lassen Sie Mitarbeiter zu Wort kommen, hören Sie zu, stellen Sie offene Fragen, reagieren Sie konstruktiv auch bei schwierigen Themen Mit diesen Leitlinien kann fast nichts mehr schiefgehen! Diese Leitlinien sind wertvolle, konzentrierte Erfahrungen aus der Praxis. Anhand der Leitlinien können Sie Ihre Erfolgs-Aussichten bewerten: Je mehr Punkte Sie erfüllen, umso wahrscheinlicher werden Sie bei diesem Thema Erfolg haben. Weiterführende Informationen: Mitarbeiter-Motivation: Motivation Effizientes Arbeiten: Prozessmanagement und Selbst-Organisation Rückmeldungen: Leistungs-Bewertung, Mitarbeiter-Fördergespräch Teamentwicklung: Team-Entwicklung

Check Jahresgespräch Gegenseitiges Vertrauen, offene Atmosphäre Alle Punkte zur Mitarbeiter-Zufriedenheit geklärt Ergebnisse des vergangenen Jahres analysiert Leistungs-Bewertung Mitarbeiter akzeptiert Verbesserungsmöglichkeiten Organisation festgehalten Maßnahmen Weiterentwicklung Mitarbeiter festgehalten Zielsetzungen kommendes Jahr definiert, akzeptiert Zufriedenheit mit dem Gespräch Super, alles perfekt! Die Tabelle gibt die wichtigsten Kenngrößen / Key Performance Indicators, KPI wieder. Anhand dieser Kenngrößen können Sie feststellen, ob und wo es Handlungsbedarf gibt und wie erfolgreich Sie gewesen sind. Je mehr Punkte Sie positiv beantworten können, umso effizienter funktioniert Ihre Mitarbeiterführung

Vielen Dank Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit, es war mir eine Freude, Sie durch dieses Thema zu führen. Ich hoffe, dass Sie sich eine erste Orientierung verschaffen konnten. Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, dann loggen Sie sich bei Management-Tools ein: www.man-tools-shop.de

Easy Management Tools Das vorliegende Kapitel ist ein Teil von Easy Management Tools. Easy Management Tools ist eine Sammlung der weltweit besten Management-Konzepte. Die dargestellten Methoden lassen sich auf die meisten Aufgabenstellungen innerhalb des beruflichen Bereichs anwenden. Eine Garantie für Vollständigkeit und Anwendbarkeit der Methoden kann nicht übernommen werden, da es immer auf die Besonderheit der jeweiligen Umstände ankommt. Für die Bewältigung von sehr schwierigen Situationen wird empfohlen, sich mit Fachleuten in Verbindung zu setzen. Autoren: Knowledge Management Systems Dr. Strasser GmbH Bilder: Shutterstock.com, KMS GmbH Ton: Dipl. Ing . Helmar Prechtl Sprecher: Hedda Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über Management Tools wissen wollen: e-mt@man-tools.de V2.10