Berichtswesen K1-Zentren 3. Ausschreibung 2014 Inhaltlicher Teil

FUNKTION DES BERICHTSWESENS Entwicklung des Zentrums Nachweis der widmungsgemäßen Mittelverwendung Basis für die Auszahlung der Förderungsraten Datenbasis für Auswertungen und Evaluierungen SOLL - IST Vergleich

BERICHTSLEGUNG Zeitpunkt der Berichtslegung Halbjährliche und jährliche Zwischenberichte Endbericht (Expost-Bericht ersetzt letzten Jahresbericht) Kommunikation zum Berichtswesen erfolgt via eCall: Hochladen des Zentrumsplan und Zwischenberichte Änderung Konsortialpartner /Projektdaten Stammdatenänderungen Nachrichten Übermittlung der durch die FFG geprüften Berichte an die mitfinanzierenden Bundesländer direkt durch FörderungsnehmerInnen

BERICHTSDOKUMENTE Gliederung des Berichts Inhaltlicher Teil (Word-Dokument) Kostenteil (Excel-Dokument) Monitoringteil (Excel-Dokument) Dokumente Berichtsvorlagen: im COMET-„Downloadcenter“ unter Punkt 4* Ausschreibungsleitfaden K1-Zentren 3. Call (insb. Kap. 5, 8) Kostenleitfaden 1.4 * HINWEIS: Es gibt keinen Leitfaden zum Berichtswesen mehr, daher Erläuterungen in den Vorlagen!

FÄLLIGKEITEN Zentrumsplan – vor Unterzeichnung des Förderungsvertrags Budgets – jährlich Für das 1. Förderungsjahr mit dem Zentrumsplan  Auszahlung der Startrate Für das Folgejahr spätestens mit dem Jahresbericht Zwischenberichte Halbjahresbericht inkl. der Vorschauanpassung Jahresbericht inkl. Budget des Folgejahres spätestens einen Monat nach Ende des Berichtszeitraums Prüfung vor Ort – jährlich nach Erstellung & Prüfung des Jahresabschlusses allenfalls Anpassung der nächsten Rate Ergebnisse aller Prüfungen vor Ort ist Basis für Endabrechnung Entlastung - nach Ende der Förderungsperiode/Laufzeit  Auszahlung der Endrate (10%)

BERICHTSSTRUKTUR INHALTLICHER BERICHT / MONITORINGTEIL 1. Zusammenfassung / Executive Summary 2. Ziele und Ergebnisse / Goals and results 2.1 Forschungsprogramm: Highlights / Veränderung allgemein Areas: Übersicht 2.2 Projekte, Meilensteine, Ergebnisse 2.3 Zielgrößen (Target Values) 3. Konsortium und Kooperation / Consortium and cooperation 3.1 Wissenschaftliche Partner 3.2 Unternehmenspartner 3.3 Assoziierte Partner

BERICHTSSTRUKTUR INHALTLICHER BERICHT / MONITORINGTEIL 4.Organisation & Management/ Organisation & Management 4.1 Zentrumsmanagement (inkl. Auf- und Ausbau des Zentrums) 4.2 Eigentümerstruktur 4.3 Strategy Boards, sonstige Boards 4.4 Öffentlichkeitsarbeit/ Public relations 5. Humanressourcen/ Human Resources 5.1 Personalplanung und –entwicklung 5.2 Gender Mainstreaming 5.3 Akademische Arbeiten (PhD, Master, Hab..) 6. Internationale Orientierung/ International Orientation

BERICHTSSTRUKTUR INHALTLICHER BERICHT / MONITORINGTEIL 7. Wirtschaftliche und wissenschaftliche Verwertung / Scientific and economic exploitation 7.1 Patente & Lizenzen/ Patents & Licences 7.2 Publikationen/ Publications 7.3 Erfolgsgeschichten / Success Stories 7.4 Non-K-Bereich / Non-K-Area 8. Erläuterungen zu Kosten & Finanzierung / Explanation of costs & financing 9. Projektspezifische Sonderbedingungen, Auflagen und Empfehlungen/ Requirements and recommendations 9.1 Auflagen 9.2 Empfehlungen 10. Meldungspflichtige Ereignisse / Reportable incidents & positions

BERICHTE – INHALTLICHER TEIL Was ist bei der Erstellung eines inhaltlichen Berichts zu beachten? Inhalt nachvollziehbar, übersichtlich, überprüfbar, nach Möglichkeit messbar Klarer Bezug zur Projektbeschreibung (Ansuchen) Was wurde im Vergleich zum Ansuchen erreicht, was nicht? Klare Darstellung der Abweichungen (gegenüber Ansuchen und letztmaligem Berichtsinhalt) Erläuterung der Gründe für Abweichungen Welche Konsequenzen sind damit verbunden? Muss die Planung geändert werden? Ausführliche Erläuterung zu den Tabellenteilen

Inhalt (Tabellenblätter) Projektliste / List of Projects Patente and Lizenzen/ Patents & Licences Publikationen /Publications Akademische Arbeiten /PhD, Master…. Partnerlisten / List of Partners Personal / Personnel Personalstrom / Entries and departures of staff HR & Gender Non-K Zielgrößen / Target Values MONITORING TABLES

Indicators related to science Indicators related to industry Total number of publications in relevant journals Share of strategic research projects Number of planned additional scientific partners* Number of patents Number of licences Number of prototypes Number of other IPR* Number of spin-offs* Number of planned additional company partners* MONITORING TABLES TARGET VALUES (quantitative Zielgrößen) * optional

Human resources International Integration Total number of FTE at the centre in its full configuration Total number of scientists at the centre (FTE) Number of PhD thesis in total Number of master thesis Number of research stays at the centre (incoming) Number of outgoing research stays Number of internships Number of bachelor thesis* Number of habilitations* Number of lectures hold by Centre staff* Number of endowed professorships related to the centre* Number of participations of the centre in international projects Number of international partners Number of nominations in relevant international boards and commitees* MONITORING TABLES TARGET VALUES (quantitative Zielgrößen) * optional

Non Comet Area (Non-K) Centre specific indicators* Additional funded projects beside COMET: from assignment by companies from national sources (e.g. FWF, FFG, regional funds…) from international sources (e.g. Horizon2020….) selbst definiert …. MONITORING TABLES TARGET VALUES (quantitative Zielgrößen) * optional

AUSZAHLUNG DER FÖRDERUNGSRATEN 1. Nach Unterzeichnung des Förderungsvertrags sowie Erfüllung von Auflagen vor Startrate erfolgt die Auszahlung der ersten Rate 2. Weitere Raten werden gemäß Projektfortschritt, allfälliger Vorschauanpassungen, nach Prüfung der Zwischenberichte (inkl. Zwischenabrechnung) und ggf. nach Erfüllung weiterer Auflagen überwiesen 3. Vor Auszahlung der Endrate erfolgt die Prüfung des Endberichtes und der Endabrechnung. Die Kostenanerkennung erfolgt mit der Entlastung des Projektes nach Rechnungsprüfung

WORÜBER IST DIE FFG ZEITGERECHT ZU INFORMIEREN? Wesentliche Änderungen im Forschungsprogramm Änderungen beim Zentrum (z.B. Änderung der Eigentumsverhältnisse, Insolvenzverfahren) Frühzeitige Mitteilung im Falle von Liquiditätsproblemen Verzögerung bei Berichtslegung (via eCall-Nachricht)